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OneDrive の保持と削除

  • [アーティクル]

この記事では、組織のユーザーの Microsoft 365 アカウントを削除するときにユーザーの OneDrive を管理する方法と、自動的に実行される手順について説明します。

Microsoft 365 管理センターからユーザーを削除する

Microsoft 365 管理センターの [アクティブなユーザー] ページからユーザーを削除すると、ユーザーの製品ライセンス、電子メール、OneDrive で実行する操作を選択できます。 詳細については、「組織からユーザーを削除する」を参照してください。

Microsoft 365 管理センターからユーザーを削除するためのパネル

別のユーザーに OneDrive へのアクセス権を付与した場合、そのユーザーは既定で 30 日間、保持するファイルにアクセスしてダウンロードできます。 (リテンション期間を変更するには、「 削除されたユーザーの OneDrive リテンション期間を設定する」を参照してください)。削除されたユーザーの OneDrive: 別のユーザーの OneDrive からファイルをコピーするためのリンクが記載された電子メールが届きます。

自動アクセス委任を構成する

既定では、ユーザーが削除されると、ユーザーのマネージャーにユーザーの OneDrive へのアクセス権が自動的に付与されます。 組織でこの自動アクセス委任が有効になっていることを確認し、ユーザーにマネージャーが指定されていない場合にセカンダリ所有者を設定するには、次の手順に従います。 アクセス委任が無効になっている場合、またはマネージャーまたはセカンダリ所有者がユーザーに設定されていない場合、ユーザーが削除されたとき、または OneDrive が削除されることを警告されたときに、誰も自動アクセス権を持たなくなります。

  1. 新しい SharePoint 管理センターの [その他の機能] に移動し、組織の管理者権限を持つアカウントでサインインします。

    注:

    21Vianet (中国) によって運用されている Office 365 を使用している場合は、Microsoft 365 管理センターにサインインし、次に SharePoint 管理センターに移動して [その他の機能] ページを開きます。

  2. [ユーザー プロファイル] で、[開く] を選択します。

  3. [個人用サイトの設定] で、[個人用サイトのセットアップ] を選択します。

  4. [ 個人用サイトのクリーンアップ] の横にある[アクセス委任を有効にする] が選択されていることを確認します。

  5. [ 個人用サイトクリーンアップ ] セクションにもセカンダリ所有者アカウントを指定することをお勧めします。 ユーザーのマネージャーが Microsoft Entra ID に設定されていない場合、このアカウントは OneDrive の任命された所有者になります。 値が設定されると、電子メール通知もセカンダリ所有者アカウントに送信されます。

  6. [OK] を選択します。

OneDrive の削除プロセス

OneDrive のクリーンアップのための OneDrive 保有期間は、ユーザー アカウントが Microsoft Entra ID から削除されたときに開始されます。 ユーザーのサインインのブロックやユーザーのライセンスの削除など、クリーンアップ プロセスが発生する他のアクションはありません。 ユーザーのライセンスを削除する方法については、「 ビジネス向け Microsoft 365 のユーザーからライセンスを削除する」を参照してください。

OneDrive 削除プロセスは次のように機能します。

  1. ユーザーは Microsoft 365 管理センターから削除されるか、Active Directory 同期によって削除されます。

  2. アカウントの削除は SharePoint に同期されます。

  3. OneDrive クリーンアップ ジョブが実行され、OneDrive は削除対象としてマークされます。 削除されたユーザーは、30 日間 Microsoft 365 管理センターに表示されます。 OneDrive の既定の保持期間も 30 日間ですが、 SharePoint 管理センター (「 削除されたユーザーの OneDrive の保持期間を設定する」を参照) または PowerShell コマンドレット Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32>を使用して変更できます。 このコマンドレットの使用方法の詳細については、「 Set-SPOTenant」を参照してください。

  4. 削除されたユーザーにマネージャーが指定されている場合、マネージャーは OneDrive にアクセスできるメールを受け取り、OneDrive の保持期間の終了時に OneDrive が削除されることを知らせるメールを受け取ります。 Microsoft Entra 管理センターでユーザーのマネージャーを指定する方法については、「 ユーザーのプロファイル情報を追加または更新する」を参照してください。

    管理者がユーザー アカウントに指定されていないが、セカンダリ所有者が SharePoint 管理センターに入力された場合、セカンダリ所有者は OneDrive へのアクセス権を持ち、保持期間の終了時に OneDrive が削除されることを伝える電子メールを受け取ります。

  5. OneDrive の保持期間の有効期限が切れる 7 日前に、OneDrive が 7 日間で削除されることを思い出させるために、2 つ目のメールがマネージャーまたはセカンダリ所有者に送信されます。

  6. 7 日後、削除されたユーザーの OneDrive はサイト コレクションのごみ箱に移動され、93 日間保持されます。 この間、ユーザーは OneDrive 内の共有コンテンツにアクセスできなくなります。 OneDrive を復元するには、PowerShell を使用する必要があります。 詳細については、「 削除された OneDrive を復元する」を参照してください。

    注:

    [ごみ箱] にはインデックスが付けられていないため、検索ではそこにコンテンツを見つけることができません。 つまり、電子情報開示ホールドは、保持するためにごみ箱内のコンテンツを見つけることができません。

Microsoft 365 アイテム保持ポリシーと保持ラベル の保持設定は、常に標準の OneDrive 削除プロセスよりも優先されるため、OneDrive の保持に含まれるコンテンツは 30 日前に削除することも、OneDrive の保持期間よりも長く保持することもできます。 同様に、OneDrive が電子情報開示ケースの一部として保留されている場合、マネージャーとセカンダリ所有者は保留中の OneDrive の削除に関する電子メールを送信しますが、保留が削除されるまで OneDrive は削除されません。