共同作業のガバナンスとは?
コラボレーション ガバナンスとは、リソースへのユーザーのアクセスを管理し、ビジネス標準に準拠し、データのセキュリティを確保する方法です。
今日の組織は、さまざまなツール セットを使用しています。 チーム チャットを使用する開発者のチーム、メールを送信する幹部、および企業のソーシャルを介して接続する組織全体があります。 すべてのグループが一意であり、独自の機能ニーズと作業スタイルを持っているため、複数のコラボレーション ツールが使用されています。 一部のユーザーはメールのみを使用し、他のユーザーは主にチャットでライブを行います。
ユーザーは、IT が提供するツールがニーズに合わないと思った場合、自分のシナリオに対応するお気に入りのコンシューマー アプリをダウンロードすることになるでしょう。 このプロセスにより、ユーザーはすぐに使い始めることができますが、複数のログイン、共有の困難さ、コンテンツの閲覧場所の不足など、組織全体でユーザー エクスペリエンスが低下します。 この概念は "シャドウ IT" と呼ばれ、組織に大きなリスクをもたらします。 これにより、ユーザー アクセスを均一に管理し、セキュリティとサービス コンプライアンスのニーズを保証できる機能が減ります。
Microsoft 365 グループ、Teams、Viva Engageなどのサービスは、共同作業に必要なツールを提供することで、ユーザーを支援し、IT をシャドウするリスクを軽減します。 Microsoft 365 には、organizationに必要なガバナンス機能を実装するための豊富なツール セットがあります。
この一連の記事は、グループ、チーム、SharePoint の設定がどのように相互作用するか、利用できるガバナンス機能、および Microsoft 365 のコラボレーション機能のガバナンス フレームワークを作成して実装する方法を理解するのに役立ちます。
Microsoft 365 との安全なコラボレーションの設定
organizationで安全なコラボレーションを行うMicrosoft 365 グループと Teams を展開するためのオプションは多数あります。 このガバナンス コンテンツと共に、Microsoft Teamsとその関連記事との安全なファイル共有とコラボレーションを設定して、organizationに最適なコラボレーション ソリューションを作成することをお勧めします。
データ所在地ガバナンス
organizationが多国籍で、さまざまな地域のデータ所在地要件がある場合は、コラボレーション ガバナンス 計画の一部として Microsoft 365 Multi-Geo を含めます。
コラボレーション ガバナンスで Microsoft 365 グループが重要な理由
Microsoft 365 グループを使用すると、共同作業を行うユーザーのセットを選択でき、それらのユーザーが共有するリソースのコレクションを簡単に設定できます。 グループにメンバーを追加すると、グループによって提供されるすべての資産に必要なアクセス許可が自動的に付与されます。 Teams と Viva Engage の両方で、Microsoft 365 グループを使用してメンバーシップを管理します。
Microsoft 365 グループには、ユーザーがコミュニケーションとコラボレーションに使用できるリンクされたリソースのスイートが含まれています。 グループ常に SharePoint サイト、Planner、メールボックスと予定表が含まれます。 グループの作成方法に応じて、必要に応じて Teams、Viva Engage、Project などの他のサービスを追加できます。
| 関連情報 | 説明 |
|---|---|
| Calendar | グループに関連するイベントをスケジュールする場合 |
| [Inbox (受信トレイ)] | グループ メンバー間の電子メールの会話の場合。 この受信トレイには電子メール アドレスがあり、従来の配布リストと同様に、グループ外のユーザーやorganizationの外部からのメッセージを受け入れるように設定できます。 |
| OneNote ノートブック | アイデア、研究、情報を収集する |
| Planner | グループ メンバー間のプロジェクト タスクの割り当てと管理 |
| プロジェクトとロードマップ | Web ベースのプロジェクト管理ツール |
| SharePoint チーム サイト | グループに関連する情報、リンク、コンテンツの中央リポジトリ |
| Teams | Microsoft 365 のチャット ベースのワークスペース |
| Viva Engage | 会話をしたり、情報を共有したりするための一般的な場所 |
