調達カタログの概要
この記事は、購買担当者が調達カタログを設定および管理する方法について高レベルで説明します。 調達カタログは、会社の従業員が内部で使用するために注文する品目およびサービスを定義します。
購買担当者は、組織内で使用する品目およびサービスを購入する際に使用できるカタログの作成および管理を行えます。 カタログを設定した後、会社の従業員は、購買要求を作成してそこから注文できます。 カタログは、購買ポリシーを実施して、従業員が購買側法人で許可されるサービスや品目のみ注文できるように設定できます。 調達カタログを作成する場合は、次の作業を考慮することをお勧めします。
- カタログを作成する前に、調達カテゴリ階層を構成します。
- 従業員が注文できる製品を決定します。 カタログ ノード内の特定の製品を表示または非表示にすることも、ノード内のすべての製品を表示または非表示にすることもできます。
- 必要な調達カタログの数を決定します。 調達カタログへのアクセス許可は、従業員に割り当てられている法人および作業単位にコンフィギュレーションしたカタログ ポリシー ルールによって決まります。
一部の要素は、購買要求の作成時に、従業員が注文できる製品、および従業員が使用できる調達カテゴリを決定します。
- 購入ポリシーのカテゴリ アクセス ポリシー ルールによって、購買要求に使用できる調達カテゴリが決まります。 ルールが定義されていない場合は、すべての調達カテゴリを利用できます。
- 従業員は、組織の有効な調達カタログにあり、有効なノードで非表示になっていない場合にのみ、製品を注文できます。 また、製品は、カテゴリ アクセス ポリシー ルールに従って特定の従業員のアクセスを許可するカテゴリにある必要があります。
- カタログ ポリシー ルールは、使用するカタログを指定します。 カタログ ポリシー ルールが定義されていない場合は、カテゴリ アクセス ルール単独で、従業員の購買要求で注文できる製品を決定します。
必要条件
次の表に、購買担当者が調達カタログを作成する前に完了しておく必要のあるタスクを示します。
| タスク | ロール | 説明 |
|---|---|---|
| 調達カテゴリ階層を設定します。 | 購買マネージャー | 調達カテゴリ階層では、報告および分析を行う品目やトランザクションが分類されています。 調達カテゴリ階層を使用すると、企業では、カテゴリ、製品、仕入先などの調達要素の戦略的管理を中央の 1 か所から行えます。 調達カテゴリ階層は、組織全体に対して 1 つ定義します。 カタログは調達カテゴリ階層に基づき、階層のカテゴリはカタログのノードになります。 仕入先と製品が自分のカタログに含まれます。 |
| 調達カテゴリに仕入先および製品を追加します。 | 購買マネージャー | 調達カテゴリ階層を組織に作成すると、各調達カテゴリを特定の仕入先や製品などに関連付けることができます。 これらの関連付けは、カタログに自動的にコピーされます。 |
カタログの設定
カタログの設定は、前提条件が満たされていないと行えません。 組織全体で使用する単一のカタログ、または組織のさまざまな部門で使用する複数のカタログを作成できます。 組織全体に対して単一のカタログを作成すると、カタログへのアクセスは、購買ポリシー ルールによって制御されます。
カタログは、購買要求の作成時にどの製品を利用可能にするかを定義します。ただし、カテゴリ アクセス ポリシー ルールを使用して、追加の制限を適用することができます。 カタログのノードは調達カテゴリであるため、カテゴリ アクセス ポリシー ルールによって非表示にすることができます。 この場合、そのカテゴリの製品は、従業員が請求で使用することはできません。 購入ポリシー ページのカテゴリのポリシー ルールを定義します。 次の表に、カタログの設定に必要なタスクを示します。
| タスク | ロール | 説明 |
|---|---|---|
| 新しいカタログを作成します。 | 購買担当者 | カタログの作成時には、カタログの名前と説明を指定します。 また、カタログを手動で更新するか自動で更新するか定義し、カタログの所有者を指定します。 |
| 製品がカタログで使用できるかどうかを制御します。 | 購買担当者 | 製品は調達カテゴリから継承されるため、すべて適切なカタログのノードに表示されます。 カタログが購買要求で使用されるときに、ノードのすべての製品を非表示にするか表示するかを制御できます。 また、ノードの個々の製品を非表示にするか表示するかを制御できます。 |
| カタログを公開します。 | 購買担当者 | 従業員が請求で使用するカタログを利用可能にするには、カタログ ポリシー ルールを定義し、カタログ ステータスを有効に設定し、カタログを公開する必要があります。 また、ユーザーに今後利用させたくないカタログは、無効にすることができます。 |
更新は、カタログ ページの既定更新タイプ フィールドでカタログに選択されたオプションによって、自動または手動のいずれかで発行されます。 次の既定の更新タイプが、以下のカタログで使用できます。
- [動的 ] : カタログは変更されるたびに自動的に更新されます。
- 静的 : カタログは手動で更新する必要があります。
- [ ] : カタログに既定の更新タイプが " ホテル" の製品カテゴリが含まれる場合 カテゴリが更新された場合は、手動で更新する必要があります。 動的 を既定の更新タイプにした製品カテゴリを含むカタログは、カタログが変更されるたびに自動的に更新されます。