計画とタスクの設定を作成する
計画を使用すると、店舗マネージャーまたは本社地区マネージャーが、1 つまたは複数の計画タスクをグループ化し、それらをターゲット グループに割り当てることができます。 これにより、同じタスク セットをターゲット グループに割り当てるか、同じイベントの異なるタスクセットをターゲット グループに割り当てるかのいずれかを柔軟に行うことができます。
地区運営マネージャーと店舗マネージャーは、計画と計画内のタスクのセットアップを作成することができます。 たとえば、バックオフィスのペルソナは、すべての宝石店で実行される一連の同じタスクを含む計画を作成できます。または、クリスマス プロモーションなどのイベントの計画を作成し、このイベントのタスクをターゲット グループに割り当てます。
Store Operations管理者にサインインして、プランとタスクのセットアップを作成します。
新しいプランを作成する
注意
計画の作成中は、計画の期間 (開始日と終了日) と計画の下にグループ化されたタスクが重複している必要があります。
新しいプランを作成するには、次の手順に従います。
Store Operations管理画面にて、左側メニュー ペインのアクション センターでプランの作成を選択します。 右側に計画リスト ページが開き、新しい計画を作成するオプションが表示されます。
新しいプランを作成するには、+新規を選択します。 計画画面が開きます。
詳細タブ
詳細タブに以下の情報を入力します。保存を選択して新しい計画を保存します。
- 計画名: 計画の名前を入力するために使用されます
- 計画の説明: 計画の詳細説明を追加するために使用されます
- 開始日: 計画の開始日を入力するために使用されます
- 終了日: 計画の終了日を入力するために使用されます
- タスクの作成範囲: タスクの作成範囲では、計画がアクティブ化された後にタスクが作成される日数を入力できます。 たとえば、計画の開始日と終了日が 10 月 1 日と 10 月 30 日で、将来のインスタンスが 5 に設定されている場合、計画がアクティブ化されると、10 月 1 日から 10 月 6 日までのタスクが作成され、計画のターゲット グループまたは担当地域の店舗に割り当てられます。 10 月 6 日以降 (10 月 30 日まで) のタスクは作成されません。
タスク設定タブ
本部地区マネージャーまたは店舗マネージャーは、Store Operations管理でテンプレートを使用して 1 つ以上の タスク 設定を定義できます。 タスクは計画の一部で繰り返しがあり、店舗スタッフにこれらのタスクを実行させたいターゲット グループまたは店舗に関連付けられています。 計画タスクの例には、プロモーションの設定、アンケート、製品のチェック、プラノグラムのセットアップなどがあります。
タスク設定を定義するには、+ 新しいタスク設定 を選択します。 新しいタスクの設定ページが開きます。
タスク設定タブに以下の情報を入力します。
タスク: タスクの名前。
テンプレート: 計画を作成する前に、作成したテンプレートを選択する必要があるルックアップ。 在庫スポット数または製品価格更新のテンプレートの種類を選択すると、関連付けられた製品という新しいタブが利用可能になります。 次の方法で、製品の一覧をこれらのテンプレートに関連付けることができます。
手動関連付け: 製品を 1 つずつ検索して追加することができます。 選択が成功すると、製品の一覧がグリッドに表示されます。
動的関連付け: ブランド、カテゴリなどの属性を使用して製品を検索して追加することができます。たとえば、すべてのズボンまたはすべての T シャツを追加することができます。 名前を指定してこの選択を保存する必要があります。 選択が成功すると、行アイテムがグリッドに表示されます。
チップ
以前にテンプレートを作成していない場合は、このステップで新しいテンプレートを作成することもできます。 新しいテンプレートを作成するには + 新規テンプレート を選択し、手順に従います。
- 割り当て先 - タスクは、部署の割り当て (Microsoft Entra ID) チームに自動的に割り当てられます。 タスクをユーザーやチームに再割り当てすることもできます。
重要
担当者チームが構成されていない場合、タスクは部署のデフォルト チームに割り当てられます。
優先度: タスクの優先度 (低、標準、高など) を設定するために使用されます。
ゾーン: スーパーマーケットの裏通路やパーソナル ケア セクションなど、店舗スタッフがこのタスクを実行する店舗セクション。
繰り返しの種類: 完了のためにスタッフが利用可能なタスクの繰り返し期間。 繰り返しは、毎日、毎週、毎月、または 1 回です。 これらのオプションごとに、要件に基づいて入力する必要がある追加フィールドがあります
