버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 계획(SharePoint Server 2010)
적용 대상: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
마지막으로 수정된 항목: 2011-05-21
이 문서에서는 수명 주기 전체에 걸쳐 문서 버전을 제어하기 위해 Microsoft SharePoint Server 2010의 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 사용을 계획하는 방법에 대해 설명합니다.
이 문서의 내용
버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃
버전 관리 계획
콘텐츠 승인 계획
체크 아웃 및 체크 인 계획
워크시트
버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃
Microsoft SharePoint Server 2010에는 문서 라이브러리의 문서를 제어하는 데 도움이 되는 다음과 같은 기능이 포함되어 있습니다.
버전 관리는 연속적으로 반복되는 문서에 번호를 지정하고 저장하는 방법입니다.
콘텐츠 승인은 승인자 권한이 있는 사이트 구성원이 콘텐츠의 게시를 제어하는 방법입니다.
체크 아웃 및 체크 인은 문서의 새 버전이 만들어질 때 사용자가 보다 세밀하게 제어하고 문서가 체크 인될 때 사용자가 변경 내용에 대한 메모를 삽입할 수 있는 방법입니다.
먼저 문서 라이브러리의 이 문서에 설명된 콘텐츠 컨트롤 기능에 대한 설정을 구성합니다. 솔루션의 라이브러리 전체에서 이러한 설정을 공유하려면 콘텐츠 컨트롤 설정이 포함된 문서 라이브러리 서식 파일을 만들어야 합니다. 그러면 새 라이브러리에 콘텐츠 컨트롤 설정이 반영됩니다.
버전 관리 계획
문서 라이브러리의 기본적인 버전 제어에는 사이트 모음 서식 파일이 사용됩니다. 하지만 특정 요구 사항에 따라 문서 라이브러리의 버전 제어를 구성할 수 있습니다. 즉, 문서 라이브러리별로 라이브러리의 문서 유형에 가장 적절한 서로 다른 버전 제어를 포함할 수 있습니다. SharePoint Server 2010에는 다음 세 가지 버전 관리 옵션이 있습니다.
버전 관리 안 함 이전 버전의 문서가 저장되지 않도록 지정합니다. 버전 관리를 사용하지 않으면 각 문서 반복에 포함되는 설명이 저장되지 않으므로 이전 버전의 문서를 검색할 수 없고 문서 기록도 보존되지 않습니다. 포함된 콘텐츠가 중요하지 않거나 절대 변경되지 않을 문서 라이브러리에 이 옵션을 사용하십시오.
주 버전을 만듭니다. 문서의 버전 번호를 단순한 버전 관리 체계(1, 2, 3 등)를 사용하여 관리하도록 지정합니다. 사용되는 저장소 공간을 제어하려면 현재 버전부터 시작하여 유지할 이전 버전 수를 지정하면 됩니다.
주 버전 관리에서는 새 버전의 문서가 저장될 때마다 문서 라이브러리에 대한 사용 권한이 있는 모든 사용자가 바로 해당 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 초안 버전의 문서와 게시된 버전을 구별하지 않으려는 경우 이 옵션을 사용합니다. 예를 들어 조직의 작업 그룹에 사용되는 문서 라이브러리에서 팀의 모든 사용자가 각 문서의 모든 반복을 볼 수 있도록 하는 경우 주 버전 관리를 선택하는 것이 좋습니다.
주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다. 문서의 버전 번호를 주 버전 및 부 버전 관리 체계(1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1 등)를 사용하여 관리하도록 지정합니다. .0으로 끝나는 버전이 주 버전이고 0이 아닌 확장명으로 끝나는 버전이 부 버전입니다. 문서의 이전 부 버전과 주 버전은 현재 버전과 함께 저장됩니다. 사용되는 저장소 공간을 제어하려면 현재 버전부터 시작하여 유지할 이전 주 버전을 지정하면 됩니다. 유지할 주 버전에 포함되어야 할 부 버전의 수도 지정할 수 있습니다. 예를 들어 2개의 주 버전에 대해 부 버전을 유지하도록 지정하는 경우 현재 주 버전이 4.0이라면 3.1로 시작하는 모든 부 버전이 유지됩니다.
