E-documenten gebruiken in het aankoopproces
U kunt geconfigureerde elektronische documenten (e-documenten) gebruiken met de inkoopdocumenten.
De volgende inkoopdocumenten kunnen worden gebruikt met e-documenten:
- Inkoopfacturen
- Inkooporders (uit versie 24.0)
- Inkoopcreditnota's
- Dagboeken
Notitie
Vanaf Business Central versie 24.0 is het mogelijk om Inkooporders te koppelen aan de ontvangen E-documenten.
E-documenten bij inkopen
De ontvangst van inkoop-e-documenten in Dynamics 365 Business Central kan als batchverwerking of handmatig worden uitgevoerd.
Leveranciers instellen om met verschillende inkoopdocumenten te werken
Volg deze stappen om leveranciers te configureren zodat ze goed kunnen werken met inkomende elektronische facturen:
Selecteer het pictogram
, voer Leveranciers in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.Kies de leverancier die u wilt configureren.
Zoek op het sneltabblad Ontvangen het veld E-document ontvangen om om het standaardinkoopdocument op te geven dat moet worden gegenereerd van het ontvangen e-document.
Notitie
In het veld E-document ontvangen om kunnen gebruikers een Inkoopfactuur of Inkooporder selecteren op basis van wat ze graag zouden willen maken op basis van de ontvangen e-factuur. Deze selectie heeft geen invloed op het maken van corrigerende documenten; in beide scenario's genereert het systeem een Creditnota.
Notitie
Als de gebruiker de optie Inkooporder in het veld E-document ontvangen om kiest, probeert het systeem een van de bestaande inkooporders bij te werken, maar als de inkooporder voor een leverancier in het ontvangen e-document niet bestaat, zal Business Central een nieuwe Inkooporder maken, waarbij dezelfde aanpak wordt gebruikt als voor het maken van de nieuwe Inkoopfacturen die later op deze pagina worden uitgelegd.
Kies een van de opties die u voor de geselecteerde leverancier wilt gebruiken.
De pagina sluiten.
Werken met inkoopfacturen
De batchverwerking uitvoeren
Notitie
Deze batchverwerking is bedoeld voor het geautomatiseerd verzamelen van uw inkomende facturen. Het kan alleen werken in een land/regio waar de functionaliteit bestaat.
Telkens wanneer een taakwachtrij wordt geselecteerd om te worden uitgevoerd en de externe service binnenkomende facturen heeft die door uw leverancier zijn verzonden, verzamelt en importeert het systeem deze facturen. Volg deze stappen om het proces te voltooien:
Nadat de batchverwerking is voltooid, worden de nieuw geïmporteerde facturen weergegeven op de pagina E-documenten, samen met hun basisdetailinformatie.
Om meer details te bekijken opent u een specifiek e-document.
Als er geen fouten of problemen in het e-document voorkomen, wijst het veld Record het documentnummer van de inkoopfactuur toe als het is geconfigureerd op de pagina Leverancierskaart (die het systeem automatisch heeft gemaakt). Selecteer de koppeling om het document te openen.
Notitie
Dit door het systeem gemaakte document is niet het geboekte document.
Om rechtstreeks naar het inkoopdocument te gaan selecteert u het veld Record. Nadat u de pagina Inkoopfactuur heeft geopend, controleert u het document. Als alles correct is, boekt u het document.
Wanneer u het inkoopdocument boekt, wordt het veld Record van het E-document bijgewerkt van Factuur naar Inkoopfactuur en is het nummer van het geboekte inkoopdocument beschikbaar. U kunt het nummer selecteren om de geboekte inkoopfactuur te openen die u wilt annuleren.
Details over logboeken zijn hetzelfde als in het verkoopproces voor e-documenten.
Omdat fouten in het verkoopproces meestal verband houden met de beschikbaarheid van de dienst, kan het binnenkomende document meerdere redenen bevatten. De meest voorkomende reden voor een fout is dat het systeem de regels op het e-document dat u van uw leverancier heeft ontvangen, niet kan herkennen. Daarom kunnen er geen regels in uw inkoopfactuur worden ingevoerd.
