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Exchange Online のアイテム保持ポリシーを作成する

  • [アーティクル]

注:

Microsoft 365 のデータ ライフサイクル管理のためにメールボックス コンテンツを事前に保持または削除するには、このページで説明されているメッセージング レコード管理ではなく、Microsoft Purview コンプライアンス ポータルから Microsoft 365 アイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用することをお勧めします。 ただし、メッセージをアーカイブ メールボックスに移動するには、引き続きメッセージング レコード管理を使用する必要があります。

現在メッセージング レコード管理 (MRM) を使用している場合、この古い機能は引き続き Microsoft 365 アイテム保持ポリシーと保持ラベルと並行して機能します。 ただし、今後は、代わりに Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用することをお勧めします。 それらは、Microsoft 365 全体でコンテンツの保持と削除の両方を集中管理する単一のメカニズムを提供します。

Exchange Online では、メッセージング レコード管理 (MRM) アイテム保持ポリシーを使用して、電子メール のライフサイクルを管理できます。 アイテム保持ポリシーは、保持タグを作成して、それらをアイテム保持ポリシーに適用し、そのポリシーをメールボックス ユーザーに適用することで適用されます。

アイテム保持ポリシーに関連するその他の管理タスクについては、「 メッセージング レコード管理手順」を参照してください。

はじめに把握しておくべき情報

  • このタスクの予想所要時間:30 分。

  • このトピックの手順には、特定のアクセス許可が必要です。 アクセス許可情報については、各手順を参照してください。

  • MRM アイテム保持ポリシーとタグの構成は、 Microsoft Purview コンプライアンス ポータルにあります。

  • これらのアイテム保持ポリシーを適用するメールボックスは、Microsoft 365 に存在する必要があります。

手順 1:保持タグを作成する

この手順を実行する際には、あらかじめアクセス許可が割り当てられている必要があります。 必要なアクセス許可を確認するには、「 Exchange Online の機能のアクセス許可 」トピックの「メッセージング レコード管理」エントリを参照してください。

Purview コンプライアンス ポータルを使用して保持タグを作成する

  1. Microsoft Purview コンプライアンス ポータルにサインインし、ソリューション>データ ライフサイクル管理>Exchange (レガシ)>MRM 保持タグに移動し、[+ 新しいタグ] を選択します。

  2. [ タグの適用方法の定義 ] ページで、次のいずれかのオプションを選択し、[ 次へ] を選択します。

    • メールボックス全体に自動的に (既定値) : 既定のポリシー タグ (DPT) を作成するには、このオプションを選択します。 DPT を使用すると、メールボックスのすべてのアイテムに適用される既定の削除ポリシーと既定のアーカイブ ポリシーを作成できます。

      この構成を使用して、ボイス メール アイテムを削除する DPT を作成することはできません。 ボイス メール アイテムを削除する DPT を作成する方法の詳細については、このページの Exchange Online PowerShell の例を参照してください。

    • [既定のフォルダーに自動的に移動]: このオプションを選択して、 受信トレイ や 削除済みアイテムなどの既定のフォルダーのアイテム保持ポリシー タグ (RPT) を作成し、フォルダーを選択します。

      RPT は、[ 削除して復旧を許可 する] アクションまたは [完全に削除 する] 保持アクションでのみ作成できます。

    • アイテムとフォルダー (個人用) へのユーザー別: 個人用タグを作成するには、このオプションを選択します。 これらのタグを使用すると、Outlook と Outlook on the web (旧称 Outlook Web App または OWA) ユーザーは、親フォルダーまたはメールボックス全体に適用される設定とは異なるメッセージまたはフォルダーにアーカイブまたは削除設定を適用できます。

  3. [ 保持設定の定義 ] ページのタイトルとオプションは、選択したタグの種類によって異なります。 次のフィールドに入力し、[ 次へ] を選択します。

    • 保有期間: 次のいずれかのオプションを選択します。

      • アイテムが次の年齢 (日数) に達した場合: このオプションを選択し、アイテムが移動または削除されるまでの保持日数を指定します。 サポートされるすべてのアイテム (予定表およびタスクを除く) の保持期間は、アイテムが受信または作成された日付から計算されます。 予定表およびタスクのアイテムの保持期間は終了日から計算されます。

      • 実行しない: アイテムが削除されたり、アーカイブに移動されたりしないように指定するには、このオプションを選択します。

    • 保持アクション: アイテムが保持期間に達した後に実行する次のいずれかのアクションを選択します。

      • [削除して回復を許可する]: このアクションを選択してアイテムを削除しますが、Outlook または Outlook on the web の [削除済みアイテムの回復 ] オプションを使用してユーザーがアイテムを回復できるようにします。 アイテムは、メールボックス データベースまたはメールボックス ユーザーに対して設定された削除済みアイテムの保持期間に達するまで保持されます。

      • [完全に削除]: メールボックス データベースからアイテムを完全に削除するには、このオプションを選択します。

        重要

        メールボックスまたはアイテムは、Microsoft 365 アイテム保持ポリシーや保持ラベル、訴訟ホールドなどの保留の対象となりますが、完全に削除されるわけではありません。電子情報開示検索では引き続き返されます。

      • アイテムをアーカイブに移動する: このアクションは、DPT または個人用タグを作成している場合にのみ使用できます。 ユーザーのアーカイブ メールボックスにアイテムを移動するには、このアクションを選択します。

