定期的な会議監査レポート
定期的な会議監査 Power BI レポートでは、Viva Insights データによって設定されたテンプレートを使用して、organizationの大規模で長い定期的な会議がコストの価値があるかどうかを理解するのに役立ちます。
このレポートを使用して、次の操作を行います。
- 最もコストの高い定期的な会議の品質を調べます。
- これらのコストのかかる会議を改善または削除するために実行できるアクションについて説明します。
レポートには、推奨されるアクションとメトリック定義が含まれています。
Power BI でレポートを設定するには、Viva Insightsで定義済みの定期的な会議監査クエリを設定して正常に実行する必要があります。
デモ
次のデモで使用するサンプル データは、このレポートを表すデータに過ぎず、お客様の組織固有のデータに特化したライブ レポートに表示される内容とは異なる可能性があります。
前提条件
クエリを実行し、Power BI でレポートに入力するには、次の操作を行う必要があります。
- Viva Insights で分析情報アナリストの役割を割り当てられる。
- 2022 年 12 月以降のバージョンの Power BI Desktop をインストールします。 以前のバージョンの Power BI がインストールされている場合は、アンインストールしてから新しいバージョンをインストールしてください。 [Power BI Desktop の取得] に移動し、最新バージョンをダウンロードしてインストールします。
レポートの設定
クエリの実行
- Viva Insights のアナリスト エクスペリエンスで、[分析] を選びます。
- [Power BI テンプレート] で、[定期的な会議の監査] に移動し、[分析の開始] を選択します。
[クエリの設定] で、次の操作を行います:
- [クエリ名] を入力します。
- [期間] を選択します。 [期間] は既定で過去 3 か月に設定されます。
- [自動更新] を設定します (省略可能)。 [自動更新] ボックスをオンにすると、クエリを自動的に更新するように設定できます。 [自動更新] オプションを選ぶと、Viva Insights がライセンスを持つユーザーの更新されたコラボレーション データを取得するたびに、クエリが自動的に実行され、新しい結果が計算されます。
注:
自動更新クエリで使用される組織データが変更された場合 (属性名が変更されたり、属性が削除されたりした場合など)、クエリの自動更新が停止する可能性があります。
- 説明 を入力します (省略可能)。
- メトリック ルールを変更します (省略可能)。 新しいメトリック ルールを設定するには、[詳細設定] を選択します。 次に、一覧から新しいルールを選択します。 メトリック ルールの詳細については、「メトリック ルール」を参照してください。
注:
[その他の設定] ウィンドウには、[グループ化] 設定も含まれています。 Power BI クエリは [週ごとにグループ化] に設定されており、このフィールドは編集できません。
[定義済みのテンプレート メトリック] で、灰色のタグとして表示される、事前に選択されたメトリックの一覧を表示します。 これらのメトリックは Power BI レポートの設定に必要であり、削除することはできません。 [メトリックの追加] を選択して、他のメトリックを追加できます。 事前に選択されたメトリックを含め、クエリには最大 7 つのメトリックを含めることができます。
重要
低品質または不足している組織データは、メトリックに影響を与え、警告やエラーが発生する可能性があります。 アナリスト エクスペリエンスのデータ品質に関するデータ品質通知の詳細について説明します。
[クエリに含める従業員を選択する] で、レポートの範囲内の従業員を絞り込むためのフィルターを追加します。 ここで追加した定義済みのフィルターは削除しないでください。 フィルターおよびメトリックのオプションの詳細については、「フィルター」を参照してください。 黄色の警告でマークされた属性に気付いた場合、その属性の品質は低くなります。 属性が赤でマークされ、クエリの [実行] ボタンが無効になっている場合は、組織データにその属性がありません。 アナリスト エクスペリエンスのデータ品質における属性とデータ品質の詳細について説明します。