주 버전과 부 버전 관리에서는 읽기 권한이 있는 모든 사용자가 문서의 주 버전을 볼 수 있습니다. 그러나 부 버전도 볼 수 있는 사용자는 지정할 수 있습니다. 일반적으로 항목을 편집할 수 있는 사용자에게는 부 버전을 보고 작업할 수 있는 권한을 부여하고, 읽기 권한이 있는 사용자는 주 버전만 볼 수 있도록 제한합니다.
대상 그룹이 볼 수 있는 게시된 콘텐츠와 게시할 준비가 되지 않은 초안 콘텐츠를 구별하려는 경우 주 버전과 부 버전 관리를 사용합니다. 예를 들어 조직의 복리 후생 제도에 대해 설명하는 인사 관리 웹 사이트에서는 주 버전과 부 버전 관리를 사용하여 설명이 수정되는 동안 직원이 복리 후생 제도에 대한 설명을 볼 수 없도록 제한합니다.
참고
선택한 버전 제어와 상관없이 동일한 문서의 여러 버전을 유지할 경우 저장소 공간에 미칠 수 있는 영향을 고려해야 합니다.
| 워크시트 작업 |
|---|
문서 라이브러리 워크시트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x412)(영문일 수 있음)에서는 목록의 각 문서 라이브러리에 대해 사용할 버전 관리 체계(사용 안 함, 주 버전만 또는 주 버전 및 부 버전)를 지정합니다. |
콘텐츠 승인 계획
콘텐츠 승인을 사용하면 사용자가 대상 그룹에 콘텐츠를 사용할 수 있도록 지정하는 프로세스를 형식화 및 제어할 수 있습니다. 예를 들어 콘텐츠를 제품이나 서비스의 하나로 게시하는 기업에서는 콘텐츠 게시 전에 법률적 검토 및 승인이 필요할 수 있습니다. 콘텐츠 게시는 문서 상태에 따라 예약될 수도 있습니다. 자세한 내용은 콘텐츠 승인 및 일정 설정 계획을 참조하십시오.
콘텐츠 승인을 대기 중인 문서 초안은 보류 중 상태입니다. 승인자가 문서를 검토하고 콘텐츠를 승인하면 읽기 권한이 있는 사이트 사용자가 문서를 볼 수 있습니다. 문서 라이브러리 소유자는 문서 라이브러리 또는 웹 페이지 라이브러리에 대해 콘텐츠 승인을 사용하도록 설정할 수 있으며, 원하는 경우 라이브러리에 워크플로를 연결하여 승인 프로세스를 실행할 수 있습니다.
승인을 위해 문서를 제출하는 방법은 문서 라이브러리의 버전 관리 설정에 따라 달라집니다.
버전 관리 안 함 버전 관리를 사용하지 않는 상태에서 문서의 변경 내용이 저장되면 문서가 보류 상태가 됩니다. SharePoint Server 2010에서는 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있도록 문서의 이전 버전을 유지합니다. 보류 중인 변경 내용이 승인된 후에는 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있도록 새 버전의 문서가 공개되고 이전 버전은 보존되지 않습니다.
버전 관리를 사용하지 않는 상태에서 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드되면 보류 상태로 라이브러리에 추가되고, 승인되기 전까지 읽기 권한이 있는 사용자에게 공개되지 않습니다.
주 버전을 만듭니다. 주 버전을 사용 중인 상태에서 문서의 변경 내용이 저장되면 문서가 보류 상태가 되고 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있도록 문서의 이전 주 버전이 공개됩니다. 문서의 변경 내용이 승인된 후에는 문서의 새로운 주 버전이 만들어지고 읽기 권한이 있는 사이트 사용자에게 공개되며 이전 주 버전이 문서의 기록 목록에 저장됩니다.
