Ett bilag
Viktig
Deler av eller all funksjonalitet som er nevnt i denne artikkelen, er tilgjengelig som en del av en forhåndsversjon. Innholdet og funksjonaliteten kan bli endret. Hvis du vil ha mer informasjon om forhåndsversjoner, kan du se Tilgjengelighet av serviceoppdatering.
Hva er Ett bilag?
På grunn av fleksibiliteten i finansjournaler kan du angi ett enkelt bilag som representerer én transaksjon, men som har flere kunder, leverandører, anleggsmidler, prosjekter eller bankkontoer. Microsoft refererer til denne funksjonaliteten som Ett bilag. Scenarioene med ett bilag inkluderer ikke transaksjoner som kun inkluderer finanskontoer. Disse transaksjonene posteres til økonomimodulen, og ikke til underfinansjournaler som kunder, anleggsmidler og bank.
Det finnes to kategorier av Ett bilag-eksempler:
Bilaget inneholder flere transaksjoner som ble registrert som én enkel transaksjon. Her er noen av de mulige eksemplene:
- Flere leverandørbetalinger registreres på hver linje (ingen motkonto brukes), og motpostering av betalingssummen til en bankkonto angis på én linje. Betalingsoppsummering utføres for å oppdatere bankunderregnskapet som et summert beløp som samsvarer med bankkontoutdraget. Hver leverandørtransaksjon registreres imidlertid fremdeles detaljert i underregnskapet for leverandører. Det samme scenarioet finnes også på kundebetalingssiden.
- Flere anleggsmidler anskaffes i ett enkelt bilag. Denne fremgangsmåten brukes ofte når du angir startsaldoer for Anleggsmidler-modulen.
Bilaget inneholder én transaksjon som påvirker flere ikke-finanskontotyper. Her er noen av de mulige eksemplene:
- Bankoverføringer
- Motregning av leverandør-/kundesaldoer (samme part)
- Overføring av saldoer fra kunde A til kunde B
- Leverandørfakturaer som har flere linjer som inneholder anleggsmidler eller prosjekter
De forrige eksemplene for hver kategori representerer gyldige forretningskrav. Noen ganger kan ikke forretningskravene oppfylles på noen annen måte: Organisasjonen må angi transaksjonene som Ett bilag. Andre ganger finnes det imidlertid andre gyldige måter å oppfylle forretningskravene på: Transaksjonene kan angis på en annen måte eller ved å bruke en annen funksjon.
Problemer med Ett bilag
Bruk av Ett bilag-funksjonalitet til å møte forretningsbehov kan forårsake problemer. Diverse prosesser, transaksjonsannulleringer og forespørsler/rapporter krever transaksjonsdetaljer. Disse detaljene kan ikke fastslås basert på den gjeldende datamodellen hvis flere transaksjoner angis i sammendraget i ett enkelt bilag. I tillegg kan ikke detaljene alltid fastslås tydelig hvis transaksjonstypen som registreres, er ukjent. Denne begrensningen forårsakes av fleksibiliteten i journalene, spesielt når de angis i økonomijournalen på nytt.
Noen scenarioer kan fortsatt fungere riktig, avhengig av konfigurasjonen til organisasjonen. Her er områder der du kan oppleve problemer:
Utligning – Hvis det finnes mer enn én leverandør eller kunde på et bilag, kan regnskapet som ble opprettet ved utligning, være feil tilordnet finansdimensjoner. Hvis du vil ha mer informasjon om problemer som kan oppstå under utligningen, kan du se Enkelt bilag med flere poster for kunde eller leverandør. Utligningsytelsen påvirkes i stor grad av antallet fakturajournallinjer som bruker Ett bilag. Tiden som kreves for utligning og betalingspostering, forventes å øke eksponentielt jo mer fakturajournallinjer bruker Ett bilag.
Avgiftsberegning – Hvis det finnes flere bilag, eller hvis det finnes en kunde på et bilag, kan avgiftsberegningen være feil.