Er zijn twee veelvoorkomende fouten:
- Als u deze specifieke regel van uw leveranciersfactuur wilt gebruiken die rechtstreeks naar de grootboekrekening is geboekt, moet u de waarde Toewijzing tekst correct configureren. Als u deze fout wilt omzeilen als u grootboekrekeningen wilt gebruiken, selecteert u Tekst afstemmen op rekening om een specifieke toewijzing van de waarde Toewijzing tekst te maken met de waarde Debetrekeningnr. die u wilt gebruiken.
- Als u de voorraad wilt traceren en regels van uw leveranciersfactuur wilt gebruiken om de artikelen op uw documentregels in te vullen, moet u de waarde Nr. van artikelreferentie correct configureren Om deze fout te omzeilen wijst u het externe artikel toe aan uw artikelnummers met behulp van de artikelreferentielijst. Zie voor meer informatie Artikelverwijzingen gebruiken.
Nadat u de fouten en waarschuwingen heeft verholpen, kunt u handmatig opgeven wanneer het systeem een inkoopfactuur moet maken op basis van uw instellingen door Document maken te selecteren.
Handmatig facturen importeren
Om externe e-documenten handmatig te importeren volgt u deze stappen:
- Selecteer het pictogram ,voer E-documentservice in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Selecteer op de pagina E-documentservice de actieve service.
- Selecteer Ontvangen en upload het e-documentbestand dat u van de leverancier heeft ontvangen.
- Als er een foutmelding optreedt, opent u het e-document om de problemen op te lossen.
- Wanneer u klaar bent met het oplossen van de problemen, selecteert u in de groep Handmatig importeren de optie Document maken.
- Nadat het document is gemaakt in Business Central, verandert het gebruik van een batchtaak niets aan de manier waarop u het bekijkt.
E-documenten met aan inkooporders
Inkooporders koppelen aan de ontvangen e-documenten
Als uw leverancier het veld E-document ontvangen om heeft geconfigureerd om te werken met Inkooporders, doet Business Central het volgende zodra een elektronisch document wordt gemaakt in Business Central (handmatig of vanaf een extern eindpunt):
Als de Inkooporder voor deze specifieke leverancier bestaat en er een inkoopordernummer in het bestand van het ontvangen E-document staat, koppelt Business Central dit E-document automatisch aan de genoemde Inkooporder, de documentstatus van dit E-document wordt In uitvoering en de E-documentstatus op de subpagina Servicestatus wordt ingesteld op Order gekoppeld. Deze koppeling is zichtbaar in het veld Document veld van dit specifieke e-document. Als u de automatisch gekoppelde Inkooporder moet wijzigen, kunt u dit doen met behulp van de actie Koppeling van inkooporder bijwerken en selecteert u handmatig een van de bestaande inkooporders voor deze leverancier. U kunt dit alleen doen voordat u de regels tussen E-document en Inkooporder afstemt.
Als de inkooporder voor deze specifieke leverancier bestaat, maar er geen inkoopordernummer in het ontvangen E-document-bestand staat, biedt Business Central de mogelijkheid om een van de bestaande inkooporders te kiezen als u dit document handmatig hebt geüpload. Deze voorwaarde opent de lijst Inkooporders met orders alleen voor de leverancier van wie u het E-document hebt ontvangen. U moet de gewenste inkooporder selecteren en vervolgens OK selecteren. Als u er niet in bent geslaagd de juiste inkooporder te selecteren of het e-document automatisch van een extern eindpunt hebt verkregen met behulp van de taakwachtrij, wordt een nieuw e-document niet aan enig inkoopdocument gekoppeld. De documentstatus toont dan Fout en de Status van e-document op de subpagina Servicestatus toont ook Verwerkingsfout met geïmporteerd document. Als u de koppeling met de Inkooporder wilt voltooien, selecteert u de actie Koppeling van inkooporder bijwerken en kiest u een van de bestaande inkoopopties bestellingen voor deze leverancier.
