メール メッセージを作成して送信します

一般的には、Dynamics 365 Sales から直接顧客にメール メッセージを送信できます。 ただし、電子メール エンゲージメント機能を有効にすると、電子メールを作成するときに、フォローやフォロー解除など、電子メールで使用できる選択肢が増えます。

ここで説明する電子メール エンゲージメント機能が表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。 詳細情報については、電子メール エンゲージメントの構成を参照してください。

メッセージを作成する

電子メール エンゲージメントの機能は、Dynamics 365 Sales を通じて送信されるすべての電子メールに適用されます。 電子メールを送信すると、レコードに電子メール アクティビティが自動追加され、そのレコードがメッセージの 関連値として設定されます。 また、電子メール エンゲージメント機能は主要業績評価指標 (KPI) を収集し、受信者 (宛先、差出人、およびコピー先のアドレス) に基づいて電子メールが表示される場所を決定します。

注意

• 受信者がブロックを選択した場合、電子メールは追跡できません。 詳細: フォローされたメッセージをブロックする。
• 一括メールを送信する場合、電子メール エンゲージメントはサポートされません。
• フォローできるのは、Dynamics 365 メールで送信されたメールと添付ファイルのみです。 Outlook クライアントから送信されたメールと添付ファイルは、Dynamics 365 Sales で追跡対象としてマークされますが、フォローされません。

メールを作成する前に、メールフォームで使用できるさまざまなオプションを理解しましょう。

1. 添付ファイル: 電子メールに添付されたファイルのリスト、および添付ファイルの追加、削除、変更のコントロールが表示されます。
2. フォローする/フォローしない: メッセージに対する顧客のエンゲージメントを追跡するにはフォローをオンにし、追跡を停止するにはオフにします。 受信者がフォローを許可していない場合など、必要に応じて他のコントロールとリンクが表示されます。 詳細情報については、 メッセージをフォローまたはフォロー解除するを参照してください。
3. 後で送信する: メッセージをすぐに送信したくない場合は、メッセージの配信時間を設定します。 受取人のタイムゾーンに応じて、推奨配達時間がここに表示される場合があります。
4. リマインダーを設定する: 特定の時間にフォローアップするためのリマインダーを設定します。 たとえば、メッセージが 3 日間未開封のままになった場合にアラートを受け取ることができます。
5. テンプレートの挿入: 必要に応じて修正できる標準テキストを挿入します。 組織では、会議のフォローアップや紹介などのビジネス要件に応じて、複数のテンプレートを使用できます。 電子メール エンゲージメントでは、以前のパフォーマンスに基づいてテンプレートが提案されます。

メールを作成して送信する方法:

1. 活動を追加するレコードを開きます (通常、取引先担当者、営業案件、潜在顧客、または取引先企業)。
2. タイムライン セクションで、+ (タイムライン レコードの作成) >メールを選択します。
3. 受信者を選択して、メッセージの件名を入力します。
4. メッセージの本文を入力するか、メール テンプレートを挿入します。
5. 送信を選択するか、保存を選択して下書きとしてメッセージを保存して後で仕上げます。

チップ

メッセージにリンクを追加するには、リンクを追加するテキストを選択し、Ctrl+K を押して、リンク アドレスを入力または貼り付けます。

電子メール テンプレートを使用する

電子メール テンプレートは、紹介、確認、お礼のメッセージ、および督促のような、よく送る標準的なメッセージです。 これには、受取人の名前や注文番号など、自動的に入力される動的な値を含めることができます。 それらは一般的なメッセージを書いているときにクィック・スタートを提供します。

電子メール エンゲージメントは、Dynamics 365 Sales から営業チームが送信したすべてのメッセージのパフォーマンスを分析し、最も成功したテンプレートを識別します。 使用可能なすべてのテンプレートが表示されますが、開く、返信、売上が最も発生したテンプレートを強調表示します。

1. メッセージを作成する 。
2. コマンド バーにて、 テンプレートの​挿入 を選択します。
3. 電子メール テンプレート ウィンドウで、必要に応じて言語を選択し、テンプレートを検索して選択します。
4. テンプレートの適用を選択します。
   テンプレートの内容がメッセージ本文に挿入されます。
5. 必要に応じてテンプレートの内容をカスタマイズします。
6. 送信を選択するか、保存を選択して下書きとしてメッセージを保存して後で仕上げます。

