Overzicht van facturering van abonnementen

Met facturering van abonnementen kunt u op periodieke basis factureren voor contractueel overeengekomen services. De geïntegreerde, flexibele factureringsmodellen ondersteunen veel scenario's voor abonnementsmodellen voor prijsmodellen, prijsbeheer, verlengingen, factureringsperioden en -frequentie. Door facturering van abonnementen te gebruiken voor het beheren van periodieke facturering van services, worden bronnen van fouten geminimaliseerd en worden de processen transparanter, van de eerste verkoopofferte tot de periodieke factuur. Alle informatie wordt op één plek opgeslagen, zodat u altijd overzicht heeft van uw contractbeheer. Tegelijkertijd wordt de handmatige inspanning verminderd, omdat u processen kunt vereenvoudigen en automatiseren.

Flexibel en gebruiksvriendelijk abonnementsbeheer

U wijst de te leveren service-items die u verkoopt (serviceobjecten) toe aan klanten. Het maakt hierbij niet uit of het gaat om de verkoop van een artikel met bijbehorende services, een huurovereenkomst of een andere contractuele overeenkomst. Serviceobjecten zijn doorgaans statisch, maar de bijbehorende service (serviceverplichtingen) die u op periodieke basis factureert, kan veranderen terwijl een contract actief is.

Functies van abonnementen en periodieke facturering

• Afzonderlijke en geautomatiseerde factureringsperiodes maken
• Een voorbeeld bekijken van alle bestaande maandelijkse periodieke facturering en uw toekomstige facturen
• Facturering vereenvoudigen met factureringssjablonen
• Automatisch opzegtermijnen berekenen
• Op toerekening gebaseerde boeking van inkomsten en uitgaven op winst- en verliesrekeningen gebruiken

Belangrijkste elementen van facturering van abonnementen

Contracten​

Wanneer zakenpartners een contract ondertekenen, gaan beide partners verplichtingen aan. In facturering van abonnementen worden deze verplichtingen serviceverplichtingen genoemd. Overeenkomsten met periodieke facturering worden klantcontracten genoemd aan de kant van de klant, en leverancierscontracten aan de leverancierskant.

Gebruik contracten om de serviceverplichtingen van meerdere serviceobjecten te groeperen, zodat u ze gezamenlijk op periodieke basis kunt factureren. Een contract in facturering van abonnementen is het technische equivalent van een of meer daadwerkelijke contractdocumenten die u aan een klant factureert.

Een contract definieert het commerciële kader (contractuele partners, ontvangers van facturen, boekhoudkundige voorwaarden). Serviceobjecten en de bijbehorende serviceverplichtingen vormen de componenten van het contract.

Serviceobjecten​

Een serviceobject is iets dat de klant koopt, bijvoorbeeld artikelen, of waarvoor een contractuele overeenkomst resulteert in wederzijdse verplichtingen. Een serviceobject wordt toegewezen aan een klant. Meestal is het serviceobject statisch, maar de bijbehorende services (serviceverplichtingen) kunnen veranderen. U kunt bovendien aanvullende informatie in het serviceobject opslaan die onafhankelijk is van de serviceverplichtingen.

Een serviceobject bevat geen voor facturering relevante informatie. Deze informatie behoort tot de bijbehorende serviceverplichtingen. Ook serviceverplichtingen die niet contractueel worden gefactureerd, kunnen tot een serviceobject behoren, bijvoorbeeld garanties.

Serviceverplichtingen​

Serviceverplichtingen beschrijven de inhoud van overeenkomsten met klanten en leveranciers. Ze bestaan vormen aan klant- en leverancierszijde en behoren altijd tot een serviceobject. Serviceverplichtingen bevatten factureringsinformatie, zoals de te factureren hoeveelheid, de factureringsperiode en het bedrag.

De serviceverplichtingen van een serviceobject en het maken van serviceverplichtingen worden gedefinieerd via een hiërarchie met meerdere niveaus. Het bevat sjablonen voor serviceverplichtingen en pakketten voor serviceverplichtingen die u aan artikelen kunt toewijzen. Serviceobjecten worden gemaakt door de verkoop van deze artikelen, waarvoor de bijbehorende serviceverplichtingen worden toegewezen en beschikbaar zijn.

U kunt al tijdens de verkoopfase serviceverplichtingen aanbieden aan prospects of klanten. Hiervoor kunt u aan de aangeboden artikelen extra serviceverplichtingen toevoegen, die u dan gelijktijdig kunt aanbieden of verkopen.

Als u een artikel verkoopt in combinatie met een serviceverplichting, wordt er automatisch een serviceobject voor gemaakt waarin de bijbehorende serviceverplichtingen zichtbaar zijn.

Als de service een serviceverplichting is (zie Soorten services), kunt u deze als onderdeel aan een contract toevoegen en, op basis van de informatie in de service, op periodieke basis factureren.

Stroom van abonnementfacturering​

In de onderstaande afbeelding ziet u dat artikelen zijn ingesteld met serviceverplichtingspakketten met een of meer serviceverplichtingen. Zodra de offerte of order is verzonden, wordt het artikel een serviceobject. De serviceverplichtingen die aan het serviceobject zijn toegewezen, moeten aan een contract worden toegewezen om op periodieke basis te worden gefactureerd. Het contract en de serviceverplichtingen ervan bevatten de factuurgegevens. Bij het boeken van contractfacturen wordt contractuitstel gemaakt. U kunt het uitstel onafhankelijk boeken in het grootboek om de inkomsten of kosten van de facturen te verantwoorden.

Rolcentrum Abonnement en periodieke facturering​

In het rolcentrum Abonnementen en periodieke facturering zijn alle functies voor periodieke facturering op één plek verzameld, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden. Naast de hoofd- en transactiegegevens biedt het rolcentrum snelle toegang tot de historie van geboekte ontvangsten. Documenten die niet zijn geboekt (open boekingsdocumenten voor klanten of leveranciers) en services die niet aan contracten zijn toegewezen (serviceverplichtingen zonder contracten) worden ook weergegeven om u te waarschuwen dat er mogelijk nog iets moet worden gedaan.

De opbrengsten- en kostencijfers geven de opbrengsten en kosten weer die in de huidige en vorige maand zijn geboekt in verband met de contractfacturering.

De aanwijzingen Achterstallig en Niet gefactureerd geven aan dat er nog serviceverplichtingen moeten worden gefactureerd (Achterstallig) of dat er nog geen boekingsdocument is gemaakt (Niet gefactureerd) voor regels in een factuurvoorstel. De aanwijzingen zijn gebaseerd op de werkdatum.

Zie ook

Contracten, serviceobjecten en serviceverplichtingen beheren
Periodieke facturering