新入社員を組織にオンボードする
新入社員が重要なリソースを見つけ、組織内の人々と出会い、新しい職務で成功するための準備をすることができるオールインワンのハイブリッドな職場環境を醸成することにより、新入社員のオンボーディング (NEO と呼ばれることもあります) を素晴らしいエクスペリエンスにします。
新しい組織に入る場合、リソースがどこにあるのか、誰に相談すればいいのか、トレーニング資料をどのように探せばいいのかを、整理されカスタマイズされた環境で知ることは、新入社員が組織を効率的に移動するのに役立ちます。 この記事では、Microsoft の最新ワーク ツールを使用して、新入社員を迎え入れるオンボーディング環境を作成する方法を案内します。
以下の方法で仮想オンボーディング エクスペリエンスを作成します。
- 組織のツール、リソース、イニシアチブに基づいたエンド ツー エンドのエクスペリエンスの計画と実装
- リソースを共有し、オンボーディング バディを紹介する仮想歓迎イベントをホストする
- SharePoint サイト テンプレートを使用して、新しいチーム メンバーの拠点を用意する
- オンボーディング チェックリスト リスト テンプレートを使用したカスタマイズされたオンボーディング チェックリストの作成
- Viva Learningを使用した新しいチーム メンバー向けのトレーニング エクスペリエンスのキュレーション
オンボーディング エクスペリエンスの作成方法の概要
| アイコン | 段階 | タスク |
|---|---|---|
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計画 | - 対象ユーザーを明確にする - 従業員のオンボーディング エクスペリエンスを計画する - Microsoft 365 オンボーディング ツールを確認する - Viva Engageでの新しい従業員サポート コミュニティの作成を検討する |
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ビルド | - ライブ イベントを使用して新しいチーム メンバーを歓迎し、オリエンテーションを行うことを検討する - 採用マネージャー、ビジネスオーナー、人事などのパートナーを計画プロセスに含める - NEO コンテンツを長期的に維持するための計画を立てる - 新入社員向けオンボーディング テンプレートを使用してオンボーディング サイトを作成する - Microsoft 365 Lists のオンボーディング チェックリスト テンプレートをカスタマイズする - オンボーディングの最後に意見を聞くためのアンケートを用意する |
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起動 | - Outlook メールや Outlook カレンダーを使用して、招待、指示、リソースを送信します。 - 従業員オンボーディング プロセスの全体的なパフォーマンスを測定するために使用される各プラットフォームの分析情報を収集する - フィードバックを次のオンボーディング セッションに活用します。 |
オンボーディング エクスペリエンスを計画する
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|---|---|---|
| 手順 1: 対象ユーザーと目標を明確にする | 手順 2: オンボーディング エクスペリエンスを計画する | 手順 3: Microsoft 365 ツールを確認する |
| - 対象ユーザーのニーズと規模を特定する。 - オンボーディング エクスペリエンスの成果と望ましい結果を定義する - 雰囲気とメッセージングを確立する |
- オンボーディング タイムラインを確立する - オンボーディングの完了に必要なタスクを定義する - オンボーディング タスクに優先度を設定する - 学習教材を厳選する - よく意見を聞く |
- ニーズに合わせたオンボーディング ツールを選択します。 |
計画に関する考慮事項:
- 新入社員の入社初日以前に、イベント自体を行う前に NEO に関する情報が必要になります。 新入社員が内定通知にサインするとすぐに、適切なドキュメントを収集し、NEO イベントの準備に役立つ事前オンボーディング用の SharePoint サイトを検討します。
- 新入社員の中には、NEO イベントに直接参加できない人もいます。 イベントを事前に録画して、直接参加できない人に見せた方がいいか、それとも直接参加するイベントをライブ ストリーミングで配信し、遠隔地にいる新入社員はオンラインで参加できるようにした方がいいかを検討してください。
- NEO のイベント参加者は、対面またはリモートに関わらず、デスクトップおよびモバイル デバイスで同じリソースにアクセスできるようにする必要があります。
手順 1: 対象ユーザーのプロファイルと規模の特定を開始する
新入社員には、さまざまな経歴、役割、キャリア経験があります。 新入社員の中には、直接イベントに参加できる人もいれば、リモートでしか参加できない人もいます。 いくつかのツールやリソースに、モバイル デバイスからアクセスできるようにする必要があります。 新入社員オリエンテーションの方法に関係なく、同じリソースを用意する必要があります。
