Hvem gjør arbeidet, når og hvor?
I dette trinnet må du forstå hvem som utfører arbeidet. Hva er deres rolle?
Det kan være enklest å begynne med navnene på personer, men du ønsker å forstå hvilken rolle de har, når de utfører oppgaven. Eksempel:
Enhver ansatt som sender inn en reiseregning
Leder for innsender av rapport som godkjenner rapporten (relasjonen til avsenderen er nøkkelen)
Regnskapsspesialist som ser gjennom rapporten (medlemskap i et bestemt team er nøkkelen)
CFO ser gjennom akkumulert økonomi (den spesifikke tittelen er nøkkelen)
En enkeltperson kan av og til inneha hver av disse rollene, men nøkkelen er å forstå rollen de har når de utfører oppgaven. Forståelse av roller hjelper deg med å utforme skjermbildene i appen og konfigurere tilgang og sikkerhet. (Vi kommer til dem i utformingsfasen.)
I IT-termer blir hver enkeltperson eller gruppe av personer som utfører den samme funksjonen, referert til som en jobbrolle, og en beskrivelse av de relevante egenskapene identifiseres i en identitet (som ofte har et tilknyttet navn for enkel referanse).
Når du har identifisert "hvem", vurderer du:
Hvilken enhet brukes? Hvor er det primære stedet for arbeidet? Er det på kontoret? Klientens sted? Fabrikk? (Vi skal drøfte dette nærmere i de neste delene.)
Hvilke andre systemer brukes regelmessig? (Det å vite dette vil være nyttig i utformingsfasen. En leder som som for eksempel "bor" i Microsoft Teams, kan ønske å få godkjenningsforespørsler der i stedet for e-post.)
Hvilken gevinst får denne personen ved å jobbe ved hjelp av appen eller ved å samarbeide med den nye prosessen?
Det siste punktet er svært viktig, fordi det kan være protester eller nøling fra personene som er involvert i prosessen, før eller etter trinnene som håndteres av appen. Dette kan føre til at appen ikke blir brukt på grunn av mangelen på samarbeid.
Tips
Det er viktig å vite hvem som blir påvirket av en endring i en forretningsprosess. Identifiser hvem som skal bruke appen, og hvem som blir berørt av denne endringen, selv om de ikke bruker appen.
Tips
Når du går gjennom analysen for informasjonen du kanskje ikke kjenner til, er det lurest å snakke med personen og få perspektivet deres. Du kan lage en antakelse om hvordan de gjør arbeidet, men det er utrolig hvor mye du kan lære i en rask samtale, ikke bare hvordan de gjør det i dag, men hvordan de foretrekker å gjøre det i fremtiden.
Hvor ofte utføres arbeidet?
Skriv også ned hvor ofte oppgaven utføres. Daglig, ukentlig, av og til, årstidsbasert?
En app som brukes daglig, har forskjellige utformingshensyn enn en som bare brukes av og til. (Den første må for eksempel kanskje være strømlinjeformet, og at den siste må kanskje inkludere mer forklarende tekst.)
Hvor utføres arbeidet?
Når du vurderer hver person som bidrar til å løse problemet, må du tenke på hvordan de gjør arbeidet:
Er dette noe de gjør på pulten?
Fungerer de på et bestemt sted i felten?
Flyttes de fra sted til sted i felten?
Det kan være lurt å forstå hvordan hver av brukerne arbeider, slik at løsningen du oppretter, fungerer for dem.
Kommer dette til å være en mobilapp?
Kommer dette til å være en skrivebordsapp?
Skal det være både mobil- og skrivebordsversjoner?
Tilkoblingshensyn
Når hver arbeider utfører sin del av prosessen, kan de koble til?
Er de i felten der det ikke finnes noen tilkobling? Kan brukeren arbeide med den automatiske løsningen for å fange opp dataene i sanntid og få dataene til å synkroniseres når de oppretter en tilkobling?
Hva trenger de andre deltakerne i prosessen å vite (hvis noe) mens personen som utfører dette trinnet, er frakoblet?
