Innkrev utestående saldoer
I denne artikkelen beskriver vi funksjoner som kan hjelpe deg med å innkreve utestående saldoer fra kundene dine.
Når kundebetalinger registreres og avstemmes, involverer innkrevingsprosessen ofte et eller flere av følgende trinn for å innkreve utestående saldoer. Avhengig av hvordan du håndterer innkrevinger i bedriften din, kan Business Central hjelpe deg med å:
- Send kontoutdrag for å informere kunder om saldoer, forfalte beløp og relevante transaksjoner. Det kan for eksempel være åpne poster eller alle poster som er bokført i fjoråret/kvartalet/måneden eller en annen periode. Hvis kunder har forfalte betalinger, kan du først sende Kontoutdrag-rapporten som en påminnelse. Hvis du vil finne ut mer, går du til Utdrag.
- Send påminnelser (også kjent som purrebrev eller betalingsforespørsler) til kunder for å informere dem om forfalte beløp. Purringen kan inneholde både forfalte og åpne poster, slik at kunden også er klar over kommende forfallsdatoer. Du kan også bruke purringer til å beregne renter eller gebyrer og inkludere dem i purringen. Du kan automatisere prosessene for oppretting, utstedelse og bokføring av purringer. Hvis du vil finne ut mer, går du til Purringer.
- Send rentenotaer for å kreve rentegebyr for forfalte beløp. Bruk rentenotaer hvis du vil debitere kunder for renter eller gebyrer uten å minne dem på forfalte beløp. Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Renter.
- Kommunisere med kunder over telefon eller via e-post om forfalte saldoer og håndtere potensielle misforståelser og tvister, eller bare for å minne kundene på å balansere kontoene sine på en mer direkte måte. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Bruk Copilot for økonomi i Outlook til å effektivisere manuelt innkrevingsarbeid.
Bruk Copilot for økonomi i Outlook til å effektivisere manuelt innkrevingsarbeid
Bemerkning
Copilot for økonomi er for øyeblikket i forhåndsversjon og tilgjengelig i USA. Det er planlagt å bli tilgjengelig i andre halvdel av 2024, da prisinformasjon forventes å bli publisert.
Når du kommuniserer med kunder via e-post om utestående saldoer, er sjansen stor for at du trenger å slå opp kunde- og fakturarelatert informasjon i Business Central. Copilot for økonomi gjør dette oppgave enklere ved å sikre at relevante kundedata er tilgjengelig i Outlook. For en e-post du har mottatt, kan Copilot for økonomi for eksempel finne kunden gjennom den tilknyttede kontakten og vise informasjon om alderssaldo og vise utestående fakturaer som du enkelt kan knytte til et svar. Copilot for økonomi i Outlook lar deg også:
- Få tilgang til og oppdater datoen for tvistestatus og løfte om betaling på fakturaer
- Oppdater kontaktopplysninger
- Utkast til e-postsvar med Copilot
- Legg ved en oppgave og fakturaer direkte fra Outlook.
Hvis du vil vite mer, kan du gå til Copilot for økonomi og Utrullingsveiledning for Copilot for økonomi (forhåndsversjon).
Utdag
Fra kundekortet kan du opprette et utdrag over kundens transaksjoner med deg. Deretter kan du generere en PDF-fil og sende den til kunden. Du kan også bruke Kontoutdrag-rapporten til å sende kundene en oversikt over forretningene med deg.
Tips
Om nødvendig kan du sende utdraget til Excel for å gjøre endringer.
Sende Kontoutdrag-rapporten
- Velg ikonet
, angi Kundeutdrag og velg den relaterte koblingen. - Fyll ut feltene etter behov. Hold musepekeren over et felt for å lese en kort beskrivelse.
- Under Utdataalternativer velger du hvordan du vil sende rapporten til kunden.
Bemerkning
Hvis du bruker flere valutaer, skrives Kontoutdrag-rapporten alltid ut i kundens valuta. Den siste datoen i perioden brukes også som utdragsdato og datoen for aldersfordeling hvis aldersfordeling er inkludert.