주 버전 관리를 사용 중인 상태에서 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드되면 보류 상태로 라이브러리에 추가되고, 버전 1로 승인되기 전까지 읽기 권한이 있는 사용자에게 공개되지 않습니다.
주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다. 주 버전과 부 버전 관리를 사용 중인 상태에서 문서의 변경 내용이 저장되면 작성자가 문서의 새로운 부 버전을 초안으로 저장할지 또는 새로운 주 버전을 만들지 선택할 수 있습니다. 이 경우 문서는 보류 상태로 변경됩니다. 문서의 변경 내용이 승인된 후에는 문서의 새로운 주 버전이 만들어지고 읽기 권한이 있는 사이트 사용자에게 공개됩니다. 주 버전 및 부 버전에서는 문서의 주 버전과 부 버전 모두 문서의 기록 목록에 유지됩니다.
주 버전 및 부 버전 관리를 사용 중인 상태에서 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드되면 버전 0.1의 초안 상태로 라이브러리에 추가되거나 작성자가 즉시 승인을 요청할 수 있습니다. 이 경우 문서는 보류 상태가 됩니다.
| 워크시트 작업 |
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문서 라이브러리 워크시트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x412)(영문일 수 있음)에서 목록의 각 문서 라이브러리에 대해 콘텐츠 승인을 요청할지 여부를 지정합니다. |
체크 아웃 및 체크 인 계획
문서를 편집하기 전에 문서 라이브러리의 문서를 체크 아웃하도록 사용자에게 요청할 수 있습니다. 체크 아웃 및 체크 인은 항상 요청하는 것이 좋으며, 요청할 경우의 이점은 다음과 같습니다.
문서 버전이 만들어지는 시점에 대한 제어력이 높아집니다. 문서가 체크 아웃되면 작성자가 체크 인하지 않고 문서를 저장할 수 있습니다. 문서 라이브러리의 다른 사용자는 이러한 변경 내용을 볼 수 없으며 새 버전도 만들어지지 않습니다. 다른 사용자가 볼 수 있는 새 버전은 작성자가 문서를 체크 인할 때만 만들어집니다. 따라서 작성자가 더욱 융통성 있게 제어할 수 있습니다.
메타데이터 캡처의 효율성이 높아집니다. 문서가 체크 인되면 작성자가 문서의 변경 내용에 대한 설명을 작성할 수 있습니다. 따라서 문서의 변경 내용에 대한 기록 레코드를 만들고 있는 경우 해당 레코드를 더욱 쉽게 만들 수 있습니다.
문서를 편집할 때 사용자가 문서를 체크 인 및 체크 아웃해야 하는 솔루션을 사용하는 경우 Microsoft Office 2010 클라이언트 응용 프로그램에 이러한 작업을 지원하는 기능이 포함됩니다. 사용자는 Office 2010 클라이언트 응용 프로그램에서 문서 체크 아웃, 체크 아웃 실행 취소 및 문서 체크 인을 수행할 수 있습니다.
체크 아웃된 문서는 사용자의 내 문서 폴더 안의 "SharePoint 임시 보관함"이라는 하위 폴더에 저장됩니다. 이 폴더는 Office 2010 클라이언트 응용 프로그램에 표시됩니다. 문서가 체크 아웃되어 있는 동안 사용자는 이 로컬 폴더에만 편집본을 저장할 수 있습니다. 사용자가 문서를 체크 인한 후에는 원래 서버 위치에 다시 문서가 저장됩니다.
Office 2010 클라이언트 응용 프로그램에서 필요에 따라 사용자가 콘텐츠 편집 옵션을 변경하여 서버에 체크 아웃된 문서를 유지하도록 선택할 수도 있습니다.
| 워크시트 작업 |
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문서 라이브러리 워크시트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x412)(영문일 수 있음)에서 목록의 각 문서 라이브러리에 대해 체크 인 및 체크 아웃을 요청할지 여부를 지정합니다. |
워크시트
다음 워크시트를 사용하여 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃을 계획할 수 있습니다.