添付ファイルの追加

ドキュメント、スプレッドシート、または画像をメールに添付すると、これらの添付ファイルをたどって、受信者がそれらを開封したかどうかを確認できます。 フォローしている添付ファイルとフォローしていない添付ファイルの両方を同じメールに含めることができます。
既定では、添付ファイルはフォローされません。 追跡する各添付ファイルを手動でフォローする必要があります。また、メッセージの受信者がフォローを許可していない場合、添付ファイルをフォローすることはできません。

1. メッセージを作成する 。

2. 添付 セクションの + を選択します。

3. 添付するファイルを探して選択します。

4. 開く を選択します。
   ファイルサイズによっては、添付に数秒かかる場合があります。

5. 追跡する添付ファイルを選択し、その他のオプション >フォローを選択します。
   添付ファイルがフォローされ、フォロー済み 列に はいと表示されます。

   注意

   フォロー オプションは、拡張添付ファイル機能が無効になっている場合にのみ使用できます。 管理者に問い合わせて、拡張機能の添付ファイル機能を無効にしてください。

6. 送信を選択するか、保存を選択して下書きとしてメッセージを保存して後で仕上げます。

メッセージのフォローまたはフォロー取り消し

電子メールをフォローする場合、電子メール エンゲージメントは、受信者がメールを開封した時、返信した時、添付ファイルを開いた時、またはメール内のリンクをクリックした時に表示されます。 詳細情報については、メール エンゲージメントでメッセージのやり取りを表示するを参照してください。

電子メール エンゲージメント セクションには、次のインジケーターとコントロールが含まれています。

インジケーターまたはコントロール	プロパティ
	現在のメール (リンクを含む) をフォローしていることを示し、添付ファイルをフォローするオプションがあります。 フォローしないを選択すると、メッセージの追跡が停止されます。 この状態は、組織が電子メール エンゲージメントをオンにし、すべての受信者がフォローを許可しているとき、すべての新しい電子メール メッセージのためのデフォルトです。
	現在のメール (リンクを含む) をフォローしていないことを示します。 ユーザーは添付ファイルもフォローできません。 受信者が許可している場合は、フォローを選択してフォローをオンにします。
	1 人以上の受信者がフォローを許可しないに設定していることを示します。 フォローを許可していない受信者を削除するか、設定を変更しない限り、このメッセージをフォローすることはできません。 - 基本設定の表示を選択し、新しいウィンドウで受信者名と基本設定を表示します。 名前を選択して、受信者のレコードを開きます。 - フォローを望まない受信者を削除した場合、またはフォローができるようにその受信者の設定を変更した場合は、フォローの再試行を選択してやり直します。 - フォローしないを選択し、このメッセージのフォローを中止します。 フォローされているメッセージが開かれてから約 15 分以内に、アシスタントにアクション カードが作成されます。 カードは、メッセージへのリンク、関連するレコード、およびアクション ボタンが含まれており、電話活動、警告の再通知、またはそれを閉じたりすることができます。 アシスタントを使用してガイドされた顧客とのコミュニケーションの詳細について。

最も効果的な配信時刻を選択します

電子メール メッセージは、受信者の受信トレイにいつ到着するかにより、多かれ少なかれ注意を引く場合があります。 たとえば、多くの人は受信トレイがいっぱいになった状態で一日を始めるため、夜間に届いたメッセージは注意を引くために競争しなければならず、先延ばしにされたり、忘れられたりする可能性があります。 その日の遅い時間に届いたメールは、すぐに気づかれて処理されるかもしれません。 電子メール エンゲージメントを使うと、都合のよい時間にメッセージを作成して、受信者にとって最善なときに Dynamics 365 Sales がメッセージを配信するようにできます。

システムは、受信者のタイムゾーンに基づいて配達時間を推奨する場合があります。 月曜日から金曜日の午前 8:00 から 午後 5:00 までの標準作業日を前提とし、受信者の営業日外で仕事をしている場合は、次の近い営業時間を提案します。 メッセージに複数の受信者がいる場合、またはアドレスが指定されていない場合、システムは推奨を行いません。