Purringer
Du kan bruke purringer til å minne kunder på forfalte beløp. Du kan også bruke purringer til å beregne renter eller gebyrer og inkludere dem i purringen.
Tips
Informasjonen i denne artikkelen er nøyaktig, men den beskriver en for det meste manuell prosess. Business Central tilbyr verktøy du kan bruke til å automatisere prosessene for oppretting, utstedelse og sending av purringer. Automatisering av disse trinnene kan spare deg for mye tid brukt på innkrevinger. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Automatiser purringer i innkrevinger.
Du må definere purrebetingelser og tilordne dem til kunder før du kan opprette purringer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definer betingelser og grader for purringer. For å håndtere kundefordringer kan du definere purrebetingelser og tilordne dem til kunder. Med purrebetingelser kan du kontrollere hvordan purreprosessen fungerer. Hver purrebetingelse har et sett med purregrader som du definerer. Purregrader inkluderer regler om når purringen skal utstedes, hvilke gebyrer som skal belastes, og om renter skal beregnes. Purregrader inkluderer også en innstilling for respittid som sikrer at du ikke sender en purring for en regning som en kunde allerede har betalt. Innholdet på siden Rentenotabetingelser fastsetter om det skal beregnes rente i purringen.
Du kan jevnlig kjøre Opprett purringer-kjørselen for å opprette purringer for alle kunder med forfalte saldi, eller du kan opprette en purring manuelt for en spesifikk kunde og få linjene automatisk beregnet og utfylt.
Du kan endre purringene etter at du har opprettet dem. Teksten som vises på starten og slutten av en purring, fastsettes av purregraden og vises i Beskrivelse-kolonnen. Hvis et beregnet beløp er satt inn automatisk i start- eller slutteksten, vil ikke teksten bli justert hvis du sletter linjer. Deretter må du bruker Oppdater purring-funksjonen.
En kundepost med avmerking for Avvent vil ikke starte noen purreoppretting. Men hvis det opprettes en purring på grunnlag av en annen post, vil en forfalt post som er merket med Avvent, også bli inkludert i purringen. Rente beregnes ikke for linjer med disse postene.
Når du har opprettet purringer og foretatt eventuelle nødvendige endringer, kan du skrive ut kontrollrapportene eller utstede purringene, vanligvis via e-post.
Slik oppretter du en purring automatisk
En purring fungerer på samme måte som en faktura. Når du oppretter en purring, må du fylle ut et purrehode samt én eller flere purrelinjer. Du kan bruke en funksjon til å opprette purringer for alle kunder automatisk.
- Velg ikonet , angi Purringer og velg den relaterte koblingen.
- På siden Purring velger du handlingen Opprett purringer.
- På siden Opprett purringer fyller du ut feltene for å definere hvordan og for hvem purringene skal opprettes.
- Velg OK.
Slik oppretter du en purring manuelt
På siden Purring kan du fylle ut hurtigfanen Generelt manuelt og deretter fylle ut linjene automatisk.
Velg ikonet
, angi Purringer og velg den relaterte koblingen.Velg handlingen Ny.
Fyll ut feltene i hurtigfanen Generelt etter behov.
Velg handlingen Foreslå purrelinjer.
I vinduet Opprett purringer fyller du ut feltene for å definere hvordan og for hvem purringene skal opprettes.
Merk av for Ta med avventende poster hvis du vil at purringen skal bestå av forfalte åpne poster som er avventende.
Merk av for Bare poster med forfalte beløp hvis du vil at purringen skal bestå av bare forfalte åpne poster. Bare fakturaer og betalinger vil vises siden dette er postene som kundenes betalinger kan forfalt til.
Viktig!
Åpne poster som er på vent, settes inn, uavhengig av innstillingen i avmerkingsboksen Bare poster med forfalte beløp.
Velg OK.
Slik erstatter du purretekst
Du kan angi teksten som vises i purringsutskrifter på flere måter. Av og til vil du kanskje erstatte start- og slutteksten som er angitt for den gjeldende purregraden, men tekst fra en annen grad.
- Velg ikonet , angi Purringer og velg den relaterte koblingen.
- Åpne den aktuelle purringen, og velg deretter handlingen Oppdater purretekst.
