手順 5 - 別の従業員に OneDrive と Outlook のデータへのアクセス権を付与する
従業員が組織を離れた場合は、OneDrive と Outlook のデータにアクセスし、バックアップし、別の従業員に渡すかどうかを選択します。
元のユーザーの OneDrive ドキュメントにアクセスする
ユーザーのライセンスを削除し、アカウントを削除しない場合、ユーザーの OneDrive のコンテンツへのアクセス権を自分に与えることができます。 ユーザーのアカウントを削除した場合、以前のユーザーの OneDrive データにアクセスするには、既定で 30 日かかります。 削除されたユーザーに OneDrive の保持を設定する方法を学習します。 この時間内にユーザー アカウントを復元しない場合、OneDrive コンテンツは削除されます。
元のユーザーの OneDrive ファイルを保存するには、まず自分の OneDrive にアクセスしてから、保持するファイルを移動します。
管理センターで、[ユーザー]>[アクティブ ユーザー] ページの順に移動します。
ユーザーを選択します。
[ユーザーのプロパティ] ページで、[ OneDrive] を選択します。 [ファイルへのアクセス] で、[ファイルへのリンクの作成] を選択します。
リンクを選択してファイルの場所を開きます。 ファイルをコンピューターにダウンロードするか、[移動先] または [指定の場所にコピー] を選択して、自分の OneDrive または共有ライブラリに移動またはコピーします。
注:
- 一度に最大 500 MB のファイルとフォルダーを移動またはコピーできます。
- バージョン履歴のあるドキュメントを移動またはコピーすると、最新バージョンのみ移動されます。
- Microsoft 365 管理センターの [OneDrive] タブにあるアクティブ ユーザーの管理オプションは、現在、複数地域テナントではサポートされていません。
また、別のユーザーにアクセス権を付与して、元従業員の OneDrive にアクセスすることもできます。
SharePoint 管理者として管理センターにサインインします。
管理者センターにアクセスする権限がないというメッセージが表示される場合は、組織には管理者権限がありません。
左側のウィンドウで、[ 管理センター>SharePoint] を選択します。 (場合によっては、管理センターのリストを表示するために [すべて表示] を選択する必要があります。)
従来の SharePoint 管理センターが表示されたら、ページの上部にある [ 今すぐ開く ] を選択して SharePoint 管理センターを開きます。
ウィンドウの左側で [その他の機能] を選択します。
[ユーザー プロファイル] で、[開く] を選択します。
[人] の [ユーザー プロファイルの管理] を選択します。
元従業員の名前を入力し、[検索] を選択 します。
ユーザーを右クリックし、[サイト コレクションの所有者の管理] を選択します。
サイト コレクション管理者にユーザーを追加し、[OK] を選択します。
ユーザーは、OneDrive URL を使用して、元従業員の OneDrive にアクセスできるようになります。
ユーザーの OneDrive への管理者アクセス権を取り消す
ユーザーの OneDrive 内のコンテンツへのアクセス権を自分に付与することはできますが、不要になったらアクセス権を削除することもできます。
SharePoint 管理者として管理センターにサインインします。
管理者センターにアクセスする権限がないというメッセージが表示される場合は、組織には管理者権限がありません。
左側のウィンドウで、[ 管理センター>SharePoint] を選択します。 (場合によっては、管理センターのリストを表示するために [すべて表示] を選択する必要があります。)
従来の SharePoint 管理センターが表示されたら、ページの上部にある [ 今すぐ開く ] を選択して SharePoint 管理センターを開きます。
ウィンドウの左側で [その他の機能] を選択します。
[ユーザー プロファイル] で、[開く] を選択します。
[人] の [ユーザー プロファイルの管理] を選択します。
ユーザーの名前を入力し、[検索] を選択します。
ユーザーを右クリックし、[サイト コレクションの所有者の管理] を選択します。
ユーザーのデータへのアクセスが不要になったユーザーを削除し、[O ] を選択します。
元のユーザーの Outlook データにアクセスする
元従業員のメール メッセージ、予定表、タスク、連絡先を保存するには、情報を Outlook データ ファイル (.pst) にエクスポートします。 Outlook データをエクスポートする手順については、「 メール、連絡先、予定表アイテムを .pst ファイルにエクスポートする」を参照してください。
元のユーザーのメールへのアクセス権を別のユーザーに付与する
元従業員のメール メッセージ、予定表、タスク、連絡先に他の従業員がアクセスできるようにするには、情報を他の従業員の Outlook 受信トレイにインポートします。 Outlook データをエクスポートする手順については、「 Outlook .pst ファイルからメール、連絡先、予定表をインポートする」を参照してください。
注:
元のユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換、または前の従業員のメールを別の従業員に転送することもできます。
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