Overzicht van klantovereenkomsten
Met Field Service-overeenkomsten kunnen organisaties automatisch werkorders en facturen genereren met vooraf gedefinieerde details, frequentie en datumbereiken. Overeenkomsten worden vaak gebruikt voor onderhoud planningen, inspecties of andere diensten waarbij een organisatie regelmatig een taak moet uitvoeren. Bijvoorbeeld kwartaallijks liftonderhoud om routinematige onderhoud uit te voeren en de systeemstatus te controleren of wekelijks ongediertebestrijdingsonderhoud.
Hier zijn een paar verschillende manieren waarop overeenkomsten kunnen worden geconfigureerd en gebruikt. De overeenkomst genereert:
- Dagelijkse werkorders voor inspecties die verzenders plannen via het planbord of de planningsassistent.
- Maandelijkse onderhoud werkorders die Resource Scheduling Optimization automatisch worden gepland.
- Wekelijkse werkorders waarbij de overeenkomst telkens dezelfde resource toewijst op een gedefinieerde starttijd.
- Enkele werkorder per maand om meerdere klantactiva op een klantlocatie te inspecteren.
- Meerdere werkorders per jaar om meerdere klantactiva op een klantlocatie te inspecteren.
- Driemaandelijkse facturen om klanten te factureren voor vooraf gedefinieerde producten en diensten.
Een overeenkomst is bedoeld om te worden uitgevoerd op één locatie die wordt vertegenwoordigd door het serviceaccount. Voor werk op meerdere locaties moeten meerdere overeenkomsten worden geconfigureerd.
Meerdere incidenten versus meerdere herhalingen
Meervoudige incidenten worden gedefinieerd als meerdere boekingsovereenkomstincidenten binnen één enkele boekingsovereenkomstinstelling. Meervoudige herhalingen worden gedefinieerd als boekingsopstellingen met meerdere afspraken met verschillende herhalingen met één incident met een boekingsafspraak.
Wanneer u besluit of u meerdere incidenten of meerdere recidieven wilt toevoegen, moet u rekening houden met de volgende vragen:
Wie gaat de werkzaamheden uitvoeren? Eén enkele herhaling creëert één werkorder, terwijl meerdere herhalingen meerdere werkorders creëren. Als u verwacht dat één persoon het werk van de overeenkomst uitvoert, is het wellicht beter om één herhaling te gebruiken. U kunt incidenttypen gebruiken met sjablonen voor vereistengroepen om afzonderlijke werkorders voor meerdere resources te plannen.
Hoeveel reizen? Meerdere herhalingen creëren meerdere werkorders, wat kan leiden tot meer ritten en reizen dan gewenst.
Hoe houdt u activa bij? Sommige organisaties geven er de voorkeur aan dat elke werkorder betrekking heeft op één enkele klant activum. Op deze manier weten ze dat de tijd die aan een werkorder wordt besteed, overeenkomt met de tijd die wordt besteed aan het onderhoud van een activum, wat helpt bij het rapporteren. Als dat zo is, kunt u ervoor kiezen om meerdere herhalingen te hebben, waarbij elk herhalingen één werkorder creëert met één incident dat gerelateerd is aan één activum.
Overeenkomst werkorders automatisch plannen met Resource Scheduling Optimization
Resource Scheduling Optimization plant automatisch werkorders om werkuren en reistijden te optimaliseren, inclusief werkorders die zijn gegenereerd op basis van overeenkomsten. Als u Resource Scheduling Optimization overeenkomstwerkorders wilt plannen, zijn er veel opties, zoals:
Laat de overeenkomst automatisch werkorders genereren en zorg ervoor dat de gegenereerde werkorder is opgenomen in de scope. Resource Scheduling Optimization
Laat de overeenkomst automatisch werkorders genereren en boeken en zorg ervoor dat de voorkeursresource is ingeschakeld voor Resource Scheduling Optimization. De boekingsstatus van de gerelateerde boeking kan worden geoptimaliseerd. U kunt schemavergrendelingsopties voor de boeking gebruiken om ervoor te zorgen dat de overeenkomstboeking gepland blijft voor die resource, het tijdvak of beide.
Maak een specifiek Resource Scheduling Optimization-planning en -bereik die alleen rekening houden met werkorders die zijn gegenereerd op basis van overeenkomsten. U kunt specifieke cadansen en prioriteiten instellen voor het optimaliseren van boekingen met overeenkomst werkorder.
Facturen en rechten met overeenkomsten
Wanneer u besluit overeenkomstfacturen te gebruiken, kunt u een nieuwe overeenkomst maken om facturen te genereren of facturen toevoegen aan een bestaande serviceovereenkomst. Als de overeenkomstfacturen betrekking hebben op gepland onderhoud, raden we aan om de werkorders en de facturen die door de overeenkomst zijn gegenereerd, onderdeel te maken van dezelfde overeenkomst.
Zelfs als u een overeenkomst hebt die facturen genereert, genereren werkorders in de overeenkomst nog steeds facturen na voltooiing en de status Close-Posted . Als alleen de overeenkomstfacturen weergeven wat er aan de klant gefactureerd moet worden, creëer dan een proces om de werkorder-facturen te negeren of te beperken. U kunt bijvoorbeeld deze facturen deactiveren of prijslijsten en rechten gebruiken om ervoor te zorgen dat het subtotaal werkorder en de factuur werkorder de waarde $0 hebben.
Rechten worden toegepast op werkorderprijzen op basis van meerdere factoren, zoals serviceaccount, incidenttype en activacategorieën van klanten. Normaal gesproken maakt u specifieke incidenttypen voor specifieke klanten aan, waarin u maatwerk beschrijft. Als er bijvoorbeeld een aangepast overeenkomstincidenttype wordt toegevoegd aan een werkorder die de producten en services $0 maakt door ze 100% korting te geven, past u een recht toe.
Zie Rechten voor werkorders in Dynamics 365 Field Service.
Offertes en verkopen
In scenario's waarin u overeenkomsten uitsluitend wilt gebruiken voor het genereren van facturen en niet voor het genereren van werkorder, kunt u overwegen om offertes te gebruiken als onderdeel van de Field Service-oplossing.
Overeenkomsten werken naadloos samen met het proces Dynamics 365 Sales-proces Potentiële klant > Verkoopkans > Offerte > Order. Instellen:
- Een lead categoriseren als een service-onderhoudslead
- Voeg opportunityregels toe met servicegebaseerde regels
- Maak offerteregels aan als servicegebaseerde regels en voeg een offerteboekingsinstelling toe
Volgende stappen
Maak overeenkomsten om automatisch werkorders en facturen te genereren