Arbeidsområde for automatisering av leverandørfaktura
Viktig
Deler av eller all funksjonalitet som er nevnt i denne artikkelen, er tilgjengelig som en del av en forhåndsversjon. Innholdet og funksjonaliteten kan bli endret. Hvis du vil ha mer informasjon om forhåndsversjoner, kan du se Tilgjengelighet av serviceoppdatering.
Denne artikkelen beskriver hvordan du konfigurerer arbeidsområdet som er relatert til leverandørfakturaer, og som viser informasjonen som er tilgjengelig via Microsoft Power BI. Leverandørfakturainformasjonen i dette arbeidsområdet er filtrert for bestemte brukere, og vises i et grafisk format.
Oversikt
Arbeidsområdet for automatisering av leverandørfaktura viser informasjon som er knyttet til behandling av leverandørfaktura. Det inneholder en Mitt arbeid-visning og en Analyse – alle selskaper-side. Mitt arbeid-visningen viser sammendragsfliser, rutenett for leverandørtransaksjoner og tilknyttet leverandørinformasjon. Siden Analyse – alle selskaper bruker funksjonene i Microsoft Power BI for å vise bilder som er knyttet til leverandørfakturaer.
Angi at arbeidsområdet skal vise Power BI-innhold
Du må fullføre oppsettet før data kan vises i Power BI-visualiseringer i arbeidsområdet for Automatisering av leverandørfaktura.
- I arbeidsområdet for funksjonsbehandling filtrerer du listen for å finne funksjonen Automatisering av leverandørfaktura.
- Velg Aktiver nå.
- Hvis du vil sikre at fakturaer kan behandles fra begynnelse til slutt uten at det kreves manuell handling, definerer du en arbeidsflyt for leverandørfaktura. Hvis du vil konfigurere en arbeidsflyt, går du Leverandører > Oppsett > Arbeidsflyter for leverandør.
- Gå til Leverandører > Oppsett > Arbeidsflyter for leverandør, og velg kategorien Automatisering av leverandørfaktura Hvis du vi ha mer informasjon, se Oppsettsalternativer for automatisering av leverandørfakturaer.
- Angi alternativet Send automatisk importerte fakturaer til arbeidsflyt til Ja.
- Hvis produktkvitteringer skal samsvares automatisk, setter du alternativet Samsvar automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer til Ja.
- Se gjennom de gjenværende, valgfrie innstillingene, og konfigurer dem i henhold til organisasjonens krav.
- Gå til Systemadministrasjon > Oppsett > Systemparametere, og angi feltene Systemvaluta og Valutakurs for system.
- Gå til Økonomimodul > Oppsett > Finans, og angi feltene Regnskapsvaluta og Type valutakurs.
- Gå til Økonomimodul > Valutaer > Valutakurser, og angi valutakursene mellom transaksjonsvalutaen og regnskapsvalutaen, og mellom regnskapsvalutaen og systemvalutaen.
- Gå til Systemadministrasjon > Oppsett > Enhetslager, og se etter Automatiseringsmål for leverandørfaktura. Velg Oppdater.
Hvis du vil vise informasjonen som vises i arbeidsområdet, må du ha sikkerhetsrollen Regnskapssjef leverandørreskontro eller Regnskapsassistent.
Mitt arbeid-visning
Firmavalg
Når funksjonen Automatisering av leverandørfaktura er aktivert, vises Firma-feltet øverst i arbeidsområdet. Valget i Firma-feltet påvirker alle opplysningene som vises i arbeidsområdet. Som standard viser visningen informasjon for firmaet du logget deg på. Hvis du velger et annet firma i Firma-feltet, kan du vise informasjon for dette firmaet på arbeidsområdet. Du kan deretter velge en flis i arbeidsområdet for å gå til den tilknyttede siden i det valgte firmaet.