オンボーディング グループの規模によって、使用するプラットフォームやリソースが決まります。
対象ユーザー プロファイルの定義と対象ユーザーのサイズの明確化についてはこちらをご覧ください。
| 1 人から 19 人のグループ | 20 人以上のグループ |
|---|---|
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| Office (PowerPoint、Word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint スペース |
Office (PowerPoint、Word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint スペース Viva Engage |
望ましい結果と優先度の高い内容の定義
オリエンテーションが完了したときに成功がどのように見えるかを定義するために時間を費やします。 多くの組織では、オンボーディングはビジネスの複数の部分で行われるため、新入社員が組織や一緒に働くチームに親しむことができるオンボーディング構造を用意することを検討してください。 従業員のオンボーディングを案内し、その進捗状況を知らせるモジュールの設定を検討してください。
オンボーディング プロセスの雰囲気とメッセージングの検討
新入社員が組織に加わることを歓迎され、楽しみにされていると感じられるようにします。 PowerPoint を使用して、新入社員が組織の一員として利用できるさまざまな特典やリソースを一覧表示した、よく練られたメッセージを準備します。 会社の歴史や楽しい出来事などをレイアウトして、会社の文化を紹介します。
手順 2: 理想的な従業員オンボーディング エクスペリエンスを計画する
採用からオリエンテーション、そして仕事の初日まで、新入社員の経験はその従業員の成功に大きな影響を与えます。 新入社員のオンボーディング エクスペリエンスを計画することで、新入社員に最適なツールを用意することができます。
回答。 オンボーディング タイムラインの確立
キャリア経験の役割とレベルに基づいて、オンボーディング プロセスにかかる時間を決定します。 新しいチームメンバーがトレーニングコースを受講し、リーダーシップや組織の他のメンバーとつながるイベントに参加する頻度を考慮してください。
B. 最も重要なコンテンツとタスクのスコープと定義
各従業員が、職務上重要な特定のテーマについて完全なコンピテンシーを獲得したことを知らせる成果物を作成します。 これは、会社自体、特定のツール、組織の期待などについて学ぶことができるものです。
C. リソースやコンテンツの収集、優先度設定、整理
新しい環境に入った場合、成果物を完成させる順序を理解することは、新入社員にとって盲点になる場合があります。 優先度を知らせる方法で並べ替えることで、オンボーディングの成果物に優先度を設定するのに役立ちます。 これは、新入社員のために書き出したり、Microsoft Lists を統合したりする簡単なものです。 Microsoft Lists を使用して従業員のオンボードをサポートする方法を説明します。
D. パーソナライズされたトレーニング エクスペリエンスを作成する
新入社員を成功に導くためには、どのような教材が必要でしょうか? 組織のニーズ、チームのニーズ、日常的に使用するツールについてのオリエンテーションを行うために、各従業員向けの学習モジュールを作成します。 Viva Learningの使用の詳細については、こちらをご覧ください。
E. 途中段階でのフィードバックの取得
オンボーディング プロセスの目的は、新しい仕事で新入社員が成功を得るための十分な準備ができていると感じさせることです。 従業員がオンボーディング プロセスを終えた後に率直なフィードバックを受けることは、ギャップを埋めて次の従業員オンボーディングを改善するために最良の方法です。 簡単で思慮深いアンケートを作成することで、機能した点と改善を要する点を知ることができます。 Microsoft Forms を使用したフィードバックの取得に関する詳細を説明します。
手順 3: Microsoft 365 オンボーディング ツールの確認
新入社員を歓迎するために、Teams のライブ会議、ライブ イベント、チャット機能などを利用して、リモートだけでなく対面で参加できる人にも魅力的なエクスペリエンスを提供するのも素晴らしいオプションです。 SharePoint コミュニケーション サイトの情報や連絡先にユーザーを誘導します。 新しいユーザーが質問し、回答を得ることができる NEO Viva Engage チャネルの使用を検討してください。 仮想トレーニングや施設見学に SharePoint スペースを利用することも検討できます。 次に、SharePoint コンテンツをMicrosoft Teamsに統合するViva Connectionsを使用して、すべてをまとめます。
Microsoft Teams 会議: Teams 会議では、音声、ビデオ、画面の共有ができ、300 人以下のグループでのコミュニケーションに適しています。 Teams は、対面での会議、リモートで行う会議、またはその両方を組み合わせて行う会議に使用することができます。 さらに、会議の様子を録画し、会議に参加できなかった新入社員にも共有することができます。
