Periodieke facturering

U factureert contracten via de pagina Periodieke facturering. Eerst maakt u een factuurvoorstel, op basis waarvan u de boekingsdocumenten zoals facturen en creditnota's maakt, in een tweede stap. Ga voor meer informatie over het boeken van documenten naar Documenten boeken. De facturering of het maken van het factureringsvoorstel gebeurt op basis van de contractregels, waarbij rekening wordt gehouden met de datum in het veld Volgende factureringsdatum. Ga naar Contracten, serviceobjecten en serviceverplichtingen beheren voor meer informatie.

Werken met factureringsvoorstellen

De pagina Periodieke facturering is als volgt gestructureerd:

• Filtergebied
  • Hier kunt u een factureringssjabloon selecteren.
  • De factureringsdatum wordt vooraf gedefinieerd door de factureringssjabloon, maar kan worden gewijzigd. Gebruik het om de juiste contractregels voor facturering voor te stellen op basis van het veld Volgende factureringsdatum (uit de contractregel).
  • Via het Factureringsritme wordt voor elke contractregel de informatie weergegeven tot welke datum deze standaard gefactureerd moet worden. Via het veld Facturering tot datum kan dit (op een andere manier) worden opgegeven voor alle te maken regels. Dit kan ertoe leiden dat de te factureren periode wordt verkort of verlengd. Het veld is eveneens vooraf gedefinieerd via de factureringssjabloon en kan ook worden gewijzigd. Door middel van een beperking zou bijvoorbeeld bereikt kunnen worden dat contractuele posten die tijdens een boekjaar worden toegevoegd, slechts tot het einde van het (boek)jaar worden gefactureerd, zodat er voor de volgende factureringsperiode weer sprake is van een uniform factureringsritme.
• Acties
  • Factureringsvoorstel maken De actie loopt door alle contractregels en stelt de serviceverplichtingen voor die gefactureerd moeten worden op basis van de Volgende factureringsdatum en de Facturering tot datum. Door de factureringssjabloon te wijzigen en opnieuw aan te roepen, kunnen er extra regels aan het factureringsvoorstel worden toegevoegd. Als de Volgende factureringsdatum later ligt dan de factureringsdatum, wordt deze regel genegeerd. Als de Volgende factureringsdatum eerder ligt dan de factureringsdatum, dient de corresponderende periode (rekening houdend met het factureringsritme) gefactureerd te worden.
  • Documenten maken Met de actie worden contractfacturen of creditnota's gemaakt voor de weergegeven regels waarvoor nog geen documenten bestaan.
  • Factureringsvoorstel wissen Door deze actie aan te roepen, kan het factuurvoorstel worden verwijderd. Vervolgens wordt gevraagd of het volledige factuurvoorstel of alleen de regels die zijn toegevoegd door de momenteel geselecteerde factuursjabloon, moeten worden verwijderd.
  • Documenten verwijderen Met deze actie worden alle gegenereerde contractfacturen of creditnota's voor de weergegeven regels verwijderd.
  • Facturering tot datum wijzigen Via deze actie kan de datum in het veld Facturering tot individueel worden aangepast. Tegelijkertijd wordt het Servicebedrag opnieuw berekend. De actie wordt uitgevoerd voor alle geselecteerde regels.
  • Factureringsregel verwijderen Deze actie wordt gebruikt om alle geselecteerde regels te verwijderen.
  • Vernieuwen Met deze actie worden de regels bijgewerkt, bijvoorbeeld als er waarschuwingen worden weergegeven. Als de reden voor de waarschuwing niet meer wordt vermeld, wordt de waarschuwing ingetrokken.
  • Navigeren
  • Klant/Leverancier De actie opent de klant- of leverancierskaart van de huidige regel.
  • Contract De actie opent de contractkaart van de huidige regel.
  • Serviceobject De actie opent het serviceobject van de huidige regel.
  • Contractregeldimensies Hiermee kunt u de dimensies bekijken die zijn opgeslagen op de bijbehorende contractregel.
• Factureringsvoorstelregels
  • De regels in het factureringsvoorstel tonen de details van de regels die gefactureerd moeten worden.
  • Naast de contractant en het contract worden ook gegevens over het serviceobject en de te factureren serviceverplichtingen weergegeven.
  • Wanneer Factureringsvoorstel maken wordt aangeroepen, worden er voor elke serviceverplichting een of meer regels gemaakt op basis van de Volgende factureringsdatum en de Facturering tot datum. Er worden altijd meerdere regels gemaakt als het Factureringsritme van de contractregel meerdere malen past in de periode tussen Volgende factureringsdatum en Facturering tot datum. Elke regel geeft informatie weer over de factureringsperiode (velden Facturering vanaf en Facturering tot) en de prijzen (velden Servicebedrag, Prijs, Aantal en Korting). Met deze methode kan geen enkele te factureren contractregel over het hoofd worden gezien (zolang de filtercriteria uit de factureringssjabloon correct zijn), omdat alle eerdere contractregels automatisch deel uitmaken van het filter.
  • Het is mogelijk om een groepering voor het factureringsvoorstel te definiëren in de factureringssjabloon (zie volgende sectie). Als er een groepering is ingesteld in de momenteel geselecteerde standaard, kunnen de regels van het factureringsvoorstel op basis van dit criterium worden uitgevouwen en samengevouwen. Dit gebeurt met de dubbele pijl naast de kop Partnernaam. Daarnaast kunnen individuele blokken ook worden uitgevouwen en samengevouwen. Dit gebeurt met de enkele pijl naast het veld Partnernaam op de regel.
  • Als er al een boekingsdocument (factuur of creditnota) is gemaakt, wordt dit weergegeven via Documenttype en Documentnr.. Als u op het documentnummer klikt, wordt het boekingsdocument geopend.

