워크플로에서 승인 프로세스 구성

다음 절차를 사용하여 승인 프로세스의 속성을 구성합니다.

승인 프로세스를 구성하려면 워크플로 편집기에서 승인 요소를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 속성을 클릭하여 속성 양식을 엽니다.

승인 프로세스 이름 지정

다음 단계에 따라 승인 프로세스의 이름을 입력하십시오.

1. 왼쪽 창에서 기본 설정을 클릭합니다.
2. 이름 필드에 승인 프로세스의 고유한 이름을 입력합니다.

시스템이 문서에 대해 자동으로 작동하는 시기를 지정합니다.

특정 조건이 충족되면 문서에 대해 자동으로 작동하도록 시스템을 구성할 수 있습니다. 예를 들어, 시스템은 총 금액이 미화 100달러 미만인 경비 보고서를 승인할 수 있습니다. 시스템이 문서에 대해 작동하는 시기를 지정하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 왼쪽 창에서 자동 작업을 클릭합니다.

2. 자동 작업 활성화 확인란을 선택합니다.

3. 조건 추가를 클릭합니다.

4. 조건을 입력합니다.

5. 필요한 경우 추가 조건을 입력합니다.

6. 입력한 조건이 올바르게 구성되었는지 확인하려면 다음 단계를 완료하십시오.

   1. 테스트를 클릭하여 테스트 워크플로 조건 양식을 엽니다.
   2. 양식의 조건 확인 영역에서 기록을 선택합니다.
   3. 테스트를 클릭합니다. 시스템은 기록을 평가하여 정의한 조건을 충족하는지 여부를 결정합니다.
   4. 확인 또는 취소를 클릭하여 속성 양식으로 돌아갑니다.

7. 자동 완성 작업 목록에서 시스템이 문서에 대해 수행해야 하는 작업을 선택합니다.

알림을 보낼 때 지정

문서가 승인, 거부, 위임 또는 에스컬레이션되었거나 변경이 요청되었을 때 사람들에게 알림을 보낼 수 있습니다. 알림이 전송되는 시기와 알림이 전송되는 대상을 지정하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 왼쪽 창에서 알림을 클릭합니다.

2. 알림을 보낼 이벤트 옆의 확인란을 선택합니다.

   • 위임 – 문서가 승인을 위해 다른 사용자에게 할당된 경우입니다.
   • 에스컬레이션 – 할당된 사용자가 할당된 시간 내에 문서에 대해 조치를 취하지 않은 경우입니다.
   • 승인 – 문서가 승인된 경우입니다.
   • 거부 – 문서가 거부된 경우입니다.
   • 변경 요청 – 할당된 사용자가 제출된 문서에 대한 변경을 요청한 경우입니다.

3. 2단계에서 선택한 이벤트의 행을 선택합니다.

4. 알림 텍스트 탭을 클릭합니다.

5. 텍스트 상자에 알림 텍스트를 입력합니다.

6. 텍스트를 개인화하려면 사용자에게 표시될 때 적절한 데이터로 대체되는 자리 표시자를 삽입할 수 있습니다. 자리 표시자를 삽입하려면 다음 단계를 따르십시오.

   1. 자리 표시자가 나타나야 하는 위치의 텍스트 상자를 클릭합니다.
   2. 자리 표시자 삽입을 클릭합니다.
   3. 표시되는 목록에서 삽입할 자리 표시자를 선택합니다.
   4. 삽입을 클릭합니다.

7. 알림 번역을 추가하려면 번역을 클릭합니다. 표시되는 양식에서 다음 단계를 따르십시오.

   1. 추가를 클릭합니다.
   2. 표시되는 목록에서 텍스트를 입력할 언어를 선택합니다.
   3. 번역된 텍스트 텍스트 상자에 텍스트를 입력합니다.
   4. 텍스트를 개인화하려면 자리 표시자를 삽입하십시오.
   5. 닫기를 클릭합니다.

8. 받는 사람 탭을 클릭합니다.

9. 알림을 받을 사람을 지정합니다. 다음 표의 옵션 중 하나를 선택한 다음 10단계로 이동하기 전에 옵션에 대한 추가 단계를 따르십시오.

   선택사항	알림 수신자	추가 단계
   참가자	특정 그룹 또는 역할에 할당된 사용자	참가자를 선택한 후 역할 기반 탭을 클릭합니다. 참가자 유형 목록에서 알림을 보낼 그룹 또는 역할 유형을 선택합니다. 참가자 목록에서 알림을 보낼 그룹 또는 역할을 선택합니다.
   워크플로 사용자	현재 워크플로에 참여하는 사용자	워크플로 사용자를 선택한 후 워크플로 사용자 탭을 클릭합니다. 워크플로 사용자 목록에서 워크플로에 참여하는 사용자를 선택합니다.
   사용자	특정 사용자	사용자를 선택한 후 사용자 탭을 클릭합니다. 알림을 보낼 사용자를 선택한 다음 이러한 사용자를 선택한 사용자 목록으로 이동합니다.

