Automatiser purringer i innkrevinger

Gjør innkrevingene mer effektive ved å automatisere prosessen for å opprette, utstede og sende purringer til kundene. Automatisering kan redusere tiden du bruker på innkrevinger betydelig, gi bedre oversikt over prosessen og gi deg full kontroll over hvert trinn.

På siden Automatisering av purring definerer du de enkelte handlingene (trinnene). Du kan kombinere trinnene for å opprette, utstede og sende purringer, eller du kan opprette en separat automatisering for hvert trinn hvis det er bedre for innkrevingsprosessene. Automatiseringer er basert på purrebetingelser og purregrader. Hvis du vil lære mer, kan du gå til Konfigurer purrebetingelser og -grader Du kan angi filtre for purrebetingelser for en automatisering som helhet, og angi filtre for hver handling i automatiseringen. Du kan også legge ved utestående fakturaer i e-poster som PDF-filer.

Automatisering skjer gjennom en prosjektkøoppføring. Når du definerer en automatisering, bruker du feltet Frekvens til å angi hvordan og når den skal kjøres. Hvis du velger Manuelt, kjører automatiseringen én gang når du bruker Start-handlingen. Du kan også velge Ukentlig, Månedlig eller Egendefinert for å angi en mer detaljert frekvens. Hvis du velger Egendefinert, må du angi en datoformel. Hvis du vil lære mer om hvordan du angir en datoformel, kan du gå til Bruk datoformler. Når du velger et annet alternativ enn Manuelt, kjøres automatiseringen til du stanser den midlertidig for å sette den på vent. Hvis du vil være enda mer spesifikt om når den kjører, bruker du handlingen Prosjektkøposter til å åpne siden Prosjektkøposter og justere gjentakelsen, for eksempel til daglig eller en bestemt ukedag.

Automatiser purreflyten

Delene nedenfor beskriver hvordan du konfigurerer purringer som skal opprettes, utstedes og sendes automatisk.

1. Velg ikonet , angi Automatisering av purringer og velg den relaterte koblingen.
2. Velg Ny, og deretter fyller du ut feltene i Generelt-hurtigfanen.
3. I feltet Filter for purrebetingelser velger du purrebetingelsen eller -betingelsene du vil bruke denne automatiseringen for.
4. I feltet Frekvens velger du hvor ofte automatiseringen skal kjøre.
5. Velg Ny på hurtigfanen Handlinger, og velg deretter om automatiseringen skal opprette, utstede eller sende purringer. Velg OK.
6. Avhengig av hvilken type handling automatiseringen utfører, fyller du ut feltene etter behov på oppsettssiden. Hvis du vil vite mer om innstillingene, kan du gå til Innstillinger for purrehandlinger.
7. Når du har definert handlingene for automatiseringen, kan du bruke handlingene Flytt opp og Flytt ned til å justere rekkefølgen de kjøres i.

Innstillinger for purrehandlinger

Oppsettinnstillingene er forskjellige for handlingene Opprett, Utsted og Send purring. De følgende delene handler om hvordan du bruker dem.

Opprett

• Angi høyeste nivå på alle linjer for purring.
• Opprett purringer for poster som er på vent. Denne innstillingen er for eksempel nyttig hvis du er i en pågående tvist med en kunde og vil at vedkommende skal se helheten.
• Opprett purringer for alle ubetalte fakturaer, ikke bare fakturaene som er forfalt. Rapporten viser forfalte fakturaer og fakturaer som er ubetalt, men ikke forfalt, i separate deler.
• Angi filtre for å gjøre purringen mer spesifikk.

Utsted

Når du utsteder en purring, oppretter du poster i kundeposten som inneholder bokføringsdatoen og avgiftsdatoen. Bruk innstillingene på siden Oppsett for Utsted purringer til å angi om informasjonen i den utstedte purringen skal erstattes med informasjonen fra den opprettede purringen. Hvis du for eksempel opprettet purringen i går og utstedte den i dag, flyttes forfallsdatoen én dag.

Send

Bemerkning

Send-automatiseringen krever at du har konfigurert e-post i Business Central. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer e-post, går du til Konfigurer e-post.

Innholdet i e-postene, for eksempel vedleggstekster, brødtekst i e-post og språk, kommer fra oppsettet for purrebetingelsen. Hvis du vil lære mer om e-postinnstillinger, kan du gå til Konfigurer purringsbetingelser og -grader.

Bruk innstillingene på siden Oppsett for Send purringer til å kontrollere følgende:

• Generelle innstillinger, for eksempel beskrivelsen, og hvor mange ganger du skal sende den samme purringen.
• Innstillinger for hva som skal tas med i purringen.
• Innstillinger for sporing av purringer du sender ved å opprette samhandlinger, om du skriver ut eller sender purringen via e-post, og om du bare vil legge ved forfalte fakturaer, alle fakturaer eller ingen fakturaer.

Få tilgang til loggen for en purring

Business Central holder rede på hver gang en automatisering kjøres. Du får tilgang til loggen ved å velge handlingen Loggposter. Du kan også bruke handlingen Utstedte purringer for å få tilgang til en liste over purringene du har utstedt.

Håndter feil

På hurtigfanen Handlinger kan du for hver handling angi om du vil at automatiseringen skal stoppe hvis handlingen inneholder en feil. Hvis du gjør det, behandler ikke automatiseringen handlingene som kommer etterpå. Hvis du vil aktivere eller deaktivere denne funksjonen, bruker du handlingene Angi stopp ved feil eller Fjern stopp ved feil.

Endre handlingsinnstillinger for en automatisering

Du kan når som helst endre innstillingene for en automatisering. Velg Oppsett på hurtigfanen Handlinger, og utfør deretter endringene.

Se også

Konfigurer purringsbetingelser og -grader
Send purringer om utestående saldoer