  4. [ タグに名前を 付ける] ページで、名前と省略可能な説明を入力し、[ 次へ] を選択します。

    • 名前: 保持タグの名前を入力します。 このタグ名は表示目的のものであり、タグが適用されるフォルダーやアイテムに対する影響はありません。 ユーザー向けに入力する個人タグは、Outlook および Web 上の Outlook において使用可能になると考えてください。

    • 説明: 管理上のメモやコメントを入力するには、この省略可能なフィールドを使用します。 このフィールドはユーザーに表示されません。

  5. 確認して送信し、選択した構成でタグを作成します。

Exchange Online PowerShell を使用して保持タグを作成する

保持タグを作成するには、 New-RetentionPolicyTag コマンドレットを使用します。 コマンドレットで利用できる異なるオプションを使用すると、異なる種類の保持タグを作成できます。 Type パラメーターを使用して、DPT (値 All)、RPT (受信トレイなどの既定のフォルダーの種類を指定する) または個人用タグ (個人用の値) を作成します。

次の例では、7 年後 (2,556 日) にメールボックス内のすべてのメッセージを削除する DPT を作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

次の例では、2 年間 (730 日) にすべてのメッセージを In-Place アーカイブに移動する DPT を作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

次の例では、20 日後にボイス メール メッセージを削除する DPT を作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

次の例では、30 日後に迷惑メール フォルダー内のメッセージを完全に削除する RPT を作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

次の例では、メッセージを削除しない個人用タグを作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

手順 2:アイテム保持ポリシーを作成する

この手順を実行する際には、あらかじめアクセス許可が割り当てられている必要があります。 必要なアクセス許可を確認するには、「 Exchange Online の機能のアクセス許可 」トピックの「メッセージング レコード管理」エントリを参照してください。

Microsoft Purview コンプライアンス ポータルを使用してアイテム保持ポリシーを作成する

  1. Microsoft Purview コンプライアンス ポータルにサインインし、ソリューション>データ ライフサイクル管理>Exchange (レガシ)>MRM アイテム保持ポリシーに移動し、[新しいポリシー] を選択します。

  2. [ ポリシーの構成 ] ページで、アイテム保持ポリシーの名前を入力し、[ + タグの追加] を選択して、このアイテム保持ポリシーに追加するタグを選択します。

    保持タグを追加せずにアイテム保持ポリシーを作成できますが、ポリシーが適用されるメールボックスのアイテムは移動または削除されません。 アイテム保持ポリシーを作成した後で、アイテム保持ポリシーに保持タグを追加したり、アイテム保持ポリシーから保持タグを削除したりすることもできます。

  3. [ 保持タグの選択] ページで、目的のタグを選択し、[ 追加] を選択します。

    アイテム保持ポリシーには、次のタグを含めることができます。

    • [ アイテムをアーカイブに移動] アクションを含む 1 つの DPT。

    • [削除して復旧を許可する] アクションまたは [完全に削除する] アクションを含む 1 つの DPT。

    • [削除して回復を許可する] アクションまたは [完全に削除する] アクションを含むボイス メール メッセージ用の 1 つの DPT。

    • [受信トレイ] などの既定のフォルダーごとに、アイテムを削除する １ つの RPT。

    • 個人タグの数。

    注:

    アイテム保持ポリシーには個人タグをいくつでも追加できますが、さまざまな保存期間の設定がある個人タグを数多く設定するとユーザーを混乱させることがあります。 アイテム保持ポリシーにリンクする個人タグは 10 以下にすることをお勧めします。

  4. 確認して送信して、構成を使用してアイテム保持ポリシーを作成します。

保持タグを追加せずにアイテム保持ポリシーを作成できますが、ポリシーが適用されるメールボックスのアイテムは移動または削除されません。 アイテム保持ポリシーを作成した後で、アイテム保持ポリシーに保持タグを追加したり、アイテム保持ポリシーから保持タグを削除したりすることもできます。

Exchange Online PowerShell を使用してアイテム保持ポリシーを作成する

次の例では、アイテム保持ポリシー RetentionPolicy-Corp を作成し 、RetentionPolicyTagLinks パラメーターを使用して 5 つのアイテム保持タグをポリシーに関連付けます。

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

構文およびパラメーターの詳細については、「New-RetentionPolicy」を参照してください。

手順 3:メールボックス ユーザーにアイテム保持ポリシーを適用する

アイテム保持ポリシーを作成した後は、それをメールボックス ユーザーに適用する必要があります。 異なるユーザーのセットに異なるアイテム保持ポリシーを適用することができます。 詳細な説明については、「メールボックスにアイテム保持ポリシーを適用する」を参照してください。

正常な動作を確認する方法

保持タグを作成した後は、それらをアイテム保持ポリシーに適用して、そのポリシーをメールボックス ユーザーに適用します。次回、MRM メールボックス アシスタントがメールボックスを処理するときに、保持タグで構成した設定に基づいてメッセージを移動または削除します。

アイテム保持ポリシーが適用されたことを確認するには、次の手順を実行します。

  1. メールボックス ID を>メールボックスの名前、メール アドレス、またはエイリアスに置き換え<、Exchange Online PowerShell コマンドで次のコマンドを実行して、1 つのメールボックスに対して MRM アシスタントを手動で実行します。

    Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"

  2. Outlook または Web 上の Outlook を使用してメールボックスにログインし、ポリシーの構成に従ってメッセージが削除またはアーカイブに移動されていることを確認します。

ヒント

問題がある場合は、 Exchange のフォーラムで質問してください。 次のフォーラムにアクセスしてください: 「Exchange Online」または「Exchange Online Protection」。