Analyse i kjøp
Virksomheter registrerer mye data under daglige aktiviteter som støtter forretningsanalyse (BI) for kjøpssjefer:
- Forespørsler
- Bestillinger
- Kjøpsfakturaer
Business Central gir funksjoner som hjelper deg å samle, analysere og dele organisasjonens kjøpsdata:
- Power BI-rapporter for innkjøp
- Ad hoc-analyse på lister
- Ad hoc-analyse av data i Excel (ved å bruke Åpne i Excel)
- Innebygde salgsrapporter
Hver av disse funksjonene har fordeler og ulemper, avhengig av typen dataanalyse og brukerens rolle. Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Oversikt over analyse, forretningsanalyse og rapportering.
Denne artikkelen innfører hvordan du kan bruke disse analysefunksjonene for å få kjøpsinnsikt.
Analysebehov i kjøp
Når du tenker på analysebehovet i kjøp, kan det hjelpe å bruke en identitetsbasert modell basert som beskriver forskjellige analysebehov på et høyt nivå.
Personer i ulike roller har ulike behov når det gjelder data, og de bruker dataene på ulike måter. Personer i objektadministrasjon og finans samhandler for eksempel med data på en annen måte enn personer i salg.
| Rolle | Datasamling | Vanlige måter å bruke data på |
|---|---|---|
| COO / CSO / CFO / CEO | Ytelsesdata | Ytelsesindikatorer Instrumentbord Finansrapporter |
| Innkjøpssjef | Trender, sammendrag | Innebygde administrasjonsrapporter Ad hoc-analyse |
| Innkjøpssjef / Innkjøper | Detaljerte data | Innebygde driftsrapporter Oppgavedata på skjermen |
Bruk Power BI til å overvåke innkjøpsytelsesindikatorer
En ytelsesindikator er en målbar verdi som viser hvor effektivt du når målene dine. I innkjøp bruker person ofte følgende ytelsesindikatorer til å overvåke organisasjonens innkjøpstilstand:
- Utestående beløp (ekskl. mva.)
- Beløp mottatt, men ikke fakturert (ekskl. mva.)
- Vekst i kjøp fra periode til periode (beløp eller i prosent)
- Kjøp etter vare/leverandør/lokasjon/innkjøper
- Faktiske beløp kontra budsjett
Disse kjøpsytelsesindikatorene med mer er tilgjengelige i Power BI-innkjøpsappen for Business Central. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Power BI-innkjøpsapp.
I tabellen nedenfor finner du beskrivelser av hvordan du bruker rapportene i Power BI-innkjøpsappen.
| Til ... | Åpne i Business Central (CTRL + valg) | Finn ut mer |
|---|---|---|
| Få et overordnet sammendrag av alle kjøpsaktiviteter. Vise kjøpsstatistikk, for eksempel sammendrag av beløp, utestående beløp, mottatte beløp, men ikke fakturerte beløp og fakturerte beløp. | Oversikt over kjøp | Om Oversikt over kjøp |
| Utforsk kostnadene for ulike komponenter ved kjøp med en detaljert oversikt over kjøpsdataene etter kategorier, leverandører, regnskapsmåned, år og dokumenttyper. | Nedbryting av kjøp | Om Nedbryting av kjøp |
| Analyser daglige innkjøpsaktiviteter og fremhev trender og unntak i daglige utgifter. Overvåk daglige kjøpssvingninger og identifiser uvanlige forbruksmønstre. | Daglige kjøp | Om Daglige kjøp |
| Analyser det 30-dagers glidende gjennomsnittet av kjøpene dine, sammenlign det med det totale kjøpsbeløpet, og identifiser kjøpstrender og -mønstre. | Glidende gjennomsnitt | Om Glidende gjennomsnitt |
| Få oversikt over summen av alle kjøp over en rullerende 12-måneders periode for langsiktig trendanalyse og prognoser. | Glidende årssum | Om Glidende årssum |
| Sammenlign kjøpsdataene dine på tvers av ulike tidsperioder. Du kan sammenligne på års-, kvartals- eller månedsnivå og identifisere hvordan kjøp spores på tvers av disse periodene. | Periode for periode | Om periode for periode |
| Få innsikt i kjøpsresultatene dine over tid. Identifiser trender eller mønstre som dukker opp over tid. | År for år | Om år for år |
| Analysere kjøpsaktiviteter etter leverandør etter vare for å få en bedre forståelse av varene som bruker en betydelig del av kjøpsbudsjettet. | Kjøp etter vare | Om Kjøp etter vare |
| Analyser kjøpsaktiviteter etter leverandør for å identifisere hvilke leverandører som er ansvarlige for mesteparten av kjøpsaktiviteten. | Kjøp etter leverandør | Om Kjøp etter leverandør |
| Analyser innkjøpsaktiviteter etter innkjøper for å administrere innkjøpsteamene og individuelle prestasjoner. | Kjøp etter innkjøper | Om Kjøp etter innkjøper |
| Få en omfattende oversikt over kjøpsdataene dine på tvers av ulike lagerlokasjoner, og identifiser trender og mønstre i kjøpsaktivitetene deres. | Kjøp etter lokasjon | Om Kjøp etter lokasjon |
| Sammenlign faktiske utgifter med tildelt budsjett for å sikre at utgiftene samsvarer med økonomiske planer. | Faktisk budsjett kontra budsjett | Om faktisk budsjett kontra budsjett |
Tips
Du kan enkelt spore ytelsesindikatorene som Power BI-rapportene viser mot forretningsmålene. Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Spor bedriftens ytelsesindikatorer med Power BI-måleverdier.