- Angi ønsket grad i feltet Purregrad på siden Oppdater purretekst.
- Velg OK for å oppdatere start- og slutteksten.
Utstede en purring
Når du har opprettet purringer og foretatt eventuelle nødvendige endringer, kan du skrive ut kontrollrapportene eller utstede purringene.
Når du utsteder en purring, overføres dataene til en separat side for utstedte purringer. Samtidig bokføres purrepostene. Hvis rente eller tilleggsgebyr er beregnet, bokføres poster til kundeposten og Finans.
Når en purring er utstedt, bokføres postene i henhold til dine spesifikasjoner på siden Purrebetingelser. Denne spesifikasjonen angir om renter og/eller tilleggsgebyrer skal bokføres på kundens konto og i Finans. Oppsettet på siden Bokføringsgrupper - kunde angir hvilke konti det skal bokføres på.
For hver kundepost i rentenotaen opprettes det en post på siden Purre-/renteposter.
Hvis det er merket av for Bokfør rente eller Bokfør tilleggsgebyr på siden Purrebetingelser, opprettes også følgende poster:
- Én post på siden Kundeposter
- Én post for utestående på relevant finanskonto
- Én post for rente og/eller én post for tilleggsgebyr på relevant finanskonto
I tillegg kan utstedelsen av purringen resultere i mva-poster.
- Velg ikonet , angi Purringer og velg den relaterte koblingen.
- Velg den aktuelle purringen, og velg deretter handlingen Utsted.
- På siden Utsted purringer fyller du ut feltene etter behov.
- Velg OK.
Purringen blir enten skrevet ut eller sendt til en bestemt e-postadresse som et PDF-vedlegg.
Avbryte den utstedte purringen
Hvis påminnelser ble utstedt med en feil, kan du annullere dem før de sendes ut. Du kan gjøre dette enten én om gangen eller som en bunke.
- På siden Utstedte purringer velger du én eller flere linjer for de utstedte purringene du vil avbryte, og deretter velger du handlingen Avbryt.
- På siden Avbryt utstedte purringer fyller du ut feltene etter behov, og deretter velger du OK.
Renter
Når en kunde ikke betaler innen forfallsdatoen, kan du beregne renter automatisk og legge dem til de forfalte beløpene på kundekontoen. Du kan informere kunder om tilleggsgebyr ved å sende rentenotaer.
Merk
Du bruker rentenotaer til å beregne renter samt informere kundene om renter uten å minne dem på forfalte betalinger. Du kan også beregne rente på forfalte betalinger når du oppretter purringer.
Før du kan opprette rentenotaer, må du definere betingelser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definer rentenotabetingelser.
Du kan opprette en rentenota for en individuell kunde manuelt og deretter fylle ut linjene automatisk. Du kan også bruke handlingen Opprett rentenotaer til å opprette rentenotaer for alle eller utvalgte kunder med forfalte saldoer.
Du kan endre rentenotaene etter at du har opprettet dem. Teksten som vises på starten og slutten av rentenotaen, fastsettes av rentebetingelsene og vises i Beskrivelse-kolonnen på linjene. Hvis et beregnet beløp er lagt til automatisk i start- eller slutteksten, blir ikke teksten justert hvis du sletter linjer. Deretter må du bruker handlingen Oppdater rentenotatekst.
Når du har opprettet rentenotaer og foretatt eventuelle nødvendige endringer, kan du skrive ut kontrollrapportene eller utstede rentenotaene, vanligvis via e-post.
Slik oppretter du en rentenota manuelt
Rentenotaer fungerer på samme måte som fakturaer. Du kan fylle ut hodet manuelt og angi at linjene skal fylles ut automatisk, eller du kan angi at det automatisk skal opprettes rentenotaer for alle kunder.
Velg ikonet
, angi Rentenotaer og velg den relaterte koblingen.Velg handlingen Ny, og fyll deretter ut feltene etter behov.
Velg handlingen Foreslå rentenotalinjer.
På siden Foreslå rentenotalinjer angir du et filter på hurtigfanen Kundepost hvis du vil opprette rentenotaer bare for bestemte poster.