[クエリに含める従業員属性を選択する] で、最大 7 つの組織属性を追加します。 クエリが実行されたら、これらの属性を使用してレポートをグループ化し、フィルター処理できます。
重要
一部の従業員属性は、この Power BI テンプレートを設定するために必要であり、クエリで事前に選択されています。 これらの事前に選択された属性は削除できません。
赤でマークされた属性が表示され、クエリの [実行 ] ボタンが無効になっている場合は、これらの属性が必要であり、組織のデータに含まれていないことを意味します。 管理者に連絡してアップロードしてください。
organizationがすべてのメールの件名行と会議タイトルを抑制している場合、Subject 属性に警告が表示されることがあります。 クエリを実行し、この警告でテンプレートを設定することはできますが、レポートに会議タイトルを表示することはできません。 会議タイトルを表示する必要がある場合は、Insights 管理者に問い合わせてください。
画面の右上にある [実行] を選択します。 クエリの実行には数分かかる場合があります。
クエリ結果の準備ができたら、[クエリ結果] ページに移動し、Power BI アイコンを選びます。 Power BI テンプレートをダウンロードし、パーティション識別子とクエリ識別子を取得します。 これらの識別子は後で必要になります。
レポートをクエリにリンクする
- ダウンロードしたテンプレートを開きます。
- プログラムの選択を求められた場合は [Power BI] を選択します。
- Power BI の以下の指示に従います:
- パーティションとクエリ識別子を貼り付けます。
- Viva Insights データを表示するための会社のポリシーに従って、このレポートの視覚エフェクト内でデータ集約の最小グループ サイズを設定します。
- [読み込み] を選択し、Power BI にクエリ結果を インポートします。
- Power BI からメッセージが表示された場合は、組織のアカウントを使用してサインインします。 その後、Power BI はデータを読み込んで準備します。 大きなファイルの場合、このプロセスには数分かかる場合があります。
重要
Viva Insights のアクセスに使用するのと同じアカウントで、Power BI にサインインする必要があります。 使用可能な場合は、左側から [組織アカウント] を選択します。 複数回サインインする必要がある場合があります。
![[組織アカウント] タブの Power BI へのサインインを示すスクリーンショット。](../../images/analyst-pbi-org-account1.png)
レポート設定について
定期的な会議の監査レポートが設定され、Power BI のViva Insights データが設定されたら、各ページ内で特定のパラメーターを表示および設定できます。 具体的な設定については、以下の 「レポートについて」を 参照してください。 設定の完全な一覧とその機能については、 参照 セクションに移動します。
レポートの概要
概要
どのグループが最大の会議負荷をスケジュールしていますか?
このページを使用して、会社のグループを表示し、次の操作を行います。
- これらのグループがスケジュールしている会議の数。
- それらの会議の平均出席時間と期間。
- これらの会議の合計コストと、そのコストが時間の経過とともにどのように変化しているか。
すべてのグループを確認したら、このページの情報を使用して、会議全体のコストに最も貢献するグループ、または平均出席時間や期間が多いグループを調査します。 会議の全体的なコストに対する最大の貢献者を表示すると便利です。 ただし、全体的なコストが低いが、大規模で長い会議をスケジュールする傾向があるグループを特定する価値もあります。
注:
このレポートの日付範囲を変更するには、[ 開始日] フィールドと [終了日 ] フィールドを使用します。 このフィールドは、ページの上部にある右側の最初のフィルターです。
詳細を確認するグループをいくつか選択します。 詳細については、次のページ「 会議ビュー」を参照してください。
会議ビュー
より無駄のない定期的な会議シリーズは何ですか?
