Vooruitbetalingen instellen
U doet vooruitbetalingen wanneer:
- U vereist dat uw klanten betalen voordat u een order naar hen verzendt.
- Uw leverancier vereist dat u een betaling doet voordat zij een bestelling naar u verzenden.
Met vooruitbetalingen kunt u stortingen factureren en innen van klanten of kunt u stortingen overmaken aan leveranciers, en ervoor zorgen dat alle gedeeltelijke betalingen worden geboekt tegen een factuur. Zie voor meer informatie Vooruitbetalingsfacturen maken.
Voor u vooruitbetalingsfacturen kunt boeken, moet u de boekingsrekening instellen in het grootboek en moet u nummerreeksen instellen voor de vooruitbetalingsdocumenten. U moet een account opgeven voor vooruitbetalingen met betrekking tot verkopen en een account voor vooruitbetalingen met betrekking tot aankopen. U kunt dezelfde boekingsrekeningen opgeven voor alle vooruitbetalingen die betrekking hebben op alle algemene bedrijfsboekingsgroepen of algemene productboekingsgroepen. U kunt ook specifieke rekeningen opgeven voor specifieke boekingsgroepen voor respectievelijk verkoop en inkoop. De beste methode om te gebruiken is afhankelijk van de vereisten van uw bedrijf voor het bijhouden van vooruitbetalingen.
U kunt het percentage van het regelbedrag definiëren dat wordt gefactureerd voor vooruitbetaling voor een klant en leverancier en voor alle of geselecteerde artikelen. Nadat u de instellingen hebt gemaakt, kunt u vooruitbetalingsfacturen genereren van verkoop- en inkooporders. U kunt de standaardpercentages gebruiken voor elke verkoop- of inkoopregel, of u kunt de bedragen op de factuur wijzigen zoals gewenst. U kunt bijvoorbeeld een totaalbedrag specificeren voor de volledige order.
Opmerking
We raden u aan om in de volgende gevallen geen vooruitbetalingspercentage van 100 te hanteren:
- Als u zich in Noord-Amerika bevindt. Vanwege de manier waarop belastingen worden berekend, kan een vooruitbetalingspercentage van 100 leiden tot problemen met vooruitbetalingsfacturen.
- In alle regio's, als u handmatig een contantkorting van de factuur aftrekt. Bij een vooruitbetalingspercentage van 100 blijft er niet automatisch een bedrag over waarvan de korting kan worden afgetrokken.
Als u een vooruitbetalingspercentage van 100 gebruikt, moet Business Central mogelijk compenserende afrondingsposten maken. Als dat gebeurt, moet u een grootboekrekening kiezen in het veld Factuurafrondingsrekening op de pagina Klantenboekingsgroepen. Dit geldt ook als u de schakelaar Factuur afronding op de pagina instellingen verkoop en vorderingen niet hebt ingeschakeld. Als u geen rekening opgeeft, kunt u geen vooruitbetalingsfacturen boeken.
Het vooruitbetaalde bedrag is eigendom van de koper totdat zij de goederen of diensten ontvangen. U moet grootboekrekeningen instellen om de vooruitbetalingsbedragen vast te houden totdat u de eindfactuur boekt. Vooruitbetaalde verkopen moeten worden vastgelegd op een passivarekening totdat de artikelen worden verzonden. Inkoopvooruitbetalingen moeten worden vastgelegd op een rekening voor activa totdat de artikelen worden ontvangen. Daarnaast moet u een afzonderlijke grootboekrekening instellen voor elke btw-id.
Belangrijk
Afhankelijk van uw land of regio kunnen er extra instellingen vereist zijn. Zie voor meer informatie de lijst met gerelateerde artikelen in de sectie Zie ook.
Vooruitbetalingsrekeningen toevoegen aan de boekingsgroepinstellingen
Kies het pictogram
, voer Algemene postinstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Vul op de pagina Boekingsgroepinstellingen de volgende velden in voor de relevante regels:
- Verkoop Vooruitbetalingen Rekening
- Aankoop Vooruitbetalingsrekening
Als u nog geen grootboek-rekeningen voor vooruitbetalingen hebt, kunt u de pagina G/List Accounts openen vanuit het relevante rekeningveld.
Nummerreeks instellen voor vooruitbetalingsdocumenten
Kies het pictogram
, voer Sales & Receivables Setup in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Vul op de pagina Verkoop- en debiteureninstellingen , op het sneltabblad Nummerreeksen , de volgende velden in:
- Geplaatst Prepmt. Inv. Nrs.
- Geplaatste Prepmt. Cr. Memo nrs.
Kies het pictogram
, voer Inkoop- en crediteureninstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Vul op de pagina Inkoop- en crediteureninstellingen op het sneltabblad Nummerreeksen de volgende velden in:
- Geplaatst Prepmt. Inv. Nrs.
