Konfigurere godkjenningsprosesser i en arbeidsflyt
Bruk fremgangsmåten nedenfor for å konfigurere egenskapene for godkjenningsprosessen.
Når du skal konfigurere en godkjenningsprosess i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt, høyreklikker du godkjenningstrinnet og klikker deretter Egenskaper for å åpne Egenskaper-skjemaet.
Gi navn til godkjenningsprosessen
Bruk fremgangsmåten nedenfor for å sette et navn på godkjenningsprosessen.
- Klikk på Grunnleggende innstillinger i ruten til venstre.
- I feltet Navn angir du et unikt navn på godkjenningsprosessen.
Angi når systemet skal utføre en handling med dokumentet automatisk
Du kan konfigurere systemet slik at det automatisk utfører en handling på dokumenter som oppfyller bestemte betingelser. Systemet kan for eksempel godkjenne reiseregninger med totalsummer som er mindre enn USD 100. Følg denne fremgangsmåten for å angi når systemet utfører en handling på dokumentet.
I den venstre ruten klikker du Automatiske handlinger.
Merk av for Aktiver automatiske handlinger.
Klikk på Legg til betingelse.
Angi en betingelse.
Angi flere betingelser om nødvendig.
Hvis du vil kontrollere om betingelsene du har skrevet inn, er riktig konfigurert, følger du denne fremgangsmåten:
- Klikk på Test for å åpne skjemaet Test arbeidsflytbetingelse.
- Velg en post i Valider betingelse-området i skjemaet.
- Klikk på Test. Systemet evaluerer posten for å finne ut om den oppfyller betingelsene du definerte.
- Klikk på OK eller Avbryt for å gå tilbake til Egenskaper-skjemaet.
I listen Autofullføringshandling velger du handlingen som systemet skal utføre på dokumentet.
Angi når varslinger skal sendes
Du kan sende meldinger til personer når et dokument er godkjent, avvist, delegert eller videresendt, eller når det er bedt om en endring. Følg fremgangsmåten nedenfor for å angi når meldinger skal sendes, og hvem de skal sendes til.
I den venstre ruten klikker du Varslinger.
Merk av i avmerkingsboksen ved siden av hendelsene du vil sende meldinger for:
- Delegere – Når et dokument er tilordnet til en annen bruker for godkjenning.
- Eskaler – Når den tilordnede brukeren ikke har handlet på et dokument i den tildelte tiden.
- Godkjenn – Når et dokument er godkjent.
- Avvis – Når et dokument er avvist.
- Be om endring – Når den tilordnede brukeren har bedt om en endring i et dokument som ble sendt.
Velg raden for en hendelse du valgte i trinn 2.
Klikk på fanen Varslingstekst.
I tekstboksen angir du teksten for varslingen.
Du kan tilpasse teksten ved å sette inn plassholdere som vil bli erstattet med de aktuelle dataene når de vises til brukerne. Følg denne fremgangsmåten for å sette inn en plassholder:
- Klikk på i tekstboksen der plassholderen skal vises.
- Klikk på Sett inn plassholder.
- I listen som vises, velger du plassholderen du vil sette inn.
- Klikk på Sett inn.
Hvis du vil legge til oversettelser av varslingen, klikker du Oversettelser. I skjemaet som vises, gjør du følgende:
- Klikk på Legg til.
- I listen som vises, velger du språket teksten skal angis på.
- I tekstboksen Oversatt tekst legger du inn teksten.
- Hvis du vil tilpasse teksten, kan du sette inn plassholdere.
- Klikk på Lukk.
Klikk på fanen Mottaker.
Angi hvem varslingene skal sendes til. Velg ett av alternativene i tabellen nedenfor og følg deretter de resterende trinnene for alternativet før du går til trinn 10.
Alternativ Varslingsmottakere Tilleggstrinn Deltaker Brukere som er tilordnet til en bestemt gruppe eller rolle - Når du har valgt Deltaker, klikker du Rollebasert-fanen.
- I Type deltaker-listen velger du typen gruppe eller rolle som varslingene skal sendes til.
- I Deltaker-listen velger du gruppen eller rollen som varslingene skal sendes til.
Arbeidsflytbruker Brukere som deltar i den gjeldende arbeidsflyten - Når du har valgt Arbeidsflytbruker, klikker du Arbeidsflytbruker-fanen.
- I Arbeidsflytbruker-listen velger du en bruker som deltar i arbeidsflyten.
Bruker Bestemte brukere - Når du har valgt Bruker, klikker du Bruker-fanen.
