KPI's gebruiken om uw bedrijfsdoelen te halen

Een Key Performance Indicator (KPI) is een meetbare waarde die laat zien hoe effectief u uw doelen bereikt. Beschouw KPI's als de scorekaart van uw bedrijf, een manier om te meten of u uw doelstellingen wel of niet haalt.

Waarom KPI’s ertoe doen

Door KPI's te identificeren en bij te houden, weet u of uw bedrijf op de goede weg is, of dat u van koers moet veranderen om te voorkomen dat u kostbare tijd en geld verliest. Wanneer ze op de juiste manier worden gebruikt, zijn KPI's krachtige hulpmiddelen die u helpen bij het volgende:

• Bewaak de financiële gezondheid van het bedrijf.
• Meet de voortgang ten opzichte van strategische doelen.
• Spoor problemen vroegtijdig op.
• Pas tijdig de tactieken aan.
• Motiveer teamleden.
• Neem sneller betere beslissingen.

Ga aan de slag met het identificeren van uw KPI’s

Dus hoe begint u met het identificeren van de KPI’s die belangrijk zijn voor uw bedrijf? Begin met het verduidelijken van uw strategische doelstellingen – collectief of per afdeling.

Deze doelen helpen u te identificeren welke KPI’s belangrijk zijn voor uw bedrijf. Het kiezen van relevante KPI’s hangt volledig af van deze doelstellingen en het vermogen dat u hebt om uw prestaties daaraan te meten.

Identificeer vervolgens de KPI-doelen waar u naartoe werkt, en hoe deze worden gemeten. Houd er rekening mee dat doelen zowel korte- als langetermijndoelen kunnen zijn.

Praat met uw team en stimuleer een open dialoog over de KPI’s en hun doelstellingen. Zijn ze te agressief? Te makkelijk? Doelstellingen moeten uitdagend maar haalbaar zijn. U moet onderzoeken welke activiteiten en tactieken uw bedrijf gebruikt om deze doelstellingen te bereiken. Neem de tijd om inzicht te krijgen in uw huidige status, zodat u een startpunt hebt voor uw KPI.

Kennismaken met de verschillende soorten KPI’s

Het identificeren van welke KPI’s u moet volgen, wordt eenvoudiger als u een beter inzicht hebt in de soorten KPI’s die het meest worden gebruikt om de voortgang te meten.

• Bij kwantitatieve KPI’s gaat het om meetbare feiten die met een getal kunnen worden weergegeven. Denk aan statistieken, percentages en dollartekens.
• Kwalitatieve KPI's omvatten menselijke interpretaties en kunnen niet met cijfers worden gekwantificeerd. Denk aan meningen, gevoelens en ervaringen.
• Lagging KPI's meten wat er in het verleden is gebeurd om succes of mislukken te voorspellen. Zo kunt u terugkijken naar wat u al hebt bereikt, of waarmee u moeite hebt gehad.
• Leading KPI's meten de prestaties om toekomstig succes en langetermijntrends te voorspellen. Zo kunt u vooruitkijken naar waar u heen gaat.
• Leading en lagging KPI’s worden vaak samen gebruikt. Samen met kwantitatieve en kwalitatieve KPI's vormen ze een goed startpunt.

Wijs voor elke KPI die u wilt bijhouden een eigenaar toe en spreek af hoe vaak ze moeten worden bijgehouden. Welke KPI's u ook besluit bij te houden, het gebruik van een KPI-platform of -tool is essentieel voor de samenwerking met uw team aan KPI-definities. Door elke KPI collectief te definiëren, vervolgens contextuele gegevens vast te leggen en deze in één weergave samen te brengen, maakt u spot-on, realtime acties mogelijk.

KPI-rapportage

KPI-rapporten tillen de informatie die op het KPI-dashboard wordt gepresenteerd naar een nieuw niveau. Ze gaan dieper in op de gegevens om gedetailleerdere inzichten en analyses naar voren te brengen.

Een KPI-rapport helpt belanghebbenden en teamleden trends of knelpunten over een specifieke periode te identificeren, zodat ze betere beslissingen kunnen nemen. Rapportageonderwerpen kunnen zijn:

• Inzicht in de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf.
• Financiële gezondheid van het bedrijf ten opzichte van gerichte KPI's.
• Opmerkelijke trends of patronen die door de gegevens worden gepresenteerd.
• Diepere analyse van de gegevens om te helpen bij strategische besluitvorming.

Als u uw KPI-rapport wilt maken, bepaalt u eerst uw doelgroep en de doelstelling voor het rapport. U wilt bijvoorbeeld mogelijk de voortgang van uw bedrijfsbelanghebbenden in het derde kwartaal richting uw omzetdoel laten zien. Zorg ervoor dat alle KPI’s in uw rapport verwijzen naar dat centrale thema.