[ 概要 ] ページで特定したグループをフィルター処理するには、このページを使用します。 たとえば、マーケティング organizationで定期的な会議の詳細を確認する場合は、[フィルター値] ドロップダウンを [マーケティング] に設定します。 このフィルターを設定すると、スケジュールされたグループの会議の一覧が表示されます。 一覧には、コストで並べ替えられた最もコストの高い会議シリーズが表示されます。
注:
スケジューラによるフィルター処理のドロップダウンの既定値は "Organization" です。 他の組織の属性 (つまり、会議スケジューラに関する説明情報) でフィルター処理するには、クエリの作成中にそれらの属性を に追加する必要があります。 上記の手順 6 を参照してください。
フィルターを設定したら、各会議シリーズの品質と数量のメトリックを調べます。 会議の数とコストを除くすべてのメトリックは、 開始日と終了日の間に発生する会議の平均です。
Scheduler にカーソルを合わせると、会議をスケジュールした個人の組織属性が表示されますが、その個人の組織属性は表示されません。 この情報は、スケジュール organizationに連絡して、会議のシリーズを変更したり、それに関する推奨事項を提供したりするのに役立ちます。
空白または "不明" の値について
organizationがすべてのメールの件名行と会議タイトルを抑制している場合は、[会議シリーズのタイトル] フィールドが空白になる可能性があります。 会議シリーズのタイトルが空白の場合でも、Scheduler や関連するメトリックなどの他のフィールドを表示できます。 会議シリーズのタイトルを表示する必要がある場合は、Insights 管理者に問い合わせてください。
スケジューラとして "Unknown" が表示された場合、スケジューラには組織の属性がありません。 これは、管理者がアップロードした組織のデータ ファイルに不完全なデータがあるか、スケジューラにViva Insights ライセンスがないためである可能性があります。
アクションを行う
組織にとって機会のある領域を見つけます。 このページには、ベスト プラクティス、推奨事項、およびこれらの高価な会議の編成方法を変更して時間を解放する方法に関する関連記事へのリンクが含まれています。
用語集
レポートでさまざまな概念の定義を表示します。
リファレンス
レポートの設定
[設定] ページを見つけるには、レポート ページの右上隅にある [設定] リンクを選択します。 [設定] で、次のパラメーターを変更できます。
| 名前の設定 | 説明 |
|---|---|
| レポートの開始日と終了日を選択する | 予定表ピッカーを使用して、レポートの日付範囲を設定します。 レポートには、開始日の後と終了日より前に発生した会議のみが含まれます。 |
| スケジューラによるレポートの表示... | 既定値は "Organization" であるため、すべてのレポート ページがスケジューラのorganizationでグループ化されます。 他の組織属性 (つまり、会議スケジューラに関する説明情報) でグループ化するには、クエリの作成中にそれらを追加する必要があります。 「クエリの実行」の手順 6 を参照してください。 |
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会議スケジューラの特定の属性に基づいて、会議を除外または含めるフィルターを設定します。 たとえば、Sales organizationのユーザーによってスケジュールされた会議のみを表示する場合は、[スケジューラによるフィルター処理] を [組織] に、[フィルター] の値を "Sales" に設定します。 これらのフィルターを使用すると、ページの右側にある測定された会議数に、減少した数が反映されます。 |
| 従業員時間の平均コスト | 従業員時間の平均コストを設定します。 既定値は 75 ですが、0 から 1,000 まで設定して、レポート全体の会議時間のより正確な値を計算できます。 |
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平均期間と出席時間を設定して、レポートに表示される会議をフィルター処理します。 レポートは、前に設定した 2 つの日付の間に発生した定期的な会議のすべてのインスタンスから、これらの平均を取得します。 たとえば、レポートに平均 30 分から 60 分の会議のみを含める場合は、スライダーの下端を "30" に設定し、スライダーの上端を "60" に設定します。同様に、レポートに 2 人から 10 人の会議のみを含める場合は、スライダーの下端を "2" に、スライダーの上端を "10" に設定します。 |
| 会議の系列名を検索する | タイトルのキーワード (keyword)に基づいて、レポートに表示される会議をフィルター処理します。 たとえば、タイトルに "月次" が含まれる会議のみを含める場合は、ここで検索バーに "monthly" をキーワード (keyword)として追加します。 会議の開催者がタイトルを変更した場合、レポートでは会議のシリーズ名に最新のタイトルが使用されます。 レポートでは、一度に 1 つのキーワード (keyword)を使用できます。 |
| レポートに含めない | [チェック] ボックスを選択して、ユーザーの予定表でブロックされる可能性がある会議を除外します。 これらのブロックは、会議が開催されない日や、招待を受け入れる類似のイベントである可能性がありますが、シリーズ全体で Teams で会議に参加した人はいません。 すべての会議を含める場合は、このボックスの選択を解除します。 |
Power BI のヒント、よく寄せられる質問、トラブルシューティング
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