Tilbakeføring av transaksjoner – Hvis det finnes mer enn én underfinanskontotype på et bilag når én enkelt underfinanstransaksjon tilbakeføres , kan det hende at det posteres en feil regnskapsoppføring for tilbakeføringen i økonomimodulen. Hvis du for eksempel anskaffer flere anleggsmidler i ett enkelt bilag og tilbakefører anskaffelsen av ett av anleggsmidlene, vil finansregnskapet være feil for tilbakeføringen.
Rapportering og forespørsler – Hvis du tar med flere kontotyper for underregnskap (for eksempel Leverandør og Kunde) på et bilag, viser rapporter/forespørsler bare den første kontoverdien som blir funnet.
La oss for eksempel si at du posterer følgende leverandørfaktura med flere linjer. Den inneholder fire prosjekter som representerer "linjene" på fakturaen. Denne fremgangsmåten er et felles forretningskrav for organisasjoner som bruker journaler i stor grad.
Tre av de fire prosjektene posteres til samme hovedkonto (601500). Hvis du åpner regnskapskildeutforskeren for å vise detaljer om posterte transaksjoner for denne hovedkontoen, vil du se at prosjekt-ID-en for alle de tre linjene er 000057. Denne virkemåten er en kjent begrensning for Ett bilag. Detaljene vil ikke koble hver linje til det riktige prosjektet i journalen på riktig måte. I stedet vil den første kontoverdien som blir funnet, alltid vises i rapporter og i forespørsler.
Angi en transaksjon som Ett bilag
Hvis du vil angi transaksjoner som Ett bilag, kan du gå til Økonomimodul > Finansoppsett > Parametere for økonomimodul. Gå deretter til Finans-fanen og angi alternativet Tillat flere transaksjoner i ett bilag til Ja.
Du kan angi en Ett bilag-transaksjon på siden Journalnavn ved å sette feltet Nytt bilag til en av følgende verdier:
- Bare ett bilagsnummer – Hver linje du legger til i journalen, blir tatt med i det samme bilaget, og linjene inneholder flere kunder, leverandører, banker, anleggsmidler eller prosjekter.
- I forbindelse med saldo – Angi et bilag med flerelinjer der det ikke er noen motkonto, og der linjene inneholder flere kunder, leverandører, banker, anleggsmidler eller prosjekter.
- I forbindelse med saldo – Angi et bilag med én linje der både kontoen og motkontoen inneholder en underfinansjournalkontotype, for eksempel Leverandør/Leverandør, Kunde/Kunde, Leverandør/Kunde eller Bank/Bank.
Krever forretningsscenarioet mitt Ett bilag?
Følgende forretningsscenarioer er identifisert som scenarioer der kunder bruker funksjonaliteten Ett bilag. Noen av forretningsbehovene kan oppfylles ved hjelp av Ett bilag. For mange andre er imidlertid alternativer tilgjengelige.
| Scenario | Beskrivelse | Nødvendig med Ett bilag? | Alternativ |
|---|---|---|---|
| Oppsummering av leverandørbetaling | En organisasjon formidler en liste over leverandører og beløp til banken. Banken bruker denne listen til å betale leverandørene på organisasjonens vegne. Hver leverandørbetaling må posteres i detalj til Leverandører, men summen av betalingene posteres til bankkontoen som et enkelt uttak. | Nr. | Per versjon 10.0.32 av Microsoft Dynamics 365 Finance finnes det en funksjon kalt Mulighet til å postere detaljerte leverandør- og kundebetalinger, men summere beløp til bankkonto. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Poster detaljerte leverandør- og kundebetalinger. |
| Sammendrag av kundebetaling | Kundebetalinger betales som et engangsbeløp på bankkontoen. Hver kundebetaling må posteres i detalj til Kunder, men summen av betalingene posteres til bankkontoen som et enkelt innskudd. | Nei | Per versjon 10.0.32 av Dynamics 365 Finance finnes det en funksjon kalt Mulighet til å postere detaljerte leverandør- og kundebetalinger, men summere beløp til bankkonto. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Poster detaljerte leverandør- og kundebetalinger. |
