Planlegge for engangsleverandører i offentlig sektor
Denne artikkelen forklarer hvordan du klargjør for import og oppretting av flere engangsleverandører og -fakturaer.
Hvis du planlegger masseimport av leverandør- og fakturainformasjon, oppretter du vanligvis først en datafil i regnearkformat og lagrer den i CSV-format (kommadelte verdier).
- Siden komma brukes til å skille feltene i en CSV-fil, må du ikke bruke komma i teksten til en oppføring. Hvis du for eksempel vil angi et firmanavn for "Smith, Smith og Jones", angir du det som Smith Smith og Jones.
- Hvis du ikke angir verdier for felt på denne siden, bruker de nylig opprettede leverandørkontoene verdier fra engangsleverandørprofilen som det refereres til på siden Leverandørparametere . Hvis betalingsmåten for eksempel er satt til Se etter engangsleverandørprofilen på siden Leverandørparametere , blir denne betalingsmåten også angitt for engangsleverandørene du legger til.
- Nummerserien Engangsleverandørkontoer brukes til å tilordne engangsleverandørkontoene og må ikke settes til Kontinuerlig for denne tjenesten. Fakturaer genereres med utkast. Før du oppretter betalingsforslag for betaling, må du postere fakturaene.
Tabellen nedenfor viser feltene som importfilen må inneholde. Hver feltetikett tilsvarer en kolonneoverskrift i et regneark, og hver regnearkrad inneholder dataene for hver aktuelle kolonne.
Leverandør-delen
| Felt | Detaljer |
|---|---|
| Posttype | Person eller organisasjon |
| Fornavn | (Hvis oppføringstypeverdien er Person) |
| Mellomnavn (valgfritt) | (Hvis oppføringstypen er Person) |
| Etternavn | (Hvis oppføringstypen er Person) |
| Navn på leverandør | (Hvis oppføringstypen er Organisasjon) |
| Gruppere | Grense på ti tegn |
| Land/område | Grense på ti tegn |
| Postnummer | |
| Gate | |
| By | |
| By | |
| Føderalt skatte-ID (valgfritt) | (Bare USA) 1099-nummer |
| Type avgifts-ID | (Bare USA) Verdier kan være Ukjent, Arbeidsgiveridentifikasjonsnummer , Personnummer , Individuelt skattebetaleridentifikasjonsnummer ellerVedtatt skattebetaleridentifikasjonsnummer . Merk: Hvis ingen føderal avgifts-ID er angitt, skal dette feltet settes til Ukjent. |
| Bankkonto (valgfritt) | Bankkontonavn |
| Bankkontonummer | |
| Rutingnummer (valgfritt) | |
| SWIFT-kode (valgfritt) | Også kjent som BIC (Bank identifier code) |
| IBAN (valgfritt) | Internasjonalt bankkontonummer, grense på 34 tegn |
Faktura-delen
| Felt | Detaljer |
|---|---|
| Fakturanummer | Fakturanummer, grense på 20 tegn |
| Fakturabeskrivelse (valgfritt) | |
| Posteringsdato (valgfritt) | Datoformat |
| Fakturadato | Datoformat |
| Forfallsdato (valgfritt) | Datoformat |
| Linjenummer | |
| Varenummer (valgfritt) | Grense på 20 tegn Obs!: Hvis det ikke er angitt varenummer, må du oppgi verdier i feltene Innkjøpskategori og Innkjøpskategorihierarki . Hvis det ikke er angitt noen innkjøpskategori og innkjøpskategorihierarki, må du angi en verdi i feltet Varenummer . |
| Elementnavn (valgfritt) | Grense på 60 tegn |
| Innkjøpskategorihierarki (valgfritt) | Obs!: Hvis du angir en verdi for dette feltet, er feltet Innkjøpskategori også obligatorisk. |
| Innkjøpskategori (valgfritt) | Obs!: Hvis du angir en verdi for dette feltet, er feltet Innkjøpskategorihierarki også obligatorisk. |
| Antall (valgfritt) | |
| Enhet (valgfritt) | Grense på ti tegn |
| Nettobeløp for linje | Desimalverdier er tillatt. |
| Enhetspris (valgfritt) | Desimalverdier er tillatt. |
Distribusjoner-delen
| Felt | Detaljer |
|---|---|
| Antall | Regnskapsdistribusjonslinjenummer |
| Finansdimensjoner | Hvis filen du importerer, har finansdimensjoner, må du inkludere alle finansdimensjonene med riktig navngiving, ellers vises en feilmelding om at finansdimensjonen er ugyldig. Deretter må du enten korrigere finansdimensjonene eller fjerne kolonnene fra filen. |
| Prosent | Desimalverdier er tillatt. |
Hva gjør jeg nå?
Når du har definert forutsetningene du trenger, kan du se Engangsleverandører i offentlig sektor.