Azure Communication Services 電子メールにおける送信者の評判を向上させる
この記事では、企業-消費者間 (B2C) 通信におけるメール配信のベスト プラクティスと、Azure Communication Services の電子メール ログを使用して電子メールの評判を向上させる方法について説明します。 この包括的なガイドでは、電子メールに関する苦情管理の最適化、より健全な電子メール プラクティスの促進、メール配信の成功率の最大化に関する分析情報を提供します。
メール配信を強化するための送信者の評判と電子メールに関する苦情の管理
Azure Communication Services は、顧客とのコミュニケーションを強化できるメール機能を提供します。 ただし、このプラットフォームを介して送信した電子メールが必ず顧客の受信トレイに届くという保証はありません。 配信の問題を事前に特定して回避するには、次のような評判のチェックを実行する必要があります。
- 電子メールが一定期間にわたって正常な割合で配信されるようにします。
- 電子メール配信の失敗とバウンスに関する特定の詳細の分析。
- スパムおよび不正使用レポートの監視。
- 正常な連絡先リストの管理。
- ユーザー エンゲージメントと受信トレイの配置について。
- 顧客の苦情を理解し、オプトアウトまたは登録解除のための簡単なプロセスを提供します。
電子メール ログを有効にし、メール配信を監視するには、「Azure Communication Services の電子メール ログ」に記載されている手順に従います。
電子メールのバウンス: 配信の状態と種類
電子メールのバウンスは、メールの正常な配信を妨げる問題があることを示します。 電子メール配信プロセスの際、SMTP 応答によって次の結果が提供されます。
成功 (2xx): 電子メール サービス プロバイダーが電子メールを受け入れました。 ただし、この結果によって、電子メールが必ず顧客の受信トレイに届くことが保証されるわけではありません。 配信済み の状態は、電子メールが配信されたことを示します。
一時的なエラー (4xx): 現在、電子メール サービス プロバイダーは電子メールを受け入れることができません。 ただし、受信者のアドレスは引き続き有効であるため、今後、配信を試みることはできます。 この結果は、多くの場合、ソフト バウンス と呼ばれます。 原因としては、レート制限やインフラストラクチャの問題など、さまざまな要因が考えられます。
永続的なエラー (5xx): 電子メール サービス プロバイダーが電子メールを拒否しました。 この結果は、一般に ハード バウンス と呼ばれます。 この種類のバウンスは、電子メール アドレスが存在しない場合に発生します。 バウンス というメール配信状態は、この結果を示しています。
RFC の定義によれば、次のようになります。
- ハード バウンス (永続的なエラー) とは、特に電子メール アドレスが存在しない場合を指します。
- ソフト バウンスには、さまざまな種類のエラーが含まれます。
- スパム バウンスは、通常、特定のポリシー決定が原因で発生します。
これらのプラクティスは、さまざまな電子メール サービス プロバイダー間で必ずしも均一で標準化されているわけではありません。
ハード バウンス
次の SMTP コードでハード バウンスを記述できます。
| エラー コード | 説明 | 説明 |
|---|---|---|
| 521 | サーバーが電子メールを受け入れない | SMTP サーバーで、受信メールの受け入れを妨げる問題が発生しました。 |
| 525 | ユーザー アカウントを無効に | ユーザーのメール アカウントが無効になっており、メールを受信できません。 |
| 550 | メールボックスが使用できない | 受信者のメールボックスで電子メールを受信できません。 メールボックスがいっぱいであるか、メールボックスで一時的な問題が発生している可能性があります。 |
| 553 | メールボックス名が許可されない | 受信者のメール アドレスまたはメールボックス名が無効であるか、電子メール システムのポリシーで許可されていません。 |
| 5.1.1 | ターゲット メールボックスのアドレスが正しくない | ターゲット メールボックスのアドレスが無効であるか、存在しません。 アドレスの入力ミスや書式設定エラーを確認してください。 |
| 5.1.2 | ターゲット システムのアドレスが正しくない | ターゲット システムのアドレスが無効であるか、存在しません。 受信者のメール ドメインまたはシステムの入力ミスやエラーを確認してください。 ドメインまたはシステムが正しく構成されていることを確認してください。 |
| 5.1.3 | ターゲット メールボックスのアドレスの構文が正しくない | ターゲット メールボックスのアドレスの構文が正しくありません。 受信者のメール アドレスに書式設定エラーまたは無効な文字がないか確認してください。 アドレスが正しい構文に従っていることを確認してください。 |
| 5.1.4 | ターゲット メールボックスのアドレスがあいまいである | 受信者のメール アドレスが一意ではなく、複数の受信者と同じものです。 メール アドレスの精度を確認し、一意のアドレスを指定してください。 |