| Leverandør-/kundefaktura | Det angis en faktura for én enkelt kunde eller leverandør, men tilleggslinjer representerer linjene i fakturaen og har flere anleggsmidler eller prosjekter. | Ja | |
| Forskuddsbetaling for kundebetalingsjournal som har avgifter på flere "linjer" | En kunde gjør en forskuddsbetaling for en ordre. Linjene i ordren har forskjellige avgifter. Kundebetalingen for forskuddsbetaling må inneholde kunden på flere linjer, slik at avgifter kan beregnes for hver linje. | Ja | |
| Kunderefusjon | Hvis refusjonens periodiske oppgave kjøres fra Kunder, opprettes det en transaksjon for å flytte saldoen fra en kunde til en leverandør. Leverandøren er den samme parten som kunden. | Ja | |
| Vedlikehold av anleggsmiddel: oppsamlingsavskrivning, deling av et anleggsmiddel og beregning av avskrivning ved avhending | Både oppsamlingsavskrivning, deling av et anleggsmiddel og beregning av avskrivning ved avhending av anleggsmidler brukes til å opprette ett enkelt bilag. | Nei | Per versjon 10.0.21 av Finance bruker anleggsmiddeltransaksjoner som er opprettet for for oppfangingsavskrivning, deling av et anleggsmiddel og beregning av avskrivning for avhending av et anleggsmiddel ulike bilagsnumre. |
| Veksel og egenveksler | Veksler og egenveksler flytter kunde- eller leverandørsaldoen fra én Kunder- eller Leverandører-finanskonto til en annen basert på statusen for betalingen. Fordi den samme kunden eller leverandøren alltid brukes i bilaget, finnes det ikke rapporteringsproblemer. | Ja | |
| Motregning | Hvis en kunde og leverandør er den samme parten, blir saldoene for leverandøren og kunden motregnet mot hverandre. Denne fremgangsmåten reduserer utveksling av penger mellom en organisasjon og kunde-/leverandørparten. | Nr. | Per Microsoft Dynamics 365 Finance versjon 10.0.40 brukes funksjonen Kunde- og leverandørmotregning. Motregningsfunksjonen oppretter automatisk to separate bilag for leverandør og kunde. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Motregn leverandør- og kundesaldoer. |
| Overfør saldoer | En organisasjon må kanskje overføre en saldo fra én leverandør til en annen, enten på grunn av en feil, eller fordi en annen leverandør har overtatt hele ansvaret. Overføringer av denne typen kan også forekomme for kontotyper som Kunde og Bank. | Ja/Nei | Saldooverføringer fra én konto (leverandør, kunde, bank og så videre) til en annen konto kan gjøres via egne bilag, og forskyvningen kan posteres til en klareringsfinanskonto. For noen organisasjoner medfører denne tilnærmingen for mye indirekte kostnader. Derfor velger de å bruke Ett bilag i stedet. |
| Utligning av flere ikke-posterte betalinger til den samme fakturaen | Dette scenariet finnes vanligvis i organisasjoner der kunder kan bruke flere betalingsmåter for å betale for innkjøp. I dette scenariet kan organisasjonen registrere flere uposterte betalinger og utligne dem mot kundefakturaen. | Nei | En ny funksjon som ble lagt til i Finance, gjør at flere uposterte betalinger kan utlignes mot én enkelt faktura. |
| Lands-/områdespesifikke funksjoner | Funksjonen Single Administrative Document (SAD) for Polen krever for øyeblikket at transaksjoner grupperes sammen, og bilagsnummeret brukes til dette formålet. Det kan være flere lands-/områdespesifikke funksjoner som krever funksjonen Ett bilag. | Ja | |
| Mekanisme for å gruppere transaksjoner fra en forretningshendelse | En organisasjon har én forretningshendelse som utløser flere transaksjoner. Regnskapsavdelingen ønsker imidlertid å vise poster sammen for enklere revisjon. Et lignende scenario er når banktransaksjoner registreres i Finance via en fil som mottas fra banken. Organisasjoner vil ofte gruppere disse transaksjonene ved hjelp av nummeret på bankkontoutdraget i filen. | Nei | Selv om gruppering av transaksjoner er et gyldig scenario, må bilagsnummeret aldri brukes til dette formålet. Bilag representerer alltid individuelle transaksjoner, aldri en gruppe transaksjoner. Transaksjoner kan i stedet grupperes ved hjelp av andre felter, for eksempel journalpartinummeret eller bilagsnummeret. |