開始: タスク設定の有効期間の開始日。
終了: タスク設定の有効期間の終了日。
スケジュールされた時刻: タスク設定の実行がスケジュールされている時刻。
期間: タスクが店舗スタッフのStore Operationsモバイルの ToDo リストに表示される期間。 このフィールドにより、店舗スタッフは事前にタスクに関する情報を取得し、効率的に計画を立てることができます。 最大 3 日間の期間を選択できます。 タスクは期間に基づいて ToDo リストに表示され、期限を過ぎたタスクは表示されず、期限を過ぎるとタスクは自動的にキャンセルされます。
タスクの種類: タスクの種類を構成するために使用されます。たとえば、ビジュアル マーチャンダイジング、販売促進の設定、毎日のチェックなど。
レビューが必須である: 完了する前に店舗スタッフがレビューのために送信する必要があるタスクに使用されます。 店舗マネージャーが [はい] を選択した場合、店員はモバイル アプリのタスク詳細ページからレビューのためにタスクを送信できます。
写真を追加する必要があります (既定値 = いいえ。オプションはい/いいえです): 店舗スタッフがタスクの写真を添付する必要がある場合に使用します。 製品在庫や製品の価格の検査タスクでは、写真の撮影は現在サポートされていません。
Store Operations管理者は、最終評価日が空の場合、または最終評価日とタスク作成範囲の合計が本日より高い場合に、プラン内のタスク設定を自動的に実行します。
製品価格の更新と在庫スポット数量テンプレートのタスク設定は、ERP 統合向けカスタム API Fetch Products を実行します。 詳細については、Store Operationsの機能拡張 を参照してください。
プラン内のタスク設定をコピーする
プランでは、タスク設定を複製することができます。 この機能は、わずかな変更を加えた同様のタスク設定を別のターゲット グループに適用する場合に便利です。 タスク設定を最初から構築する代わりに、既存の設定を複製し、プランを公開する前に必要な調整を行うことができます。
複製プロセス中に、Store Operationsは、元のタスク設定にリンクされているサブタスクもコピーするかどうかを尋ねます。 はいの場合は、サブタスクの複製も作成されます。
タスク設定のキャンセル
すでに公開されている計画内では、タスク設定をキャンセルすることができ、確立された計画内で進行中のタスク管理をより詳細に制御できるようになります。 このアクションは取り消すことができません。 この機能は、このタスク設定に関連付けられたすべてのアクティブなタスクをキャンセルし、このタスク設定に対する今後のタスク生成も停止します。 このアクションは、同じタスク設定に関連付けられているキャンセルまたは完了したタスク インスタンスには影響を与えないことにご注意ください。
割り当てた店舗のタブ
店舗スタッフが計画したタスクを実行するターゲットグループを選択し、関連付けることができます。
実行状態のタブ
計画が公開されると、計画 ページに「実行ステータス」タブが表示され、計画の実行ステータスを追跡できるようになります。 このタブには 2 つのグリッドがあります。
最初のグリッドには、計画で公開されたタスク設定のリストと、それらの対応するステータスが表示されます。 このグリッドには、タスク設定ごとに生成、完了、キャンセルされたタスクの数が表示されます。 これには、計画の開始日と期限日、現在までに生成され実行されたタスクの総数、完了したタスクとキャンセルされたタスクの数、各タスク設定の今日/将来または期限を過ぎたタスクの数などのデータが含まれます。 最初のグリッドの各リストはハイパーリンクになっています。
ハイパーリンクのどれかを選択すると、ページの 2 番目のグリッドに、その特定のタスク セットアップで生成された対応するタスクのリストが表示されます。
実行ステータス タブでは、すべてのタスク セットアップとタスク関連の詳細が単一のビューに表示され、Store Operations管理者はタスク セットアップのステータスを迅速かつ効率的に確認できます。
Store Operationsでは、15 分ごとにプランが自動的に実行され、対応するタスクが作成されます。 計画の作成後に、このソリューションが自動クラウド フローとスケジュール タスクを実行する場合、最大 1 時間かかる場合があります。 自動計画実行プロセスは、今日アクティブなすべての計画の評価と実行を行います。 ここで言う今日とは、タスク作成期間を差し引いた開始日から、終了日までの間隔を意味します。 このソリューションは、計画の実行が成功する度に、タスク設定の最終評価日を自動で更新します。
上のリボンにある 計画の実行 ボタンを選択して、必要に応じて計画を手動で実行し、タスクを作成することもできます。