Microsoft 365 グループには、有効期限ポリシー、名前付け規則、ブロックされた単語ポリシーなど、さまざまなガバナンス制御が含まれており、organization内のグループを管理するのに役立ちます。 グループはメンバーシップとこのリソース スイートへのアクセスを制御するため、グループの管理は Microsoft 365 でのコラボレーションの管理の重要な部分です。
organizationのコラボレーション ガバナンスのベスト プラクティスを定義する
Microsoft 365 内では、共同作業や会話を行う場所が複数あります。 ユーザーが会話を開始できる場所を理解することは、コミュニケーションの戦略を定義するのに役立ちます。
Microsoft 365 でサポートされている 3 つのメイン通信方法があります。
- Outlook: 共有グループの受信トレイや予定表など、メールによるコラボレーション
- Microsoft Teams: 特定のサブグループ別に編成された、さまざまなトピックに関する非公式でリアルタイムの会話を行うことができる永続的なチャット ベースのワークスペース
- Viva Engage: コラボレーションのためのエンタープライズ ソーシャル エクスペリエンス
Teams: チャット ベースのワークスペース (高速コラボレーション)
- ユーザーが毎日作業するユーザーとのコラボレーションのために構築されています
- 単一のエクスペリエンスでユーザーが簡単に情報を得られるようにします
- タブ、コネクタおよびボットを追加します
- ライブ チャット、オーディオ/ビデオ会議、記録された会議
Viva Engage: 組織全体で接続する (エンタープライズ ソーシャル)
- 実践コミュニティ - 共通の関心や専門知識を共有しているが、必ずしも日常的に共同作業を行っていない人々の部門間グループ
- リーダーのつながり、学習コミュニティ、役割ベースのコミュニティ
メールボックスと予定表 (メール ベースのコラボレーション)
- 個人またはグループとのターゲットを絞ったコミュニケーションに使用されます
- 他のグループ メンバーとの会議の共有予定表
Microsoft 365 でコラボレーション機能を使用する方法を決定するときは、これらの通信方法と、ユーザーがさまざまなシナリオで使用する可能性がある方法を検討してください。
注:
Viva Engageまたは Teams を介して新しい Microsoft 365 グループが作成されると、それらのユーザー間の主要な通信がそれぞれのクライアントで行われるため、グループは Outlook またはアドレス帳に表示されません。 Viva Engage グループを Teams に接続することはできません。
コラボレーション ガバナンスのベスト プラクティス チェックリスト
ガバナンス計画プロセスを開始するときは、次のベスト プラクティスに留意してください。
ユーザーと話をする - コラボレーション機能の最大のユーザーを特定し、それらを満たし、主要なビジネス要件とユース ケース シナリオを理解します。
リスクとベネフィットのバランスを取 る - ビジネス、規制、法律、コンプライアンスのニーズを確認し、すべての結果を最適化するソリューションを計画します。
さまざまな組織やさまざまな種類のコンテンツやシナリオに適応 する - さまざまなグループや部門、イントラネット コンテンツやユーザーの OneDrive コンテンツなど、さまざまな種類のコンテンツに対するさまざまなニーズを考慮してください。
ビジネスの優先順位に合わせる - ビジネス目標は、ガバナンスに投資する必要がある時間とエネルギーを定義するのに役立ちます。
作成したソリューションにガバナンスの決定を直接埋め込む - Microsoft 365 の機能をオンまたはオフにすることで、多くのガバナンスに関する決定を実装できます。
段階的なアプローチを使用 する - コラボレーション機能を最初に少数のユーザー グループにロールアウトします。 より大きなグループに進む前に、フィードバックを得て、ヘルプ デスク チケットをwatchし、必要な設定やプロセスを更新します。
トレーニングを強化する - Microsoft 365 ラーニング パスなどのソリューションを適応して、organization固有の期待が Microsoft 提供のトレーニングで強化されるようにします。
organizationでガバナンス ポリシーとガイドラインを伝達するための戦略を用意します。SharePoint コミュニケーション サイトに Microsoft 365 導入センターを作成して、ポリシーと手順を伝えます。