Hvis du forstår dette, blir det enklere å finne ut om du trenger prosesser som fanger opp data lokalt, slik at brukeren kan bli "frakoblet" mens de utfører en del av prosessen, og deretter synkronisere resultatene når de kobler til på nytt.
Enhetsvurderinger
Når du forstår hvordan hver bidragsyter for å løse problemet arbeider, er det også viktig å vite hvilke enheter de arbeider med. Hvis en arbeider er i felten og bare arbeider på telefonen eller et nettbrett, er det godt å vite dette når du skal definere hvordan skjermbilder skal se ut og fungere. Hvis alle bidrags yterne er på en stasjonær eller bærbar datamaskin, kan du ta forskjellige utformingstilnærminger. Du kan bygge løsninger for stasjonære og mobile løsninger som fungerer sammen.
Eksempel: Identiteter for reiseregningsprosessen
Dette er rolletypene, arbeidsmalene og preferansene vi fant da vi så på reiseregningsprosessen vår.
Lee – selger
Nær sagt alltid på farten
Foretrekker å arbeide med et nettbrett når han møter med kunder
Har ikke alltid Internett-tilkobling, og må derfor kunne arbeide frakoblet
Foretrekker å registrere egne utgifter og kvitteringer så snart som mulig
Nick – salgsleder
Nær sagt alltid på farten
Trenger bare en berøringsskjerm
Krever frakoblet støtte for eksterne steder
Ansvarlig for godkjenning av reiseregningene for alle sine direkte underordnede
Shawna – kundestøtte
Bruker hovedsakelig en stasjonær datamaskin
Vanligvis påløper utgifter for teammoralen, og hun må identifisere de ansatte som er inkludert
Rebecca – revisor
Må samhandle med alle ansatte på alle steder
Har av og til reiseutgifter
Bruker i hovedsak en stasjonær datamaskin, men foretrekker å bruke mobiltelefonen
Har vanligvis tilgang til Internett
Ansvarlig for å sørge for at de ansatte generelt overholder rapporteringsprosedyrer
Abhay – regnskapsfører
Må kunne gå gjennom alle reiseregninger og kvitteringer
Ansvarlig for å sikre samsvar for hver reiseregning
Håndterer et stort arbeidsvolum, må kunne behandle informasjon raskt
Må kunne rapportere om hvordan utgifter skal balanseres opp til budsjettet
Charlotte – økonomisjef
Må holde et øye med det samlede utgiftsbudsjettet og hjelpe seksjonslederne med å holde seg innenfor budsjettet
Reiser til flere kontorer, har eksterne møter og konferanser og må registrere sine egne utgifter
Arbeider fra kontoret, eksternt og hjemmefra ved hjelp av ulike enheter — stasjonær datamaskin, telefon og nettbrett
Er ikke alltid koblet til Internett
Da vi så spesifikt på trinn 1 i prosessen (opprette reiseregningsrapporten), var det dette vi dokumenterte.
Oppgave 1: Opprette en reiseregningsrapport
| Hvem gjør dette? | Alle ansatte |
| Hvor utføres arbeidet? | På kontoret, på klientsteder eller på farten |
| Når utføres arbeidet? | Ad hoc. Noen ansatte gjør dette minst ukentlig. Det gjøre det kanskje én eller to ganger i året. |
| Tilkoblet eller frakoblet? | Dette utføres for øyeblikket på papir, men teamet ønsker å utføre det digitalt. Dataregistrering kan utføres frakoblet når ingen tilkobling er tilgjengelig. Selgere ønsker ikke å være nødt til å være tilkoblet for å starte registrering av kvitteringer og utgifter. (De kan for eksempel velge å gjøre dette på flyturen hjem.) |
| Enheter? | Telefon, nettbrett, bærbar datamaskin eller stasjonær datamaskin |
Obs!
Kan du fortelle oss om språkinnstillingene for dokumentasjonen? Ta en kort undersøkelse. (vær oppmerksom på at denne undersøkelsen er på engelsk)
Undersøkelsen tar rundt sju minutter. Det blir ikke samlet inn noen personopplysninger (personvernerklæring).