Fooi

Door de factureringssjabloon te wijzigen en de pagina Factureringsvoorstel maken opnieuw te openen, kunt u het factureringsvoorstel stukje bij beetje uitbreiden. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld collectieve facturen voor meerdere contracten maken, ook al zijn de contracten via verschillende factuurvoorstellen terug te vinden.

Factureringssjablonen

Door AssistEdit te kiezen in het veld Factureringssjabloon, worden alle beschikbare factureringssjablonen weergegeven. Voor elk factureringssjabloon is een unieke code en beschrijving vereist, evenals filtercriteria en standaardwaarden voor datumberekening. De standaardwaarden voor datumberekening worden opgegeven in de vorm van datumformules. De werkelijke datumwaarden worden vervolgens berekend op basis van de werkdatum wanneer een factureringssjabloon wordt geselecteerd/toegepast. Hierdoor kunnen de standaardinstellingen steeds opnieuw worden gebruikt.

Gebruik het veld Partner om op te geven of deze standaardwaarde wordt gebruikt om de serviceverplichtingen van de klant (waarde Klant) of de leverancier (waarde Leverancier) te factureren.

Om een factureringssjabloon te gebruiken moet u filtercriteria invoeren. De criteria bepalen welke serviceverplichtingen in rekening worden gebracht. Om de filters te definiëren gebruikt u de actie Filter bewerken. Er wordt een pagina geopend waarop u filtercriteria kunt opgeven. Naast de vooraf ingestelde criteria kunt u zelf criteria toevoegen, zoals het contracttype, de verantwoordelijke gebruiker of de verkoper. Wanneer u op de filterpagina OK kiest, worden de criteria opgeslagen in de factureringssjabloon. Dit is te herkennen aan het feit dat in het veld Contractfilter een haakje is gezet.

In het veld Datumformule van facturering wordt een datumformule ingevoerd die wordt geïnterpreteerd wanneer de factureringssjabloon wordt gebruikt in het veld Factuurdatum. Dit veld wordt vervolgens gebruikt om de te factureren serviceverplichtingen te filteren (op basis van Volgende factureringsdatum) bij het maken van de voorstelregels. Als er geen datumformule is opgegeven, gebruikt de Periodieke facturering de werkdatum.

Het veld Facturering tot datumformule kan desgewenst worden gebruikt om een datumformule in te voeren die, indien aanwezig, wordt geïnterpreteerd wanneer de factureringssjabloon wordt gebruikt in het veld Facturering tot datum. Dit veld wordt vervolgens gebruikt om de einddatum van de facturering in te stellen voor de te factureren serviceverplichtingen. Als er geen datumformule is opgegeven, blijft het veld in Periodieke facturering ook leeg en worden de regels voorgesteld op basis van de informatie op de contractregel.

Het veld Alleen mijn suggesties kan worden gebruikt om het factuurvoorstel te filteren op de regels die door de gebruiker zijn gemaakt.

Met het veld Groeperen op bepaalt u of de regels in het factuurvoorstel in groepen worden weergegeven. Naast geen groepering zijn de selecties Contract en Contractpartner beschikbaar. Als Contract is geselecteerd, worden alle factureringsregels van een contract gegroepeerd weergegeven. Het groeperingsniveau wordt vetgedrukt weergegeven. Bovendien geven de velden Facturering vanaf en Facturering tot de totale (gegroepeerde) periode weer en geeft het veld Servicebedrag het totaal van de bijbehorende servicebedragen weer.

Notitie

Elke contractregel kan slechts één keer per factureringsperiode in een factuurvoorstel worden opgenomen. Als een factureringsregel voor een bepaalde periode al door een andere gebruiker is gemaakt en het huidige factureringsvoorstel een standaardinstelling gebruikt waarin de indicator Alleen mijn suggesties is ingesteld, kan de huidige gebruiker die regel niet nogmaals voor zichzelf maken.

