Anbefalinger for identifisering og vurdering av flyter
Gjelder denne Power Platform anbefalingen for sjekkliste for godt strukturert pålitelighet:
| RE:02 | Identifiser og vurder bruker- og systemflyter. Bruk en kritiskhetsskala basert på forretningskravene til å prioritere flytene. |
|---|
Denne veiledningen beskriver anbefalingene for identifisering og prioritering av arbeidsbelastningsflyter. Identifisering og prioritering av arbeidsflyter innebærer tilordning av brukerflyter og systemflyter for å fastslå kritiskhet for organisasjonen. Denne praksisen sikrer at du identifiserer og prioriterer den mest kritiske arbeidsbelastningsfunksjonaliteten for å redusere risikoen for skadelige feil. Hvis du ikke identifiserer og prioriterer arbeidsflyter, kan dette føre til systemsvikt og kompromittert pålitelighet for arbeidsbelastningen.
Definisjoner
| Term | Definisjon |
|---|---|
| Brukerflyt | Banene eller sekvensene for handlinger som brukere tar i et program eller system. |
| Systemflyt | Flyten av informasjon og prosesser i et system. Systemet følger automatisk denne flyten for å aktivere brukerflyter eller funksjonalitet for arbeidsbelastning. |
Viktige utformingsstrategier
Når du utformer arbeidsbelastningen, er det viktig å definere brukerflyter og systemflyter.
Brukerflyter viser flyttingen av en bruker gjennom programmet. De fokuserer på brukergrensesnittet, samhandlinger, avgjørelser og trinnene som kreves for å fullføre en oppgave. Brukerflyter gir et brukerentrisk perspektiv på brukeropplevelse og grensesnittutforming.
Systemflyter viser den interne arbeidsbelastningen. De fokuserer på dataflytting, inndatabehandling, utdatabehandling og samhandlinger mellom arbeidsbelastningskomponenter, serverdeltjenester og eksterne API-er. Systemflyter indikerer de intrikate detaljene for hvordan arbeidsbelastningen fungerer internt.
Du må identifisere og definere flyter tidlig i utformingsfasen av arbeidsbelastningen. Det gir deg en klarere forståelse av hva som påvirker påliteligheten til arbeidsbelastningen. Det retter inn arkitekturavgjørelser tett mot pålitelighetsmålene for arbeidsbelastningen.
Identifiser alle bruker- og systemflyter
Resultatet av identifisering av alle bruker- og systemflyter er en katalog over alle flytene i arbeidsbelastningen. Denne identifikasjonsprosessen krever at du tilordner hver brukersamhandling og prosess innenfor et system fra begynnelse til slutt. Denne tilordningen er en forutsetning for å identifisere kritiske flyter. Her er anbefalinger for identifisering av alle bruker- og systemflyter i en arbeidsbelastning:
Identifiser viktige bidragsytere. Tenk på alle som bidrar til prosessen. Dette omfatter personer i avdelingen din og andre avdelinger som jobber sammen med problemet. Forstå hva de gjør i konteksten til forretningsproblemet som løses.
Intervju interessenter. Interessenter kan gi verdifull informasjon for å identifisere flyter, og de kan til og med hjelpe deg med å kartlegge og prioritere flyter. Du kan også intervjue brukere, forretningsanalytikere og tekniske team for å samle innsikt om brukersamhandlinger og avhengigheter i arbeidsbelastningen.
Oppdag prosesser for å forbedre bruken av prosessutvinning. Hvis oppgaven utføres fullt ut på skrivebordet, kan du bruke prosessutvinning til å oppdage alle trinnene som folk i organisasjonen utfører for å fullføre oppgaven. Prosessutvinning visualiserer prosessen i et prosesskart og avslører flaskehalser og metrikkverdier for prosessen din i en analytisk rapport.
Se gjennom dokumentasjonen. Det er ikke sikkert du har dokumentasjon å se gjennom i utformingsfasen. Hvis det finnes dokumentasjon, bør du imidlertid bruke den. Be om diagrammer over systemarkitektur, brukerhåndbøker og prosessbeskrivelser. Disse dokumentene kan hjelpe deg med å forstå den tiltenkte funksjonaliteten til arbeidsbelastningen og dens individuelle flyter.
