문서 라이브러리 계획(SharePoint Server 2010)
적용 대상: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30
이 문서에서는 문서 라이브러리를 계획하고 라이브러리를 Microsoft SharePoint Server 2010 문서 관리 솔루션으로 통합하는 방법을 설명합니다.
문서 라이브러리는 다른 사이트 사용자와 공유하는 SharePoint Server의 파일 모음입니다. 대부분의 문서 관리 기능은 문서 라이브러리를 통해 제공됩니다. 문서 관리를 계획할 때 조직의 요구 사항에 가장 적합한 문서 라이브러리의 유형을 결정해야 합니다.
문서 라이브러리 계획
이 문서의 내용
라이브러리 유형 결정
콘텐츠 흐름 계획
Office 클라이언트 응용 프로그램에서 문서 라이브러리 수준 올리기
워크시트
라이브러리 유형 결정
조직의 요구 사항에 가장 적합한 문서 라이브러리를 확인할 때 여러 사이트가 필요한지, 사이트 모음이 필요한지도 결정할 수 있습니다. 예를 들어 외부 고객용으로 게시할 콘텐츠를 작성하는 경우에는 한 사이트 및 라이브러리에서 콘텐츠를 작성 및 검토하고, 별도의 사이트(별도로 SharePoint Server 2010 설치)에서 콘텐츠를 게시할 수 있습니다.
여러 사이트에 대해 문서 라이브러리를 계획할 때는 사이트 간의 콘텐츠 흐름 방식(수동 프로세스, 워크플로, 사용자 지정 솔루션)도 계획해야 할 수 있습니다.
다음 표에는 문서 라이브러리의 일반적인 용도가 나와 있습니다.
| 라이브러리 | 용도 |
|---|---|
팀 사이트의 라이브러리 |
공동 작업, 동료와의 간편한 콘텐츠 공유, 콘텐츠 제어(예: 버전 관리), SharePoint Server 검색 등의 작업에 사용됩니다. |
포털 영역의 라이브러리 |
보다 많은 조직 사용자가 사용할 수 있는 콘텐츠. 팀 사이트의 라이브러리와 비슷하지만 보다 엄격한 검토 및 승인 프로세스를 통해 구현됩니다. |
문서 센터 사이트의 라이브러리 |
기업의 기술 자료나 기록 보관용으로 유용한 대형 라이브러리. 사용자가 특수한 웹 파트 집합을 사용하여 상세한 계층 구조에서 많은 문서를 탐색, 검색 및 관리하는 데 사용할 수 있는 기능을 포함합니다. |
레코드 저장소의 라이브러리 |
특수한 레코드 관리에 사용됩니다. 각 라이브러리는 계약서 등 조직이 법적 규정 준수용으로 보관해야 하는 레코드 유형에 해당합니다. 라이브러리는 문서, 메타데이터, 관련 감사 내용을 포함하며 읽기 전용입니다. |
인터넷 사이트(HTML)의 라이브러리 |
인터넷 또는 인트라넷 웹 사이트에 통합할 웹 페이지가 포함됩니다. SharePoint Server에서는 웹 페이지를 직접 편집하고 각 페이지의 기본 문서 라이브러리를 자동으로 관리할 수 있습니다. |
인터넷 사이트(혼합)의 라이브러리 |
웹 사이트에서 다운로드할 수 있는 콘텐츠가 포함됩니다. 인터넷 사이트의 문서 라이브러리에서 콘텐츠를 제공할 수 있습니다. |
슬라이드 라이브러리 |
Microsoft PowerPoint 슬라이드 공유, 관리, 다시 사용을 지원합니다. |
다음 예에서는 사용자 확인 및 문서 사용 현황 분석에서 완료한 분석을 사용하여 기업의 문서 라이브러리 구성을 계획하는 방법을 보여 줍니다. 이 예에서 Contoso Ltd.는 시장 조사 결과를 기반으로 하여 고객에게 콘텐츠를 제공합니다. 콘텐츠는 보통 원격으로 작업을 수행하는 컨설턴트가 작성합니다. 이 작업은 다음 순서에 따라 주기적으로 수행됩니다.
파트너가 계약 관련 사항을 평가하고 제안서를 요청합니다.
계약을 체결한 후 프로젝트 관리자가 컨설턴트 팀을 조직하여 계약 관련 작업 사이트를 만듭니다. 이 사이트를 통해 조사 결과를 기록하고 프로젝트를 완료합니다.
프로젝트가 완료되면 결과 문서를 고객이 액세스할 수 있는 보안 인터넷 사이트에 게시합니다.
팀에서 프로젝트를 토대로 하여 최상의 방법 문서 및 사례 연구를 작성합니다.
정보 관리자가 최상의 방법 및 기타 문서를 수집, 구성 및 보관합니다.
결과 문서, 계약 및 기타 문서가 회사 레코드로 보관됩니다.
파트너는 정보 관리자가 유지 관리하는 콘텐츠를 사용하여 기회를 평가하고 새로운 제안서를 작성합니다.
