非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する
非アクティブなメールボックスは、元従業員がorganizationを離れた後もメールを保持するために使用されるメールボックスの状態です。 Microsoft 365 ユーザー オブジェクトが削除される前に該当する保留が適用されると、メールボックスは非アクティブになります。 次の種類の保留は、ユーザー アカウントの削除時に非アクティブなメールボックスの作成を開始します。
保持専用の Microsoft 365 アイテム保持ポリシーとラベル、または設定の保持と削除。
電子情報開示ケースに関連付けられた保留。
既存の In-Place 保留。
重要
上記のホールドでは、Microsoft 365 ユーザー アカウントの削除時にメールボックスが強制的に非アクティブになりますが、アクティブでないメールボックスを積極的に使用する場合は、Microsoft 365 リテンション期間を使用することを強くお勧めします。
電子情報開示保留は、法的な問題に関連する特定の期限付きケースを対象としています。 ある時点で、訴訟が終了し、ケースに関連付けられている保留が削除され、電子情報開示ケースが閉じられる (または削除されます)。 非アクティブなメールボックスに配置された保留が電子情報開示ケースに関連付けられている場合、保留が解放されるか、電子情報開示ケースが閉じられたり削除されたりした場合、非アクティブなメールボックスは完全に削除されます。
Exchange 管理センターの In-Place 保留は廃止されました。 2020年7月1日現在、Exchange Onlineで新しい In-Place ホールドを作成できませんでした。 2020 年 10 月 1 日の時点で、インプレース ホールドのホールド期間を変更できませんでした。 In-Place 保留が適用されている非アクティブなメールボックスは、In-Place 保留を削除することによってのみ削除できます。 保留中の既存の非アクティブなメールボックスは、保留が削除されるまで保持 In-Place 続けます。 In-Place 保留の廃止の詳細については、「 従来の電子情報開示ツールの廃止」を参照してください。
訴訟ホールド は、メールボックスにコンテンツを保持し、ユーザー アカウントが削除された後に非アクティブにする代替方法として引き続きサポートされます。 ただし、古いテクノロジとして、代わりに Microsoft 365 リテンション期間を使用することをお勧めします。
非アクティブになると、[ 回復可能なアイテム] フォルダー を含むメールボックスの内容は、メールボックスが非アクティブ化される前にメールボックスに保持されていたホールドが適用されなくなるまで保持されます。
不定保持のみの Microsoft 365 アイテム保持ポリシーやラベル、電子情報開示ケースまたは訴訟ホールド ( LitigationHoldDuration が構成されていない場合) に関連付けられた保留など、該当する保留が時間ベースでない場合、メールボックスのコンテンツは保留が削除されるまで無期限に保持されます。
ただし、保留が時間ベースの場合、メールボックスの内容は保留期間の有効期限が切れるまで保持されます。 現時点では、[回復可能なアイテム] フォルダー内のすべてのアイテムは、非アクティブなメールボックスから完全に削除 (消去) されます。
注:
非アクティブなメールボックスの場合は、Microsoft 365 アイテム保持ポリシーまたはラベルの保持と削除の設定を使用することをお勧めします。 保持のみの設定を選択した場合、[回復可能なアイテム] フォルダーは保留期間の終了時に消去されますが、削除されていないその他のアイテムは非アクティブなメールボックス内に無期限に残ります。
規制やポリシーが進化するにつれて、非アクティブなメールボックスに割り当てられた保留の期間を変更する必要がある場合があります。 次の手順では、これを行う方法について説明します。
ヒント
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PowerShell に接続する
前に説明したように、さまざまな種類のホールドによって、非アクティブなメールボックスの作成がトリガーされる可能性があります。 このため、非アクティブなメールボックスに適用される保留期間を変更するには、まず、影響を与える保留の種類を特定する必要があります。 保留の種類を識別するには、PowerShell Exchange Online使用して保留の種類を識別する必要があります。 非アクティブなメールボックスが Microsoft 365 アイテム保持ポリシーまたはラベルの影響を受ける場合は、セキュリティ & コンプライアンス PowerShell を使用して特定のポリシーを特定する必要もあります。
Exchange Online PowerShell または Security & Compliance PowerShell に接続するには、次のいずれかのトピックを参照してください。
手順 1: 非アクティブなメールボックスに設定されているホールドを特定する
さまざまな種類の保留または 1 つ以上の Microsoft 365 アイテム保持ポリシーが非アクティブなメールボックスに配置される可能性があるため、最初の手順は、非アクティブなメールボックスの保留を特定することです。
Exchange Online PowerShell で次のコマンドを実行して、organization内の特定の非アクティブなメールボックスの保留情報を表示します。
Get-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied
複数の非アクティブなメールボックスの保留の種類を特定する必要があり、その数が多いorganizationは、PowerShell を使用して表示できなくなる可能性があります。 この場合は、次のコマンドを使用して、該当するすべての情報を CSV ファイルにエクスポートし、環境に必要に応じて Path を変更できます。
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied | Export-Csv -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\InactiveMailboxHoldTypes.csv"
この例では、使用可能な保留の種類が異なる 6 つの非アクティブなメールボックスの結果を次に示します。
注:
複数の種類の保留を含む複数の保留は、1 つの非アクティブなメールボックスに適用できます。
DisplayName : Ann Beebe
Name : annb
DistinguishedName : CN=annb,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 664ef44e-c1a0-47b0-9553-2ecdfc6ef840
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration : 365.00:00:00
LitigationHoldDate : 10/25/2021 6:54:57 PM
LitigationHoldOwner : admin@contoso.com
InPlaceHolds : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName : Carol Olson
Name : carolo
DistinguishedName : CN=carolo,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : e646a369-00bf-43d3-837a-8eae8b301d44
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName : Megan Bowen
Name : meganb
DistinguishedName : CN=meganb,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 36ec77cb-c524-468a-a8e8-bfb75e01a176
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1}
ComplianceTagHoldApplied : True
...