Observer hvilke aktiviteter som utføres. Hvis oppgaven utføres på en annen måte i dag, må du overvåke oppgaven som pågår. Skriv ned aktivitetene som brukeren utfører for å fullføre oppgavene i dette trinnet i forretningsprosessen. Gå inn i detaljene for aktivitetene. Når du bestemmer deg for aktivitetene, må du vurdere årsak og virkning for hver aktivitet, hvordan de er relatert til hverandre, og hvordan de tar deg nærmere ønsket målsetting. Identifiser startpunktet for prosessen, og fyll ut aktivitetene som fører til målsettingen. Aktiviteter kan være sekvensielle, noe som betyr at én aktivitet ikke kan forekomme før den forrige er fullført, eller parallelle, som betyr at to eller flere aktiviteter kan forekomme samtidig i prosessen.
Identifiser hvilke data som trengs og hvor de kommer fra. Lag en liste over alle datakildene, og følg med hvor dataene kommer fra. Er de fra et internt system eller en ekstern datakilde? Hvordan blir brukere godkjent for å hente dataene? Finnes det forskjellige tillatelsesnivåer? Endres dataene basert på hvem som bruker systemet?
Identifiser hvilke data som opprettes eller redigeres. Brukes det et papirskjema eller elektronisk skjema til å registrere dataene i dag? Et slikt skjema kan fungere som et startpunkt, på samme måte som du tenker på oppsettet til skjermer og hvordan dataene blir registrert. Hva er dataene som registreres? Hva kalles de? Er dette det virkelige navnet fra datakilden eller et vanlig navn som brukes i denne delen av virksomheten? Det kan hende du må tilordne navnet i datakilden til det "brukervennlige" navnet brukerne kjenner til.
Bestem beslutningene som er tatt som en del av bruker- eller systemflyten. Tas det en avgjørelse når denne aktiviteten i prosessen er fullført? Finnes det en måte for at løsningen kan ta beslutningen automatisk, basert på dataene? Finnes det et hierarki for dataene? Hver reiseregning kan for eksempel ha flere utgifter, og enkelte utgiftstyper krever tilleggsinformasjon. Blir denne beslutningen formidlet til alle? Hvordan formidles den? Er det nødvendig med godkjenninger før neste trinn i prosessen begynner? Hvordan blir disse godkjenningene registrert? Finnes det en bestemt bruker eller rolle som kan godkjenne neste trinn i prosessen?
Liste over identifiserte flyter. Intervjuene, dokumentasjonen og observasjonen bør gjøre det mulig for deg å identifisere alle flytene i arbeidsbelastningen. Kompiler en liste over alle flytene du identifiserer, og kategoriser dem i brukerflyter (med fokus på brukersamhandlinger) og systemflyter (med fokus på serverdelprosesser og dataflytting).
Definer start- og sluttpunkter for flyt. For hver identifiserte flyt definerer du tydelig hvor flyten starter og hvor den slutter. For brukerflyter dokumenterer du hver brukersamhandling, og det forventede resultatet. Fokuser på brukeropplevelsen og grensesnittutformingen. For systemflyter må du identifisere underliggende utløsere og forventede resultater.
Bryt ned hver flyt. Bryt ned hver flyt i individuelle trinn, som beskriver handlingene, avgjørelsene eller prosessene som forekommer på hvert punkt. Legg merke til hvordan hvert trinn samhandler med andre deler av systemet, inkludert avhengigheter på andre flyter eller eksterne systemer. Du skal kunne finne ut hvordan flyter integreres med og påvirker arbeidsbelastningen og brukeropplevelsen. Denne doble metoden gir en helhetlig oversikt over hele arbeidsbelastningen.
Dokumenter unike utganger. Identifiser eventuelle alternative baner eller unntak i hver flyt, for eksempel feilhåndtering eller betinget forgrening. Hvis en flyt har flere mulige resultater, må du legge dem til i katalogen som distinkte oppføringer. For brukerflyter må du identifisere tiltenkt virkemåte for samhandlingen. For systemflyter må du identifisere tiltenkt virkemåte for prosessen.