Bruk finansrapportering til å produsere årsregnskap og ytelsesindikatorer (knyttet til kjøp)
Funksjonen Finansrapportering gir deg innsikt i finansdataene som vises i kontoplanen. Du kan konfigurere finansrapporter til å analysere tall på finanskontoer og sammenligner finansposter med budsjettposter. Spesielt for kjøp kan du definere finansrapporter på finanskontoene du bruker til å spore kjøpsbokføringer.
Dimensjoner spiller en viktig rolle i forretningsanalyse. En dimensjon er data du kan legge til i en post som et slags parameter. Med dimensjoner kan du gruppere poster med de samme egenskapene, for eksempel kunder, områder og produkter, og på en enkel måte få tak i disse gruppene i analyser. Blant annet bruker du dimensjoner når du definerer analysevisninger, og når du oppretter finansrapporter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Arbeide med dimensjoner.
Hvis du vil finne ut mer om finansrapporter, kan du gå til Klargjør finansrapporter med finansdata og kontokategorier.
Finansrapportering mellom forretningsenheter eller juridiske enheter (knyttet til kjøp)
Noen organisasjoner bruker Business Central i flere konsern eller juridiske enheter. Andre bruker Business Central i datterselskaper som rapportere til overordnede organisasjoner. Business Central gir regnskapsførere verktøy som hjelper dem med å overføre finansposter fra to eller flere selskaper (datterselskaper) til et konsolidert selskap. Spesielt for innkjøpsadministrasjon vil du kanskje konsolidere finansposter for innkjøpskontoene for å spore salgsytelsesindikatorer på tvers av konsern eller juridiske enheter.
Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Selskapskonsolidering.
Ad hoc-analyse av kjøpsdata
Noen ganger trenger du bare å sjekke om tallene summeres riktig, eller raskt bekrefte en tall. Følgende funksjoner er gode for ad hoc-analyser:
- Dataanalyse på finanslistesider
- Åpne i Excel
Med dataanalysefunksjonen kan du åpne nær sagt enhver listeside, for eksempel sidene Bestillinger, Bokførte kjøpsfakturaer, Leverandørposter eller Finansposter, åpne analysemodus og deretter gruppere, filtrere og pivotere data slik det passer.
På samme måte kan du bruke handlingen Åpne i Excel til å åpne en listeside, filtrere listen til et delsett av dataene og deretter bruke Excel til å arbeide med dataene. Du kan for eksempel bruke funksjoner som Analyser data, Hypotetisk analyse eller Prognoseark.
Tips
Hvis du konfigurerer OneDrive for systemfunksjoner, åpnes Excel-arbeidsboken i nettleseren.
Hvis du vil vite mer om hvordan du utfører ad hoc-analyse av kjøpsdata, kan du gå til Ad hoc-analyse av kjøpsdata.
Innebygde rapporter for kjøp
Business Central inneholder flere innebygde rapporter, sporingsfunksjoner og verktøy som hjelper innkjøpsorganisasjoner med å rapportere om dataene sine.
Hvis du vil ha en oversikt over rapportene som er tilgjengelige for innkjøp, velger du Alle rapporter på startsiden. Denne handlingen åpner rolleutforskeren, som er filtrert etter funksjonene i alternativet Rapport og analyse. Under overskriften Kjøp velger du Utforsk.
Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Finn rapporter med rolleutforskeren.
Kjøpsanalyse på skjermen
Business Central har flere sider som gir deg kjøpsoversikter og oppgaver å gjøre. Her er et eksempel for å komme i gang:
Vis kjøpsrelaterte finansposter og -saldoer fra siden Kontoplan
Siden Kontoplan viser alle finanskontoer med aggregerte numre på hva som er bokført i finans. Fra denne siden kan du gjøre ting som:
- Vise rapporter som viser finansposter og saldoer.
- Se gjennom en liste over bokføringsgrupper for kontoen.
- Vis separate debet- og kreditsaldoer for én konto.
Spesielt for kjøp kan du opprette en visning på Kontoplan-siden som bare viser kontoene du bruker til å bokføre kjøpsposter.
Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Forstå kontoplanen
Analyser data etter dimensjoner (relatert til kjøp)
Dimensjoner er attributter og verdier som kategoriserer poster slik at du kan spore og analysere dem på dokumenter, for eksempel bestillinger. Dimensjoner kan for eksempel angi hvilket prosjekt eller hvilken avdeling en post kommer fra.
I stedet for å opprette separate finanskontoer for hver avdeling og hvert prosjekt eller sted, kan du bruke dimensjoner som grunnlag for analyse og unngå å måtte opprette en komplisert kontoplanstruktur.
Hvis du finne ut mer, går du til Analyser data etter dimensjoner.
Se også
Selskapskonsolidering
Power BI-kjøpsapp
Klargjør finansrapporter med finansdata og kontokategorier
Håndter finansrapportering mellom forretningsenheter eller juridiske enheter
Ad hoc-analyse av kjøpsdata
Innebygde kjøpsrapporter
Forstå kontoplanen
Analyser data etter dimensjoner
Oversikt over analyse, forretningsanalyse og rapportering
Arbeid med Business Central