DisplayName : Mario Necaise
Name : marion
DistinguishedName : CN=marion,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 0579e039-a695-40d5-8f0a-0dc04f4b4c8f
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName : Abraham McMahon
Name : abrahamm
DistinguishedName : CN=abrahamm,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 55ad8905-4e68-4c8d-940d-e068ec6b51fc
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName : Pilar Pinilla
Name : pilarp
DistinguishedName : CN=pilarp,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 8d7867d6-bb6d-4cd8-a51f-09d208f97fcc
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
ComplianceTagHoldApplied : False
次の表は、上記の例から各メールボックスを非アクティブにするために使用された 6 つの異なる保留の種類を示しています。
| 非アクティブなメールボックス | ホールドの種類 | 非アクティブなメールボックスのホールドを識別する方法 |
|---|---|---|
| Ann Beebe |
訴訟ホールド |
LitigationHoldEnabled プロパティは、メールボックスが訴訟ホールド中であることを示すTrueに設定されます。 さらに、 LitigationHoldDuration は、メールボックスアイテムが作成日 (送受信) から 365 日後に訴訟ホールドの対象ではなくなることを示す 365.00:00:00 に設定されます。 LitigationHoldDateは、訴訟ホールドが有効になった日付を示し、LitigationHoldOwnerは訴訟ホールドを開始した人物を識別します。 |
| Carol Olson |
Microsoft Purview ポータルまたは特定のメールボックスに適用されるMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルからの Microsoft 365 アイテム保持ポリシー |
InPlaceHolds プロパティには、非アクティブなメールボックスに適用される Microsoft 365 アイテム保持ポリシーの GUID が含まれています。 GUID は mbx プレフィックスで始まり、 :2 または :3で終わるため、保持の種類が特定のメールボックスに適用されるアイテム保持ポリシーであることを特定できます。 詳細については、「 保持ポリシーの InPlaceHolds 値の形式について」を参照してください。 |
| Megan Bowen |
保持専用の Microsoft 365 保持ラベル、または保持および削除アクションがメールボックス内の少なくとも 1 つのアイテムに適用される |
ComplianceTagHoldApplied プロパティは、アイテムに保持のみのラベルが付いているか、ラベルを保持および削除することを示すTrueです。 さらに、 InPlaceHolds プロパティには、非アクティブなメールボックスに適用される Microsoft 365 アイテム保持ラベル ポリシーの GUID が含まれています。 詳細については、「保持ラベルがフォルダーまたはアイテムに適用されているため、保留中のメールボックスを識別する」を参照してください。 |
| Mario Necaise |
Microsoft Purview ポータルまたはMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルからの組織全体の Microsoft 365 アイテム保持ポリシー |
InPlaceHolds プロパティは空で、LitigationHoldEnabledがFalseされ、ComplianceTagHoldAppliedがFalse。 この結果は、1 つ以上の (Exchange) 場所 Microsoft 365 アイテム保持ポリシーが、非アクティブなメールボックスが継承しているorganizationに適用されたことを示します。 詳細については、「organization全体のアイテム保持ポリシーがメールボックスに適用されていることを確認する方法」を参照してください。 |
| Abraham McMahon |
Microsoft Purview ポータルまたはMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルでの電子情報開示ケースホールド |
InPlaceHolds プロパティには、非アクティブなメールボックスに配置された電子情報開示ケース ホールドの GUID が含まれています。 GUID は UniH プレフィックスで始まるので、この結果が電子情報開示ケースホールドであることを示すことができます。 詳細については、「 電子情報開示の保留」を参照してください。 |
| Pilar Pinilla |
インプレース ホールド |
InPlaceHolds プロパティには、非アクティブなメールボックスに配置された In-Place 保留の GUID が含まれています。 GUID はプレフィックスで始まらないので、この結果が In-Place 保留であることが分かります。 注: 2020 年 10 月 1 日の時点で、インプレース ホールドの保留期間は変更できなくなります。 削除できるのは、非アクティブなメールボックスが削除される In-Place 保留のみです。 詳細については、「 従来の電子情報開示ツールの廃止」を参照してください。 |