Visualiser med diagrammer. Opprett flytskjemaer eller diagrammer for å representere flyten og dens trinn visuelt. Du kan bruke verktøy som Microsoft Visio, UML-sekvensdiagrammer (Unified Modeling Language), bruksdiagrammer, enkle tegneverktøy eller en beskrivende liste i tekstformat (se Eksempel på flytkatalog).
Oppdater flyt tildeling iterativt. Flyttilordning er en iterativ prosess. Flyter kan endres, deles opp eller kombineres, spesielt i utformingsfasen. Etter hvert som arbeidsbelastningsflytene blir tydeligere definert, bør du oppdatere katalogen med flyter slik at de samsvarer. Valider og finjuster flytskjemaene med tilbakemeldinger fra interessenter for å sikre nøyaktighet og fullstendighet.
Identifiser forretningsprosesser for hver flyt
Forretningsprosesser er en serie oppgaver for å oppnå utdata, for eksempel utgiftsrapportering, årlig permisjonsadministrasjon, ordreoppfyllelse eller lagerkontroll. Identifiseringen av forretningsprosesser for hver flyt omfatter tilordning av flyter til én eller flere forretningsprosesser. Denne tilordningen hjelper deg med å forstå viktigheten av hver flyt i virksomheten.
Du kan ha eksisterende dokumentasjon eller forretningsplaner som leverer en tilordning av flyter til forretningsprosesser. Noen ganger kan brukerhåndbøker, opplæringsmateriell eller systemspesifikasjoner gi innsikt i tiltenkt bruk og formålet med arbeidsbelastningen og flytene. Hvis ikke må du tilordne flyter til forretningsprosessene de støtter. Her er anbefalinger for identifisering av forretningsprosesser for hver flyt:
Bruk arbeidsbelastningsutdata. Du kan bruke utdataene for arbeidsbelastningen og flytanalysen til å relatere flyter til forretningsprosessene de støtter. Se først gjennom utdataene som arbeidsbelastningen genererer. Utdataene kan være salgsrapporter, datafiler eller fullførte oppgaver.
Gjennomfør intervjuer. Snakke med teammedlemmer og interessenter som samhandler med arbeidsbelastningen. Du bør stille spesifikke spørsmål om de daglige oppgavene, hvordan de bruker arbeidsbelastningen, og hvilke mål de oppnår med den. Tekniske team har ofte en dypere forståelse av arbeidsbelastningsstrukturen og kan gi innsikt i forretningsprosessene den støtter.
Overvåk arbeidsbelastningsbruk. For eksisterende arbeidsbelastninger overvåker du arbeidsbelastningen og ser etter mønstre i bruk som angir underliggende forretningsprosesser, for eksempel dataregistrering, ordrebehandling eller kundesamhandling.
Koble utdataene til en forretningsprosess. Koble prikkene fra flytutdataene til den generelle forretningsprosessen de støtter. Hvis et flyttrinn for eksempel omfatter behandling av kundeordrer, støtter det direkte forretningsprosessen for ordreoppfyllelse. Ordreoppfyllelse bidrar til forretningsmålene med å opprettholde kundetilfredshet og generere omsetning. Til slutt kan du bruke flytanalysen til å avgjøre hvilken flyt som opprettet salgsrapporten.
Identifiser prosesseiere og interessenter for hver flyt
Prosesseieren for en flyt er personen som er ansvarlig for at en gitt prosess blir utført. De er ansvarlige for den prosessen og flytene som støtter den. Du må identifisere prosesseieren for hver arbeidsbelastningsflyt. Du må også identifisere interessentene for hver flyt. Interessenter kan være involvert i arbeidsbelastningen, ha avhengigheter på en flyt eller administrere en avhengighet som flyten har.
Du kan ha en matrise for tilordning av ansvar (RAM) eller en RACI-matrise (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) som allerede identifiserer prosesseiere og interessenter. Prosesseiere er vanligvis ansvarlige for en prosess, og du konsulterer eller informerer interessenter.
