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手順 3: 対象ユーザーのサイズをスコープし、対象ユーザーの好みを決定する

  • [アーティクル]

コミュニケーション戦略の計画を開始する前に、対象ユーザーのニーズと好みについて説明します。 通信している情報が必要なユーザーと、それらに到達するための最善の方法を検討します。 対象ユーザーのサイズを範囲指定し、コミュニケーションに適したチャネルを決定します。

対象ユーザーをスコープする場合のベスト プラクティス

  • 対象ユーザーのサイズを見積もる
    ターゲットオーディエンスの一般的なサイズを把握し、適切なツールと方法を選択してターゲットオーディエンスに到達できるようにします。 たとえば、一部のライブ イベント オプションの最大容量は 25,000 人です。
  • 通常、対象ユーザーが情報を取得する場所を理解する
    作業を完了するために既に使用しているアプリでユーザーに会うことをお勧めします。 たとえば、対象ユーザーが一般的にMicrosoft Teamsを使用する現場担当者の場合は、コミュニケーションが共有され、Teams で表示できることを確認する必要があります。
  • 対象ユーザーの通常の通信方法の詳細
    一部の対象ユーザーは、ライブ イベントに参加したり、イベント記録をwatchしたりできないため、代替のコミュニケーション方法が必要になります。 たとえば、対象ユーザーが主に SharePoint でニュースを取得するリモート ワーカーである場合は、SharePoint にニュースのみを投稿し、その後、organizationの残りの部分について、Viva Engageと Teams でニュースを昇格できます。
  • Microsoft 365 グループを使用して特定の対象ユーザーを対象とする
    対象ユーザーをMicrosoft 365 グループに整理します。 ユーザーは複数のグループに存在する可能性があります。 これにより、メール メッセージを送信したり、SharePoint の対象ユーザー設定などのツールを使うのがはるかに簡単になります。

まず、対象ユーザーの作業環境とデバイスの設定を理解します

対象ユーザーのサイズは、潜在的なコミュニケーション ソリューションを、対象ユーザーが作業を行う方法、タイミング、場所に関する考慮事項と組み合わせて絞り込むのに役立ちます。 企業のコミュニケーションは、従業員がどこにいるかを満たし、関与し、参加しやすくすることを目的とする必要があります。 organization内の特定の個人が複数のグループに含まれる可能性があることに注意してください。

現場担当者

現場担当者は、ほとんどの作業のためにデスクやデスクトップ コンピューターの前に座っていないチーム メンバーです。 この対象ユーザーには、医療労働者、工場労働者、小売個人、営業チーム、サポート チームが含まれます。

  • この対象ユーザーは、ほとんどの場合、作業を完了するためにモバイル デバイスを使用している可能性があります
  • コミュニケーションは簡潔で、簡単にアクセスでき、視覚的に魅力的である必要があります
  • この対象ユーザーが一度にイベントに一度に参加できる可能性は低いため、ニュース投稿やメールでイベントを記録して共有することを計画する必要があります
  • Viva Connectionsを使用して、組織のつながりを維持するのに役立つ魅力的なコミュニケーション エクスペリエンスを作成することを検討してください

社内ワーカー

オフィスワーカーは通常、デスクに座り、従来のオフィス環境でほとんどの作業にコンピューターを使用します。 オフィスワーカーは毎日オフィスで働かない場合があり、複数のオフィスで働くことさえできます。

  • この対象ユーザーは、ほとんどの場合デスクトップ デバイスを使用する可能性がありますが、モバイル デバイスで特定の会議を行う可能性があります
  • これは、対人イベントに参加できる唯一の対象ユーザーですが、スケジュールは異なります

リモート 対象ユーザー

リモート の対象ユーザーは、一元化されたオフィスの場所では動作せず、自宅から仕事をすることさえできます。 この対象ユーザーには、フルタイムの従業員、ベンダー、ギグ ワーカー、代理店、コンサルタント、その他の役割などの契約社員が含まれます。ほとんどの作業は、デスクやコンピューターの前で行われます。

  • この対象ユーザーはデバイスの組み合わせを使用しますが、プライマリではデスクトップ デバイスを使用します
  • ほとんどのユーザーが一緒に参加できるため、リモート オーディエンスはライブ イベント、モデレートされた Q&A、Viva EngageまたはMicrosoft Teamsでのライブ チャットに適しています
  • リモートのユーザーは、会議の疲労やほとんどの日の画面を見て苦しむ可能性が高いので、カメラやデスクトップ画面を必要としない多様な通信が理想的です

ハイブリッド 対象ユーザー

ほとんどの組織はさまざまな対象ユーザーで構成され、ハイブリッド対象ユーザー向けのコミュニケーションを計画しています。 ハイブリッド 対象ユーザーは、対象ユーザーのブレンドです。 一般的なブレンドは、リモート ワーカーと社内ワーカー、オフィスワーカー、現場担当者です。 一部の組織には、現場担当者、オフィス内ワーカー、リモート ワーカーが含まれる場合があります。 一部のシナリオでは、類似の対象ユーザーに到達しようとしている可能性がありますが、異なるタイム ゾーンや場所で動作するため、ハイブリッド対象ユーザーにもなります。