SharePoint コミュニケーション サイト - 新入社員オンボーディング サイト テンプレートを使用して、SharePoint コミュニケーション サイトを作成します。 このサイトを使用して、新入社員を関連するリソース、連絡先、および新しい従業員Viva Engageコミュニティの会話に誘導します。
Viva Engage チャネル – 新入社員専用のViva Engage チャネルを作成します。 組織や地域全体で 1 つの NEO チャネルを作成するか、新入社員のグループごとにチャネルを作成するかを選択できます。 次に、SharePoint NEO サイトの Viva Engage Web パーツを使用して、会話を他のリソースや連絡先と統合します。
Microsoft Viva – Viva モジュールは、Microsoft Teamsでアプリとして表示される、パーソナライズされた従業員エクスペリエンスです。 Viva Connectionsを使用して、オンボード リソースとツールを 1 か所に取り込みます。 Viva Connections エクスペリエンスのコンテンツは、特定の対象ユーザーを対象にすることができます。 Viva Learningを使用して、各従業員の学習モジュールをキュレーションし、組織のニーズ、チームのニーズ、および毎日作業するツールに関する情報を提供します。
SharePoint スペース - SharePoint スペースを使用して、新入社員がキャンパスを仮想見学できるような没入型プラットフォームを作成します。
新入社員のオンボーディング エクスペリエンスを構築する
従業員のオンボーディング エクスペリエンスを 1 つのプラットフォームずつ構築していきます。 ここに一覧表示したツールは、相互に接続することができ、新入社員向けに徹底して接続されたオンボーディング行程を提供します。
SharePoint を使用したオンボーディング サイトの作成
新入社員の拠点のような社内コミュニケーション サイトを作成します。 このサイトでは、リソース、成果物、会社情報などが組織の方法で整理されている必要があります。 また、このサイトには、新入社員が成功するために必要なすべての情報を提供するための、最新の情報が含まれます。 このサイトでは、優先順位に応じた実施項目の整理を試行します。 最初に終わらせなければならないものを一番上に表示します。 これにより、従業員はオンボーディングでの作業を最大限に整理し、各新入社員が同じスタートラインに立つことができます。
Microsoft は、カスタマイズ可能な従業員オンボーディングの開始に役立つ SharePoint コミュニケーション サイト テンプレートを新たに提供しています。 SharePoint サイト テンプレートの使用を開始する
ライブ会議を利用した従業員の仮想オリエンテーションの実施
仮想ワークが出現しても、組織内の他の人々と顔を合わせることは、従業員がリーダーや同僚とコミュニケーションをとり、最重要事項を質問できるようにするために、重要であり続けています。 Microsoft Teams を利用して、従業員の仮想オリエンテーションを実施します。
Teams チャット ボックスで従業員同士がコミュニケーションをとる機会を設けたり、Teams ライブ イベントでは、カメラやモデレーターによる Q&A で従業員が質問できるようにしたりして、このライブ イベントを楽しく魅力的なものにします。 Teams ライブ イベントの詳細についてご確認ください。
SharePoint スペースを使用した従業員対象のキャンパス ツアーの実施
SharePoint スペースは、2D や 3D の Web パーツを使用して、没入感のあるオンライン エクスペリエンスを提供するツールです。 新入社員に 360 度の仮想キャンパス ツアーを案内する。 重要な情報を提供し、従業員がオンボーディング タスクを完了するのに役立つリンクや Web パーツを組み込みます。SharePoint スペースの詳細についてご確認ください。
Microsoft Lists を使用して新入社員が成果物に優先度を設定できるようにする
新しい環境に入る場合は、オンボード タスクを完了する順序を理解することが重要です。 優先度を知らせる方法で並べ替えることで、オンボーディングの成果物に優先度を設定するのに役立ちます。 Microsoft Listsテンプレートとリスト テンプレートの使用を検討し、新入社員 Teams チャネルのタブとして追加して、簡単にアクセスできるようにします。 また、List Web パーツを使用して、新入社員のオンボーディング SharePoint サイトに List を統合することもできます。
Viva Connectionsを使用し、他のMicrosoft Vivaエクスペリエンスと統合する
新入社員には、最も重要な会社情報、リソース、最新情報を定期的に配信し、オリエンテーションをサポートします。 Viva Connectionsは、Microsoft 365 の既存の機能に基づいて構築されたデジタル プラットフォームであり、組織は従業員のエクスペリエンスをカスタマイズし、デスクトップ デバイスとモバイル デバイスの両方で最も使用されるツールとリソースを最も重要な情報にアクセスできます。 Microsoft Vivaを使用してオンボード エクスペリエンスを作成する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
