Definere alternativer for automatisering av leverandørfaktura

Denne artikkelen beskriver alternativene som er tilgjengelige for å definere og konfigurere automatisering av leverandørfakturaer. Funksjoner for fakturaautomatisering bruker følgende typer oppsettsparametere:

• Parametere for automatisk bruk av forskuddsbetalinger i importerte fakturaer.

• Parametere for å sende importerte leverandørfakturaer til arbeidsflytsystemet og samsvare posterte produktkvitteringslinjer til ventende leverandørfakturalinjer.

• Parametere for behandling av bakgrunnsoppgaver for automatisering:

  • Sende importerte leverandørfakturaer til arbeidsflytsystemet.
  • Automatisk samsvare posterte produktkvitteringslinjer med ventende leverandørfakturalinjer.
  • Validere fakturakontroll for manuelle fakturaer som automatisk ble samsvart med produktkvitteringslinjer. Forskjellige forretningsprosesser bruker dette rammeverket til å definere hvor ofte den valgte prosessen kjører. De tilgjengelige hyppighetene for bakgrunnsprosessene Samsvar produktkvitteringen med fakturalinjer og Send leverandørfakturaer til arbeidsflyt inkluderer Time og Daglig.

Hvis du vil konfigurere eller vise informasjon om en bakgrunns oppgave, går du til Automatisering av installasjonsprosess for systemadministrasjon>og Velg kategorien Bakgrunn oppgave>.

Hvis du vil oppnå en berøringsfri automatisering fra importprosessen via postering av leverandørfaktura, må du definere en arbeidsflyt for leverandørfaktura. Hvis du vil konfigurere en arbeidsflyt, kan du gå til Leverandøroppsett>Arbeidsflyter> for leverandører. Hvis du vil sikre at fakturaen kan behandles fra start til slutt uten manuell behandling, må du inkludere en automatisk posteringsoppgave i arbeidsflytkonfigurasjonen.

Parametere for automatisk bruk av forskuddsbetalinger i importerte fakturaer

• Bruk automatisk forskuddsbetaling for importerte fakturaer – Når dette alternativet er satt til Ja , slår systemet automatisk opp eksisterende forskuddsbetalinger for en tilsvarende bestilling når leverandørfakturaer importeres. Hvis det blir funnet forskuddsbetalinger som kan brukes, legges det til en ekstra linje for å bruke forskuddsbetalingene i leverandørfakturaene som importeres.
• Blokker automatiseringsprosessen for oppfølging i tilfelle programfeil ved forskuddsbetaling – Når dette alternativet er satt til Ja, blokkeres fakturaer hvis en forskuddsbetaling ikke kan brukes. I likhet med andre automatiserte prosesser, for eksempel mottakssamsvarsprosessen og sending til en arbeidsflytprosess, henter ikke fakturaautomatiseringsprosessen blokkerte fakturaer før forskuddsbetalingen brukes manuelt.

Parametere for sending av importerte leverandørfakturaer til arbeidsflytsystemet

Spesifikke parametere brukes for å sende importerte leverandørfakturaer til arbeidsflytsystemet. I tillegg brukes noen parametere til å samsvare posterte produktkvitteringslinjer med ventende leverandørfakturalinjer. I kategorien Automatisering av leverandørfaktura på siden Parametere for leverandør er parameterne du må angi, delt mellom følgende deler:

• Arbeidsflyt for leverandørfakturaer
• Kontrollere mottakssedler automatisk

Følgende parametere er tilgjengelige:

• Send importerte fakturaer automatisk til arbeidsflyten:

  • Hvis du setter dette alternativet til Ja, sendes fakturaer automatisk til arbeidsflytsystemet hvis de har fullført jobben Match produktkvitteringer til fakturalinjer , og hvis alternativet Inkludert i automatisert behandling er valgt. Hvis du setter dette alternativet til Ja, aktiverer du en berøringsfri prosess fra importresultatene via postering. Du kan bare sette dette alternativet til Ja hvis det er angitt en aktiv arbeidsflyt for leverandørfaktura for den juridiske enheten. Hvis du vil konfigurere en arbeidsflyt, kan du gå til Leverandøroppsett>Arbeidsflyt> for leverandører.
  • Hvis du setter dette alternativet til Nei, må fakturaer sendes manuelt til arbeidsflytsystemet.