- Velg brukerne du vil sende varslinger til, og flytt deretter disse brukerne til Valgte brukere-listen.
Gjenta trinn 3 til 9 for hver hendelse du valgte i trinn 2.
Angi en endelig godkjenner
Hvis du vil kreve ekstra godkjenning hvis brukeren som sendte dokumentet, også godkjenner det, kan du angi en endelig godkjenner for godkjenningstrinnet.
- I redigeringsprogrammet for arbeidsflyt høyreklikker du godkjenningselementet og velger deretter Egenskaper for å åpne Egenskaper-skjemaet.
- Klikk på Avanserte innstillinger i ruten til venstre.
- Merk av for Bruk siste godkjenner.
- Velg en bruker som skal være den endelig godkjenneren, fra listen.
Hindre at senderen godkjenner trinn i arbeidsflyten
Følg denne fremgangsmåten for å hindre at brukere som sender dokumenter for godkjenning, fra å godkjenne dokumenter selv:
- Gå til Systemadministrasjon > Arbeidsflyt > Arbeidsflytparametere > Generelt > Godkjenner.
- Oppdater innstillingen Sperr godkjenning av innsender i arbeidsflyten til Ja.
Som standard er denne innstillingen angitt til Nei, og brukere kan godkjenne dokumentet hvis de er inkludert i godkjenningstrinnets tildelingsinnstillinger.
Hvis arbeidsflyten er satt til Sperr godkjenning av innsender og inneholder godkjenningstrinn med en endelig godkjenner, bekrefter du at den endelige godkjenneren ikke er en bruker som vanligvis sender inn dokumenter til arbeidsflyten, siden de ikke kan fullføre godkjenningen.
Angi en tidsfrist
Følg denne fremgangsmåten hvis godkjenningsprosessen må fullføres innen et bestemt tidspunkt.
Notat
Alternativene du velger her, overstyrer alternativene du valgte i områdene Tildeling og Eskalering i hvert godkjenningstrinn.
Klikk på Avanserte innstillinger i ruten til venstre.
Merk av for Angi en tidsgrense for arbeidsflytelement.
I Varighet-feltet angir du når godkjenningsprosessen må være fullført. Velg ett av følgende alternativer:
- Timer – Angi antall timer godkjenningsprosessen må fullføres. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
- Dager – Angi antall dager godkjenningsprosessen må fullføres. Deretter velger du kalenderen som organisasjonen din bruker, og angir informasjon om organisasjonens arbeidsuke.
- Uker – Angi antall uker godkjenningsprosessen må fullføres.
- Måneder – Velg dagen og uken godkjenningsprosessen må fullføres. Det kan for eksempel hende du vil at godkjenningsprosessen skal være fullført fredag i den tredje uken i måneden.
- År – Velg dagen, uken og måneden godkjenningsprosessen må fullføres. Det kan for eksempel hende du vil at godkjenningsprosessen skal være fullført fredag i den tredje uken i desember.
Hvis tidsgrensen overskrides, vil systemet gjøre noe med dokumentet. I listen Handling velger du den handlingen som systemet skal utføre.
Angi hvilke handlinger som er tilgjengelige for brukeren
Når et dokument tilordnes en bruker for godkjenning, må brukeren utføre en handling med dokument. Følg denne fremgangsmåten for å angi hvilke handlinger brukeren kan utføre med det sendte dokumentet.
- Klikk på Avanserte innstillinger i ruten til venstre.
- Merk av for Godkjenn hvis brukeren kan godkjenne dokumentet.
- Merk av for Avvis hvis brukeren kan avvise dokumentet.
- Merk av for Be om endring hvis du brukeren kan be om endringer av dokumentet.
- Merk av for Representant hvis brukeren kan tilordne dokumentet til en annen bruker for godkjenning.
Notat
Avmerkingsboksen Aktiver handlinger fra arbeidslisten i Enterprise Portal er utgått.
Konfigurere godkjenningstrinnene
En godkjenningsprosess består av godkjenningstrinn. Fullfør fremgangsmåten nedenfor for å legge til trinn i godkjenningsprosessen og konfigurere trinnene.
- Dobbeltklikk godkjenningsprosessen i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt. Redigeringsprogrammet for arbeidsflyt viser trinnene i godkjenningsprosessen.
- Hvis du vil legge til et godkjenningstrinn, kan du dra trinnet fra Arbeidsflytelementer området til lerretet.
- Hvis du vil konfigurere et godkjenningstrinn, kan du se Konfigurere godkjenningstrinn i en arbeidsflyt.