Als de inkooporder voor deze specifieke leverancier niet bestaat wanneer een nieuw e-document wordt gemaakt, maakt Business Central een nieuwe inkooporder, waarbij hetzelfde maakmodel wordt gebruikt dat al bestaat voor nieuwe Inkoopfacturen. De documentstatus van dit E-document wordt ingesteld op Verwerkt en de E-documentstatus op de subpagina Servicestatus wordt ingesteld op Geïmporteerd document gemaakt. Daarna is deze koppeling zichtbaar in het veld Document veld van dit specifieke e-document.
Regels uit ontvangen e-document afstemmen met inkooporder
U kunt uw ontvangen elektronische documenten afstemmen met regels van inkooporders van twee verschillende plaatsen: vanaf de pagina E-document of vanaf de pagina Inkooporder. De eenvoudigste manier om de reeds gekoppelde Inkooporders te vinden is het gebruik van de tegel Gekoppelde inkooporders als onderdeel van E-documentactiviteiten. Alle niet-gekoppelde documenten zijn te vinden via de tegel Wachtende e-inkoopfacturen, waar u een lijst hebt met E-documenten die u moet beoordelen. De E-documentactiviteiten met deze twee tegels vindt u in de volgende Rolcentra: Evaluatie van bedrijfsmanager, Bedrijfsmanager, Accountant, Voorraadbeheerder en Verzending en ontvangst.
Fooi
Er zijn ook twee manieren om regels op elkaar af te stemmen. Eén manier is om het handmatig te doen, zoals beschreven in het artikel. De andere manier is om de Hulp bij afstemming van e-document met Copilot te gebruiken. Met de functie voor hulp bij afstemming van e-documenten kunt u ontvangen elektronische facturen koppelen aan bestaande inkooporderregels met behulp van het LLM-model (Large Language Modules). U vindt meer informatie over het gebruik van Copilot in E-documenten toewijzen aan inkooporderregels met Copilot.
Notitie
Als het btw-percentage verschilt tussen het binnenkomende document en het btw-percentage van het bedrijf, kunnen overeenkomende documenten niet worden gebruikt in een omgeving met meerdere landen/regio's.
Overeenkomende regels uit inkooporder
U kunt de regels uit de lijst Inkooporders of uit een van de geopende Inkooporders afstemmen. Voer de volgende stappen uit om hiermee te beginnen:
Selecteer de tegel Gekoppelde inkooporders in uw rolcentrum als die er zijn.
Kies een van de twee opties voor afstemming:
- Als u de regels uit de lijst Inkooporders wilt afstemmen, selecteert u de Inkooporder-regel die u wilt afstemmen, en selecteert u de actie E-documentregels toewijzen.
- Als u eerst de Inkooporder wilt openen, opent u het document en selecteert u vervolgens de actie E-documentregels toewijzen.
Omdat beide opties hetzelfde proces hebben, wordt de pagina Afstemming inkooporders geopend met de volgende inhoud:
In de koptekst vindt u de volgende informatie, die u kan helpen de regels gemakkelijker af te stemmen:
Veldnaam Omschrijving Leveranciersnaam Hiermee wordt de naam van de leverancier van het elektronische document opgegeven. E-documentnr. Hiermee wordt het gekoppelde elektronische documentnummer opgegeven. Datum e-document Hiermee wordt de gekoppelde boekingsdatum van het elektronische document opgegeven. Bedrag van e-document Hiermee wordt gekoppelde het totaalbedrag van het e-document inclusief btw opgegeven. Op de regels vindt u de regels die zijn geïmporteerd uit het bestand van het E-document aan de linkerkant en de regels uit de bestaande Inkooporder aan de rechterkant.
Alle regels aan beide zijden hebben artikelnummers en beschrijvingen, samen met de Directe kostprijs en het Regelkorting %.
Aan de kant Geïmporteerde regels kunt u het veld Hoeveelheid ook vinden als een totale hoeveelheid uit de e-factuur en het veld Afgestemde hoeveelheid geeft de hoeveelheid aan die al is afgestemd met de inkooporderregels.
Aan de kant Inkooporderregels vindt u ook de Beschikbare hoeveelheid als de hoeveelheid die met deze regel kan worden afgestemd (ontvangen, maar niet gefactureerde hoeveelheid) en Te factureren aantal, met vermelding van het aantal dat al aan deze regel is gekoppeld.