Identifisere eskaleringsbaner for hver flyt
Identifiseringen av eskaleringsbaner handler om å bestemme kanaler for eskalerende problemer relatert til en flyt. Problemer som trenger eskalering, kan for eksempel være hasteoppdateringer, sikkerhetshendelser, forringelser eller tekniske hendelser. Målet med å identifisere en eskaleringsbane er å sikre en effektiv løsning på problemene til rett tid.
Eskaleringsbanen du kartlegger, bør starte med personen eller gruppen som mest sannsynlig vil løse et bestemt problem. Hvis denne personen eller gruppen ikke kan løse problemet, må eskaleringsbanen identifisere neste kontaktpunkt. Det neste kontaktpunktet har et bredere ansvar og kan koordinere løsningsstrategier med flere deler av organisasjonen. Antall personer på en eskaleringsbane varierer etter flyt og organisasjon. For mange personer på en eskaleringsbane kan gjøre løsningsarbeidet tregere.
Identifiser forretningspåvirkningen for hver flyt
Identifiseringen av forretningspåvirkningen for hver flyt er viktig for å forstå hvordan hver flyt bidrar til viktige forretningsmål. Forretningspåvirkning kan omfatte ytelsesforbedring, direkte eller indirekte kostnadsbesparelser, risikoreduksjon eller forretningstransformasjon. Ved å forstå både den positive og negative virkningen av hver flyt kan du prioritere arbeidet for å sikre påliteligheten til flytene som betyr mest for bedriften din. Det er viktig å vurdere den direkte virkningen av flytfeil og dens indirekte effekt på andre sammenkoblede prosesser. Her er trinn for identifisering av forretningsinnvirkningen for hver flyt:
Identifiser positiv innvirkning. Fastslå de forventede fordelene når en flyt kjører som den skal. De forventede fordelene kan omfatte forbedret driftseffektivitet, økt kunde- eller ansatttilfredshet, forbedret datasikkerhet, sørge for samsvar med regelverkskrav eller annen positiv innvirkning på virksomheten.
Identifiser negativ innvirkning. Vurder de potensielle negative virkningene hvis en prosess mislykkes eller ikke fungerer som forventet. Vurder å kvantifisere spesifikke tap, for eksempel omsetningsfall. Inkluder subjektive effekter som skade på omdømmet, erosjon av kundetillit eller negative effekter på andre relaterte forretningsprosesser.
Definer forutsetninger for kapasitet og tilgjengelighet. Etabler antagelser om forventet kapasitet og tilgjengelighet i hver prosess. Vurder faktorer som forventet åpningstid og oppetid for målet i prosent. Hvis det er forventninger om mål for gjenopprettingstid (RTO) eller mål for gjenopprettingspunkt (RPO), bør du inkludere disse forventingene. Disse antagelsen bidrar til å forstå pålitelighetskravene i hver flyt.
Ved å systematisk evaluere disse aspektene kan du få en omfattende oversikt over hvordan hver flyt har innvirkning på virksomheten, og ta strategiske avgjørelser om optimalisering av pålitelighet.
Tilordne en kritikalitetsrangering til hver flyt
En detaljert evaluering av flytens viktighet i forhold til de samlede forretningspåvirkningene gjør det mulig å tilordne en kritikalitetsrangering til hver flyt. Hensikten er å sortere flytene etter prioritet og tilordne en etikett som gjør det mulig å identifisere de kritiske flytene. Denne prosessen er en logisk fortsettelse av identifisering, tilordning og justering av forretningsprosesser og innvirkning. Bruk følgende kritikalitetsbeskrivelser til å tilordne viktige vurderinger:
Kritisk (høy kritikalitet): Kritiske flyter er integrert i kjerneforretningsfunksjoner. De har direkte innvirkning på kritiske aspekter ved en virksomhet, for eksempel kundeopplevelser, finansielle transaksjoner, sikkerhetsprotokoller, menneskelig helse og sikkerhet. Feil eller avbrudd i disse flytene kan føre til betydelige umiddelbare eller negative virkninger på lang sikt. Eksempler på negative virkninger inkluderer tap av omsetning, brudd på tillit og juridiske problemer. Prioritering av disse flytene sikrer at de mest viktige sidene ved arbeidsbelastningen er robuste og elastiske.