追加の検証を導入することで、計画の実行プロセスが改善されます。 計画の実行中およびタスクの作成中に呼び出される追加のチェックにより、次のことが検証されます:
- ターゲット グループには、部署がメンバーとして含まれる
- 部署にはマネージャーが割り当てられており、タスクの読み取りと書き込みの権限を持つ役割が必要です
- マネージャーには適切なセキュリティ ロールとアクセス許可がある
- 部署に提出された 「担当者チーム」 には、適切なチームが割り当てられているか、デフォルト チームに必要なアクセス許可があります
- 計画とタスクのセットアップの開始日を過去にすることはできません
- タスクのセットアップ開始日はを計画の開始日前にすることはできません
- 部署のマネージャーは、タスクの読み取りと書き込みの権限を持つ役割が必要です
- 1 つのチームの最大ユーザー数は 100 未満である必要があります
- アクティビティを作成するユーザーの総数は 500 未満である必要があります
これらの検証により、計画の実行時にタスクが作成され、適切なアクセス許可を持つユーザーに割り当てられることが保証されます。
重要
計画の実行が失敗した場合はタスクが生成されません。 システム管理者ロールが割り当てられたすべてのユーザーは、エラーの詳細を示すメール通知を受け取ります。 これらの通知により、受信者はStore Operations管理者内で必要なアクションを実行して問題を解決し、プランを再実行することができます。
計画エラー タブ
「計画エラー」 タブは、計画の実行にエラーがあった場合にのみ表示されます。 この機能を使用すると、いずれかの検証が失敗すると、プランの実行が停止します。 「計画エラー」 タブでは、「エラーの説明」 列にエラーの詳細が表示され、「ソリューション」列にエラーの対処方法が表示されます。
Store Operations管理者は、プラン実行の失敗の原因を理解し、提案された解決策を追従して、プラン実行を再度実行し、タスクを生成できます。
計画をコピーする
計画のコピー機能は、元の計画からコピーされた計画まで、すべての情報を含む元の計画のコピーを作成します。
既存の計画をコピーする方法:
リストから複製するべき計画を選択し、上部のリボンからコピーの作成を選択します。
計画がコピーされたという通知が表示され、この名前の末尾には「- Copy」が付加されます。
これにより、コピーされた計画のタスク設定のテンプレートを変更するなど、コピーされた計画をカスタマイズできます。 地区マネージャーと店舗マネージャーはこの機能を使用して、異なるテンプレートに基づくタスクを同じターゲット グループのセットに容易に公開できます。 これは、コピーされた計画のすべてのタスク設定に対して実行することも、一部に限定することもできます。
注意
コピーされた計画のタスク設定内のテンプレートの変更は、コピーされた計画のタスク設定内の元のテンプレートが基本テンプレート タイプまたはアンケート テンプレート タイプのいずれかである場合にのみ許可されます。 元のテンプレートが在庫スポット数または製品価格の更新である場合、コピーされた計画のタスク設定が含むテンプレートは変更できません。
タスク管理機能
計画の一部として作成されたタスクを割り当てる
既定では、すべてのタスクは、部署の割り当て (Microsoft Entra ID) チームに自動的に割り当てられます。 計画されたタスクを作成した後、「タスク」メニューからそのタスクにアクセスし、再割り当てすることができます。
ユーザーまたはチームにタスクを割り当てる
必要に応じて部署マネージャーに割り当てます。 *自分のタスク、すべてのオープン タスク、または 自分が割り当てたタスク などのオプションを使用して、ビューをフィルターすることもできます。 たとえば、本社地区マネージャーは、計画タスクを作成し、それを店舗マネージャーに割り当てることができます。 店舗マネージャーは割り当てられたタスクの通知を受け取り、タスク メニューからアクセスして、店舗スタッフに割り当てます。
計画したタスクをユーザーやチームに割り当てる方法:
タスク メニューを選択してタスクの一覧ページを開きます。
割り当てるタスクを検索します。
タスク名を選択して、タスクの詳細を開きます。
担当者フィールドに、タスクを割り当てるユーザーまたはチームの名前を入力し、保存を選択します。
ヒント
また、ワークフローを作成したり、事前設定された基準に基づいてタスクをユーザーまたはチームに自動的に割り当てるプラグインを使用したりすることもできます。 詳細については、Power Automate の概要 と ビジネス プロセスを拡張するためのプラグインの使用 を参照してください。
チーム全体にタスクを割り当てる