다음 표에는 이 시나리오의 문서 사용 현황 분석이 나와 있습니다.
| 문서 | 용도 | 작성자 | 사용자 | 형식 |
|---|---|---|---|---|
계약 관련 사항 및 요청 |
고객과의 새로운 계약 개발 |
프로젝트 책임자 |
영업 관리자/프로젝트 책임자 |
.doc |
제안서 |
제안된 고객 계약 설명 |
프로젝트 책임자 |
프로젝트 관리자/프로젝트 팀 구성원/고객 |
.doc |
계약서 |
컨설팅 작업 위탁 |
변호사 |
프로젝트 책임자/프로젝트 관리자/영업 관리자/고객 |
.doc |
조사 결과 및 프로젝트 결과 문서 초안 |
고객 계약 관련 문서 생성 |
프로젝트 책임자/프로젝트 참가자/컨설턴트 |
편집자/기술 검토 담당자 |
.doc 및 기타 형식 |
결과 문서 |
최종 결과 문서 생성(.doc 형식에서 변환) |
프로젝트 책임자 |
고객 |
|
최상의 방법 및 사례 연구 문서 |
구성 정보 캡처 |
프로젝트 참가자/컨설턴트/정보 관리자 |
모든 팀 구성원 |
다양한 형식 |
회사 레코드 |
결과 문서 등의 일부 콘텐츠를 회사 레코드로 보관 |
모두 |
회사 레코드 관리자/회사 고문 변호사 |
모두 |
이러한 문서 사용 현황 분석을 통해 다음과 같은 결론을 내릴 수 있습니다.
프로젝트 책임자는 팀 사이트의 라이브러리를 사용하여 계약 관련 사항, 계약 요청 및 제안서 초안을 저장합니다.
변호사는 포털 또는 중앙 문서 관리 사이트의 라이브러리를 사용하여 계약서 서식 파일 및 진행 중인 계약서를 저장합니다.
프로젝트 책임자 및 담당자는 팀 사이트의 라이브러리를 사용하여 조사 결과, 결과 문서 및 사례 연구를 작성합니다.
고객은 인터넷 사이트의 라이브러리를 사용하여 최종 결과 문서를 확인합니다.
기업의 모든 구성원은 문서 센터 사이트에 액세스하여 최상의 방법 및 사례 연구 문서를 확인합니다.
회사 레코드 관리자 및 고문 변호사는 기업 레코드 저장소에 액세스하여 회사 레코드를 유지 관리합니다.
다음 그림에는 이러한 라이브러리를 배포하는 방법이 나와 있습니다. 사이트는 고객 액세스를 위한 인터넷 사이트 모음, 팀 구성원의 원격 작성을 위한 엑스트라넷 사이트 모음, 그리고 레코드 관리 사이트를 안전하게 유지 관리하기 위한 인트라넷 사이트 모음 등 세 사이트 모음에서 호스팅됩니다.
.gif "사이트 간에 라이브러리 배포")
| 워크시트 작업 |
|---|
라이브러리 계획 결정 사항을 기록하기 위한 문서 라이브러리 워크시트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x412)(영문일 수 있음)가 제공됩니다. 이 워크시트를 사용하여 솔루션에 필요한 라이브러리와 라이브러리에 포함된 문서 형식의 목록을 작성합니다. 라이브러리는 여러 형식의 문서를 포함할 수 있습니다 |
콘텐츠 흐름 계획
문서 관리 솔루션의 콘텐츠는 보통 동적이므로 문서 사용자의 요구 사항을 충족하기 위해 필요한 대로 사이트 간을 이동합니다. 따라서 문서 라이브러리를 계획할 때는 라이브러리 또는 사이트 간의 콘텐츠 흐름도 계획하십시오. SharePoint Server에서는 다음과 같은 방법을 통해 수동으로 또는 동적으로 콘텐츠를 이동할 수 있습니다.
사이트나 라이브러리 간에 콘텐츠를 복사하거나 이동하는 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다. 워크플로는 문서에 대한 비즈니스 프로세스를 안내하며, 문서 수명 주기에서 참가자의 역할이 활성화되면 참가자에게 작업을 할당합니다. 사이트나 라이브러리 간에 문서를 이동하도록 워크플로를 디자인할 수 있습니다. 워크플로를 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 형식 및 워크플로 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하십시오.
작성자는 작성 권한이 있는 모든 사이트에서 문서를 라이브러리에 복사할 수 있습니다. 원본 문서와 대상 문서 간의 관계는 그대로 유지되므로 필요할 때 복사본을 새로 고칠 수 있습니다.
웹 페이지 및 전체 웹 사이트를 준비한 다음 일정에 따라 수동 또는 자동으로 사이트 간에 게시할 수 있습니다.
SharePoint Server 사용자 인터페이스, 워크플로 또는 Microsoft SharePoint Foundation 개체 모델을 기반으로 하는 사용자 지정 솔루션을 사용하여 콘텐츠를 레코드 관리 사이트로 보낼 수 있습니다.
