ハードウェア資産とリクエストの管理を開始する
リクエストを処理し、資産を管理する前に、特定の構成と移行手順を完了する必要があります。
管理者またはプログラムマネージャーとして、これらのコンポーネントのセットアップをハードウェア要求および管理アドミン モデル駆動アプリで完了する必要があります:
業務グループ
予算
製品タイプ
製品サブ タイプ
製品 (カタログ)
資産
業務グループの管理
業務グループのレコードは、組織内の部門を表します:
- ハードウェア購入予算
- ハードウェア要求のビジネス承認者
- 資産管理者
ハードウェアのリクエストを行う前に、少なくとも 1 つのビジネスグループが構成されている必要があります。 実行手順:
- 業務グループ ギャラリーから + 新規 を選択します
- 全般 タブで、新しい 業務グループ のグループ名を追加します
- グループが 1 人のユーザーで構成されている場合
- 承認チーム を いいえ に設定します
- ユーザーを プライマリ承認者 として選択します
- 代わりに、チームを構成する場合
- 承認チーム を *はい に設定します
- チームを 承認者チーム として選択します
- グループが 1 人のユーザーで構成されている場合
既存の業務グループを表示または編集することができます 業務グループ名はハイパーテキストで表示されます。 リンクをクリックすると詳細が表示されます。 ビジネスグループは予算、要求、発注書、資産で指定されているため、それらの割り当ては 2 つの場所で表示できます:
- 「全般」タブのテーブル (「アクティブ」状態のみ)
- 専用タブ: 「予算」、「リクエスト」、「発注書」、「資産」 (拡張されたフィールドセットとステータスフィルター付き)
予算管理
組織によって設定された予算を記録することで、アプリは累積支出を追跡し、資産の購入が企業の範囲内で行われていることを確認するための可視性を提供します。 業務グループが構成された後、予算を追加することができます。
- 予算ギャラリーの プラス(+) を選択します
- 全般タブで:
- 予算の名前
- 金額
- 事業グループの割り当て
- 通過
既存の予算を表示または編集することができます。 予算名はハイパーテキストで表示されます。 リンクを選択すると詳細が表示されます。 予算に対して発注が行われると、発注リストが拡張され、支出サマリー が更新されます。
より詳細な表示は、発注書 を選択してください。
製品の構成と管理
製品タイプ、製品サブタイプ、製品分類を構成して、リクエストプロセスを確立し、合理化します。
製品タイプ
製品タイプは、カタログに掲載されている製品の最高レベルの分類です。 製品タイプは、リクエスト プロセスを簡素化し、管理者のレポート機能を向上させます。
製品がカタログにロードされる前に、製品タイプのリストを構成する必要があります。 実行手順:
- 商品サブタイプ ギャラリーで プラス (+) を選択します
- 全般タブで:
- 製品タイプ名
- 画像 (ある場合)
既存の製品タイプを表示または編集できます。 製品タイプ名はハイパーテキストで表示され、詳細ビューにリンクします。 製品に製品タイプが割り当てられると、その製品タイプの 製品 タブ ビューのリストに追加されます。
製品サブ タイプ
製品サブタイプは、カタログ内での製品分類の追加レベルを可能にします。 製品のサブタイプは、リクエストする人が製品を見つけるのに役立ち、管理者は報告や分析においてより具体的になります。
サブ タイプを追加する方法:
- 製品サブタイプ ギャラリーで プラス (+) を選択します
- 「全般」タブで:
- サブタイプの名前
- 親プロダクトタイプへの割り当て。 たとえば、タブレット のサブタイプを コンピューター の製品タイプに追加できます
既存の製品サブタイプを表示または編集できます。 製品サブタイプ名はハイパーテキストで表示され、詳細ビューにリンクします。 製品に製品サブタイプが割り当てられると、その製品サブタイプの 製品 タブ ビューのリストに追加されます。
Products
製品タイプとサブタイプが構成されると、製品をカタログに追加できます。 カタログの製品リストは、リクエストされた製品と管理アプリ内で管理されている資産の両方に使用されます。
以下のフィールドは必須です:
- 件名
- Product Type
- 製品サブタイプ
オプション フィールドには次が含まれています:
- Description
- いくつかのメーカーの詳細 (製品名、品番、モデル番号、製品詳細リンク)
- 価格 (既定の価格と通貨)
- 画像 (商品画像は管理者のファイルからアップロードし、商品レコードに添付することができます)
- 更新の期間 (月) (ポリシーに従って、資産がいつ交換できるかを資産所有者と管理者に通知)
チップ
製品カタログの初期移行には、Excel オンライン 機能を使用するのが最適でしょう。 メニュー バーから Excel にエクスポート を選択し、Excel Online で開く を選択します。 フィールド レイアウトが一致していれば、既存のワークブックからデータを貼り付けて保存することができます。 また、ソースファイルが.csv 形式の場合、Excel からインポート メニュー オプションを使用してインポートすることもできます。
既存の製品を表示または編集することができます。 製品名は ハイパーテキスト で表示され、商品の詳細表示にリンクしています。 製品が資産として指定されたり、リクエストに割り当てられると、その製品はこの 資産 と リクエスト アイテム タブ ビューのリストに追加されます。
既存資産の移行
セットアップの重要な部分は、既存の資産の初期移行です。 これらのアプリは、ハードウェアのリクエストや資産管理といった現在のシステムに取って代わるものであると想定しています。 そのシステム (またはデータソース) から、資産データを抽出する必要があります。 小規模なデータセットでのみ実用的ですが、データを手動で移行することができます。
- 資産 ギャラリーの プラス (+) を選択します
- 全般タブからのレコードを完成する
以下のフィールドは必須です:
- 製品 (ドロップダウン メニューから選択でき、カタログから値を入力します)
- 資産状況 (譲渡、未譲渡、引退、更新対象)
- 業務グループ (その資産が属する組織内のグループ)
オプション フィールドには次が含まれています:
- 配送日
- 更新対象日 (日付)
- リフレッシュ対象通知送信
- 終了日
- ハードウェア要求
- 発注書
システムが決定するフィールドは以下の通りです:
- 資産番号
- 更新までの月数
- 作成者
- 作成日
チップ
既存資産の初期移行には、Excel オンライン 機能を使用するのが最適でしょう。 メニュー バーから Excel にエクスポート を選択し、Excel Online で開く を選択します。 フィールド レイアウトが一致していれば、既存のワークブックからデータを貼り付けて保存することができます。 また、ソースファイルが.csv 形式の場合、Excel からインポート メニュー オプションを使用してインポートすることもできます。
既存の資産を表示または編集することができます。 資産名は ハイパーテキスト で表示され、詳細ビューにリンクしています。