複数のViva モジュールを統合して、豊富なオンボード エクスペリエンスを作成する
上の図では、Viva Connectionsを使用して、他のViva エクスペリエンスと統合されたカードを表示しています。 Viva Insightsにリンクするカードを作成して、新しいチーム メンバーが生産性の高い時間を費やす方法を理解し、マネージャーが時間管理に関するより良いガイダンスを提供できるようにします。 Viva Insightsの詳細と、ワーク/ライフ バランスの保護と整理に役立つ方法について説明します。
別のカードはTopicsと統合されており、多くの企業の重要なビジネス上の問題に対処するのに役立ちます。これは、必要なときにユーザーに情報を提供します。 たとえば、新入社員は多くの新しい情報を素早く学ばなければならず、会社情報を読んでいてもまったく知らない言葉に出会うことがあります。 Topicsがナレッジ管理にどのように役立つかについて詳しくは、こちらをご覧ください。
Viva Learningは、ユーザーが特定のフォーカス領域で知識を得るのに役立つ、さまざまなプラットフォームから学習モジュールを検出、推奨、アクセスできるようにする、Microsoft Teamsのアプリケーションです。 Viva Learningは、LinkedIn Learning、Microsoft Learn、Microsoft 365 トレーニング、およびその他のパートナーからコンテンツをプルします。 Viva Learningを使用して、各従業員の学習モジュールをキュレーションし、組織のニーズ、チームのニーズ、毎日作業するツールに合わせて学習モジュールを整理します。
Viva Learningでは、organizationまたはチームのマネージャーが学習を割り当て、各モジュールの学習の進行状況を追跡できます。 Viva Learningホーム ビューでは、学習管理システムからの割り当てコンテンツ、推奨される学習、トレンド コンテンツ、学習プロバイダー コンテンツ ライブラリなど、さまざまな情報が集計されます。 Viva Learningの詳細については、こちらをご覧ください。
Viva モジュールの詳細については、以下を参照してください。
| Viva Learning | トピック | Viva Insights | Viva Connections |
|---|---|---|---|
| 新入社員向け対象別トレーニング。 | 新しいチーム メンバーは、一般的な用語、頭字語、プロジェクトなどについて学ぶことができます。 | 新しいチーム メンバーが生産的に時間を過ごせるようにサポートします。 | 福利厚生、トレーニング資料、リソースに簡単にアクセスできるようにします。 |
Viva Engageでの新規従業員向けの仮想コミュニティの作成
新しい従業員が互いにつながり、Viva Engageで支援的な仮想コミュニティを構築する機会を与えます。 Viva Engageは、リーダー、コミュニケーター、従業員を結び付け、コミュニティを構築し、知識を共有し、organization全体で関与させるプラットフォームです。 Viva Engageを使用すると、組織のプラットフォーム内で新入社員専用のコミュニティを設定できます。
当然ながら、従業員はオンボーディング プロセスのさまざまなタイミングで情報に触れます。 新入社員が自分でコミュニティを構築することができる場所を作ることで、入手した情報を共有する機会が付与されます。 この仮想空間で、新入社員はリソースを共有し、アイデアを共有し、お互いを知ることができます。 また、キャリアを通した社内の絆を築くことにも役立ちます。 Viva Engageでのコミュニティの構築について詳しくは、こちらをご覧ください。
Microsoft Forms を使用して意見を求める
新入社員のオンボーディング エクスペリエンスを向上させるためには、意見を求めることが一番の近道です。 新入社員がすべての成果物を完成させた後、意見を求めることで、最も効果的な内容や改善を要する内容を把握します。
Microsoft Forms を使用して、今後のオンボーディング エクスペリエンスに役立つ質問に答える短いアンケートを作成します。 Microsoft Forms の詳細についてはこちらをご覧ください。
新入社員のオンボーディング エクスペリエンスを実行する
Outlook を使用して、新入社員全員をオリエンテーションに招待します。 このメールでは、新しい従業員 SharePoint サイトへのリンク、新入社員オリエンテーションライブ会議イベント投稿、学習目標などを含む、Viva Connectionsホームページから始まるすべてのリソースをレイアウトします。 必要な情報や重要な直通連絡先は必ず記載してください。
その過程で、それぞれのプラットフォームから分析情報を収集します。 これらの分析情報を使用して、マネージャー、チーム リーダー、その他の関係者に通知します。 ライブ イベントの対象ユーザー、対象ユーザーへのリーチ、サイト トラフィックなどの分析情報を探索します。 各オンボーディング サイクルで収集したフィードバックを使用して、次のオンボーディング サイクルに反映させます。