작성자는 웹 폴더 또는 네트워크 환경을 사용하여 문서 라이브러리의 콘텐츠를 라이브러리나 사이트 간에 수동으로 복사하거나 이동할 수 있습니다.
이제 앞서 설명한 예를 다시 살펴보겠습니다. 다음 그림에는 이러한 콘텐츠 흐름 기술 중 일부를 적용하는 방법이 나와 있습니다. 준비된 인터넷 사이트가 작성 포털 사이트에 추가된 것을 확인할 수 있습니다.
.gif "라이브러리 간에 콘텐츠가 이동하는 방식")
작성자가 게시 기능을 사용하여 웹 페이지를 인터넷 사이트로 게시할 수 있습니다.
작성자가 복사 명령을 사용하여 문서를 문서 센터 사이트로 복사할 수 있습니다.
작성자가 사용자 지정 워크플로를 사용하여 문서를 인터넷 사이트의 문서 라이브러리로 복사할 수 있습니다.
작성자가 레코드 저장소로 보내기 명령을 사용하여 계약서를 기업의 레코드 저장소로 보낼 수 있습니다.
Office 클라이언트 응용 프로그램에서 문서 라이브러리 수준 올리기
Microsoft Office Professional 2010열기 대화 상자와 저장 대화 상자를 사용자 지정하여 조직 구성원이 문서 라이브러리를 저장 위치로 사용하도록 할 수 있습니다. 사이트를 열기 대화 상자와 저장 대화 상자 옆의 바로 가기 모음에 추가하면 사용자가 한 번의 클릭을 통해 문서를 저장해야 하는 위치에 간편하게 액세스하도록 할 수 있습니다. 그러면 팀 구성원이 직접 서버로 이동하여 문서를 업로드하는 대신 Office Professional 2010 클라이언트 응용 프로그램에서 저장을 사용하여 문서 라이브러리와 상호 작용할 수 있습니다.
열기 대화 상자와 저장 대화 상자에서 사이트를 사용하여 수준을 올리려면 웹 서비스를 통해 사이트를 게시하면 됩니다. 이 서비스는 특정 사용자의 역할이나 사용자가 소속된 사이트를 기준으로 하여 해당 사용자를 대상으로 하는 사이트 목록을 제공합니다. Office Professional 2010 클라이언트 응용 프로그램은 사용자의 내 SharePoint 사이트를 통해 이 웹 서비스를 자동으로 검색할 수 있습니다. 다른 서버 제품도 이 웹 서비스를 구현하고 서비스 위치를 Office 응용 클라이언트에 제공할 수 있습니다. 이와 같이 구성하고 나면 Office Professional 2010에서 바로 가기 모음에 항목이 추가되며 웹 서비스로 정의되는 위치가 채워집니다.
관리자는 레지스트리 키를 설정하여 Office 열기 대화 상자와 저장 대화 상자의 즐겨 찾기 모음에 특정 사이트를 추가할 수도 있습니다. 레지스트리 키는 그룹 정책과 Office 2010 리소스 키트에서 제공되는 Active Directory 디렉터리 서비스 서식 파일을 통해 배포됩니다.
Office 저장 대화 상자를 사용하면 조직 구성원이 콘텐츠를 저장할 수 있는 위치를 제한할 수 있습니다. 예를 들어 바탕 화면에는 파일을 저장할 수 없도록 제한하고, 사용자들이 콘텐츠를 반드시 문서 라이브러리에 저장하도록 지정할 수 있습니다. Office Professional 2010에서는 사용자가 문서를 저장하기 위해 찾아볼 수 있는 위치를 제어할 수 있으므로 사용자들이 승인된 위치에 저장하도록 안내할 수 있습니다. 그러나 이렇게 한다고 해서 사용자들이 로컬 컴퓨터나 승인되지 않은 다른 위치에 파일을 저장하지 않으리라는 보장은 없습니다. 다양한 방법으로 파일을 컴퓨터에 저장할 수 있으며, 원하는 경우에는 대부분의 제한을 해제할 수도 있기 때문입니다. 그러나 Office 저장 대화 상자를 통해 이러한 위치에 대한 액세스를 제한하면 승인되지 않은 위치를 사용하는 팀 구성원의 수를 크게 줄일 수 있습니다.
Office 저장 대화 상자에서 사용할 수 있는 위치를 제한하려면 그룹 정책을 사용하여 이 설정을 사용하도록 설정하는 적절한 레지스트리 키를 설정하고 허용되는 로컬, 네트워크 또는 서버 위치를 정의합니다. 이 설정을 사용하도록 설정하면 이 방식으로 정의되지 않은 모든 위치(바탕 화면 및 네트워크 환경 폴더의 표준 링크 포함)가 즐겨 찾기 모음에서 제거됩니다.
허용되는 위치 목록을 하나 이상의 Office 응용 프로그램으로 제한할 수 있습니다. 예를 들어 관리자가 Microsoft Access에서는 저장 위치를 제한하고 다른 Office 응용 프로그램에서는 원하는 위치에 저장하도록 할 수 있습니다.
워크시트
다음 워크시트를 사용하여 이 문서에서 설명한 정보를 기록합니다.