Oppretter eller redigerer de data?
Hvis du forstår oppgavene i dette trinnet, blir det enklere for deg å svare på om løsningen må registrere data. I så fall, hvilke data må registreres? Her er noen ting du må vurdere for hvert dataelement som registreres av løsningen.
Finnes det et eksisterende skjema?
Brukes det et gjeldende papirskjema eller elektronisk skjema til å registrere disse dataene i dag? Et slikt skjema kan fungere som et flott startpunkt, på samme måte som du tenker på oppsettet til skjermer og hvordan dataene blir registrert.
Du bør også tenke kritisk på skjemaet:
Skal dataelementene presenteres i en annen rekkefølge som er mer på linje med hvordan du registrerer dem?
Kan skjemaet deles opp i separate, mindre skjemaer som tillater at deler av prosessen skjer parallelt, og ikke stykkevis?
Hvilke data registreres?
Hva er dataene som registreres? Hva kalles de? Er dette det virkelige navnet fra datakilden eller et vanlig navn som brukes i denne delen av virksomheten? Det kan hende du må tilordne datanavnet i datakilden til det "brukervennlige" navnet brukerne kjenner til.
Finnes det et hierarki for dataene? Hver reiseregning kan for eksempel ha flere utgifter, og enkelte utgiftstyper krever tilleggsinformasjon.
Hvilke data opprettes fra en formel eller beregning?
Er det beregninger som utføres for å opprette dataene? Hvis ja, må det beregnede resultatet lagres, eller vises det bare når du bruker appen? Data som kan beregnes på nytt (for eksempel totalsummer eller antall for varer), er kanskje ikke nødvendig å lagre.
Den unike ID-en for en reiseregning blir for eksempel opprettet ved hjelp av dagens dato og navnet på den ansatte. Den må lagres, slik at den aldri endres. Vi beregner også delsummer og totalsummer for utgifter, men fordi disse kan beregnes på nytt når som helst fra andre data i rapporten, er det ikke nødvendig å lagre dem separat.
Er dataene obligatoriske?
Er disse dataene obligatoriske for å fullføre prosessen for dette trinnet i prosessen? Hvis de er obligatoriske, hvorfor? Kreves det bare data i enkelte situasjoner?
Hvilken type data er det?
Hvilken type data registreres?
Friformtekst: Er det en fast lengde som er tillatt? Er oppføringen for dette feltet avhengig av et annet felt (for eksempel en tilknyttet feltverdi, for eksempel alternativet Annet på en rullegardinmeny)? Finnes det en standardoppføring som må fylles ut? Er teksten avledet fra andre data?
Tall: Er det en prosentverdi? Er det et heltall? Kreves det et bestemt antall desimalposisjoner? Finnes det et fast minimum eller maksimum som tillatt for dette tallet? Er dette tallet avhengig av et annet tall (for eksempel at de ikke kan være større enn eller mindre enn en annen oppføring)? Finnes det et standardtall som må angis, eller et tall som beregnes basert på andre oppføringer?
Datoer: Hvilket format må brukes for datoen? Skal det inneholde både dato og klokkeslett? Finnes det regler for datoen (minimum eller maksimum, kan ikke være før i dag)? Beregnes det (for eksempel "sju dager fra i dag")? Finnes det en standarddato som må fylles ut?
Alternativer: Skal svaret begrenses til et bestemt sett med svar? Hva er gyldige svar? Er svarene avhengig av et annet dataelement? Finnes det et standardvalg eller en standard basert på et annet dataelement? Tillater du bare at ett enkelt valg kan velges, eller kan flere valg velges samtidig?
Bilder eller video: Skal det tas et bilde, eller skal det spilles inn en video? Blir bildet tatt eller videoen spilt inn med et kamera på brukerens enhet? Er dette et bilde eller en video som kommer inn via e-post? Skal kunstig intelligens kjøres på dette bildet (for eksempel registrere elementer i bildet)?
Hvor legger du inn dataene i dag?
Når du løser dagens forretningsproblemer, hvor blir dataene hentet inn fra? Går de tilbake til et eksisterende system? Legges de inn i et regneark? Blir de registrert i det hele tatt?
Hvis dataene ikke allerede lagres digitalt, oppretter du et datarepositorium for dem, slik det beskrives i Hvor er dataene?
En annen ting du bør vurdere, er om disse dataene kan være nyttige for andre prosesser i organisasjonen. Kan andre prosesser automatiseres hvis disse dataene er tilgjengelige for dem?
Bruker noen disse dataene senere i prosessen?
