仕入先からのカテゴリ要求
カテゴリ要求プロセスにより、仕入先は新しい調達カテゴリを勘定に関連付けるよう要求することができます。 その後、それらの調達カテゴリを関連する調達プロセスで使用することができます。 (詳細については、調達カテゴリの概要を参照してください。)
カテゴリ要求は、仕入先情報ワークスペースの仕入先によって開始されます。 その後、確認および承認のためにエージェンシーに提出されます。 承認されたカテゴリは、仕入先の勘定の調達カテゴリの一覧に追加されます。
ベンダーからのカテゴリー リクエスト機能のオン/オフ
この機能を使用するには、システムでオンにする必要があります。 Supply Chain Management のバージョン 10.0.25 では、既定で有効になっています。 Supply Chain Management バージョン 10.0.32 では、この機能は必須であり、オフにすることはできません。 バージョン 10.0.32 より前のバージョンをご利用の場合、管理者は、機能管理 ワークスペースでベンダー コラボレーションによる調達カテゴリーの申請を可能にする機能を検索して、この機能のオン/オフを切り替えることができます。
この機能を有効にした後であっても、調達カテゴリを仕入先の勘定に手動で追加することができます。 詳細については、特定の調達カテゴリに対する仕入先の承認を参照してください。
仕入先コラボレーションの要件
仕入先がカテゴリ要求を操作するには、仕入先コラボレーションに設定されている必要があります。
仕入先には、少なくとも 1 人の仕入先コラボレーション ユーザーが必要です。 カテゴリ要求を作成および送信できるのは、仕入先管理者 (外部) セキュリティ ロールを持つ仕入先ユーザーのみです。
詳細については、「仕入先コラボレーションの設定と管理」を参照してください。
仕入先カテゴリ要求ワークフローの設定
仕入先カテゴリ要求ワークフローは、調達ワークフローで設定する必要があります。 仕入先は、確認および承認ができる新しいカテゴリ要求を送信します。 要求された調達カテゴリは、カテゴリ要求が承認された後で、仕入先の勘定に追加されます。
次の例は、1 人の承認者を持つ簡単な仕入先カテゴリ要求ワークフローを設定する方法を示しています。 内部プロセスを確認し、エージェンシーに適切なワークフロー設定を決定する必要があります。
- 調達 > セットアップ > 調達ワークフローの順に移動します。
- アクション ウィンドウで、新規を選択します。
- ダイアログ ボックスで、仕入先カテゴリ要求ワークフローを選択してワークフロー エディターを開きます。
- ワークフロー エディターにサインインします。
- アクション ウィンドウで、プロパティを選択します。
- ワークフローのプロパティ ページの送信指示フィールドに指示のテキストを入力します。 カテゴリ要求を送信するとき、仕入先に指示が表示されます。
- プロパティページを閉じます。
- 新しいカテゴリ要求を承認ワークフロー要素をキャンバスの上にドラッグします。
- 開始ワークフロー要素から新しいカテゴリ要求の承認ワークフロー要素へのリンクをドラッグします。
- 新しいカテゴリ要求の承認ワークフロー要素から終了ワークフロー要素へのリンクをドラッグします。
- 新しいカテゴリ要求の承認ワークフロー要素をダブルタップ (またはダブルクリック) します。
- 手順 1 ワークフロー要素を選択したまま (または右クリック) にしてから、プロパティを選択します。
- ワークフロー要素のプロパティ ページの作業項目の件名フィールドに件名のテキストを入力します。 このテキストは、自分自身に割り当てられた作業項目ページの件名フィールドの値として表示されます。
- 作業項目の指示フィールドで、指示のテキストを入力します。 指示は、カテゴリ要求のアクション ウィンドウでワークフローを選択したときに、承認者に対して表示されます。
- 左側のウィンドウで、割り当てを選択します。
- 割り当てタイプ タブで、このワークフロー要素にユーザーを割り当てるをユーザーに設定します。
- ユーザー タブの利用可能なユーザーの一覧で承認者を選択します。 たとえば、調達部門のユーザーを選択します。
- 右矢印ボタン (>) を選択して、承認者を 選択したユーザー の一覧に移動します。
- プロパティページを閉じます。
- 保存して終了を選択します。
- バージョンのメモ フィールドで、ワークフローに関するメモを入力します。
- OK を選択して、ワークフローを保存します。
- ワークフローのテストを開始する準備ができたとき、新しいバージョンの有効化を選択します。 それ以外の場合は、新しいバージョンを有効にしないを選択します。
- OK を選択して、ワークフローの設定を完了します。
ヒント
エージェンシーがカテゴリ要求の承認を必要としない場合、自動承認のワークフローを構成する必要があります。