手順 2: 非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する
非アクティブなメールボックスに設定されているホールドの種類 (および複数のホールドがあるかどうか) を特定したら、次は、保持期間を変更します。 プロセスは、適用される保留の種類によって異なります。
Microsoft 365 アイテム保持ポリシーの期間を変更する
Microsoft 365 アイテム保持ポリシーの保留期間を変更するには、まず、セキュリティ & コンプライアンス PowerShell のメールボックスのInPlaceHolds プロパティから、関連付けられた GUID でGet-RetentionCompliancePolicyを実行して、非アクティブなメールボックスに影響を与えるポリシーを特定する必要があります。
このコマンドを実行するときは、必ず GUID からプレフィックスとサフィックスを削除してください。 たとえば、前のサンプル情報を使用して、mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3のInPlaceHolds値を取得し、mbxを削除し、:3cdbbb86ce60342489bff371876e7f224のポリシー GUID を生成します。 この例では、次を実行します。
Get-RetentionCompliancePolicy cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 | FL Name
ポリシーの名前がわかったら、Microsoft Purview ポータルまたはMicrosoft Purview コンプライアンス ポータルでアイテム保持ポリシーを変更するだけです。 保持ポリシーは通常、複数の場所に適用されるため、ポリシーを変更すると、適用されているすべての場所 (非アクティブとアクティブの両方) に影響します。これには Exchange 以外の場所も含まれる場合があります。 詳細については、「 アイテム保持ポリシーの作成と構成」を参照してください。
重要
保持ロックが有効になっている保持ポリシーでは、保持期間を延長できますが、減少または削除することはできません。
非アクティブなメールボックスのみ、または特定の非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する場合は、アダプティブ ポリシー スコープを展開することを検討できます。これは、Microsoft Entra IDと Exchange の属性とプロパティを使用して、特定のメールボックス (非アクティブなメールボックスなど) を個別にターゲット化するために使用できます。
Microsoft 365 保持ラベルの期間を変更する
アイテム保持ポリシーと同様に、Microsoft 365 アイテム保持ラベルの保持期間を変更する場合は、まず、非アクティブなメールボックス内のコンテンツに影響を与えるラベルを発行するポリシーを特定する必要があります。 そのポリシーを識別するには、Security & Compliance PowerShell のメールボックスの InPlaceHolds プロパティから、関連付けられた GUID を使用してGet-RetentionCompliancePolicyを実行します。
このコマンドを実行するときは、必ず GUID からプレフィックスとサフィックスを削除してください。 たとえば、前のサンプル情報を使用して、mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1のInPlaceHolds値を取得し、mbxと:1を削除すると、6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2のポリシー GUID が生成されます。 この例では、次を実行します。
Get-RetentionCompliancePolicy 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2 | FL Name
ポリシーを特定すると、発行されたラベルとその設定がわかります。 ラベルは個々のアイテムに適用されるため、ポリシーとその設定で発行されたラベルの数によっては、コンテンツに影響を与えているラベルを直接特定できない場合があります。
各ラベルが適用されるコンテンツを識別するために使用できる方法の 1 つは、 コンテンツ検索を使用することです。 たとえば、前のサンプル情報を使用して、ポリシーが複数のラベルを発行するとします。そのうちの 1 つは "HR-Content" という名前です。
適切なアクセス許可を使用すると、New-ComplianceSearch PowerShell コマンドを使用してコンテンツ検索を実行し、非アクティブなメールボックスのプライマリ SMTP アドレスを指定し、ピリオド (.) で事前にペン付けし、-AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true パラメーターを指定して検証をスキップできます。
New-ComplianceSearch -Name "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search" -ExchangeLocation .meganb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true -ContentMatchQuery "compliancetag=HR-Content"
検索が作成されたら、次のコマンドを使用して検索を開始します。