ロールと責任を定義する - ガバナンス コア チームを特定し、最初にプロビジョニングと名前付けと外部アクセスに関する主要なガバナンスの決定を行い、次に残りの決定を行います。
ビジネスとテクノロジの変化に応じて意思決定を見直す - 定期的に対応して、新しい機能と新しいビジネスの期待を確認します。
これらのプラクティスの詳細については、「 コラボレーション ガバナンス 計画を作成する」を参照してください。
エンド ユーザーへの影響と変更管理
グループとチームはいくつかの方法で作成できるため、organization最適な方法を使用するようにユーザーをトレーニングすることをお勧めします。
- organizationが Teams を展開している場合は、コラボレーション スペースが必要なときにチームを作成するようにユーザーに指示します。
- organizationが電子メールを使用してほとんどの通信を行う場合は、Outlook でグループを作成するようにユーザーに指示します。
- organizationが SharePoint を頻繁に使用している場合、またはオンプレミスの SharePoint から移行する場合は、コラボレーションのために SharePoint チーム サイトを作成するようにユーザーに指示します。
これにより、ユーザーがグループと関連するサービスとの関係に慣れていない場合の混乱を回避できます。 グループについてユーザーと話す方法の詳細については、「ユーザーへのMicrosoft 365 グループの説明」を参照してください。
主要なコラボレーション ガバナンス機能とライセンス要件
Microsoft 365 でのコラボレーションのガバナンス機能には、Microsoft 365、Teams、SharePoint、Microsoft Entra IDの機能が含まれます。
| 機能 | 説明 | ライセンス |
|---|---|---|
| チームとサイトの共有 | チーム、グループ、サイトをorganization外のユーザーと共有できるかどうかを制御します。 | Microsoft 365 E5または E3 |
| ドメインの許可/ブロック | organization外のユーザーとの共有を特定のドメインのユーザーに制限します。 | Microsoft 365 E5または E3 |
| セルフサービス サイト作成 | ユーザーが独自の SharePoint サイトを作成することを許可または禁止します。 | Microsoft 365 E5または E3 |
| 制限付きサイトとファイル共有 | サイト、ファイル、フォルダーの共有を特定のセキュリティ グループのメンバーに制限します。 | Microsoft 365 E5または E3 |
| 制限付きグループの作成 | チームとグループの作成を特定のセキュリティ グループのメンバーに制限します。 | Microsoft 365 E5または E3 Microsoft Entra ID P1 または P2 または Microsoft Entra Basic EDU ライセンス |
| グループの名前付けポリシー | グループ名とチーム名にプレフィックスまたはサフィックスを適用します。 | Microsoft 365 E5または E3 Microsoft Entra ID P1 または P2 または Microsoft Entra Basic EDU ライセンス |
| グループの有効期限ポリシー | 非アクティブなグループとチームを期限切れに設定し、指定した期間後に削除します。 | Microsoft Entra ID P1 または P2 ライセンスを使用したMicrosoft 365 E5または E3 |
| グループごとのゲスト アクセス | グループごとに、organization外のユーザーとのチームとグループの共有を許可または禁止します。 | Microsoft 365 E5または E3 |
さらに、これらのアドオン ライセンスは、強化されたガバナンス機能を提供します。
- Microsoft Teams Premiumは、透かし、暗号化、秘密度ラベルなど、会議のコンプライアンス機能を提供します。
- Microsoft Syntex - SharePoint Advanced Management には、コンテンツ アクセス、コラボレーション、ライフサイクル管理に関するポリシーが用意されています。
おすすめのコラボレーション ガバナンス計画
次の基本的な手順に従って、ガバナンス計画を作成します。
- 主要なビジネス目標とプロセスを検討する - ビジネスのニーズを満たすために ガバナンス 計画を作成 します。
