Leveranciersbetalingen afstemmen met het betalingsjournaal of met leveranciersboekposten
Wanneer u een betaling of terugbetaling van een leverancier ontvangt, moet u beslissen of u de betaling of terugbetaling vereffent met een of meer openstaande posten. U kunt het exacte bedrag opgeven waarmee u de betalingsontvangst of terugbetaling wilt vereffenen, en de leveranciersposten vervolgens slechts gedeeltelijk vereffenen. U moet alle leveranciersposten vereffenen om correcte leverancierstatistieken en -rapporten te verkrijgen van de rekeningoverzichten en rentefacturen.
Opmerking
Leveranciers geven soms een terugbetaling in plaats van een creditnota die als tegenrekening dient voor toekomstige facturen, met name wanneer u artikelen terugzendt die u al hebt betaald of wanneer u te veel hebt betaald voor een factuur.
U kunt als volgt leveranciersposten vereffenen op drie verschillende manieren:
- Door informatie in te voeren op speciale pagina's, zoals de pagina's Betalingsjournalen en Betalingsreconciliatiejournalen .
- Vanuit inkoopcreditnotadocumenten.
- Vanuit leveranciersposten, nadat inkoopdocumenten zijn geboekt maar nog niet vereffend.
Opmerking
Als het veld Vereffeningsmethode op de leverancierskaart Saldo bevat, kunnen betalingen handmatig worden vereffend met de oudste openstaande creditpost, als u niet handmatig opgeeft met welke post moet worden vereffend. Als de vereffeningsmethode voor een klant Handmatig is, moet u posten handmatig vereffenen.
U kunt leveranciersbetalingen handmatig toepassen op de bijbehorende inkoopdocumenten wanneer u de betalingen boekt op de pagina Betalingsjournalen . Zie voor meer informatie over het invullen van het betalingsdagboek Betalingen uitvoeren.
U kunt ook leveranciersbetalingen en klantbetalingen vereffenen nadat de betalingen worden weergegeven als negatieve banktransacties bij uw bank. Op de pagina Betalingsafstemmingsjournalen kunt u functies gebruiken voor het importeren van bankafschriften, automatische toepassing en het afstemmen van bankrekeningen. Zie voor meer informatie Betalingen vereffenen met automatische vereffening.
Een betaling vereffenen met een of meer leveranciersposten
Kies het pictogram
, voer Betalingsjournalen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Voer op de pagina Betalingsjournalen op de eerste journaalregel de relevante informatie over de betalingspost in.
Eén leverancierspost vereffenen:
- Selecteer in het veld Vereffeningsnr. het veld voor het openen van de pagina Leveranciersposten vereffenen.
- Selecteer op de pagina Leveranciersposten vereffenen de post waarmee de betaling moet worden vereffend.
- Voer op de regel in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag in waarmee u de post wilt vereffenen.
Of meerdere leveranciersposten vereffenen:
Kies de actie Posten vereffenen.
Op de pagina Leveranciersposten vereffenen selecteert u de regels met de posten die u met de betaling wilt vereffenen.
Kies de actie Id toekennen.
Voer op elke regel in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag in waarmee u de afzonderlijke post wilt vereffenen.
Als u geen bedrag invoert, wordt automatisch het maximumbedrag toegepast. Onder aan de pagina Leveranciersposten vereffenen ziet u het bedrag in het veld Vereffend bedrag en kunt u controleren of de vereffening sluitend is.
Kies de knop Ok.
Kies de actie Boeken om het betalingsdagboek te boeken.
Een creditnota vereffenen met een of meer leveranciersposten:
Kies het pictogram
, voer Aankoopcreditnota's in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Open de creditnota die u wilt vereffenen.
Voer de betreffende gegevens in de kop in.
Als u een enkele leverancierspost wilt vereffenen, selecteert u op het sneltabblad Vereffening in het veld Vereffeningsnr., de post waarmee u het krediet wilt vereffenen. In het veld Te vereffenen bedrag voert u vervolgens het bedrag in waarmee de post moet worden vereffend.
Of meerdere leveranciersposten vereffenen:
Kies de actie Posten vereffenen.
Selecteer de regels met de posten waarmee u de creditnota wilt vereffenen.
Kies de actie Id toekennen.
Voer op elke regel in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag in waarmee u de afzonderlijke post wilt vereffenen.
Als u geen bedrag invoert, wordt automatisch het maximumbedrag toegepast. Onder aan de pagina Leveranciersposten vereffenen ziet u het bedrag in het veld Vereffend bedrag en kunt u controleren of de vereffening sluitend is.
Kies de knop OK.
Op de pagina Aankoopcreditnota's wordt de invoer weergegeven die u hebt geselecteerd in het veld Van toepassing op documenttype en het veld Van toepassing op documentnr. . De pagina bevat ook het bedrag van de creditnota dat moet worden geboekt, geherwaardeerd voor de mogelijke contantkortingen.Kies de knop Boeken om de inkoopcreditnota te boeken.
Geboekte leveranciersposten vereffenen
Kies het pictogram
, voer Leveranciers in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Open de betreffende leverancier met posten die reeds zijn geboekt.
Kies de actie Posten en kies vervolgens de actie Posten vereffenen.
Op de pagina Leveranciersposten vereffenen ziet u de openstaande posten voor de leverancier.
Selecteer de regel met de post die wordt vereffend.
Kies de actie Id toekennen.
Het veld Vereffenings-id bevat drie sterretjes als u in een systeem met één gebruiker werkt, of bevat uw gebruikers-id als u in een systeem met meerdere gebruikers werkt.
Voer op elke regel in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag in waarmee u de afzonderlijke post wilt vereffenen.
Als u geen bedrag invoert, wordt automatisch het maximumbedrag toegepast. U ziet het bedrag in het veld Vereffend bedrag, onder aan de pagina Leveranciersposten vereffenen.
Kies de actie Vereffening boeken.
De pagina Vereffening boeken verschijnt met het documentnummer van de vereffeningspost en de boekingsdatum van de post met de meest recente boekingsdatum.
Kies de knop OK om de vereffening te boeken.
Leveranciersposten in verschillende valuta's onderling vereffenen
Als u van een leverancier koopt in de ene valuta en betaalt in de andere, kunt u de factuur toch met de betaling vereffenen.
Als u een post (Post 1) in de ene valuta vereffent met een post (Post 2) in een andere valuta, wordt de boekingsdatum van Post 1 gebruikt om de juiste wisselkoers te bepalen voor de conversie van de bedragen van Post 2. De juiste wisselkoers wordt opgezocht op de pagina Valutawisselkoersen. In dat geval moet u vereffening van leveranciersposten in verschillende valuta's inschakelen. Zie voor meer informatie Vereffening van posten in verschillende valuta's inschakelen
- Kies het pictogram , voer Betalingsjournalen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Open het dagboek dat u wilt gebruiken en vul de eerste lege dagboekregel in met een valutacode.
- Kies de actie Posten vereffenen.
- Selecteer de regel met de post waarmee u de post in het betalingsdagboek wilt vereffenen, kies de actie Id toekennen en selecteer vervolgens de post waarmee u wilt vereffenen.
- Klik op OK om terug te gaan naar het betalingsdagboek.
- Boek het betalingsdagboek.
Belangrijk
Wanneer u posten in verschillende valuta's onderling vereffent, worden de posten automatisch omgezet in USD. Zelfs bij een vaste wisselkoers tussen de twee relevante valuta's, bijvoorbeeld USD en EUR, kan er een klein verschilbedrag ontstaan wanneer bedragen in de vreemde valuta worden omgezet naar de lokale valuta. Deze kleine verschilbedragen worden als winst- of verliesbedragen geboekt naar de rekening die u hebt opgegeven in de velden Gereal. koerswinstrekening of Gereal. koersverliesrekening van de pagina Valuta's. Het veld Bedrag (lokale valuta) wordt ook aangepast in de relevante leveranciersposten.
De vereffening van leveranciersposten ongedaan maken
Wanneer u een foutieve toepassing ongedaan maakt, worden er corrigerende posten gemaakt die identiek zijn aan de oorspronkelijke post, maar met een tegengestelde log in het bedragveld. Deze worden geboekt voor alle posten, inclusief alle grootboek-boekingen die afkomstig zijn van de toepassing, zoals betalingskortingen en valutawinsten/-verliezen. De posten die waren afgesloten door de toepassing, worden heropend.
- Kies het pictogram , voer Leveranciers in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Open de desbetreffende leverancierskaart.
- Kies de actie Posten.
- Selecteer de betreffende post en kies de actie Vereffening posten ongedaan maken.
- Of kies de actie Gedetailleerde post.
- Selecteer de vereffeningspost en kies de actie Vereffening posten ongedaan maken.
- Vul de velden in de kop in en klik vervolgens op de knop Vereffening ongedaan maken.
Belangrijk
Als een post is vereffend door meer dan één vereffeningspost, moet u de vereffening van de laatste vereffeningspost het eerst ongedaan maken.