Andere overwegingen bij het maken van uw KPI-rapporten zijn onder meer:

• KPI-rapportsjablonen verkennen die mogelijk al zijn opgenomen in uw KPI-tool of -platform.
• Instellen hoe vaak moet worden gerapporteerd.
• Beslissen of uw rapport statisch of interactief zal zijn, voor meer dynamische analyses van gegevens.
• Alleen de relevante KPI's presenteren, zodat u het rapport niet overbelast met KPI's die niet aansluiten bij de rapportage en doelstellingen.
• Ervoor zorgen dat uw rapportage duidelijk, gemakkelijk te begrijpen en bruikbaar is voor de beoogde doelgroep.

Tools voor het implementeren van KPI’s

De volgende tabel bevat koppelingen naar artikelen over het gebruik van business intelligence- en rapportagetools met Business Central-gegevens om KPI's te implementeren.

Tot	Zie
Gebruik de functie Financiële rapporten om financiële overzichten en KPI's te maken.	Financiële rapportage gebruiken om financiële overzichten en KPI’s te produceren
Power BI gebruiken om KPI-dashboards te maken.	Werken met Power BI-rapporten
Financiële overzichten analyseren met Microsoft Excel
Integreer externe bedrijfsinformatietools met Business Central.	Externe bedrijfsinformatietools

Aanbevolen procedures voor KPI´s

Om u te helpen de kracht van KPI's succesvol te benutten, hebben we een aantal tips samengesteld om u op weg te helpen.

KPI’s identificeren:

• Kies alleen KPI’s die zijn afgestemd op uw specifieke doelstellingen. Het is moeilijk om KPI's af te stemmen op onduidelijke doelstellingen.
• Gebruik verschillende KPI's voor dezelfde doelen als ze zich uitstrekken over verschillende afdelingen. De marketingafdeling heeft bijvoorbeeld andere KPI's dan het salesteam.
• Zorg ervoor dat voor welke KPI's u ook kiest, er een kernteam is dat verantwoordelijk is voor het definiëren ervan.

KPI's controleren:

• Verken de verschillende dashboards, visualisatiegrafieken en sjablonen die beschikbaar zijn in uw KPI-tool of -platform. Selecteer de juiste voor uw doelen.
• Zorg ervoor dat u startgegevens opneemt ter vergelijking, zodat uw dashboard een waarheidsgetrouw beeld geeft van de bedrijfsprestaties en voortgang in de loop van de tijd.
• Bepaal hoe vaak controle moet plaatsvinden en actie moet worden ondernomen op basis van KPI’s. Worden KPI-dashboards dagelijks of wekelijks gecontroleerd? Worden acties pas na rapportage uitgevoerd of zijn belanghebbenden en/of teamleden bevoegd om gaandeweg de tactieken aan te passen?
• Zorg ervoor dat u beschikt over eenvoudige, end-to-end gegevensbescherming voor gegevensdashboards, met opties voor delen buiten de organisatie.

Veelvoorkomende KPI-fouten

Vermijd deze veelvoorkomende KPI-fouten:

• Selecteer geen KPI's die niet essentieel zijn voor uw strategische doelen. Hoewel het slim is om uw relevante bedrijfsstatistieken bij te houden, zijn niet al uw statistieken de KPI-status waard.
• Gebruik geen slecht gedefinieerde of vage KPI’s. Werk samen met uw team om de KPI's te definiëren met specifieke details over hoe ze worden gemeten. Als iedereen meedoet, wordt het gemakkelijker om uw doelen te bereiken.
• Stel geen torenhoge of onrealistische KPI-doelen. Het is beter om realistischere doelen te stellen op basis van historische gegevens, resources en huidige tactieken. Overweeg om u op een specifiek tijdsbestek te concentreren of doelstellingen voor de korte en lange termijn te stellen.
• U beter geen KPI's bijhouden zonder eigenaren. Verantwoording is belangrijk, niet alleen voor de resultaten, maar ook voor het proces. Elke KPI moet een eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor monitoring, rapportage, analyse en actie.
• Voorkom dat u geen actie onderneemt op basis van uw KPI’s. Of u nu uw doelen behaalt of achterloopt, KPI's zijn tools waarmee u betere beslissingen kunt nemen. Volg dus niet louter en alleen omwille van het volgen; onderneem actie.

Zie ook

Overzicht van analyses
Financiële rapportage gebruiken om financiële overzichten en KPI’s te produceren
Gegevens analyseren in (externe) bedrijfsinformatietools
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central