ワークフローの設定方法に関する詳細については、ワークフロー システムの概要を参照してください。
カテゴリ要求の作成と送信
このセクションでは、仕入先が仕入先情報ワークスペースを使用してカテゴリ要求の作成、編集、表示、および送信を行う方法について説明します。
新しい要求を開始する
新しいカテゴリ要求を開始するには、次の手順に従います。
仕入先情報ワークスペースで、カテゴリ要求のタイルを選択します。
カテゴリ要求ページのアクション ウィンドウで、新しい要求を選択します。
新しいカテゴリ要求ダイアログ ボックスで、ツリーを移動させるかリスト上部にあるフィルターを使用して、適用するカテゴリを検索します。 各関連カテゴリのチェック ボックスをオンにします。
次のポイントに注意します。
- 仕入先の勘定で現在有効なカテゴリが選択済みとして表示され、削除することはできません。
- 1 つのカテゴリ要求で複数の調達カテゴリを要求することができます。
OK を選択して、要求の下書きを作成します。
新しい要求の下書きがカテゴリ要求ページに表示されました。
新しい要求の下書きを開き、必要に応じて確認および編集をします。
- 現在、要求に含まれているカテゴリの一覧を表示するには、要求されたカテゴリ クイックタブを選択します。
- 有効なカテゴリを表示するには、ページの右側にある有効なカテゴリの情報ボックスを開きます。
- 要求にカテゴリを追加するには、要求されたカテゴリ クイックタブでツールバーの追加を選択します。
- 要求からカテゴリを削除するには、要求されたカテゴリ クイックタブでカテゴリを選択し、ツールバーの 削除を選択します。
- 要求にドキュメントを添付するには、アクション ウィンドウで添付ファイルを選択します。 添付されたドキュメントは、承認者がカテゴリ要求を確認するときに使用可能になります。
- 要求から添付されたドキュメントを削除するには、アクション ウィンドウで添付ファイルを選択します。 削除するドキュメントを選択し、アクション ウィンドウの削除を選択します。
要求を送信する準備ができたとき、アクション ウィンドウで送信を選択します。 それ以外の場合、ページを閉じて、この手順の残りのステップをスキップします。 後で要求に戻ることができます。
表示された送信指示を読み、送信を選択します。
コメント ボックスに、必要な追加情報を入力します。 送信を選択して、要求を完了します。
下書きまたは取り消された要求の編集
下書きまたは取り消されたカテゴリ要求を編集するには、次の手順に従います。
- 仕入先情報ワークスペースで、カテゴリ要求のタイルを選択します。
- 下書きまたは取り消された要求を選択し、開きます。
- 必要に応じて要求を編集し、閉じるかまたは前の手順の説明に従って送信します。
下書きまたは取り消された要求の送信
下書きまたは取り消されたカテゴリ要求を送信するには、次の手順に従います。
仕入先情報ワークスペースで、カテゴリ要求のタイルを選択します。
送信する下書きまたは取り消された要求を選択します。
アクション ウィンドウで、送信を選択します。
表示された送信指示を読み、送信を選択します。
コメント ボックスに、必要な追加情報を入力します。 送信を選択して、要求を完了します。
カテゴリ要求の状態が、次の値のいずれかに変更されます。
- [保留中の ] : 要求はワークフローに含まれます。
- [承認の保留中 : 承認が必要です。
まだ承認されていない送信済の要求の取り消し
送信済でまだ承認されていないカテゴリ要求を取り消するには、次の手順に従います。
仕入先情報ワークスペースで、カテゴリ要求のタイルを選択します。
取り消す保留中の要求を選択します。
アクション ウィンドウで、取り消しを選択します。
コメントの入力ボックスに、必要な追加情報を入力します。 送信を選択して、要求を完了します。
カテゴリ要求の状態が取消済に変更されます。 要求は、削除または再送信するまでこのステータスに保持されます。
下書きまたは取り消された要求の削除
下書きまたは取り消されたカテゴリ要求を削除するには、次の手順に従います。
- 仕入先情報ワークスペースで、カテゴリ要求のタイルを選択します。
- 削除する下書きまたは取り消された要求を選択します。
- アクション ウィンドウで削除を選択します。
- はいを選択して削除を確認します。
完了した要求の表示
完了した要求を表示するには、仕入先情報ワークスペースを開き、カテゴリ要求のタイルを選択します。 完了したカテゴリ要求には、次のいずれかのステータスがあります。
- [承認済 ] : 要求は承認されました。 新しく追加したカテゴリを表示するには、仕入先情報ワークスペースに戻り、左側のウィンドウの詳細ドロップダウン リストを開き、カテゴリを選択します。
- [否 ] : 要求は拒否されました。 必要に応じて、新しいカテゴリ要求を作成することができます。
カテゴリ要求の確認