Als u regels wilt afstemmen, selecteert u de regels aan beide zijden die u wilt afstemmen en selecteert u de actie Handmatig afstemmen. De afgestemde regels worden gemarkeerd met de groene kleur.
Het is mogelijk om een op een af te stemmen, maar het is ook mogelijk om veel met één of één met veel af te stemmen, door meer regels aan de ene of de andere kant te selecteren voordat u de actie Handmatig afstemmen kiest.
U kunt ook de actie Automatisch afstemmen selecteren om automatisch alle regels met hetzelfde Type, Nr., Eenheidsprijs, Korting en Maateenheid af te stemmen.
Als u een fout maakt, kunt u de actie Afstemming verwijderen selecteren om de afgestemde regels aan de inkooporderzijde te verwijderen, of de actie Afstemmen opnieuw instellen selecteren om alles wat is afgestemd opnieuw in te stellen.
Als uw E-document veel regels bevat, kunt u tijdens het afstemmingsproces de actie Regels in behandeling weergeven selecteren om alle e-documentregels te verwijderen als ze al zijn afgestemd. Als u alle regels wilt zien, kunt u altijd de actie Alle regels weergeven selecteren.
Zodra u klaar bent met het afstemmen, moet u de actie Toepassen op inkooporder selecteren.
Nadat u de afstemming hebt toegepast op de inkooporder, werkt Business Central de volgende velden bij:
- Leveranciersfactuurnr. en Documentdatum in de documentkop worden bijgewerkt met waarden uit het elektronische document dat u hebt ontvangen en gekoppeld.
- Te factureren aantal op regels wordt bijgewerkt met de waarden uit de kolom Te factureren aantal van de pagina Afstemming inkooporders op basis van de afstemming die u hebt uitgevoerd.
- Nu kunt u het document boeken door de actie Boeken te kiezen.
- Zodra u het document hebt geboekt, verandert het veld Document op de pagina E-document de waarde om te worden gerelateerd aan de Geboekte inkoopfactuur.
- De pagina sluiten.
Belangrijk
Standaard kunt u alleen de regels afstemmen die in beide documenten hetzelfde totaalbedrag hebben. Dat betekent dat Directe kostprijs samen met het toegepaste Korting % van de regel hetzelfde moeten zijn, omdat u in één document een bedrag zonder korting kunt hebben en in een ander document een bedrag met korting.
Als u enige tolerantie wilt toevoegen en rekening wilt houden met het verschil tussen regels in E-factuur en Inkooporder, volgt u deze stappen:
- Selecteer het pictogram , voer Inkoopinstellingen in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling.
- U wilt tolerantie toestaan in het veld Percentage overeenkomstverschil van e-document, waarbij u het maximaal toegestane percentage van kostenverschil opgeeft bij het afstemmen van een inkomende E-document-regel met de Inkooporder-regel.
- Deze instelling is van toepassing op alle overeenkomende regels, maar houdt weer rekening met de tolerantie voor het totale bedrag, zoals voor Directe kostprijs samen met het toegepaste Regelkorting %.
- De pagina sluiten.
Regels uit een e-document afstemmen
U kunt de regels op de pagina E-document afstemmen. Voer de volgende stappen uit om hiermee te beginnen:
- Selecteer het pictogram , voer E-documenten in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppeling
- Selecteer het E-document dat u wilt afstemmen.
- Kies de actie Inkooporder afstemmen om de pagina Afstemming inkooporders te openen.
- Herhaal dezelfde stappen die u gebruikte toen u begon met het afstemmen vanuit inkooporders.
Overzicht van e-documentstatussen
Om een beter overzicht te krijgen van alle e-documenten in het bedrijf, kunt u het rolcentrum Accountant selecteren waar de statussen van e-documenten voorkomen. Daar vindt u e-documentactiviteiten met de volgende statussen:
- Inkomende e-documenten:
- Verwerkt
- Wordt uitgevoerd
- Fout
- Verwerkt
Verwante gegevens
E-documenten instellen
E-document gebruiken in het verkoopproces
Functionaliteit van e-documenten uitbreiden
Financieel beheer
Verkopen factureren
Aankopen registreren met inkoopfacturen en orders
Werken met Business Central