Analysere dataene med Excel-maler

 

Gjelder: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Denne funksjonen ble innført i CRM Online 2016 Oppdatering og CRM 2016 (lokal).

Er du interessert i å få denne funksjonen? Finn Dynamics 365-administratoren eller brukerstøttekontakten din.

Microsoft Excel gir kraftfulle muligheter til å analysere og presentere dine Dynamics 365-data. Med Excel-maler du kan enkelt opprette og dele din tilpassede analyse med andre i organisasjonen.

Bruk Excel-maler for:

• Salgsprognoser

• Pipelinebehandling

• Poengberegning for kundeemner

• Distriktsplanlegging

• Og mye mer ...

Du kan prøve ut Excel-malene som følger med Microsoft Dynamics 365 for å få en rask oversikt over hva slags analyse som er mulig.

Tips

Sjekk følgende video: Opprette dokumenter direkte fra Dynamics CRM ved hjelp av Word- og Excel-maler (2:38)

Opprett en ny Excel-mal

Følgende er fremgangsmåten for å opprette en Excel mal.

Trinn 1: Opprette en ny mal fra eksisterende data

Det finnes to steder i Dynamics 365 der du kan opprette en Excel-mal:

• Fra Innstillinger-siden. Gå til Innstillinger > Maler > Dokumentmaler > Ny(). Du må ha tilstrekkelige tillatelser til å få tilgang til Innstillinger-siden, for eksempel systemansvarlig eller systemtilpasser.

• Fra en liste over oppføringer. For eksempel kan du gå til Salg > Salgsmuligheter > Mine åpne salgsmuligheter. På menylinjen klikker du Excel-maler > Opprett Excel-mal.

  

Siden Opprett mal fra Dynamics 365-data vises.

Velg dataene som skal tas med i malen

1. Klikk Excel-mal.

2. Velg en enhet (oppføringstype) for å inkludere denne enhetens Dynamics 365 data. Visningene som du kan velge i feltet, er avhengig av enheten du velger.

3. Velg en visning.

4. Klikk Rediger kolonner hvis du vil legge til, fjerne og justere egenskapene for kolonnene du vil ta med i malen.

5. Klikk Last ned fil for å opprette malfilen.

Advarsel

Du kan også laste ned en mal som ikke inneholder data med unntak av kolonnene som er forbundet med oppføringstypen (enhet) ved hjelp av Innstillinger > Databehandling > Maler for dataimport. Du finner mer informasjon i: Laste ned en mal for dataimport.

Trinn 2: Tilpasse dataene i Excel

Åpne den nylig opprettede malen i Excel for å tilpasse dataene.

La oss gå gjennom et enkelt eksempel på hvordan du tilpasser en Excel mal ved hjelp av Dynamics 365 eksempeldata.

Eksempel på tilpassing av salgsmulighetsdata

1. Klikk Aktiver redigering for å tillate tilpassing av Excel regnearket.

2. Legg til en ny kolonne, og gi den navnet "Forventet omsetning".

   

3. Opprett en formel for forventet omsetning. Ikke referer til celler ved hjelp av deres adresser; definer og bruk navn i stedet.

   

4. Opprett en pivot-tabell og et diagram. Disse og andre demo-trinn vil bli forklart i en fremtidig oppdatering av dette emnet.

   Plasser brukertilføyd innhold over eller til høyre for den eksisterende datatabellen. Dette hindrer at innholdet blir overskrevet hvis du legger til nye data i Dynamics 365 senere og du oppretter en ny Excel mal. Du finner mer informasjon i: Gode fremgangsmåter og betraktninger om bruk av Excel-maler.

   

5. Lagre regnearket.

Du er nå klar til å laste opp Excel malen til Dynamics 365.

Trinn 3: Laste opp malen og dele med andre

Når du tilpasset Excel-malen slik du vil, kan du laste den inn i Dynamics 365. Der du laster opp bestemmer malens tilgjengelighet.

Dynamics 365-administratorer kan bruke Innstillinger-siden for å laste opp Excel-malen i Dynamics 365. En mal som er lastet opp i Innstillinger, er tilgjengelig for alle brukere i din Dynamics 365-organisasjon.

For administratorer: Laste opp Excel-malen til Dynamics 365

1. Gå til Innstillinger > Maler > Dokumentmaler i Dynamics 365.

2. Klikk Laste opp mal

3. Dra Excel filen til dialogboksen, eller bla gjennom for å finne og laste opp filen.

   

4. Klikk Last opp.

Brukere som ikke er administrator kan laste opp en mal til eget bruk fra en oppføringsliste.

For brukere som ikke er administratorer eller administratorer som vil opprette en personlig mal: Laste opp Excel-malen til Dynamics 365

1. Åpne en side med en oppføringsliste i Dynamics 365, for eksempel listen over salgsmuligheter. Gå til Salg > Salgsmuligheter > Mine åpne salgsmuligheter.