このセクションでは、仕入先が送信したカテゴリ要求を承認、拒否、および委任する方法、および完了した要求を表示する方法について説明します。 これらのワークフロー アクションは、カテゴリ要求全体に対して行われます。
カテゴリ要求の表示
カテゴリ要求を表示するには、次の手順に従います。
調達 > 仕入先 > 仕入先のコラボレーション要求 > カテゴリ要求に移動します。
カテゴリ要求ページが表示されます。 既定のページ ビューには、ステータスが保留中のアクションであるカテゴリ要求が表示されます。
すべての要求を表示するには、要求の表示フィールドですべてを選択します。
要求を開き、必要に応じて確認および編集をします。
- 現在、要求に含まれているカテゴリの一覧を表示するには、要求されたカテゴリ クイックタブを選択します。
- 有効なカテゴリを表示するには、ページの右側にある有効なカテゴリの情報ボックスを開きます。
- ドキュメントが送信された場合、アクション ウィンドウの 添付ファイル (紙クリップ) ボタンに、添付されたドキュメントの数が表示されます。 添付されたドキュメントを表示するには、添付ファイル ボタンを選択します。 表示するドキュメントを選択し、開くを選択して表示します。
- 要求にドキュメントを添付するには、アクション ウィンドウで添付ファイルを選択します。 添付されたドキュメントは、承認者がカテゴリ要求を確認するときに使用可能になります。
- 要求から添付されたドキュメントを削除するには、アクション ウィンドウで添付ファイルを選択します。 削除するドキュメントを選択し、アクション ウィンドウの削除を選択します。
- ワークフロー履歴を表示するには、アクション ウィンドウでワークフローを選択します。 ワークフロー オプションで、詳細を選択し、ワークフロー履歴を選択します。 ワークフロー履歴ページが表示されます。
保留中のカテゴリ要求の承認
保留中のカテゴリ要求を承認するには、次の手順に従います。
調達 > 仕入先 > 仕入先のコラボレーション要求 > カテゴリ要求に移動します。
承認する保留中の要求を選択します。
カテゴリ要求を確認します。
オプション: 一般クイックタブの理由コード フィールドで、理由コードを選択します。 次に、理由コメント フィールドに理由コードに関するコメントを入力します。
アクション ウィンドウで、ワークフローを選択します。
ワークフロー オプションで、承認を選択します。
コメント フィールドに、必要な追加情報を入力します。 承認を選択して、要求を完了します。
カテゴリ要求のステータスが承認済に変更され、調達カテゴリが仕入先の勘定に追加されます。
保留中のカテゴリ要求の拒否
保留中のカテゴリ要求を拒否するには、次の手順に従います。
調達 > 仕入先 > 仕入先のコラボレーション要求 > カテゴリ要求に移動します。
拒否する保留中の要求を選択します。
カテゴリ要求を確認します。
アクション ウィンドウで、編集を選択します。
一般クイックタブの理由コード フィールドで、理由コードを選択します。 次に、理由コメント フィールドに理由コードに関するコメントを入力します。
アクション ウィンドウで、保存を選択します。
アクション ウィンドウで、ワークフローを選択します。
ワークフロー オプションで、詳細を選択し、拒否を選択します。
コメント フィールドに、必要な追加情報を入力します。 拒否を選択して、要求を完了します。
カテゴリ要求の状態が拒否済に変更されます。 この時点で、仕入先は必要に応じて新しいカテゴリ要求を作成することができます。
保留中のカテゴリ要求の委任
保留中のカテゴリ要求を別のユーザーに委任するには、次の手順に従います。
- 調達 > 仕入先 > 仕入先のコラボレーション要求 > カテゴリ要求に移動します。
- 承認する保留中の要求を選択します。
- アクション ウィンドウで、ワークフローを選択します。
- ワークフロー オプションで、詳細を選択し、委任を選択します。
- ユーザー フィールドで、カテゴリ要求の確認を割り当てるユーザーを選択します。
- コメント フィールドに、必要な追加情報を入力します。
- 委任を選択して、委任を完了します。 選択したユーザーはカテゴリ要求を確認できるようになりました。
仕入先の調達カテゴリの表示
カテゴリ要求が承認された後で仕入先の調達カテゴリを表示するには、次の手順に従います。
調達 > 仕入先 > すべての仕入先 の順に移動します。
すべての仕入先ページで、調達カテゴリを表示する仕入先を選択します。
アクション ウィンドウで、一般タブを開き、設定グループから、カテゴリを選択します。
カテゴリ ページが表示されます。 調達クイックタブに、カテゴリ要求を通じて追加された調達カテゴリが表示されます。
調達クイックタブで、必要に応じて変更を加えることができます。 たとえば、仕入先カテゴリ ステータス フィールドを優先に設定できます。