- サービスの設定を理解する - グループ内の設定と SharePoint は、グループ、SharePoint、Teams、およびその他のサービスの設定と同様に相互にやり取りします。 ガバナンス戦略を計画するときは、これらの相互作用を必ず理解してください。
- ユーザー アクセスの管理を計画する - グループ、SharePoint、Teams でユーザーに付与するアクセスレベルを計画します。
- コンプライアンス設定の管理を計画する - Microsoft 365 グループ、Teams、および SharePoint コラボレーションで使用できるコンプライアンス オプションを確認します。
- コミュニケーションの管理を計画する - コラボレーション シナリオで使用可能な 通信ガバナンス オプションを確認します。
- organizationとライフサイクル ガバナンスを計画する - グループとチームの作成、名前付け、有効期限、アーカイブに使用するポリシーを選択します。 また、グループ、チーム、Viva Engageのライフサイクルの終了オプションについても理解してください。
管理者向けのトレーニング
Microsoft Learn のこれらのトレーニング モジュールは、Microsoft 365 のガバナンス機能を学習するのに役立ちます。
- Microsoft Purview の情報保護とデータ ライフサイクル管理の概要 - Microsoft 365 の情報保護とデータ ライフサイクル管理ソリューションが、そのライフサイクル全体を通じてデータを保護および管理する方法について説明します。
- Microsoft セキュリティ、コンプライアンス、ID の基礎: Microsoft コンプライアンス ソリューションの機能について説明 する - Microsoft のコンプライアンス ソリューションについて説明します。 対象となるTopicsには、Microsoft 365 のコンプライアンス、情報保護、ガバナンス、インサイダー リスク、監査、電子情報開示ソリューションが含まれます。 また、Azure リソース ガバナンス機能についても説明します。
イラスト
これらの図は、グループやチームが Microsoft 365 の他のサービスとやり取りする方法と、organizationでこれらのサービスを管理するのに役立つガバナンスとコンプライアンス機能を理解するのに役立ちます。
IT アーキテクト向け Microsoft 365 のグループ
IT アーキテクトが Microsoft 365 のグループについて知っておくべきこと
| アイテム | 説明 |
|---|---|
PDF | Visio 更新日: 2022 年 5 月 |
これらの図は、さまざまな種類のグループがどのように作成および管理されているか、そしていくつかのガバナンスの推奨事項を詳述しています。 |
IT アーキテクト向け Microsoft 365 の Microsoft Teams と関連生産性サービス
Microsoft Teamsをリードする Microsoft 365 での生産性サービスの論理的なアーキテクチャ。
| アイテム | 説明 |
|---|---|
更新日: 2019 年 4 月 |
マイクロソフトは、連携してデータ ガバナンス、セキュリティ、およびコンプライアンス機能を備えたコラボレーション エクスペリエンスを提供する、一連の生産性サービスを提供しています。 この一連の図は、Microsoft Teams をはじめとする、エンタープライ ズアーキテクト向けの生産性サービスの論理アーキテクチャを概説したものです。 |
Microsoft 365 の情報保護とコンプライアンスの機能
Microsoft 365 には、幅広い情報保護とコンプライアンス機能が含まれます。 これらの機能は、Microsoft の生産性ツールと共に、厳格な法令遵守のフレームワークに準拠しながら、組織がリアルタイムで共同作業を行うことができるように設計されています。
このイラストは、最も規制の厳しい業界の 1 つである金融サービスを使用して、一般的な規制要件に対応するためにこれらの機能を適用する方法を示します。 これらのイラストを自分の用途に合わせて自由にアレンジしてください。
| アイテム | 説明 |
|---|---|
英語: PDF としてダウンロードする | Visio としてダウンロードする 日本語: PDF としてダウンロードする | Visio としてダウンロードする 更新日: 2020 年 11 月 |
含まれる内容:
|
関連リソース
Microsoft 365 のセキュリティに関するドキュメント
Microsoft 365 のビデオ ガバナンス & セキュリティ プラクティス - Microsoft Ignite |OD13