| 5.1.6 | ターゲット メールボックスが移動された | 受信者のメールボックスが別の場所またはサーバーに移動されました。 受信者の新しいメールボックス アドレスでメッセージ配信を確認してください。 |
| 5.1.9 | 非準拠のターゲット システム | 受信者の電子メール システムは、標準プロトコルに従って構成されていません。 システム管理者に問い合わせて、問題を解決してください。 |
| 5.1.10 | ターゲット アドレスの Null MX | 受信者のメール ドメインに有効なメール交換 (MX) レコードがありません。 ドメイン管理者に問い合わせて、ドメイン ネーム システム (DNS) 構成を修正してください。 |
| 5.2.1 | ターゲット メールボックスが無効になっている | 受信者のメールボックスが無効になっており、メッセージの配信が妨げられています。 受信者に連絡してメールボックスを有効にしてください。 |
| 5.2.1 | メーリング リストの展開に関する問題 | ターゲット メールボックスがメーリング リストであり、展開に失敗しました。 メーリング リスト管理者に問い合わせて、問題を解決してください。 |
| 5.3.2 | ターゲット システムがメッセージを受け入れない | 受信者の電子メール サーバーが現在メッセージを受け入れていません。 後でメールを再送信してみてください。 |
| 5.4.1 | 受信者のアドレスが拒否された | 受信者の電子メール サーバーがメッセージを拒否しました。 受信者のメール アドレスが正確で適切な書式設定がされていることを確認してください。 |
| 5.4.4 | ルーティングできない | メッセージを受信者のサーバーにルーティングできません。 受信者のメール ドメインとサーバーの設定を確認してください。 |
| 5.4.6 | ルーティング ループが検出された | メッセージを配信しようとしたときに、電子メール サーバーでルーティング ループが発生しました。 システム管理者に問い合わせて、ループを解決してください。 |
| 5.7.13 | ユーザー アカウントを無効に | 受信者のメール アカウントが無効になっており、電子メール サーバーがそのアカウントのメッセージを受け入れていません。 メール サービス プロバイダーが受信者のメール アドレスを非アクティブ化または停止したため、そのアドレスでメールを受信できなくなっている可能性があります。 あるいは、ユーザーまたは組織がそのメール アカウントを無効にすることを選択しました。 |
| 5.4.310 | DNS ドメインが存在しない | 受信者のメール ドメインが存在しないか、DNS 構成が正しくありません。 ドメインの DNS 設定を確認してください。 |
存在しないアドレスにメールを繰り返し送信すると、送信者の評判に大きな影響が及ぶ可能性があります。 これらのアドレスを連絡先リストから直ちに削除し、正常な連絡先リストをしっかりと管理するためのアクションを実行することが重要です。
ソフト バウンスのエラー コード
電子メールを送信するときは、ソフト バウンス (一時的なエラー) を注意深く監視してください。 大量のソフト バウンスは、潜在的な評判の問題を示している可能性があります。 電子メール サービス プロバイダーによってメール配信が遅延している可能性があります。
次の SMTP コードでソフト バウンスを記述できます。
| エラー コード | 説明 | 説明 |
|---|---|---|
| 551 | ユーザーがローカルではない、代替パスを試す | 受信者の電子メール ドメインは、電子メール システムに対してローカルではありません。 システムは、メールを配信するための代替パスを試す必要があります。 |
| 552 | ストレージ割り当ての超過 | 受信者のメール アカウントがストレージの上限に達しました。 新しいメールを受信するための領域を解放するよう受信者に依頼します。 |
| 554 | トランザクションに失敗した | 電子メール トランザクションが不明な理由のために失敗しました。 障害の原因を調査して特定します。 |
| 5.2.2 | ターゲット メールボックスがいっぱいになっている | 受信者のメールボックスがストレージの上限に達しました。 受信者は、新しいメールを受信できるよう領域をクリアする必要があります。 |
| 5.2.3 | メッセージの長さが管理上の制限を超えている | メッセージの長さが、受信者の電子メール システムの制限を超えています。 メッセージの長さを制限以下に減らします。 |
| 5.2.121 | 1 時間あたりの受信者の受信制限を超えた | 受信者の電子メール システムが 1 時間あたりに受信できるメール数の制限を超えています。 後でメールを送信してみてください。 |
| 5.2.122 | 1 時間あたりの受信者の受信制限を超えた | 受信者の電子メール システムが 1 時間あたりの受信制限に達しました。 後でメールを送信してみてください。 |
| 5.3.1 | ターゲット メール システムがいっぱいになっている | 受信者のメール システムがいっぱいで、新しいメールを受け入れることができません。 |
| 5.3.3 | ターゲット システムでサポートされていない機能 | 受信者の電子メール システムが正常な配信に必要な特定の機能をサポートしていません。 |