• Kontroller samsvarende produktkvitteringsstatus før arbeidsflytinnsending:

  • Hvis du setter dette alternativet til Ja, kan ikke den importerte fakturaen sendes automatisk til arbeidsflytsystemet før det samsvarende produktmottaksantallet er lik fakturaantallet.
  • Hvis du setter dette alternativet til Nei, sendes fakturaen til arbeidsflytsystemet etter at antall forsøk er nådd, selv om produktmottaksantallet ikke er lik fakturaantallet.

  Alternativet Kontroller samsvarsstatus for produktkvittering før innsending av arbeidsflyt er bare tilgjengelig hvis alternativet Aktiver validering av fakturakontroll er valgt. Når dette alternativet er valgt, settes alternativet Tilpass automatisk produktkvitteringer til fakturalinjer automatisk til Ja.

• Samsvare produktkvitteringer automatisk med fakturalinjer – Hvis du setter dette alternativet til Ja, kan bakgrunnsbehandling brukes til automatisk å samsvare posterte produktkvitteringer med fakturalinjer som en treveis samsvarspolicy er definert for. Denne prosessen kjøres enten til det samsvarende produktmottaksantallet er lik fakturaantallet, eller til verdien i feltet Antall ganger som skal forsøkes automatisk samsvar, er nådd. Prosessen kan kjøres til fakturaen sendes til arbeidsflytsystemet.

  Alternativet Tilpass produktkvitteringer automatisk til fakturalinjer er bare tilgjengelig hvis alternativet Aktiver validering av fakturakontroll er valgt. Hvis du setter alternativet Samsvar produktkvitteringer med fakturalinjer før automatisk samsvar til Ja, kan ikke dette alternativet settes til Nei. Hvis du setter dette alternativet til Nei, må du først sette alternativet Samsvar produktkvitteringer med fakturalinjer før automatisk samsvar til Nei.

• Antall ganger det skal forsøkes automatisk samsvar – Velg antall ganger systemet prøver å samsvare produktkvitteringer med en fakturalinje før prosessen mislykkes. Når det angitte antallet forsøk er nådd, fjernes fakturaen fra automatiseringsbehandlingen.

Inkludere fakturaer i automatiseringsprosessen for leverandørfaktura

Når alternativet Send importerte fakturaer automatisk til arbeidsflyt eller Tilpass automatisk produktkvitteringer til fakturalinjer er aktivert (det vil si satt til Ja), vises alternativet Inkluder i automatisert behandling i fakturahodet.

• Når en faktura importeres fra en ekstern kilde, aktiveres alternativet Inkluder i automatisert behandling automatisk. Denne virkemåten sikrer at leverandørfakturaer innlemmes i automatiseringsprosessen for leverandørfaktura, og at fakturaene ikke kan redigeres.
• For manuelt opprettede fakturaer er alternativet Inkluder i automatisert behandling deaktivert som standard. Hvis alternativet Tilpass produktkvitteringer automatisk til fakturalinjer er aktivert, er feltet Automatisk kvitteringssamsvarsstatus først satt til Ikke aktuelt. Brukere kan aktivere dette alternativet manuelt for å inkludere en faktura i automatiseringsprosessen for leverandørfaktura etter at fakturaregistreringen er fullført. Verdien i feltet Automatisk kvitteringssamsvarsstatus endres deretter til Ikke kjørt ennå. Funksjonen Inkluder manuelt opprettede fakturaer i fakturaautomatisering styrer denne funksjonaliteten.

Utelukke fakturaer fra automatiseringsprosessen for leverandørfaktura

En leverandørfaktura som er inkludert i automatiseringsprosessen for leverandørfaktura, kan utelates fra automatisering.

• Brukeren kan ekskludere fakturaen manuelt ved å deaktivere alternativet Inkluder i automatisert behandling .

• Hvis alternativet Tilpass produktkvitteringer automatisk til fakturalinjer er aktivert, utelates fakturaen fra automatiseringen under disse betingelsene:

  1. Alternativet Send importerte fakturaer automatisk til arbeidsflyt er deaktivert, og feltet Samsvarsstatus for automatisk kvittering er satt til Fullført, Mislyktes eller Ikke aktuelt.
  2. Alternativet Send importerte fakturaer automatisk til arbeidsflyt er aktivert.
  3. Fakturaen godkjennes ikke etter at den er sendt til arbeidsflytsystemet.