組織では Bing Maps を有効にする必要があり、電子メール エンゲージメントがタイム ゾーンを決定するためには Sales に物理的住所が必要です。

レコメンデーションがない場合、または固有のロジックを使用する場合は、選択する配信時刻を指定できます。

配信時間機能は、フォローされたメッセージとフォローされていないメッセージの両方で利用できます。

1. メッセージを作成する 。

2. メッセージを送信する準備ができたら、電子メール エンゲージメント セクションの 後で送信 を確認します。

   システムが配達時間を推奨できる場合は、ここに表示されます。 そうするかどうかに関係なく、配送を遅らせることができます。

3. 後で送信 を選択します。

   

   システムが時刻または日付を推奨した場合、その情報が自動的に入力されます。 そうでない場合、日付はブランクとなります。 いずれの場合も、受信者ではなくローカル時間を使用します。

4. 電子メールのスケジュール ダイアログボックスで、配信の日時を選択します。

   

5. メールのスケジュールを選択します。

   遅延送信 インジケーターが緑色に変わります。 遅延を変更する必要がある場合、またはメッセージをすぐに送信する必要がある場合は、スケジュールの変更 または 遅延の削除 を選択します。 スケジュールされた配信は、メッセージが送信される前であればいつでも変更できます。

   

6. 送信を選択するか、保存を選択して下書きとしてメッセージを保存して後で仕上げます。

スケジュールされたメッセージは、関連レコードの活動に表示されます。 スケジュールされた時刻になるまでは、そこからメッセージを削除または再スケジュールすることができます。 フォローアップ リマインダーの日付や時刻を編集することもできます。 送信 を選択した後は、他の設定を変更することはできません。

メッセージのフォローアップ アラームの設定

重要なメールにフォローアップを付けることを忘れないようにするには、リマインダーを設定します。 この機能は送信済メールでのみ有効です。

1. メッセージを作成する 。

2. リマインダーを設定する準備ができたら、電子メール エンゲージメント セクションで リマインダーを設定するを選択します。

   

3. リマインダーの設定 ダイアログ ボックスで、次のフィールドを設定します:

   • 条件: アラームをトリガーする条件を選択します。
     • 返信を受信していない場合: アラーム方法日付までに返信がなかった場合にアラームをトリガーします。 フォローされたメッセージに対してのみ使用できます。
     • 電子メールが開封されなかった場合: アラーム方法日付までにメッセージが開封されなかった場合にアラームをトリガーします。 フォローされたメッセージに対してのみ使用できます。
     • とにかくアラームする: 何であれ、指定時間と日付でアラームをトリガーします。
   • 通知方法: 条件 が満たされたときにアラームを表示する日時を指定します。
   • コメント: 必要に応じて、アラームにメモを追加します。

   

4. OKを選択して設定を保存し、ウィンドウを閉じます。

   リマインダーの設定 インジケーターが青色に変わり、リマインダー設定の簡単な概要が表示されます。 リマインダー時間が経過すると、概要が更新されてこれが示されます。 リマインダーを変更または削除する必要がある場合は、リマインダーの変更 または リマインダーの削除を選択します。

   

5. 送信を選択するか、保存を選択して下書きとしてメッセージを保存して後で仕上げます。

リマインダーがトリガーされると、アシスタントにアクション カードが作成されます。 カードの優先順位は高いので、すぐに見る必要があります。 カードは、メッセージへのリンク、関連するレコード、およびアクション ボタンが含まれ、アラートを閉じたり、スヌーズしたりできます。 メール アラーム カードの詳細について説明します。

アプリの機能が見つかりませんか?

次のいくつかの可能性があります:

• この機能を使用するために必要なライセンスがありません。 比較表 および ライセンス ガイド で、ライセンスで利用できる機能を確認してください。
• この機能を使用するために必要なセキュリティ ロールがありません。
  • 機能を構成または設定するには、管理およびカスタマイズのロールが必要です
  • 営業関連の機能を使用するには、プライマリ営業ロールが必要です
  • 一部のタスクには、特定の 機能的な役割が必要です。
• 管理者がこの機能を有効にしていない場合。
• 組織がカスタム アプリを使用している場合。 正確な手順について管理者に確認してください。 この記事で説明する手順は、すぐに使用できる営業ハブ アプリと Sales Professional アプリのみに該当します。

関連情報

電子メール エンゲージメントをオンにする
電子メール エンゲージメントを使用してメッセージのやり取りを表示する
プライバシーと基本設定を構成する
電子メールのテンプレートの作成