  • ハイブリッド通信は、他の作業スケジュール、インターネット、言語、タイム ゾーンへのアクセスに対応するために特に包括的である必要があります
  • 複数のチャネルまたはコミュニケーション方法を使用して、異なる作業スタイルを持つチーム メンバーに到達することを検討する
  • ユーザーが会話に参加したり、自分の視点を共有したり、他のユーザーとネットワークを共有したりできるフィードバック チャネルを作成する

次に、対象ユーザーのサイズのスコープを設定します。

対象ユーザーの規模を理解すると、Microsoft 365 アプリケーションが目標を達成するのに役立つものを絞り込むのに役立ちます。 対象ユーザーを決定したら、1 つまたは複数の方法の組み合わせを使用して、ニュース、お知らせなどを共有できます。

対象ユーザーの例 Size 潜在的なアプリと方法
特定のチーム、ロール、地域、部門、プロジェクト 300 から 20,000 電子メールを送信する
SharePoint ニュースを公開する
Teams チャネルに投稿する
Teams 会議をスケジュールする
Viva Engage コミュニティに投稿する
Teams ライブ イベントをホストする
Viva Engageライブ イベントをホストする
部門または地域全体 5,000 ~ 20,000 上記のすべてに加えて、次の内容が含まれます。

Streamでのチャネルまたはライブ イベントのStream
すべての従業員 最大 25,000 上記のすべてに加えて、次の内容が含まれます。

Viva Connectionsを使用してニュース、イベント、ツールを 1 か所に取り込む
25,000 から 100,000 Microsoft 365 ライブ イベント*
SharePoint ニュースを公開する
電子メールを送信する
*最大 100,000 人の出席者を含むライブ イベントは、Microsoft 365 ライブ イベント 支援プログラムを通じて計画できます

大規模な対象ユーザーに関する考慮事項

対象ユーザーのサイズの範囲を設定する際の考慮事項について詳しくは、こちらをご覧ください。 小規模な対象ユーザーは、データ保護とコンテンツの持続性に関しては、真っ直ぐで比較的リスクが低くなります。 対象ユーザーのサイズが大きくなるにつれて、アクセシビリティ、多言語オプション、データ セキュリティなどのリスクと考慮事項も同様です。

アクセシビリティ

アクセシビリティは、すべての組織、特に企業のコミュニケーションにとって重要です。 コンテンツがアクセス可能であることを確認すると、すべてのユーザーにメリットがもたらされます。 アクセシビリティには、SharePoint のコンテンツを簡単に使用できるようにする、Teams 会議でのバックグラウンド ノイズの制限、ライブ イベントのスクリーン キャプションの有効化などが含まれます。 アクセシビリティの詳細を確認し、対象ユーザーのニーズを満たすために学習を適用します。

多言語オプション

コンテンツにアクセスできるようにすることの一部は、コンテンツを複数の言語で使用できるタイミングを把握することです。 これは、複数のリージョンと国をカバーする通信に特に重要です。

データ保護とコンプライアンス

機密情報やドキュメントを大規模な対象ユーザーと共有すると、常にデータ リスクが発生します。 Microsoft には、データを保護し、データの損失を防ぎ、適切なユーザーが情報に適切にアクセスできるようにする多くのツールがあります。 SharePoint サイトとドキュメントを分類する方法、ゲスト共有、機密性の高いデータや機密データを含む会話のために Microsoft でチームとチャネルを設定する方法を確認します。

最後に、コンテンツ、会話、イベントを特定の対象ユーザーにターゲット設定する方法を学習します

通信を促進するために選択したアプリに関係なく、適切なコンテンツが適切な対象ユーザーに確実に到達するために使用できる Microsoft 365 サービスが増えています。

Microsoft 365 グループを整理して作成する

役割、地域、部署、部門に基づいて、Microsoft 365 グループをさまざまな対象ユーザーに計画し、整理することは、企業のコミュニケーションを作成および開始する際に役立ちます。 ほとんどのアプリケーションは、Outlook のメール、Teams での仮想会議、SharePoint サイトへのアクセス許可など、コンテンツをターゲットにするMicrosoft 365 グループに依存しています。

Microsoft 365 グループを管理する方法と、Microsoft 365 グループを作成する方法の詳細について説明します。

SharePoint で対象ユーザーのターゲット設定を使用する

SharePoint で行われるコミュニケーションの場合は、 対象ユーザー ターゲティングと呼ばれる機能にアクセスできます。 対象ユーザーのターゲット設定は、最も関連性の高いコンテンツが適切な対象ユーザーに到達するのに役立ちます。 対象ユーザーのターゲット設定を有効にすると、SharePoint Web パーツ、ページ ライブラリ、ナビゲーション リンクを介してMicrosoft 365 グループを使用して、特定のコンテンツが特定の対象ユーザーに優先されます。

SharePoint サイト ナビゲーションの対象ユーザーのターゲット設定機能のスクリーンショット。

対象ユーザーのターゲット設定 は SharePoint の多くのコンポーネントに適用でき、特に役立ちます。

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