2. På menylinjen klikker du Excel-maler > Opprett Excel-mal.

3. Klikk Excel-mal > Last opp.

   

4. Dra filen til dialogboksen, eller bla gjennom for å finne og laste opp filen.

5. Klikk Last opp.

Trinn 4: Velg hvem som kan bruke den nye malen

Tilgang til den nylig opprettede Excel-malen, avhenger av hvordan du lastet den opp og tilgangen som gis til sikkerhetsrollen. Pass på å se Bruke Sikkerhetsroller til å styre tilgang til maler.

Hvis du har lastet opp malen fra siden Innstillinger

Siden Informasjon for den opplastede Excel malen vil se slik ut.

Maler lastet opp fra siden Innstillinger er tilgjengelige for alle brukere i Dynamics 365 organisasjonen. Du trenger ikke å gjøre noe mer.

Hvis du har lastet opp malen fra en liste over oppføringer

Siden Informasjon for den opplastede Excel malen vil se slik ut.

Maler som er lastet opp fra en liste over oppføringer er tilgjengelig for brukeren som lastet opp malen. For å dele malen med andre følger du disse trinnene:

1. Fra malinformasjonssiden klikker du Del.

2. Bruk siden Del personlig dokumentmal for å dele Excel malen med andre, og til å angi tillatelser.

Eksportere og analysere data ved hjelp av den nye malen

Prosessen for å bruke en Excel mal ser slik ut.

Trinn 1: Velg en enhet som skal analyseres

I Dynamics 365 velger du en enhet (oppføringstype) for å analysere med Excel malen du har opprettet. For eksempel kan du gå til Salg > Salgsmuligheter > Mine åpne salgsmuligheter. To nye salgsmuligheter ble lagt til etter malen ble opprettet.

Trinn 2: Eksportere Dynamics 365-data ved hjelp av den nye Excel-malen

Velg Excel malen du opprettet.

Denne malen ble opprettet fra Innstillinger-siden slik at den vises på menyen under Excel-maler. Hvis den ble opprettet fra en oppføringsliste, ville den vises under Personlige Excel-maler.

Hvis du har Microsoft Excel Online, kan du se dataene i stedet i et Excel-vindu i Dynamics 365. Hvis ikke, eller hvis du heller vil opprette Excel filen, klikker du Last ned <malnavn>.

Trinn 3: Analysere Dynamics 365-data i Excel

Hva du ser i Excel regnearket er basert på to ting:

• Dynamics 365-oppføringer. Visningen du velger å eksportere fra, bestemmer hvilke Dynamics 365 oppføringer som vises i den eksporterte Excel filen. For eksempel hvis du valgte Lukkede salgsmuligheter, ser du disse postene selv om du har brukt malen som er opprettet med Mine åpne salgsmuligheter.

• Kolonner. Malen du brukte, bestemmer hvilke kolonner som skal vises i tabellen i den eksporterte Excel filen. Visningen Lukkede salgsmuligheter har for eksempel disse kolonnene: Potensiell kunde, Status, Faktisk omsetning og Faktisk lukkingsdato. Men hvis malen du har brukt er basert på Mine åpne salgsmuligheter, vil du se kolonner som er knyttet til denne visningen, og eventuell kolonnefiltrering utført når du opprettet malen.

Trinn 4: Dele resultatene med andre

Hvis du bruker Excel, lagrer du en kopi, enten elektronisk eller på datamaskinen. Send filen til andre for gjennomgang og forslag.

Prøv eksempelmalene for Excel

Det følger med fire Excel-maler i Microsoft Dynamics 365.

Eksempelmalene for Excel ble opprettet med en bestemt oppføringstype (enhet). Du kan bare bruke malen for oppføringer av samme oppføringstype.

Navn	Enhet
Pipelinebehandling	Salgsmulighet (Salg-området)
Kampanjeoversikt	Kampanje (Markedsføring-området)
Saker, serviceavtalestatus	Sak (Service-området)
Sakssammendrag	Sak (Service-området)

Slik bruker du en eksempelmal for Excel

1. Åpne en liste over oppføringer med informasjon med enhetstypen som samsvarer med eksempelmalen. Åpne for eksempel en liste over salgsmuligheter for å bruke malen Pipelinebehandling.

2. Klikk > Excel-maler, og velg deretter eksempelmalen under Excel-maler.

3. Last ned malen, eller åpne den på plassen i Excel.

Tips

Du kan eksportere malene som er inkludert i Microsoft Dynamics 365, endre dem, og deretter importere dem på nytt som nye maler. Dette kan gi deg en rask start på opprettingen av egendefinerte Excel maler.

Gode fremgangsmåter og betraktninger om bruk av Excel-maler

Her er noen ting du bør være oppmerksom på når du skal opprette og gjøre best bruk av Excel maler i Dynamics 365.

Test Excel-malene

Excel har mange funksjoner. Det er en god idé å teste tilpasninger for å se at alle Excel funksjoner virker som forventet i malene.