| 5.3.4 | ターゲット システムに対してメッセージが大きすぎる | メッセージのサイズが受信者の電子メール システムの制限を超えています。 電子メールのサイズを確認し、圧縮または分割を検討してください。 |
| 5.5.3 | 受信者が多すぎる | メールの受信者が多すぎるため、受信者の電子メール システムがメールを処理できません。 受信者の電子メール システムにより、メールごとの受信者数が制限されている可能性があります。 受信者の数を減らしてみてください。 |
| 5.6.1 | メディアがサポートされていない | 受信者の電子メール システムがメールのメディア形式をサポートしていません。 メディア形式を互換性のある形式に変換してください。 |
| 5.6.2 | 変換が必要だが禁止されている | メールの形式またはコンテンツを変換する必要がありますが、受信者の電子メール システムが変換を実行できません。 |
| 5.6.3 | 変換が必要だがサポートされていない | メールの形式またはコンテンツを変換する必要がありますが、受信者の電子メール システムが変換をサポートしていません。 |
| 5.6.5 | 変換に失敗した | 受信者の電子メール システムは、電子メールの形式またはコンテンツを変換できませんでした。 メールの内容を確認し、再送信を試みてください。 |
| 5.6.6 | メッセージ コンテンツが使用できない | 受信者の電子メール システムがメールの内容にアクセスできません。 メールの内容、添付ファイルの破損、互換性を確認してください。 |
| 5.6.11 | 無効な文字 | 受信者のメール システムで処理できない無効な文字がメールに含まれています。 内容または件名から無効な文字を削除し、メールを再送信してください。 |
| 5.7.1 | 配信が承認されていない、メッセージが拒否された | メッセージを受信する権限がないため、受信者の電子メール システムがメッセージの受け入れを拒否しました。 システム管理者に問い合わせて、問題を解決してください。 |
| 5.7.2 | メーリング リストの展開が禁止されている | 受信者の電子メール システムでは、メーリング リストの展開が許可されていません。 詳細についてはシステム管理者に相談してください。 |
| 5.7.12 | 送信者が組織によって認証されない | 受信者の組織では送信者認証が必要です。 認証設定を確認してください。 |
| 5.7.15 | 優先度レベルが低すぎる | メールの優先度レベルが低すぎるため、受信者の電子メール システムがメールを受け入れることができません。 受信者の電子メール システムで、優先度の低いメールの受け入れが制限されている可能性があります。 メールの優先度レベルを上げることを検討してください。 |
| 5.7.16 | メッセージが大きすぎて優先度が指定されていない | メッセージのサイズが、受信者の電子メール システムで指定された優先度レベルの制限を超えています。 メールのサイズと優先度の設定を確認してください。 |
| 5.7.17 | メールボックス所有者が変更された | 受信者のメールボックス所有者が変更されたため、メッセージ配信に問題が発生しました。 メールボックスの所有権を確認し、メールボックスの所有者に問い合わせてください。 |
| 5.7.18 | ドメイン所有者が変更された | 受信者のメール ドメイン所有者が変更されたため、メッセージ配信に問題が発生しました。 ドメインの所有権を確認し、ドメイン所有者に問い合わせてください。 |
| 5.7.19 | Rrvs テストを完了できない | 受信者の電子メール システムで、受信者レートの有効性システム (RRVS) テストを完了できません。 詳細についてはシステム管理者に相談してください。 |
| 5.7.20 | 渡す Dkim 署名が見つからない | 受信者の電子メール システムで、検証に合格する電子メールのドメイン キー識別メール (DKIM) 署名が見つかりませんでした。 ユーザー側で DKIM 構成と DKIM 署名を確認してください。 |
| 5.7.21 | 受け入れ可能な Dkim 署名が見つからない | 受信者の電子メール システムで、受け入れ可能な 電子メールの DKIM 署名が見つかりませんでした。 ユーザー側で DKIM 構成と DKIM 署名を確認してください。 |
| 5.7.22 | 有効な作成者と一致する Dkim 署名が見つからない | 受信者の電子メール システムで、作成者と一致する有効な電子メールの DKIM 署名が見つかりませんでした。 ユーザー側で DKIM 構成と DKIM 署名を確認してください。 |
| 5.7.23 | SPF 検証に失敗した | 受信者の電子メール システムで、電子メールが送信者ポリシー フレームワーク (SPF) 検証に失敗しました。 SPF レコードとユーザーの電子メール サーバーの構成を確認してください。 |
| 5.7.24 | SPF 検証エラー | 受信者の電子メール システムで SPF 検証エラーが見つかりました。 SPF レコードとユーザーの電子メール サーバーの構成を検証してください。 |
| 5.7.25 | 逆引き DNS 検証に失敗した | 受信者の電子メール システムで、電子メールが逆引き DNS 検証に失敗しました。 ユーザーの逆引き DNS 設定を確認してください。 |