Finnes det et trinn senere i prosessen som bruker disse dataene? Hvordan bruker de disse dataene? Hvis disse dataene var tilgjengelige tidligere i prosessen, kunne en prosess lenger ned linjen komme i gang tidligere eller kjøre parallelt?
Noen ganger automatiserer en prosess å redusere den totale tiden for å løse forretnings problemet fordi data blir tilgjengelig tidligere, og andre deltakere som arbeider med å løse problemet, kan fungere raskere. Dette kan bidra til forretnings verdien som automatiserer forretnings prosessen.
Kan andre personer dra nytte av disse dataene utenom denne prosessen?
Finnes det et annet team eller en annen prosess som kan bruke dataene som registreres i denne prosessen? (Ikke et senere trinn i prosessen, men en prosess andre steder i virksomheten som kanskje registrerer den samme informasjonen, eller som kanskje kan bruke denne informasjonen?)
Forretningsbrukere tenker av og til innenfor grensene i forhold til hva de gjør fra dag til dag. Hvis du går tilbake til et trinn, kan du se muligheter for å utvide disse dataene til andre prosesser som kan automatiseres? I mange tilfeller er prosesser manuelle fordi en prosess i et annet område ikke kan hente inn data. Nå som denne prosessen automatiseres, finnes det en mulighet for at andre prosesser kan basere seg på denne?
Eksempel: Oppretting av reiseregningsdata
Her er noen av dataelementene i regnearket for registreringsprosessen for reiseregningen.
| Datanivå | Dataelement | Elementtype | Redigerbart? | Format tillatt | Validering | Standard/beregning |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reiseregning | Reiseregningsnummer | Tekst | Nei | Kan ikke være tomt | "EXP" + dato (ÅÅÅÅMMDD) + bruker-ID | |
| Utgiftselement | Utgiftsdato | Date | Ja | MM-DD-ÅÅÅÅ | Kan ikke være i fremtiden | |
| Utgiftselement | Utgiftstype | Valg | Ja | Velg fra listen: reise, måltid, hotell, transport, parkering, forsyninger | Kan ikke være tomt | |
| Utgiftselement | Mengde | Antall | Ja | ###,###.## | Kan ikke være tomt, kan være negativt | |
| Utgiftselement | Kvittering | Bilde | Ja | JPG, PNG | Obligatorisk hvis beløpet er større enn $ 74,99 | |
| Utgiftselement | Refunderbart | Ja/nei | Ja | Ja/nei | Standardverdien er Nei | |
| Utgiftsdetalj | Navn på gjest | Tekst | Ja | Alt | Obligatorisk for en utgift av typen Måltid der beløpet er større enn $ 75 |
I dette eksemplet registreres tre nivåer med data. (Dette blir svært viktig i utformingsfasen for både skjerm og datalagring.)
Reiseregning: Disse elementene registreres én gang for den samlede reiseregningen.
Utgiftselement: Disse elementene registreres for hver utgift som rapporteres i denne reiseregningen. Flere utgiftselementer kan tilknyttes samme reiseregning.
Utgiftsdetalj: Disse elementene er knyttet til de bestemte utgiftselementene Måltid og Hotell, og hjelper deg med å analysere disse to utgiftstypene. Hvis et utgiftselement er Måltid, kreves Navn på gjest og Gjestens bedrift. Hvis utgiftselementet er Hotell, kreves Utgiftstype og Beløp, og beløpet for hver av disse oppføringene må være lik beløpet for utgiftselementet.
Data som skal vises i appen, men ikke lagres noen steder, er disse beregningene underveis:
Summere utgiftselementene i en reiseregningstotal
Summere utgiftsdetaljene i en utgiftselementtotal
Telle antall oppføringer i reiseregningen
Bestemme om den reiseregningstotalen er over godkjenningsgrensen for avsenderens leder
Dataene som registreres i løpet av reiseregningsprosessen, må til slutt posteres i økonomisystemet. Selve reiseregningene lagres imidlertid ikke på nettet, men bare på papir. Derfor er det ingen eksisterende systemer der vi kan legge inn disse dataene. Vi må opprette et.
Ved å registrere alle disse utgiftsdataene digitalt kan vi bruke dem i fremtidige analyser. Hvis alle ansatte for eksempel holder seg på det samme hotellet når de er på reise, kan innkjøpsavdelingen hente ut utgiftsdataene og potensielt forhandle bedre priser. Vi skal notere dette i prosjektplanen vår.
Obs!
Kan du fortelle oss om språkinnstillingene for dokumentasjonen? Ta en kort undersøkelse. (vær oppmerksom på at denne undersøkelsen er på engelsk)
Undersøkelsen tar rundt sju minutter. Det blir ikke samlet inn noen personopplysninger (personvernerklæring).