Viktig (middels kritikalitet): Viktige flyter oppfyller en del av en forretningsfunksjon, men har ikke direkte grensesnitt med eller påvirker kritiske forretningsoperasjoner. Hvis et problem for eksempel forstyrrer en intern databehandlingsflyt, kan du prøve databehandlingen på nytt uten umiddelbare eksterne virkninger. Disse flytene er nødvendige for problemfri drift, men tilbyr en buffer i form av umiddelbar kundeeffekt eller økonomisk effekt, noe som gir administrerte svar på problemer.
Produktivitet (lav kritikalitet): Produktivitetsflyter har ingen direkte eller betydelig innvirkning på kjerneforretningsfunksjonene eller kundeopplevelsen. Eksempler inkluderer tilleggsprosesser og små teambrukssaker som regelmessig overføring av filer for å sikkerhetskopiere lagringsplass eller behandle tilbakemeldingsundersøkelser. Selv om disse flytene bidrar til systemet totalt, er det lite sannsynlig at disse avbruddene fører til betydelige umiddelbare forretningsmessige eller driftsproblemer, og det finnes ofte en manuell løsning.
Ved å følge denne strukturerte tilnærmingen til tilordning av kritikalitet kan du effektivt prioritere ressurser og fokusere på å opprettholde og forbedre påliteligheten og effektiviteten til de mest kritiske flytene.
Avveining: Høyere forventninger til pålitelighet sammenfaller noen ganger med høyere driftskostnader og ledelsesbyrde for operatørene. Sørg for at interessenter forstår de potensielle kostnadsøkningene i forbindelse med å forbedre påliteligheten til kritiske flyter.
Eksempelflytkatalog
Eksemplet nedenfor viser et komplett scenario og illustrerer viktige punkter som hjelper deg med å identifisere, tilordne og prioritere flytene. Eksempelet på arbeidsbelastning er en bransjeapp for utgiftsrapportering, som gjør det mulig for ansatte å fylle ut utgiftsskjemaer, ledere til å gå gjennom og godkjenne utgiftene, og revisorer til å gå gjennom ukentlige rapporter.
Brukerflyt 1: Fyll ut utgiftsskjemaet
Flytbeskrivelse: Ansatte bruker applikasjonen til å fylle ut utgiftsskjemaet.
Forretningsprosesser: Denne flyten støtter utfylling og innsending av utgiftsskjemaet, men den er asynkron, noe som gjør den mindre kritisk.
Prosesseier: Bedriftsadministrator
Interessenter: Ansatte, linjeleder, forretningsadministrator
Eskaleringsbaner: Applikasjonsteam, plattformteam
Forretningspåvirkning: Denne flyten er viktig for at ansatte skal kunne kreve utgifter, men den påvirker ikke direkte den viktigste inntektsstrømmen til virksomheten eller har en direkte innvirkning på kunden. Når ansatte ikke kan opprette utgiftskrav på grunn av utilgjengelighet av denne flyten, har den ikke en negativ innvirkning på selskapets omsetning eller omdømme. Ansatte kan sende inn utgifter senere. En ekstra lang nedetid kan føre til kredittkortavgifter hvis du går glipp av betaling av utgifter. Det er imidlertid ikke nødvendig med høy tilgjengelighet i denne prosessen. Forretningsadministratorene spesifiserte et krav om 90 % tilgjengelighet for denne prosessen, og kan godta nedetid utenfor arbeidstiden for vedlikeholdsformål.
Kritisk vurdering: Produktivitet (lav)
Brukerflyt 2: Se gjennom og godkjenn utgifter
Flytbeskrivelse: Linjeledere for den ansatte gjennomgår og godkjenner utgiftsregningen.
Forretningsprosesser: Denne flyten støtter gjennomgang og godkjenning av reiseregninger, men det er en asynkron prosess.
