ハードウェア要求およびハードウェア管理アプリの使用
構成とセットアップの手順が完了すると、アプリを 共有 して使用できるようになります。
ハードウェア要求アプリの使用
ハードウェア リクエスト アプリはシンプルで使いやすいため、リクエスト プロセスに特別なユーザー トレーニングは必要ありません。 このアプリは、管理アプリで承認のワークフローを開始するためのリクエストの作成と送信をガイドします。 この記事では、ハードウェア リクエスト アプリでサポートされている機能の概要を簡単に説明します。
ハードウェア要求の新規作成
ハードウェア リクエスト アプリを使用すると、新しいハードウェアの購入やリクエストの送信が簡単になります。 開始するには、次の手順に従います。
ホームページで、選択 新しいリクエストを作成 して、 選択 [使用可能なデバイスから] ページに移動します。 ここでは、製品タイプごとに個別のタイルが表示されます 。
デバイスの選択ページから、以下のいずれかを行います:
- 選択 特定の製品タイプ内の製品に移動するためのタイル。
- 簡易検索 で製品の説明別にフィルタリングします。 作成されます。 これにより、デバイス タイプを選択する前に、タイルの数と各タイル内の製品数が削減されます。
商品カテゴリ ビューから、ブランドやサブタイプのフィルターを追加したり、商品説明で検索したりすることができます。
各商品のリクエストごとに、必ず数量を明記してください。 数量または 選択 プラス (+) を入力できます。
選択 カートに追加。
必要に応じて手順を繰り返し、カートに必要なアイテムをすべて追加します。
選択 で ショッピングカート をチェックアウトします。
チェックアウトページでは、次の情報を追加できます。
リクエストタイトル - リクエストに名前を付けます
ビジネス グループ - 選択 あなたのビジネス グループ
代理でリクエスト - 別の個人をリクエストする場合は、ドロップダウンからその人の名前を選択してください
追加の詳細 - 役立つと思われる詳細を入力してください
各ハードウェアの要求と数量を確認し、正確性を確認します。 必要に応じて、選択 削除 するオプションがあります。
要求の送信 を選択します。 完了すると、 リクエストが送信されました ページが表示されます。
ハードウェア要求の表示
ハードウェア リクエスト アプリでリクエストを送信すると、その進行状況を確認できます。 この手順に従います:
- ホームページで、選択 私のリクエストを表示してください。
- リクエストを表示します。
マイ リクエスト ページには、すべてのリクエストが表示されます。 テーブルのフィールドは以下の通りです:
- 要求のタイトル
- 承認者
- 承認の状態
- 段階
- 送信日
- 完了日
- 選択the eye をクリックすると、特定のリクエストに関する詳細が表示されます。
デバイスの表示
自分に割り当てられているデバイスを表示することもできます。 この手順に従います:
ホームページで、選択 デバイスを表示します。
デバイスを表示します。 マイ 資産 ページには、割り当てられたすべてのデバイスの表が表示されます。 フィールドは以下の通りです:
- Device name
- 資産コ－ド
- 製造元
- 配信日
- 更新対象日
ハードウェア管理アプリの使用
ハードウェア リクエストは、ハードウェア管理アプリのチームによって管理されます。 このセクションでは、ハードウェア管理者として遭遇する可能性のある最も一般的なハードウェア管理シナリオについて説明します。
ハードウェア管理アプリは柔軟性を考慮して設計されており、さまざまなシナリオに対応できます。 目標は常に、システム データが、リクエスト、資産、予算が現実世界でどのように存在するかを反映することです。
購入が必要なリクエストの確認と承認
リクエスト プロセスのワークフローは、承認するか拒否するかの重要な決定から始まります。 この決定を下すために、ハードウェア マネージャーは可能な限り多くの関連情報を提供されます。 この決定は購入前に行われるため、お客様または他のハードウェア管理者は、ハードウェア管理アプリ Microsoft Teams、または Microsoft Outlookからアクションを実行できます。
購入が必要な要求にはハードウェア管理アプリを使用します
ハードウェア管理アプリで直接購入を必要とするリクエストを確認して承認するには、次の手順を実行します。
選択 リクエスト は、ハードウェア管理アプリの左側のペインにあります。
選択an オープンリクエスト をクリックすると、オープンリクエストのリストが表示されます (注: デフォルトの並べ替えは、 送信日 による降順で、最新のリクエストが一番上に表示されます)。
選択 確認するリクエストの リクエスト名ハイパーリンク 。 [ハードウェア要求] [全般] タブに移動します。
ハードウェア要求の 全般 タブには、要求の概要が表示されます。 概要ページの情報は、リクエストを承認するか拒否するかを決定するのに役立ちます。 概要には以下のセクションがあります:
- 詳細
- 件名
- ビジネスグループ
- 送信者
- 購入インジケーターが必要
- Amount
- 提出日時
- 日付に完了
- 依頼対象
- 要求番号
- 承認
- Status
- Comments
- 承認者
- 承認対象
- その他の詳細 - リクエストからフリーテキストで入力
- アイテム
- 製品説明
- quantity
- price
- 発注書
- 資産
- ヘッダー – 管理者 がリクエストがプロセスのどこにあるかをすばやく識別できるようにするステータス トラッカーが含まれており、プロセス内の各 手順 に対して実行可能な関数があります。
- 詳細
ステータス トラッカーの レビュー 手順 に 選択 を追加します。
承認ステータスを 保留中 から 承認済みに更新します。
これは購入シナリオであるため、「 購入が必要ですか? 」のデフォルト設定を「 はい 」のままにしておきます。
フローの実行 を選択して レビュー完了を通知 します。 これにより、承認アクションを要求ユーザーに通知します。
次のステージ を選択し、購入 ステップに進みます。
購入が必要なリクエストには Teams を使用します
Teamsで 承認 のワークフロー項目が設定されるように設定できます。 ハードウェア要求が アクティビティ に通知されると、ワークフローが届きます。 承認プロセス シナリオを開始するには、次の手順を実行します。
選択 承認 は、ハードウェア管理アプリの左側のペインにあります。
レビューするリクエストを選択すると、リクエストに関連する詳細が記載されたカードが開きます:
- ステータス – この場合は リクエスト済み （最終的にステータスは 承認済み または 拒否済みになります）
- 件名
- 送信者
- Amount
- その他の詳細 - リクエストからフリーテキストで入力
- 商品 – リストには商品の説明、数量、価格が含まれます
- 添付書類 - レビューに関連する書類
- ステータスのフロー - 要求者から承認者へのアクションのタイミングを示します
- コメント – 承認者として、決定を説明するために自由なテキストを使用できます。
選択 承認する に進出する 購入 手順.
詳細については、 承認をご覧ください Microsoft Teams。
購入が必要なリクエストには Outlook を使用します
リクエストが送信されると、電子メールが自分または別のハードウェア マネージャーの Outlook受信トレイ に送信されるよう設定できます。 この承認プロセス シナリオを開始するには、次の手順を実行します。
ハードウェア リクエストのメールが届いたら、メールを開いてリクエストに関連する詳細を確認します。
- ステータス – この場合は リクエスト済み （最終的には 承認済み または 拒否済み）
- 件名
- 送信者
- Amount
- その他の詳細 - リクエストからフリーテキストで入力
- アイテム
- プロパティ
- quantity
- price
- 添付書類 - レビューに関連する書類
- ステータスのフロー - 要求者から承認者へのアクションのタイミングを示します
- コメント - 承認者が決定を説明できます
選択 承認する に進出する 購入 手順.
ヒント
承認そのものが自動的に購入のきっかけになるわけではありません。 購入注文は別途行います。
購入を必要としないリクエストの確認と承認
手順 の購入を必要としないリクエスト (すでに在庫にある資産) は、若干異なる方法で処理する必要があります。 手順が少ないので、プロセスもシンプルです:
購入を必要としない要求にはハードウェア管理アプリを使用します
ハードウェア管理アプリを使用して購入を必要としないリクエストを処理するシナリオを実行するには、次の手順を実行します。
選択 リクエスト は、ハードウェア管理アプリの左側のペインにあります。
選択 オープンリクエスト をクリックすると、オープンリクエストのリストが表示されます(注: デフォルトの並べ替えは、 送信日 日付 (降順) で、最新のリクエストが一番上に表示されます)。
選択 確認するリクエストの リクエスト名ハイパーリンク 。 ハードウェア リクエスト 全般 タブに移動し、リクエストの概要が表示されます。 この情報は、リクエストを承認するか拒否するかを決定するのに役立ちます。 概要ページには次のセクションが含まれます。
- 詳細
- 件名
- ビジネスグループ
- 送信者
- 購入インジケーターが必要
- Amount
- 提出日時
- 日付に完了
- 依頼対象
- 要求番号
- 承認
- Status
- Comments
- 承認者
- 承認対象
- 追加の詳細 – リクエストに関連するフリーテキスト入力を表示します
- アイテム
- プロパティ
- quantity
- price
- 発注書
- 資産
- ヘッダー - リクエスト プロセスのステージをすばやく識別するのに役立つステータス トラッカーが含まれており、プロセス内の各 手順 の実行可能な関数が含まれています。
- 詳細
ステータス トラッカーで 選択 レビュー してください。
承認ステータス フィールドを 保留中 から 承認済みに更新します。
「購入が必要ですか?」については、このシナリオでは購入は必要ないため、デフォルトを 「はい」 から 「いいえ」 に変更します。
選択 フローを実行 して レビュー完了を通知します。 このアクションは、承認アクションを要求者に通知します。
選択 次のステージ に進み、 Deliver 手順 に進みます。
ヒント
チームや Outlook では、購入が必要ですか というリクエストを既定の はい から いいえ に変更することはできません。 この機能には、ハードウェア管理アプリを使用する必要があります。
混合在庫リクエストを確認して承認する
リクエストに購入品と手持ち品の両方が含まれる場合は、ハイブリッド アプローチが必要です。
リクエストは 購入が必要ですか？はい 個々のアイテムは 既存の資産 として割り当てられます。 ハードウェア管理アプリで混合在庫要求を確認して承認するには、次の手順を実行します。
- 承認コメントを追加して、既存の 資産 在庫からどのアイテムを割り当てるかを購入者に示します (例: USB-C充電器は購入しないでください。在庫から割り当ててください)。
- アセット ブロックに移動し、 省略記号 (…) を 選択 して、 既存の 資産 を追加します。
- レコードの検索 に資産の名前を入力して検索します。
- 選択 で 資産 を実行し、次に 選択 追加 します。 このアクションは、リクエストに 資産 を割り当てます。
要求を却下する
検討後、リクエストを継続しないという決定が下される場合があります。 リクエストが重複しているか、間違いであるか、予算を超えている可能性があります。 この場合、リクエストを拒否する必要があります。 これにより、購入やそれ以上のアクションが実行されないことが保証されます。 Teams、Outlook、またはハードウェア管理アプリで直接リクエストを拒否できます。
ハードウェア要求の拒否には、ハードウェア管理アプリを使用します
ハードウェア管理アプリで直接リクエストを拒否するには、次の手順を実行します。
選択 リクエスト は、ハードウェア管理アプリの左側のペインにあります。
選択 リクエストを開く と、リクエストのリストが表示されます (注: デフォルトの並べ替えは、「送信日」の日付 (降順) で、最新のリクエストが一番上に表示されます)。
選択 確認するリクエストの リクエスト名のハイパーリンク 。 ハードウェア リクエスト 全般 タブに移動し、リクエストの概要が表示されます。 この情報は、リクエストを承認するか拒否するかを決定するのに役立ちます。 概要ページには次のセクションが含まれます。
- 詳細
- 件名
- ビジネスグループ
- 送信者
- 購入インジケーターが必要
- Amount
- 提出日時
- 日付に完了
- 依頼対象
- 要求番号
- 承認
- Status
- Comments
- 承認者
- 承認対象
- 追加の詳細 – リクエストに関連するフリーテキスト入力を表示します
- アイテム
- プロパティ
- quantity
- price
- 発注書
- 資産
- ヘッダー - リクエスト プロセスの段階をすばやく識別するのに役立つステータス トラッカーと、プロセス内の各 手順 の実行可能な関数が含まれています。
- 詳細
ステータス トラッカーで レビュー 手順 を 選択 します。
承認ステータス フィールドを 保留中 から 拒否に更新します。
フローの実行 を選択して レビュー完了を通知 します。 このアクションは、承認アクションをリクエストしたユーザーに通知します。
Teams を使用してリクエストを拒否
ハードウェア マネージャーには、要求が送信されたときに届く Teams の 承認 のワークフロー項目と、活動 の通知があります。 Teams を通じてハードウェア要求を拒否するプロセスを開始するには、次の手順を実行します:
選択 承認 は、Teamsの左側のウィンドウにあります。
レビューするリクエストを選択すると、リクエストに関連する詳細が記載されたカードが開きます:
- ステータス – この場合は リクエスト済み が表示されます (最終的には 承認済み または 拒否済みになります)
- 件名
- 送信者
- Amount
- 追加の詳細 – リクエストに関連するフリーテキスト入力を表示します
- 商品 – 説明、数量、価格とともに商品をリストします
- 添付ファイル – レビューすべき関連文書を表示します
- ステータスのフロー - 要求者から承認者へのアクションのタイミングを示します
- コメント - 承認者が決定を説明できます
拒否を選択します。
Outlook を使用してリクエストを拒否
ハードウェア管理者は、要求が提出され、レビューの準備が整うと、Outlook の受信トレイ にメールが届きます。 Outlook経由でハードウェア要求を拒否するには、次の手順を実行します。
- レビュー依頼メールを開きます。 メールには、リクエストに関連する詳細が記載されています:
- ステータス – この場合は リクエスト済み （最終的には 承認済み または 拒否済み）
- 件名
- 送信者
- Amount
- 追加の詳細 – リクエストに関連するフリーテキスト入力を表示します
- 商品 – 製品の説明、数量、価格を一覧表示します
- 添付ファイル – レビューに関連する文書を表示します
- ステータスのフロー - 要求者から承認者へのアクションのタイミングを示します
- コメント - 承認者が決定を説明できます
- 拒否を選択します。
の購入
リクエストが承認されると、購入できるようになります。 購入が必要な品目は、会社の購買システムの 発注書 に追加されます。 ハードウェア管理アプリにその発注書の現実を反映させるには、発注書情報でリクエストを更新します。 この手順に従います:
選択 は、リクエスト内の [発注書] タイルの 省略記号 (…) をクリックし、選択 + 新しい発注書を追加します。
フィールドに入力し、選択 保存します。
購入に必要な項目です:
- 名前 (注: 発注書名はリクエストと一致する場合があります)
- ビジネスグループ – 購入の財務責任を負うグループを示します
- 予算 – 資金がどこから配分されるかを示します
購入にあたっての任意項目です:
- PO 番号 (外部からの割り当て)
- Amount
- ハードウェア要求
- 通貨型
注文書が入力されたら、通知フローを実行してステージの完了を伝えます。 概要から、ワークフロー内の 購入 を選択し、購入完了の通知 の フローの実行 を選択します。 表示されるウィンドウで、選択 フロー実行 を再度実行します。
ワークフローで 購入 を選択し、選択 次のステージを選択して、ワークフローを進めます。
受信
注文した製品の出荷を受け取ったら、資産を作成し、受領を伝え、ハードウェア管理アプリでワークフローを進める準備が整います。 リクエストを更新するには、次の手順を実行します。
- 選択 リクエスト は、ハードウェア管理アプリの左側のペインにあります。
- 受け取った商品の資産を作成します。
- ワークフローで、入庫 を選択します
- 資産の作成 で フローの実行 を選択します
- ウィンドウで、選択 フローを実行 をもう一度実行します
- 受信イベントを要求者に伝えます。
- ワークフローで、入庫 を選択します
- フローの実行 を選択して 受領完了を通知 します
- ウィンドウで、選択 フローを実行 をもう一度実行します
- ワークフローを進めます。
- ワークフローで、入庫 を選択します
- 次のステージ を選択します
- ワークフローで、入庫 を選択します
- フローの実行 を選択して 受領完了を通知 します
- ウィンドウで、選択 フローを実行 をもう一度実行します
実行
資産が手元に揃ったので、今度はそれを配送する番です。 リクエスト者が資産を所有したら、次の手順に従ってリクエストを更新します。
- 選択 リクエスト は、ハードウェア管理アプリの左側のペインにあります。
- 配送されるアイテムごとにアセットを作成します。
- ワークフローで、配信 を選択します
- 資産を配信済みに設定 で フローの実行 を選択します
- 新しいウィンドウで開き、フローの実行 を再度選択します
- 配信イベントをリクエスト者に伝えます。
- ワークフローで、配信 を選択します
- フローの実行 を選択して 配信完了の通知 します
- ポップアップ表示されるウィンドウに、配信け日 を入力します
- フローの実行を再度選択します
- ワークフローを進めます。
- ワークフローで 配信 を選択し、次のステージ を選択します
Complete
プロセスが完了したことを反映させるために、リクエストを更新してください。 この手順に従います:
- 選択 リクエスト は、ハードウェア管理アプリの左側のペインにあります。
- 依頼者に完了を伝えます。
- ワークフローで、完了 を選択します
- フローの実行 を選択して 要求完了の通知 します
- 新しいウィンドウで開き、フローの実行 を再度選択します
- ワークフローを完了します。
- ワークフローで、完了 を選択します
- 完了日 を入力し、完了 を選択します
要求の再割り当て
リクエストアプリでリクエストを送信する際に既定で選択された承認者とは異なる承認者にリクエストを再割り当てする必要がある場合があります。 ハードウェア管理アプリまたはTeamsからアクションを完了できます。
ハードウェア要求の再割り当てには、ハードウェア管理アプリを使用します
リクエストを別の承認者に再割り当てするには、次の手順を実行します。
選択 リクエスト は、ハードウェア管理アプリの左側のペインにあります。
選択 割り当て をクリックすると、 ハードウェア要求の割り当て ウィンドウが表示されます。
ヒント
ウィンドウのサイズによっては、省略記号 (…) を選択しないと 割り当て が表示されない場合があります。
割り当て先には、選択 ユーザー または チームを選択します。 ユーザーまたはチームについては、すべてを表示するか、フィルターして ユーザーのみ または チームのみを表示できます。
再割り当ての選択が完了したら、選択 割り当てを実行します。
Teams を使用してリクエストを再割り当てします
Teams で要求を別の承認者に再割り当てするには、以下の手順を実行します:
- カード, 選択 で再割り当てします。
- 「再割り当て先」 に名前の入力を開始します (入力内容に基づいて候補が表示されます)。
- 名前を選択したら、選択 確認 して再割り当てを完了します。
ハードウェアの更新を通知
すべての 資産 には、 更新対象日 が割り当てられます。 日付は以下に基づいて計算されます:
- 製品の更新ポリシーの更新期間 (月)
- 配信日: 資産
資産の更新通知 フローは定期的に実行されます。 更新期限を超えたアクティブな資産については、資産所有者に通知するための通知が送信されます。 資産自体も更新され、通知が送信された日付が反映されます。 その後、方針に従って代替資産を要求することができます。 交換品が納入されると、古い資産は 引退 状態に更新されます。
大量購入のための大量輸入
一括購入した資産を作成するには、Excelオンライン統合を使用します。 これらの資産を一括インポートし、リクエストなしで予算ロールアップの理由でインポートを注文書に関連付けます。
要求とハードウェア資産に関する分析情報
このアプリは、 Power BI によって駆動されるいくつかのレポートを使用して構築されており、リクエストアクティビティ、予算、資産を監視して効率的な運用を可能にします。 選択 ダッシュボード をクリックし、次に左ペインで レポート をクリックして開始します。
ハードウェア要求ダッシュボード
ハードウェア要求ダッシュボードは、要求アクティビティをグラフィカルに表示します。 提出日 フィルターの期間をドロップダウン (今日、昨日、今週、先週...) から選択します。 チャートは次のビューで更新されます:
- 状態別
- ステージ別
- カウント別アクティビティ
- 金額別アクティビティ
ハードウェア管理レポート
ハードウェア要求ダッシュボード から ハードウェア管理レポート にビューを切り替えると、ヘッダーに合計とグラフを含む詳細なレポートが表示されます:
- 予算
- 要求
- 資産