Personvern og pivot-diagrammer

Pivotdiagramdata oppdateres som standard ikke når et regneark åpnes. Dette kan føre til et sikkerhetsproblem hvis visse pivotdiagramdata ikke skal ses av brukere med utilstrekkelige tillatelser.

Tenk deg følgende scenario:

• En Dynamics 365 administrator oppretter en mal med følsomme data i pivotdiagrammer og laster opp mal til Dynamics 365.

• En selger som ikke skal ha tilgang til sensitive data i pivotdiagrammer, bruker malen til å opprette en Excel fil for å gjøre noe dataanalyse.

Utfallet. Selgeren vil kanskje kunne se pivotdiagramdataene som er lastet opp av Dynamics 365 administratoren inkludert tilgang til visninger som selgeren ikke har tillatelser for.

I tillegg. iOS støtter ikke oppdatering av pivotdata og pivotdiagrammer ved hjelp av Microsoft Excel appen på iOS enheter.

Anbefaling. Sensitive data ikke skal inkluderes i pivottabeller og pivotdiagrammer.

Angi pivotdiagramdata for oppdatering automatisk

Som standard oppdateres pivot diagramdata automatisk ikke når du åpner regnearket. Vanlige diagrammer oppdateres automatisk.

I Excel høyreklikker du pivot-diagrammet, og klikk deretter Alternativer for pivotdiagram > Oppdater data når filen åpnes.

Sette inn nye data

Hvis du vil legge til innhold i Excel malen, plasserer du dataene over eller til høyre for de eksisterende dataene. Et annet alternativ er å plassere det nye innholdet på et andre ark.

Excel-maler med bilder kan forårsake feil

Hvis du prøver å analysere Dynamics 365 data med en Excel mal som har et bilde som er lagret i den, ser du kanskje følgende feilmelding: "Det oppstod en feil under forsøk på å lagre arbeidsboken. Arbeidsboken ble derfor ikke lagret." Prøv å fjerne bildet fra malen og laste den inn på nytt i Dynamics 365.

Excel-maler og Office Mobile-appen i Windows 8.1

Excel maler kan ikke åpnes i Windows 8.1 enheter med Office Mobile-appen. Du får følgende feilmelding: "Vi har gjenopprettet så mye av dokumentet som vi kunne, men du kan ikke redigere det. Prøv å rette opp problemet ved å åpne og reparere dokumentet på datamaskinen din."

Dette er et kjent problem.

Bruke tabellkolonnenavn og områdenavn i formler

Når du oppretter Excel formler, må du ikke bruke kolonnetitler eller cellenumre. Bruk i stedet tabellkolonnenavnene, og definer navn for celler eller celleområder.

Bruke Sikkerhetsroller til å styre tilgang til maler

Dynamics 365-administratorer kan til en viss grad styre tilgang til Excel-maler. Du kan for eksempel gi selgere lesetilgang, men ikke skrivetilgang til en Excel-mal.

1. Klikk Innstillinger > Sikkerhet > Sikkerhetsroller i Dynamics 365.

2. Velg en rolle, og klikk deretter kategorien Forretningsbehandling.

3. Velg Dokumentmal for å angi tilgang til maler som er tilgjengelige for hele organisasjonen. Velg Personlig dokumentmal for maler som er delt med enkeltbrukere.

4. Klikk sirklene for å justere tilgangsnivået.

Slik viser og sletter du personlige dokumentmaler

Gjør følgende for å slette personlige dokumentmaler:

1. Klikk Avansert søk ().

2. Velg Personlig dokumentmaler for Søk etter.

3. Klikk Resultater(!).

4. Velg den personlige dokumentmalen du vil slette, og klikk deretter Slett ().

Excel-malen lastes ikke opp i Microsoft Edge

Hvis din Microsoft Excel mal ikke lastes opp i Dynamics 365 når du bruker Microsoft Edge som leser, kan du oppdatere Microsoft Edge og prøve på nytt.

Personvernerklæring

Hvis du bruker Microsoft Dynamics 365 (Online) til å eksporterer data til et statisk regneark, opprettes det en lokal kopi av de eksporterte dataene. Denne kopien lagres på datamaskinen. Dataene overføres fra Dynamics 365 (Online) til datamaskinen din ved hjelp av en sikker tilkobling, og det opprettholdes ingen kobling mellom den lokale kopien og Dynamics 365 (Online).

Når du eksporterer til et dynamisk regneark eller en pivottabell, opprettholdes det en kobling mellom Excel-regnearket og Dynamics 365 (Online). Hver gang et dynamisk regneark eller en pivottabell blir oppdatert, godkjennes du mot Dynamics 365 (Online) ved hjelp av legitimasjonen din. Du får se dataene du har tillatelse til å vise.

En administrator avgjør om brukerne i organisasjonen skal ha tillatelse til å eksportere dataene til Excel, ved hjelp av sikkerhetsroller.

Se også

Laste ned en mal for dataimport
Bruke Word-maler i Dynamics 365