- Geplaatste Prepmt. Cr. Memo nrs.
Opmerking
U kunt dezelfde nummerreeks gebruiken voor vooruitbetalingsnota's en normale facturen, of u kunt verschillende nummerreeksen gebruiken. Als u verschillende reeksen gebruikt, mogen deze elkaar niet overlappen omdat er geen nummers mogen zijn die in beide reeksen voorkomen.
Vooruitbetalingspercentages instellen voor artikelen, klanten en leveranciers
Voor een artikel kunt u een standaardvooruitbetalingspercentage instellen voor alle klanten, een specifieke klant of een klantenprijsgroep. Als u niet voor alle klanten hetzelfde vooruitbetalingspercentage wilt toepassen, moet u aangeven voor welke klanten of voor welke klantprijsgroepen het vooruitbetalingspercentage geldt.
- Kies het pictogram , voer Items in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Selecteer een item en kies vervolgens de actie Vooruitbetalingspercentages verkoop .
- Vul op de pagina Vooruitbetalingspercentages verkoop de benodigde velden in: Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
Voor een klant of leverancier kunt u één standaardvooruitbetalingspercentage instellen voor alle artikelen en alle typen verkoopregels. U voert het percentage op de klanten- of leverancierskaart in. De volgende procedure laat zien hoe u een vooruitbetalingspercentage voor een klant opgeeft, maar soortgelijke stappen zijn van toepassing op leveranciers.
- Kies het pictogram , voer Klanten in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Open de kaart voor een klant.
- Vul op het sneltabblad Betalingen het veld Vooruitbetaling % in.
- Herhaal de stappen voor andere voor klanten of leveranciers.
Tip
U kunt ook toegang krijgen tot de pagina Inkoopinstellingen van de klanten- of leverancierskaart.
Bepalen welk vooruitbetalingspercentage de hoogste prioriteit heeft
Een order kan een vooruitbetalingspercentage hebben in de verkoopkop en een ander percentage voor de artikelen op de regels. Om te bepalen welk vooruitbetalingspercentage van toepassing is op elke verkoopregel, zoekt Business Central naar het eerste standaardpercentage en past dit toe in de volgende volgorde:
- Een vooruitbetalingspercentage voor het artikel op de regel en de klant waarvoor de order is.
- Een vooruitbetalingspercentage voor het artikel op de regel en de klantenprijsgroep waar de klant bij hoort.
- Een vooruitbetalingspercentage voor het artikel op de regel voor alle klanten.
- Het vooruitbetalingspercentage op de verkoop- of inkoopkop.
Met andere woorden: het vooruitbetalingspercentage op de klantenkaart geldt alleen als er geen vooruitbetalingspercentage is ingesteld voor het artikel. Als u echter de inhoud van het veld Vooruitbetalingspercentage in de verkoop- of inkoopkop wijzigt nadat u de regels hebt gemaakt, wordt het vooruitbetalingspercentage op alle regels bijgewerkt. De update maakt het gemakkelijk om een order te maken met een vast vooruitbetalingspercentage, ongeacht het percentage dat is ingesteld op artikelen.
Verkooporders automatisch vrijgeven wanneer vooruitbetalingen worden toegepast
U kunt tijd besparen door een taakwachtrij-item in te stellen dat automatisch verkooporders vrijgeeft waarvoor vooruitbetaling is vereist nadat de betalingen zijn toegepast. Het automatiseren van het proces bespaart u de stap van het vrijgeven van de verkooporder.
- Kies het pictogram , voer Sales & Receivables Setup in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Geef in het veld Frequentie van automatische update van vooruitbetaling op hoe vaak u het taakwachtrij-item wilt laten uitvoeren.
Tip
Overweeg, terwijl u hier bent, een beveiliging toe te voegen tegen verzending of facturering van verkooporders met onbetaalde vooruitbetalingen. Als u de schakelaar Vooruitbet. cntr. bij boeken aanzet, voorkomt Business Central dat mensen orders plaatsen met openstaande vooruitbetalingsbedragen.
- Kies het pictogram , voer Job Queue Entries in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Stel het taakwachtrij-item Verkopen wachtend op vooruitbetaling bijwerken bijvoorbeeld in door de instellingen op het tabblad Herhaling te gebruiken om te plannen hoe vaak u het item wilt uitvoeren. Zie voor meer informatie Taakwachtrijen gebruiken om taken te plannen.
Zie ook
Facturering van vooruitbetalingen
Walkthrough: verkoopvooruitbetalingen instellen en factureren
Bereken de goederen- en dienstenbelasting op vooruitbetalingen in Australië
Bereken de goederen- en dienstenbelasting op vooruitbetalingen in Nieuw-Zeeland
Inzicht in de grootboek en de COA
Financiën
Werken met Business Central