Sammendrag-fliser
Flisene i delen Sammendrag av utestående fakturaer i Mitt arbeid-visningen gir en oversikt over statusen til leverandørfakturaene. Du kan vise journaler som ennå ikke er bokført og fakturaer som er på vent. I tillegg er det fire fliser som er knyttet til funksjonen for automatisering av leverandørfaktura:
- Manuell kvitteringskamp nødvendig
- Samsvarende validering ikke vellykket
- Fakturaer som ikke er sendt til arbeidsflyt
- Fakturaer som ikke importeres
(Disse fire flisene krever at funksjonen for automatisering av leverandørfaktura er aktivert i Funksjonsbehandling.)
Hvis du vil bruke flisen Gjenopprett leverandørfakturaer, må du aktivere funksjonen i Leverandørparametere. Gå til Leverandører > Leverandørparametere, og deretter, i kategorien Faktura, angir du alternativet Tillat gjenoppretting av leverandørfaktura til Ja.
Når funksjonen er slått på, vil du også se tre fliser gruppert på arbeidsområdet i en del som kalles Journaler. Flisene har tittelen Journaler, Journaler - tilordnet til meg og Fakturapulje.
Informasjonen i delen Sammendrag av utestående fakturaer er for firmaet som er definert som standardfirma for påloggingen.
Oppretting av nye poster
Hvis du vil opprette en ny fakturapost, velger du Ny, og deretter velger du én av følgende oppføringstyper i listen:
- Leverandørfaktura
- Fakturajournal
- Global fakturajournal
- Ankomstregistrering
- Fakturagodkjenning
Legg merke til at posten du oppretter, er basert på firmafilteret, ikke firmaet du er logget på. Du er for eksempel logget på UMSF-firmaet, men firmafilteret er satt til GBSI. Når du velger Ny i dette tilfellet, og deretter velger en posttype i listen, opprettes posten i GBSI-firmaet.
Rutnett for dokumenter som ikke er fakturert
Delen Dokumenter som ikke er fakturert, inneholder rutenett som viser dokumenter som venter på leverandørfakturaer.
Rutenettet Åpne bestillinger viser alle bestillinger som ennå ikke er fullstendig fakturert. Du kan bruke Fakturer nå-knappen til å opprette en leverandørfaktura for en bestilling. Du kan bruke Forskuddsbetalt faktura nå-knappen til å opprette en forskuddsbetalt faktura for en bestilling.
Rutenettet Produktkvitteringer viser alle transaksjonene for kjøpsmottak som ennå ikke er fullstendig fakturert. Du kan bruke Fakturer nå-knappen til å opprette en leverandørfaktura for en bestilling.
Rutenettet Ventende leverandørfakturaer viser alle leverandørfakturaer som ikke er sendt til arbeidsflytsystemet. Du kan bruke Søk-feltet og/eller firmafilteret til å søke etter en bestemt leverandørfaktura. Du kan bruke Rediger-knappen til å redigere en transaksjon som vises i rutenettet.
I rutenettet Søk etter bestilling kan du bruke søke-feltet til å søke etter en bestemt bestilling.
Beslektet informasjon
Du kan vise informasjon om posterte fakturaer ved hjelp av koblingene på høyre side av arbeidsområdet. Disse koblingene omfatter Åpne leverandørfakturaer, Fakturajournal og Fakturahistorikk og samsvarende detaljer. I Leverandører-delen kan du få tilgang til en filtrert liste som viser alle leverandører som er på vent, eller du kan bruke koblingen Alle leverandører. Alle bestillinger og Åpne forskuddsbetalinger er også tilgjengelige.
Siden Analyse – alle firmaer
Når alternativet Send automatisk importerte fakturaer til arbeidsflyt er satt til Ja på siden Leverandørparametere, kan du vise automatiseringsanalyse. Siden Analyse – alle firmaer inneholder viktige mål, for eksempel leverandørfakturaer som er under godkjenning av godkjenner og firma. Denne siden inneholder fem rapportsider. Én side gir en oversikt, og de andre sidene inneholder opplysninger om mål for leverandørautomatisering.
Tabellen nedenfor viser visuaiseringene som er tilgjengelig på hver rapportside.
| Rapportside | Visualiseringer |
|---|---|
| Oversikt over leverandørfaktura |
|
| Automatiseringsstatus |
|
| Fakturaer som ikke ble importert |
|
| Årsaker til automatiseringsfeil |
|
| Arbeidsflytstatus |
|