本社従業員や地区マネージャーなどのStore Operations管理ユーザーは、計画したタスクをチーム全体に割り当てることができるようになり、各メンバーが確実にタスクを完了できるようになりました。 この機能は、必須のトレーニングの完了や新しい会社ポリシーの共有など、すべての店員からの承認を必要とするグローバルなタスクに役立ちます。 この機能は、重要なポリシーとトレーニングの取り組みを包括的に理解して順守するのに役立ちます。
プラン > 新しいタスクのセットアップ > 割り当て にアクセスします。
ドロップダウン メニューから すべてのチームメンバー オプションを選択します。
プランに割り当てられたターゲット グループに基づいて、タスクは、選択したターゲット グループの利用可能なチーム内のすべてのチーム メンバーに自動的にロールアウトされます。 シームレスな実行を確実にするため、Store Operations管理者はチーム メンバーごとに個別のタスクインスタンスを作成し、個人レベルでのタスク完了を正確に追跡できるようにします。
現在、この機能にはいくつかの制限があります:
- プラン内でタスク設定を作成する場合、現在、「繰り返しの種類」 フィールドで使用できる唯一のオプションは、指定された開始日と終了日内の「1度」に制限されています。 したがって、タスクを定期的なスケジュールで繰り返したり、自動的に繰り返すように設定したりすることはできません。
- 単一プラン内のすべてのターゲット グループにわたるチームに割り当てられるユーザーの合計数は 499 を超えることはできません。
- 現在、1 つのチームに許可されるメンバーの最大数は 99 人に制限されています。
タスクの同時更新を防止する
Store Operations管理者は、アンケートや商品チェックのタスクがチームに割り当てられ、チーム メンバーの一人だけがそのタスクを完了できるように要求されているにもかかわらず、複数のユーザーが同時に同じタスクにアクセスして作業しようとする状況をインテリジェントに処理します。
2 人のユーザーが同時にタスクにアクセスすると、システムはリアルタイム チェックを実行して、この競合を検出します。 最初のユーザーが応答の入力を開始すると、2 番目のユーザーによる編集や応答の提供がシステムにより制限されます。 この機能により、タスクを開始したユーザーは、他のユーザーが誤って作業を複製することなくタスクを完了する独占的な機会を得ることができます。
この機能により、潜在的な冗長性が排除され、チーム内でのタスクの完了が効率化されます。 アンケート回答と製品チェックデータの完全性を保護し、データの不一致や重複を回避しながら、正確かつ信頼性の高い情報収集を可能にします。
ストア タスクの依存関係をサブタスクで整理する
Store Operationsでは、タスク管理にモジュール式のアプローチを導入し、バックオフィス マネージャーが運営を効率的に合理化できるようにします。 Store Operationsにおける各タスク は、個人またはチームの所有権を持つスタンドアロン タスクのように機能します。
この機能の特徴的な機能は、バックオフィス マネージャーがタスク間の依存関係を確立できることです。 たとえば、タスク A をタスク B、タスク C、タスク D に依存するように指定できます。この機能により、バックオフィス マネージャーは複雑なタスク構造を構築し、より組織化されたワークフローを促進できるようになります。
バックオフィス マネージャーは、各タスクをサブタスクまたは依存タスクに分割し、それぞれに固有のタスク テンプレートまたは共有タスク テンプレートを割り当てることができます。 サブタスクは、メイン タスクに定義されたスケジュールをシームレスに継承します。
依存関係は、必須か非必須かに関係なく、サブタスク レベルで指定できます。 必須の依存関係により、必須のサブタスク (タスク B やタスク C など) が完了した場合にのみメイン タスク (タスク A など) が完了したとみなされます。
この機能は、システムが依存関係を確実に満たしてシームレスなタスクの進行を保証するため、店員間のコラボレーションを容易にします。 タスクの依存関係を自動化し、コラボレーションを促進することで、店舗マネージャーの管理オーバーヘッドを削減します。 Store Operationsは、このタスク依存機能を組み込むことで、依存関係を持つタスクを管理するための構造化されたフレームワークを提供します。 店舗運営に対するより洗練された効率的なアプローチを提供します。
手動で作成した重複タスクによるタスク分散の合理化
Store Operationsは、手動でタスクを複製し、チーム メンバーに個々のコピーを配布して実行する機能をストア マネージャーに提供します。