10. 2단계에서 선택한 각 이벤트에 대해 3-9단계를 반복합니다.

최종 승인자 지정

문서를 제출한 사용자가 문서를 승인할 경우 추가 승인을 요구하려면 승인 단계에 대한 최종 승인자를 지정하면 됩니다.

1. 워크플로 편집기에서 승인 요소를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 속성을 선택하여 속성 양식을 엽니다.
2. 왼쪽 창에서 고급 설정을 클릭합니다.
3. 최종 승인자 사용 확인란을 선택합니다.
4. 목록에서 최종 승인자가 될 사용자를 선택합니다.

제출자가 워크플로의 단계를 승인하지 못하도록 방지

승인을 위해 문서를 제출하는 사용자가 문서를 직접 승인하지 못하도록 하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 시스템 관리 > 워크플로 > 워크플로 매개 변수 > 일반 > 승인자로 이동합니다.
2. 워크플로의 제출자의 승인 허용 안 함 설정을 예로 업데이트합니다.

기본적으로 아니요로 설정되어 있으며, 승인 단계의 할당 설정에 포함되어 있으면 사용자가 문서를 승인할 수 있습니다.

워크플로가 제출자의 승인 허용 안 함으로 설정되어 있고 최종 승인자가 있는 승인 단계가 포함되어 있는 경우 최종 승인자가 승인을 완료할 수 없으므로 일반적으로 워크플로에 문서를 제출하는 사용자가 아닌지 확인하세요.

시간 제한 설정

승인 프로세스가 특정 시간에 완료되어야 하는 경우 다음 단계를 따르십시오.

참고

이 단계에서 선택하는 옵션은 각 승인 단계의 할당 및 에스컬레이션 영역에서 선택한 옵션보다 우선합니다.

1. 왼쪽 창에서 고급 설정을 클릭합니다.

2. 워크플로에 대한 시간 제한 설정요소 확인란을 선택합니다.

3. 기간 필드에서 승인 프로세스를 완료해야 하는 시간을 지정합니다. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

   • Hours(시간 ) – 승인 프로세스를 완료해야 하는 시간을 입력합니다. 이후 조직에서 사용하는 캘린더를 선택하고 조직의 작업 주에 대한 정보를 입력합니다.
   • Days(일 ) – 승인 프로세스를 완료해야 하는 일 수를 입력합니다. 이후 조직에서 사용하는 캘린더를 선택하고 조직의 작업 주에 대한 정보를 입력합니다.
   • Weeks(주 ) – 승인 프로세스를 완료해야 하는 기간(주)을 입력합니다.
   • Months(월 ) – 승인 프로세스를 완료해야 하는 요일과 주를 선택합니다. 예를 들어 승인 프로세스가 매월 세 번째 주 금요일까지 완료되기를 원할 수 있습니다.
   • 연도 – 승인 프로세스를 완료해야 하는 일, 주, 월을 선택합니다. 예를 들어 승인 프로세스가 12월 셋째 주 금요일까지 완료되기를 원할 수 있습니다.

4. 시간 제한이 초과되면 시스템이 문서에 대해 조치를 취합니다. 작업 목록에서 시스템이 수행해야 하는 작업을 선택합니다.

사용자가 사용할 수 있는 작업 지정

문서가 승인을 위해 사용자에게 할당되면 사용자는 문서에 대해 조치를 취해야 합니다. 다음 단계에 따라 사용자가 제출된 문서에 대해 수행할 수 있는 작업을 지정합니다.

1. 왼쪽 창에서 고급 설정을 클릭합니다.
2. 사용자가 문서를 승인할 수 있는 경우 승인 확인란을 선택합니다.
3. 거부 확인란을 선택하면 사용자가 문서를 거부할 수 있습니다.
4. 사용자가 문서 변경을 요청할 수 있는 변경 요청 확인란을 선택합니다.
5. 사용자가 승인을 위해 문서를 다른 사용자에게 할당할 수 있는 경우 위임 확인란을 선택합니다.

참고

Enterprise Portal의 작업 목록에서 작업 활성화 확인란은 더 이상 사용되지 않습니다.

승인 단계 구성

승인 프로세스는 승인 단계로 구성됩니다. 승인 프로세스를 추가하고 단계를 구성하려면 다음 절차를 완료하십시오.

1. 워크플로 편집기에서 승인 프로세스를 두 번 클릭합니다. 워크플로 편집기는 승인 프로세스의 단계를 표시합니다.
2. 승인 단계를 추가하려면 워크플로 요소 영역에서 캔버스로 단계를 끕니다.
3. 승인 단계를 구성하려면 워크플로에서 승인 단계 구성을 참조하십시오.