Forutsetninger for implementering og planlegging av utrulling
Som forutsetning for vellykket Dynamics 365 Guides-utrulling i regulerte bransjer anbefaler vi at du definerer følgende elementer i de innledende fasene av implementeringen:
- Guides-brukerreisen
- datamodellen
- systemintegreringer og gjenbruk
- varslinger
Vurder disse fire elementene tidlig i prosessen fordi de har betydelig påvirkning på den helhetlige implementeringsprosessen og mulighetene for fremtidig utvikling.
Guides-brukerreisen
Vi anbefaler at du tilrettelegger en serie interne interessentseminarer for ansatte med berøringspunkter for standard operasjonsprosedyrer. Gruppen interessenter bør omfatte, men ikke være begrenset til, forfattere av standard operasjonsprosedyrer, digitale opplæringskonsulenter, forretnings- og IT-kvalitetsansvarlige, Microsoft Power Platform-medarbeidere fra IT og operatører.
Formålet med seminarene er å motta inndata for interessenter om de aktuelle trinnene og rollene som er involvert i opprettingen av en veiledning til den er arkivert, og å identifisere potensielle problemområder i livssyklusen. Når denne informasjonen er tildelt i en detaljert brukerreise, hjelper det deg med å utforme riktig miljøstruktur og flyten av veiledninger mellom miljøer, og å velge de riktige rollene som skal knyttes til hvert miljø. Det hjelper deg også med å identifisere eksisterende systemer som organisasjonen kan benytte seg av, og prosesser som organisasjonen kan bruke på nytt eller forenkle.
datamodellen
En datamodell gir en plan som viser hvor data kommer fra, hvilket format de har, hvordan de lagres og brukes, og hvilke kontroller som er aktivert. Det er viktig at du definerer datamodellen tidlig i implementeringsprosessen. Du bør forberede en datamodell hvis du planlegger å automatisere prosessene i fremtiden og derfor forventer å gjøre systemintegreringer. Forberedelse omfatter å sikre at datamodellen samsvarer med datafeltene og ID-ene med det fremtidige integreringssystemet. På denne måten sikrer du at data kan kobles til.
Vi anbefaler også at datamodellen angir revisjonskravene, for eksempel hvilke dataelementer som skal spores, hvor ofte dataelementer skal revideres og hvem som har myndighet til å gjøre dataendringer. Denne informasjonen hjelper organisasjonen med å sikre et riktig revisjonsspor.
systemintegreringer og gjenbruk
Systemintegrering er prosessen med å samle separate systemer og komponenter i ett enkelt, felles system. Du bør vurdere det når du skal skalere Guides. Du kan for eksempel finne ut om det er relevant å koble Guides til eksisterende systemer, for eksempel et kvalitetsstyringssystem eller et opplæringssystem.
Vi anbefaler at du i utgangspunktet håndterer kommunikasjon mellom systemer (f.eks. mellom Microsoft Power Platform og et kvalitetsstyringssystem) manuelt. Hvis du identifiserer manglende datafelter i et av systemene, er det enklere å korrigere dette problemet manuelt enn ved å bruke en automatisert prosess gjennom en integrering. På denne måten kan du oppdage og korrigere alle småfeil som kan oppstå under implementeringen, før du konfigurerer den automatiserte integreringen.
Vi anbefaler at du planlegger integreringer tidlig i implementeringsfasene. Selv om integreringer kan utvikles i en senere fase, gjør det arbeidet betraktelig enklere hvis datamodellen er klargjort på forhånd.
For skalering over tid anbefales automatisert systemintegrering. Fordi den erstatter manuelle kontroller med automatiserte kontroller, gjør denne typen systemintegrering ting mer robust.
Varslinger
Når du oppretter en veiledning, er det flere roller involvert i de ulike trinnene i livssyklusen til innholdet. Hvis du vil sikre at du overholder valideringskravene, og at prosessen kjøres problemfritt, er det viktig at de riktige rollene varsles til rett tid. Hvis for eksempel en veiledning venter på godkjenning i et valideringsmiljø, bør kvalitetsansvarlig varsles umiddelbart. Disse varslingene kan konfigureres som e-poster, varsler eller det som passer best for organisasjonens systemer. Organisasjonen bør sikre at det finnes en velfungerende flyt blant systemene og blant rollene som er involvert i livssyklusen til innholdet. Vurder å dra nytte av eksisterende varslingsflyter som allerede fungerer og er kjent for brukere.