本社からストア マネージャーに割り当てられたタスクがチームの実行に適している、またはチーム全体に利益をもたらす可能性があると判断されるシナリオでは、マネージャーはこの機能を利用して同じタスクの複数の複製を作成できます。 たとえば、10 人のチーム メンバーがいる特定の部門を対象としたトレーニング タスクがある場合、マネージャーは10個の同一のタスクのコピーを効率的に生成し、各チーム メンバーに個別に割り当てることができます。 この機能により、店舗マネージャーの柔軟性が向上し、店舗レベルでのタスクの配分について十分な情報に基づいた決定を下せるようになります。
注意
タスク所有者のみがこの複製を実行する権限を持っています。
タスクの自動キャンセルを確認する
Store Operations管理者は、期限内に完了しなかったタスクを自動的にキャンセルする期限切れタスク キャンセルという新しい Power Automate フローを追加しました。 新しいステータスである ‘未完了‘ と、‘キャンセル時間‘ という新しいフィールドが、タスクに追加されます。 '次の後にキャンセル' フィールド ロジックは、繰り返しパターンに基づいて同じタスクの新しいインスタンスが生成されたときに、タスクの古いインスタンス (完了していない場合) をキャンセルします。 Power Automate は、10 分ごとに実行され、状態が完了、またはキャンセル済みではないすべてのタスクが、自動的にキャンセルされ、ステータスが 未完了 に設定されます。
たとえば、タスク 1 には毎週の繰り返しパターンがあり、期限は毎週月曜日の午後 7 時です。 このタスクの最初のインスタンスは第1週の月曜日に生成され、完了しない場合は第 1 週の日曜日まで期限切れステータスのままになります。 次のタスク インスタンスが第 2 週の月曜日に生成されるとすぐに、最初のインスタンスは自動的にキャンセルされます。
タスクのレビューを提供する
Store Operations管理者は、店舗スタッフが完了したタスクを確認できます。 レビューが必要な計画タスクおよびアドホック タスクについて、レビュー コメントを提供して、店舗スタッフと共有できます。
レビューが必要なタスクにコメントを追加して、店舗スタッフと共有するには:
タスク セクションに移動します。
レビューに送信済みステータスでタスク リストにフィルター処理をします。 タスク リストが取得されます。
フィードバックを提供する必要があるタスクを選択します。
タスク情報ページが開き、次のタブが表示されます。
詳細
詳細タブには、選択したタスクの 2 つのビューがあります。
タスクの詳細には、名前、更新されたステータス、所有者 (完了した人)、タスクの作成時に割り当てられた優先度、説明、およびタスクの作成時に指定されたガイドラインなどが含まれます。
タスクの一部として共有されたアンケートの質問に対する店舗スタッフの回答。
このタブは、店舗スタッフがデバイスで表示しているものを反映しているため、元のタスクの詳細と店舗スタッフからの回答を確認するのに役立ちます。
レビュー コメントを提供した後、タスクを店舗スタッフに再割り当てすることができます。 再作業するための返品を選択します。 タスク は、Store Operationsモバイルの ToDo セクションに自動的に表示されます。
ただし、レビュー フィードバックを提供する必要がなく、タスクが期待どおりに完了したと感じられる場合は、完了としてマークを選択してタスクを完了することができます。 このシナリオでは、タスクのステータスが完了に更新され、更新されたステータスがStore Operationsモバイルに反映されます。
注意
レビューを必要としない完了したタスクの詳細を表示している間は、レビューやフィードバックを提供することはできません。
写真
写真タブには、タスクの完了および送信の一環として店舗スタッフによって送信された写真が表示されます。 このタスクでレビューが必要トグルがオンになっている場合は、このタブの下に写真を添付して、レビュー フィードバックの一部として店舗スタッフと共有することもできます。 たとえば、ビジュアル マーチャンダイジング タスクのために店舗スタッフが共有した写真を確認した後、レイアウトを修正する必要がある場合は、目的の店舗レイアウトの新しい写真をアップロードすることができます。
店舗スタッフがデバイスでこのタスクを開くと、更新された写真に基づいて店舗のレイアウトを表示および調整できます。 スタッフがタスクを完了すると、このタブには、タスクの完了と送信の一環として、店舗スタッフが送信した写真が表示されます。
活動レポート
活動レポートには、製品価格の更新と在庫スポット数量タスクの結果が表示されます。 各製品は 1 つを表し、列は質問と答えを表します。 旧価格、新価格、在庫数、すべての製品属性 (RAM、CPU、色) など、詳細を使用して選択した店舗の品揃えごとに製品をフィルターできます。