Prosesseier: Bedriftsadministrator
Interessenter: Ansatte, linjeleder, forretningsadministrator
Eskaleringsbane: Applikasjonsteam, plattformteam
Forretningspåvirkning: Denne flyten gjør det mulig for linjeledere å se gjennom og godkjenne reiseregninger og be om flere detaljer. Høy tilgjengelighet av denne flyten er ikke kritisk fordi linjeledere har sju dager på seg til å godkjenne utgiftskrav. Når ansatte ikke kan opprette utgiftskrav på grunn av utilgjengelighet av denne flyten, har den ikke en negativ innvirkning på selskapets omsetning eller omdømme. Ansatte kan sende inn utgifter senere. En ekstra lang nedetid kan føre til kredittkortavgifter hvis du går glipp av betaling av utgifter. Det er imidlertid ikke nødvendig med høy tilgjengelighet i denne prosessen. Forretningsadministratorene spesifiserte et krav om 90 % tilgjengelighet for denne prosessen, og kan godta nedetid utenfor arbeidstiden for vedlikeholdsformål.
Kritisk vurdering: Produktivitet (lav)
Brukerflyt 3: Angi og legge inn transaksjoner
Flytbeskrivelse: Bedriftsadministratorer må gå gjennom utgifter og bokføre transaksjoner for at kreditt kort skal betales.
Forretningsprosesser: Denne flyten støtter betaling av kort-gebyrer.
Prosesseier: Bedriftsadministrator
Interessenter: Forretningsadministrator, plattformteam, datateam
Eskaleringsbane: Plattformteam, datateam, vaktingeniør for plattformteam
Forretningspåvirkning: Denne flyten er integrert i å betale utgifter, og manglende betalinger kan føre til kreditt kort gebyrer. Det er imidlertid vanligvis nok tid mellom utgifter som sendes inn og til betalingen forfaller. Forretningsadministratorene spesifiserte et krav om 90 % tilgjengelighet for denne prosessen, og kan godta nedetid utenfor arbeidstiden for vedlikeholdsformål.
Kritisk vurdering: Middels
Systemflyt 4: Opprett ukentlige utgiftsrapport
Flytbeskrivelse: Det opprettes en ukentlig rapport over utgifter som økonomisjefen kan se gjennom. Rapporten genereres og publiseres til Power BI, og det sendes et varsel til CFO.
Forretningsprosesser: Denne flyten støtter gjennomgang av utgifter.
Prosesseier: Finansdirektør
Interessenter: Bedriftsadministrator, alle tekniske team
Eskaleringsbane: Applikasjonsteamets vaktingeniør, plattformteamets vaktingeniør, datateamets vaktingeniør
Forretningspåvirkning: Manglende tilgjengelighet av denne flyten påvirker ikke omsetningen eller omdømmet til firmaet. Forretningsadministratorene spesifiserte et krav om 90 % tilgjengelighet for denne prosessen, og kan godta nedetid utenfor arbeidstiden for vedlikeholdsformål.
Kritisk vurdering: Middels
Brukerflyt 5: Revisjon av utgifter
Flytbeskrivelse: Eksterne revisorer utfører just-in-time-revisjoner av utgifter for å kontrollere om rapportene oppfyller samsvarskravene.
Forretningsprosesser: Denne flyten støtter samsvars- og revisjonsprosessene direkte. Uten denne funksjonaliteten kan selskapet få bøter fra eksterne revisorer.
Prosesseier: Plattformteam
Interessenter: Plattformteam, driftsteam, forretningsadministratorer
Eskaleringsbane: Beredskapstekniker for plattformteam
Forretningspåvirkning: Denne flyten krever høy tilgjengelighet fordi eksterne revisorer kan be om rapportering av utgifter uten forvarsel eller varsel. Hvis denne flyten ikke er tilgjengelig, kan det føre til bøter. Det er en nøkkelprosess som selskapet forventer 99,9 % oppetid for, inkludert i utvidede åpningstider.
Kritisk vurdering: Høy
Tilrettelegging for Power Platform
Vurder bruk av prosessutvinning og oppgaveutvinning i Power Automate, inkludert et prosesskart, et avansert verktøy som kan hjelpe deg med å visualisere og analysere forretningsprosessene dine.
Lær hvordan du konverterer ideer til en fullstendig funksjonell løsning ved å planlegge et Power Apps-prosjekt.
Sjekkliste for pålitelighet
Se hele settet med anbefalinger.