Bemerkning
Selv om de er oppført, vil valg av Betaling og Kreditnota som Dokumenttype-filtre ikke ha noen virkning fordi handlingen Foreslå rentenotalinjer bare behandler positive beløp.
Velg OK for å starte kjørselen.
Slik oppdaterer du rentenotatekst
Av og til vil du kanskje endre start- og slutteksten for rentenotabetingelsene. Hvis du gjør dette etter at du har opprettet, men ikke utstedt rentenotaer, kan du angi at notaene skal oppdateres med den endrede teksten.
- Velg ikonet , angi Rentenota og velg den relaterte koblingen.
- Åpne rentenotaen du vil endre teksten for, og velg deretter handlingen Oppdater rentenotatekst.
- På siden Oppdater rentenotatekst kan du angi et filter hvis du vil oppdatere flere notaer.
- Velg OK for å oppdatere start- og slutteksten.
Utstede rentenotaer
Når du har opprettet rentenotaer og foretatt eventuelle nødvendige endringer, kan du skrive ut kontrollrapportene eller utstede rentenotaene.
Når du utsteder en purring, bokføres postene i henhold til dine spesifikasjoner på siden Rentenotabetingelser. Denne spesifikasjonen angir om renter og/eller tilleggsgebyrer skal bokføres på kundens konto og i Finans. Innstillingene på siden Bokføringsgrupper – kunde bestemmer hvilke konti renter eller gebyrer bokføres på.
For hver kundepost i rentenotaen opprettes det en post på siden Purre-/renteposter.
Hvis det er merket av for Bokfør rente eller Bokfør tilleggsgebyr på siden Rentenotabetingelser, opprettes også følgende poster:
- Én post på siden Avventende kundeposter
- Én post for utestående på relevant finanskonto
- Én post for rente og/eller én post for tilleggsgebyr på relevant finanskonto
I tillegg kan utstedelsen av rentenotaen resultere i mva-poster.
- Velg ikonet , angi Rentenota og velg den relaterte koblingen.
- Velg den aktuelle notaen, og velg deretter handlingen Utsted.
- På siden Utsted rentenotaer fyller du ut feltene etter behov.
- Velg OK-knappen.
Rentenotaen blir enten skrevet ut eller sendt til en bestemt e-postadresse som et PDF-vedlegg.
Avbryte den utstedte rentenotaen.
Hvis rentenotaer ble utstedt med en feil, kan du annullere dem før de sendes ut. Du kan gjøre dette enten én om gangen eller som en bunke.
- På siden Utstedte rentenotaer velger du én eller flere linjer for de utstedte rentenotaene du vil avbryte, og deretter velger du handlingen Avbryt.
- På siden Avbryt utstedte rentenotaer fyller du ut feltene etter behov, og deretter velger du OK.
Slik viser du purre- og renteposter
Når du utsteder en purring, opprettes en purrepost på siden Purre-/renteposter for hver purrelinje som inneholder en kundepost. Du kan deretter få en oversikt over hvilke purreposter som er opprettet for en bestemt kunde.
- Velg ikonet , angi Kunder og velg den relaterte koblingen.
- Åpne det aktuelle kundekortet, og velg deretter handlingen Poster.
- På siden Kundeposter velger du linjen med posten du vil se purrepostene for, og deretter velger du handlingen Purre-/renteposter.
Flere rentesatser
For hver rentenotabetingelseskode kan du angi flere rentesatser slik at du kan beregne rentebelastninger med flere rentesatser for en bestemt periode. Dette er nyttig hvis du bruker ulike renter på betalinger som er forsinket. Renteberegningen er den samme for alle rentebelastninger. Det er bare satsen for renten for en bestemt periode som varierer. Hvis flere rentesatser ikke er satt opp, brukes rentesatsen og perioden som er definert på sidene Rentenotabetingelser og Purrebetingelser for hele perioden i beregningen. Hvis du finne ut mer, kan du gå til Angi flere rentesatser.
Se også
Konfigurer purringsbetingelser og -grader
Konfigurer rentenotabetingelser
Håndtere fordringer
Salg
Arbeid med Business Central