Start-ComplianceSearch "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search"
この方法を使用すると、非アクティブなメールボックス内のコンテンツに適用される識別されたラベル ポリシーのラベルを特定して、保持期間を変更できます。 保持ラベルは通常、複数の場所に適用されるため、ラベルを変更すると、適用されるすべての場所とラベル付きコンテンツに影響します。これには、Exchange 以外の場所やコンテンツも含まれる場合があります。 詳細については、「 保持ラベルを発行してアプリに適用する」を参照してください。
注:
すべての種類の保持ラベルを変更できるわけではありません。 一部のラベルでは、保持時間を増やすことしかできない場合もあれば、保持期間をまったく変更できない場合もあります。
電子情報開示ホールドの期間を変更する
電子情報開示ケースに関連付けられている保留は不定保留です。つまり、変更できる保留期間はありません。 アイテムは永続的に保持されるか、 保留が削除 されるか、ケースが閉じられるまで保持されます。
訴訟ホールドの期間を変更する
Exchange Online PowerShell を使用して、非アクティブなメールボックスに配置される訴訟ホールドの保留期間を変更する必要があります。 Exchange 管理センターを使用することはできません。 保持期間を変更するには、次のコマンドを実行します。 この例では、保留期間が無制限の期間に変更されます。
Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited
結果として、非アクティブなメールボックス内のアイテムは、無期限に、あるいは、ホールドが削除されるか保持期間が別の値に変更されるまで、保持されます。
ヒント
非アクティブなメールボックスを特定する最もよい方法は、 Distinguished Name または Exchange GUID の値を使用することです。 これらの値のいずれかを使用すると、正しくないメールボックスを誤って指定することを避けられます。
インプレース ホールドの期間を変更する
In-Place 保留は廃止され、変更できなくなります。 非アクティブなメールボックスに In-Place 保留が適用されている場合、保留期間を変更することはできません。 In-Place 保留のみを削除できます。これにより、非アクティブなメールボックスが削除されます。 詳細については、「 非アクティブなメールボックスを削除する」を参照してください。
詳細
非アクティブなメールボックス内のアイテムの保持期間はどのように計算されますか。 保持期間は、メールボックス アイテムを受信または作成した最初の日付から計算されます。
保持期間を過ぎるとどうなりますか。 [回復可能なアイテム] フォルダー内のアイテムの保持期間を過ぎると、アイテムは非アクティブなメールボックスから完全に削除 (消去) されます。 非アクティブなメールボックスに保持する期間が指定されていない場合、回復可能なアイテム フォルダー内のアイテムは消去されません (非アクティブなメールボックスの保留期間が変更されていない限り)。
Exchange MRM ポリシーは引き続き非アクティブなメールボックスで処理されますか? 非アクティブになる前に MRM アイテム保持ポリシーがメールボックスに適用された場合、削除ポリシー ( 削除 アクションで構成された MRM アイテム保持タグ) は、非アクティブなメールボックスで引き続き処理されます。 つまり、MRM 削除ポリシーでタグ付けされたアイテムは、保持期間の有効期限が切れると、[回復可能なアイテム] フォルダーに移動されます。 それらのアイテムは保持期間を過ぎると非アクティブなメールボックスから消去されます。 非アクティブなメールボックスに保留期間が指定されていない場合、[アイテムの回復] フォルダー内のアイテムは無期限に保持されます。
逆に、非アクティブなメールボックスに割り当てられた MRM アイテム保持ポリシーに含まれるアーカイブ ポリシー ( MoveToArchive アクションで構成された MRM アイテム保持タグ) は無視されます。 つまり、非アクティブなメールボックス内のアーカイブ ポリシーのタグが付けられたアイテムは、保持期間を過ぎてもプライマリ メールボックスに残ります。 それらのアイテムは、アーカイブ メールボックスやアーカイブ メールボックス内の [回復可能なアイテム] フォルダーに移動されません。 これらは無期限に保持されます。
注:
Exchange アイテム保持ポリシー (Exchange Onlineのメッセージング レコード管理または MRM 機能) を適用しても、ユーザー アカウントが削除されたときに非アクティブなメールボックスは作成されません。
通常のメールボックスと同様に、マネージド フォルダー アシスタント (MFA) も非アクティブなメールボックスを処理します。 Exchange Onlineでは、MFA は約 7 日に 1 回メールボックスを処理します。 非アクティブなメールボックスの保持期間を変更したなら、 Start-ManagedFolderAssistant コマンドレットを使用して、非アクティブなメールボックスの新しい保持期間の処理を直ちに開始します。 次のコマンドを実行します。
Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>非アクティブなメールボックスに多数の
InPlaceHoldsが配置されている場合、すべての保留 GUID が表示されるわけではありません。 次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスに配置されているすべてのInPlaceHoldsの GUID を表示できます。Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds