Outlook アクティビティを CRM に保存する
営業担当者は、顧客とのすべての送受信コミュニケーションを CRM システムに保存することができます。 このようにして、社内の全員が関連するアクティビティを閲覧し、より多くの営業に役立つ高度なサービスを構築するために利用することができます。
ただし、使用するすべてのコミュニケーション チャネルのすべてのアクティビティで CRM を更新するのは面倒で時間がかかります。 幸いなことに、Copilot for Sales を使用すると、ワンタップまたはワンクリックで Outlook でのやり取り (メールや会議) を CRM に保存できます。
ヒント
Dynamics 365 を CRM として使用する場合は、次の点に注意してください:
- Dynamics 365 にメールを保存する際、サーバー側の同期が有効で、Dynamics 365 パーソナライズ設定のメール タブでメール メッセージなし以外のオプションが選択されている場合、そのメールへの返信は自動的に CRM に保存されます。
- メールの下書きと予定の下書きを Dynamics 365 に保存できます。 メールはすぐに CRM に保存されません。 これらは、送信後にのみ保存されます。 予定はすぐに CRM に保存されます。 CRM に保存された後に予定を更新した場合、変更は自動的に CRM に保存されます。
- Dynamics 365 に予定を保存できるのは、予定時刻が参加者全員の勤務時間内である場合のみです。 予約時間が参加者の勤務時間外の場合、その予約は Dynamics 365 に保存できません。 Dynamics 365 でユーザーの勤務時間を設定する方法については、ユーザーの勤務時間を設定するを参照してください。
CRM として Salesforce を使用している場合は、以下の点に注意してください:
- 下書きメールや下書き予定は Salesforce に保存できません。
- 保存されたメールへの返信や、保存されたイベントの更新は自動的には保存されません。
- メールや会議を Salesforce に保存すると、そのメールや会議の他の参加者には保存されず、自分だけに保存されたものとして表示されます。 その他の参加者は、メールまたは会議を個別に Salesforce に保存する必要があります。
共有メールボックスからの Outlook アクティビティの保存はサポートされていません。
定期的な会議を CRM に保存することはサポートされていません。
Dynamics 365 App for Outlook を使用して Outlook のアクティビティ (電子メールまたは予定) を保存すると、Copilot for Sales に保存されたものとして表示されません。 Copilot for Sales を使用して Outlook アクティビティを保存する必要があります。 Copilot for Sales を使用して Outlook アクティビティを再度保存すると、CRM に重複レコードが作成されます。
ハイライト カードから Outlook アクティビティを保存する
Outlook からのメールまたは会議を CRM と同期するには、次の手順に従います:
CRM に保存する電子メールまたは会議を開き、Copilot for Sales を開きます。
電子メールの保存先 <CRM システムの種類> カードで、保存を選択します。
Copilot for Sales を Dynamics 365 環境に接続し、サーバー側同期 が有効になっていない場合は、Outlook アクティビティを初めて保存するときに、メールボックスのサーバー側同期を有効にするように求められます。 詳細は、Copilot for Sales でサーバー側同期を使う をご覧ください。
また、Outlook のアクティビティを関連レコードカードから CRM に保存することもできます。
レコードの接続 で、アクティビティを接続するレコードを選択できます。
既定では、Copilot for Sales は、アクティビティ内の取引先担当者に関連するアカウントと営業案件について、AI を活用した提案を表示します。 提案されたレコードの 1 つを選択して、そのレコードに接続します。
ヒント
AI による営業案件の提案は、メールや会議の内容が英語の場合にのみ提供されるものもあります。
また、検索ボックスを使用して、管理者が Copilot for Sales に追加した任意のレコード タイプの別のレコードを検索し、接続することもできます。 検索結果をフィルター処理して検索結果を絞り込むことができます。
レコードに接続せずにメールまたは会議を CRM に保存するには、接続せずに保存する を選択します。 電子メールまたは会議は、To、Cc、Bcc フィールドの取引先担当者に関連付けられたままとなります。
ヒント
- 接続するレコードを検索すると、検索結果にレコード名と管理者が選択したキー項目が表示されます。 キー フィールドの詳細については、ミニ ビューのキー フィールドを選択するを参照してください。
- 管理者がアクティビティで有効にし、Copilot for Sales に追加したすべてのレコード タイプに接続できます。 レコード タイプを追加する方法については、新しいレコード タイプ (または Salesforce オブジェクト) を追加するを参照してください。
関連する取引先担当者カードには、アクティビティに参加している取引先担当者が表示されます。
電子メール カテゴリの追加 セクションで、CRM で電子メールまたは会議を分類するための情報を入力します。 フィールドが表示されるのは、管理者が分類のためにフィールドを構成した場合のみです。
(オプション) CRM に保存したい添付ファイルを選択して保存します。
添付ファイルの保存セクションで、CRM に保存したい添付ファイルを選択して保存します。 このセクションは、管理者が添付ファイルの保存機能を有効にしている場合にのみ表示されます。
添付ファイルは、CRM 内の電子メールまたは会議に関連するアクティビティ レコードに保存されます。 添付ファイルを保存できませんか? その理由を確認します。
保存 を選びます。
電子メールまたは会議が選択されたレコードに接続され、CRM に保存されます。
- 接続先 カードには、接続されたレコードとそのタイプが表示されます。
- 添付ファイル アイコンには、CRM に保存されている添付ファイルの数が表示されます。
- タグのアイコンは、分類フィールドを選択した場合、その数を示します。
ヒント
CRM として Salesforce を使用している場合は、以下の点に注意してください:
拡張メールがオフになっていると、Outlook のアクティビティを保存するときにエラーメッセージが表示される場合があります。 エラーの修正方法については、電子メールの拡張機能オフをご覧ください。 Microsoft サポートに連絡して、拡張メールをオンにせずに Outlook アクティビティを保存した場合、アクティビティは Salesforce のタスク レコードとして保存されます。 拡張メールがオンになっている場合、アクティビティはメール メッセージの記録として保存されます。
メールを Salesforce CRM に保存する際、Outlook のメール本文 (HTML マークアップを含む) の文字数が Salesforce のメールレコードに保存できる最大文字数を超えると、メールは切り捨てられてから保存されます。 接続先カードに切り捨てに関するメッセージが表示されます。
関連するレコード カードから Outlook アクティビティを保存する
Copilot for Sales は、保存した取引先担当者に関連するレコードをメールで表示します。 同じレコード タイプのレコードはすべて、そのレコード タイプのカードに表示されます。 カードから CRM にメールを保存することができます。
ヒント
すでにハイライト カードから CRM にメールや会議を保存した場合、関連する記録カードから再度保存することはできません。
CRM に保存する電子メールまたは会議を開き、Copilot for Sales を開きます。
(レコード タイプ) カードで、電子メールまたは会議を保存するレコードにカーソルを合わせ、その他のアクショ ン (...) を選択し、電子メールを保存して接続 を選択します。 たとえば、メールをアカウントに保存したい場合は、アカウント カードでアカウントにカーソルを合わせ、その他のアクション (...) を選択し、メールを保存して接続を選択します。
または、レコードを選択して詳細を開きます。 詳細から、その他のアクション (...) >電子メールの保存と接続 を選択します。
電子メールまたは会議が選択されたレコードに接続され、CRM に保存されます。 接続先 カードには、接続されたレコードとそのタイプが表示されます。
ヒント
- 管理者が既定ですべての添付ファイルを保存する機能を有効にしている場合、対象となる添付ファイルは自動的に CRM に保存されます。
- 管理者が添付ファイルを保存する機能を無効にしている場合、または既定ですべての添付ファイルを保存する機能をオフにしている場合、添付ファイルは CRM に保存されません。
メールバナーで CRM のアクションを素早く実行し、Outlook のアクティビティを保存する
外部取引先担当者からのメールを読む際、CRM にメールを保存していない場合、メール上部のバナーメッセージには、メールを保存するための CRM クイック アクションが表示されます。
取引先担当者が少なくとも 1 人いるメールを開いてください。
バナー メッセージで、このメールを保存する を選択します。
Copilot for Sales ペインの レコードへの接続 で、会議を接続するレコードを選択します。
(オプション) CRM に保存したい添付ファイルを選択して保存します。
添付ファイルは、CRM 内の電子メールまたは会議に関連するアクティビティ レコードに保存されます。 添付ファイルを保存できませんか? その理由を確認します。
保存 を選びます。
ヒント
- 現在、クイック CRM アクションを含むバナー メッセージは、ユーザー 1 人につき 1 日 2 通までの外部メールで利用できます。 バナーを表示させたくない場合は、管理者にバナーを表示させないよう依頼してください。
添付書類に関する考慮事項
メールやミーティングを CRM に保存する際、メールやミーティングの一部である添付ファイルも保存することができます。 ただし、添付ファイルに関連する以下の制限を考慮してください:
サイズが大きすぎる添付ファイルや許可されていないファイル タイプの添付ファイルは、CRM に保存できません。 CRM 管理者は、ファイルの種類とサイズの制限を構成します。 この構成を変更すると、Copilot for Sales に反映されるまでに最大 1 時間かかります。 ファイルの種類とサイズの制限を構成する方法の詳細については、次の場所を参照してください:
- Dynamics 365: ファイルサイズの上限と拡張子の構成
- Salesforce: ファイルのサイズと共有の制限
インライン添付ファイルは CRM に保存できません インライン添付ファイルは、電子メールの本文に表示される画像またはファイルです。 たとえば、メールの署名、画像、電子メール本文に貼り付けられるファイルなどがあります。
Salesforce では、添付ファイルはアクティビティ レコードに ファイル として保存されます。
Dynamics 365 では、サーバー側の同期で予定の添付ファイル保存がオフになっていると、Copilot for Sales から CRM に会議の添付ファイルを保存できません。 詳細については、予約の添付ファイルの同期についてをご参照ください。
ヒント
添付ファイルの保存セクションは、管理者が添付ファイルの保存機能を有効にしている場合にのみ表示されます。
Outlook でアクティビティを編集する
アクティビティを CRM に保存した後、Outlook でアクティビティの詳細を更新する場合は、アクティビティを編集してから、再度 CRM に変更を保存することができます。
アクティビティで次のフィールドを更新できます:
- 接続済みレコード
- メールのカテゴリ
- 関連する連絡先
ヒント
編集は、Dynamics 365 に保存されたアクティビティのみ可能です。
アクティビティを編集するには、Copilot for Sales のサイドペインの接続先カードでその他のアクションボタン (…) を選択し、保存されたEメールの詳細を編集するを選択して必要な変更を行います。
保存したメールを CRM から削除する
Copilot for Sales を Dynamics 365 環境に接続し、サーバー側での同期を有効にすると、Copilot for Sales を使用して、関連性のなくなった保存済みのメールや会議を CRM から削除できます。 このようにして、CRM をクリーンで最新の状態に保つことができます。
ヒント
削除は、Dynamics 365 に保存されたアクティビティのみ可能です。
CRM に保存した電子メールまたは会議を開き、Copilot for Sales を開きます。
Dynamics 365 タブを選択します。
接続先 カードで、その他のアクション ボタン (...) を選択し、 Dynamics 365 からメールを削除する を選択します。
メールは Dynamics 365 から削除され、確認メッセージが表示されます。
関連情報
Outlook のメールとイベントを CRM に保存する方法を設定する
Copilot for Sales を使って CRM レコードを検索する