| Registrering av startsaldoer | Organisasjoner registrerer ofte startsaldoer for underfinansjournalkontoer (leverandører, kunder, anleggsmidler og så videre) som én enkelt bilagstransaksjon. | Nei | Startsaldoer for hver underfinanskonto må angis som separate bilag. Motregningen kan posteres til en avregningsfinanskonto, som blir motregnet av startsaldoen for økonomimodulen. |
| Korrigering av regnskapsposten i et bokført dokument | Det kan hende at en organisasjon må rette finanskontoen for kunder eller leverandør for en postert faktura. Siden fakturaen er korrekt, skal den ikke tilbakeføres. | Ja/Nei | Hvis en korrigering må utføres i Kunde- eller Leverandørfinanskontoen, kan en justering gjøres direkte på finanskontoen. Denne fremgangsmåten krever at justeringen gjøres under "nedetid", slik at finanskontoen kan tillate manuell registrering midlertidig. En bakdel med denne fremgangsmåten er at leverandøren/kunden til kontoavstemmingsrapportene vil vise en forskjell som går inn og ut. Nettobeløpet er 0 (null). |
| Postering i forenklet form til økonomimodulen | Organisasjoner vil ofte postere til økonomimodulen i forenklet form for å redusere mengden data. Slike organisasjoner krever imidlertid vanligvis fortsatt at transaksjonsdetaljer opprettholdes. Når postering er utført i forenklet form til ett bilag, er ikke transaksjonsdetaljene kjent og kan ikke opprettholdes. | Nei | Fordi transaksjonsdetaljene går tapt, må ikke organisasjoner bruke Ett bilag til å postere i forenklet form hvis det kreves detaljer for rapportering. |
| "Systemet tillater det" | Organisasjoner bruker ofte funksjonaliteten Ett bilag bare fordi systemet lar dem bruke den, uten å forstå implikasjonene. | Nei | Bare det at systemet aktiverer funksjonaliteten som skal brukes, er aldri en gyldig årsak. Funksjonaliteten bør bare brukes hvis den kreves for å oppfylle et annet forretningsbehov. |
Fremtiden for Ett bilag
På grunn av problemer som kan oppstå når Ett bilag brukes, vil det bli sett nærmere på følgende alternativer.
- Nye funksjoner vil fortsette å bli lansert hvis det finnes en bedre måte å utføre et forretningsscenario på. En funksjon som for eksempel ble lansert i versjon 10.0.32 av Finance, gjør det mulig å legge inn betalinger som separate bilag, men bankkontoen oppdateres likevel i forenklet form. Etter hvert som funksjoner blir lagt til, dokumenteres de for hvert forretningsscenario i "Alternativ"-kolonnen i den forrige tabellen.
- Det kan hende at noen transaksjoner fortsetter å bli registrert via journalen i ett enkelt bilag, men tilleggsdata kan spores for å identifisere transaksjonsdetaljene riktig.
- Det kan brukes en kombinasjon av nye funksjoner, men transaksjoner for forretningsscenarioer kan fortsette å registreres i journalen ved hjelp av ett enkelt bilag.
Etter hvert som nye funksjoner introduseres, må organisasjonen fortløpende evaluere om alternativet Tillat flere transaksjoner i ett bilag på siden Parameter for økonomimodul kan slås av. Vi anbefaler at du ikke bruker Ett bilag for integreringer, med mindre funksjonen kreves for en av de dokumenterte funksjonsmanglene.
Når funksjonshullene er fylt, vil Microsoft kommunisere de nye funksjonene som skal brukes i stedet for Ett bilag. For enkelte forretningsscenarioer, for eksempel en leverandørfaktura med flere linjer, vil fortsatt Ett bilag bli brukt, men med forbedringer. Disse forbedringene vil bli kommunisert etter hvert som de leveres.