Boekingsdocumenten maken

Nadat u het factuurvoorstel hebt gemaakt, kunt u de actie Documenten maken gebruiken om facturen of creditnota's te maken voor de weergegeven regels waarvoor nog geen documenten bestaan. De gelijknamige pagina wordt geopend, waar u specificaties kunt opgeven voor de documenten die u wilt maken. Bijvoorbeeld, zowel de Documentdatum als de Boekingsdatum kunnen worden gespecificeerd. Optioneel kunnen de gemaakte documenten ook direct worden geboekt (Documenten boeken). Bovendien kan Documenten per worden gebruikt om aan te geven of de boekingsdocumenten per contract, per contractpartner of per factuurontvanger moeten worden gemaakt.

• Contract Voor elk contract wordt een aparte factuur gemaakt. Daarmee worden alle tekortkomingen uit het betreffende contract overgenomen.
• Contractpartner Voor elke contractpartner worden facturen gemaakt. Betalingsvoorwaarden, betaalmethoden en dergelijke worden door de klant bepaald. Facturen worden alleen afzonderlijk voor de contracten gemaakt als de valuta of de Gegevens voor contractfacturen verschillen.
• Factuurontvanger Facturen worden voor elke Factuurontvanger gemaakt. Betalingsvoorwaarden, betaalmethoden en dergelijke worden van de klant overgenomen. Facturen worden alleen afzonderlijk voor de contracten gemaakt als de valuta of de Gegevens voor contractfacturen verschillen.

Ga voor meer informatie over de boekingsdocumenten die worden gemaakt, naar Documenten boeken.

Fooi

Indien gewenst kunnen contractregels die vooraf en in achterstallige betalingen moeten worden gefactureerd, via verschillende factureringssjablonen worden voorgesteld voor facturering. Dit is mogelijk door de interactie van Volgende factureringsdatum en de Factureringsdatum, op voorwaarde dat er geen Facturering tot-datum wordt gebruikt. Als alternatief of aanvullend hierop kunnen de te factureren contracten ook van elkaar worden onderscheiden aan de hand van verschillende contracttypen. Ga voor meer informatie naar Contracttypen. Het contracttype kan worden gebruikt als filter in de factureringssjablonen.

Moet worden bijgewerkt

Periodieke facturering heeft een mechanisme op meerdere niveaus om inconsistenties in de gegevens te voorkomen. Als er wijzigingen worden aangebracht in een serviceverplichting of contractregel terwijl er al regels zijn gemaakt in het factureringsvoorstel, worden die regels twee keer gemarkeerd in het factureringsvoorstel. Enerzijds worden de lijnen in het rood en vet weergegeven en anderzijds krijgen ze een indicator in het veld Update vereist, wat aangeeft dat een update van de regels noodzakelijk is. Bij het updaten worden de gewijzigde waarden overgenomen uit de serviceverplichtingen of de contractregels. De update kan worden uitgevoerd door een van de acties Factureringsvoorstel maken of Vernieuwen. Zolang de update niet is uitgevoerd, kunnen er geen boekingsdocumenten (factuur/creditnota) worden gemaakt.

Als er al een niet-geboekt document bestaat, kunnen er geen wijzigingen worden aangebracht in de serviceverplichtingen of contractregels. Er verschijnt een overeenkomstige foutmelding.

Alleen wijzigingen die niet relevant zijn voor de facturering, kunnen in het boekingsdocument zelf worden aangebracht. Er kunnen bijvoorbeeld wijzigingen worden aangebracht in de beschrijving van de regels of er kunnen nieuwe regels worden toegevoegd. Voor alle overige wijzigingen moet eerst het boekingsdocument worden verwijderd, moeten de wijzigingen in de contractregel (of serviceverplichtingen) worden aangebracht, moeten de factureringsregels worden bijgewerkt en moet het document opnieuw worden gemaakt.

Bovendien is het niet mogelijk om meerdere boekingsdocumenten voor dezelfde factuurregel te maken.

Notitie

Zodra er een factuurvoorstel voor een contractregel wordt gemaakt, wordt het veld Volgende factureringsdatum bijgewerkt met de huidige status. Als de factureringsregel wordt verwijderd (of de factureringsperiode wordt gewijzigd), wordt het veld automatisch opnieuw ingesteld (of ingesteld op basis van de gewijzigde factureringsperiode).

Een creditnota bij een contractfactuur zorgt er ook voor dat het veld Volgende factureringsdatum opnieuw wordt ingesteld. Om de consistentie van de contractregel en de serviceverplichtingen te waarborgen, moeten bij het crediteren van meerdere contractfacturen de crediteringen chronologisch plaatsvinden.

Zie ook

Contracten, serviceobjecten en serviceverplichtingen beheren