| 5.7.26 | 複数の認証チェックが失敗した | 受信者の電子メール システムで、電子メールが複数の認証チェックに失敗しました。 ユーザーの認証設定と認証方法を確認してください。 |
| 5.7.27 | 送信者アドレスに NULL MX がある | ユーザーのメール ドメインに有効な MX レコードがありません。 ドメイン管理者に問い合わせて、DNS 構成を修正してください。 |
| 5.7.28 | メールのあふれが検出された | 受信者の電子メール システムがメールのあふれを検出しました。 電子メール トラフィックを確認し、あふれの原因を特定してください。 |
| 5.7.29 | Arc 検証エラー | 受信者の電子メール システムで、電子メールが Authenticated Received Chain (ARC) 検証に失敗しました。 ユーザー側で ARC 署名を確認してください。 |
| 5.7.30 | TLS サポートが必要 | 受信者の電子メール システムで、セキュリティで保護された電子メール送信のためのトランスポート層セキュリティ (TLS) のサポートが必要です。 ユーザーのシステムが TLS をサポートしていることを確認してください。 |
| 5.7.51 | テナントの受信属性 | 受信者の電子メール システムは、受信メールを特定のテナントに属性付けします。 メールの送信者情報とテナントの属性を確認してください。 |
マネージド抑制リスト
Azure Communication Services は、マネージド抑制リスト と呼ばれる機能を備えています。この機能は、送信者の評判を保護および維持する上で重要な役割を果たします。
抑制リスト キャッシュは、Azure Communication Services を介して送信されるすべてのメールでハード バウンスが発生したメール アドレスを追跡します。 指定されたエラー コードのいずれかでメール配信に失敗した場合は、必ず電子メール アドレスが社内のマネージド抑制リストに追加されます。このリストは Azure プラットフォーム全体にまたがり、グローバルに管理されます。
抑制されるメール アドレスのライフサイクルを次に示します。
初期抑制: ある電子メール アドレスで初めてハード バウンスが発生すると、Azure Communication Services はそのアドレスを 24 時間マネージド抑制リストに追加します。
プログレッシブ抑制: 最初の 24 時間以内にプラットフォームに送信された後続のメールに同じ無効な受信者の電子メール アドレスが再び表示された場合は、配信が自動的に抑制され、キャッシュ時間が 48 時間に延長されます。 その後、同じアドレスが表示された場合、キャッシュ時間は 96 時間、7 日間と段階的に増加し、最終的に最大 14 日間まで延長されます。
自動削除プロセス: 指定されたリース期間内に同じ受信者に対して電子メール送信要求が行われなかった場合、電子メール アドレスはマネージド抑制リストから自動的に削除されます。 リース期間が満了すると、電子メール アドレスはリストから削除されます。 新しい電子メールが同じ無効な受信者に送信された場合、Azure Communication Services は、別の配信を試行して新しいサイクルを開始します。
配信のドロップ: 電子メール アドレスがリース期間中である場合は、アドレスのリース期間が満了するか、アドレスがマネージド抑制リストから削除されるまで、それ以降その受信者のアドレスに送信されるメールはすべて破棄されます。 この電子メール要求の配信状態は、電子メール ログで 抑制 と表示されます。
電子メール アドレスは、最大 14 日間、マネージド抑制リストに残る可能性があります。 この予防的な対策により、送信者の評判は保護され、ユーザーは無効なアドレスに電子メールを繰り返し送信することによる悪影響から保護されます。 とはいえ、最適なメール配信パフォーマンスを維持するには、バウンス状態に対処し、定期的に連絡先リストをクリーンアップする必要があります。
評判関連および非同期のメール配信エラー
一部の電子メール サービス プロバイダーでは、評判の問題が原因で電子メールのバウンスが生成されます。 これらのバウンスは、多くの場合、特定の評判やコンテンツの問題が原因で、スパムや不正使用に関連するものとして分類されます。 配信エラーの理由を理解し、適切なアクションを起こせるように、バウンス メッセージには、バウンスに関する詳細な説明を提供する Web ページへの URL が含まれる場合があります。
SMTP レベルのバウンスに加えて、受信サーバーがメッセージを受け入れた後にバウンスが発生する場合があります。 電子メール サービス プロバイダーからの応答が、当初はメール配信に成功したことを示す可能性があります。 ただし、その後、プロバイダーはバウンス応答を送信します。
通常、これらの非同期バウンスは、電子メール ペイロードに記載されているリターン パス アドレスに送信されます。 これらの非同期バウンスに注意し、適宜対処することで、最適なメール配信のパフォーマンスを維持してください。
オプトアウトまたは登録解除管理
電子メール通信に対する顧客の関心を理解し、オプトアウト要求または登録解除要求を監視することは、送信者の肯定的な評判を維持するための重要な側面です。 登録解除要求を処理するために手動プロセスまたは自動プロセスのどちらを用意している場合も、送信するメール ペイロードに [登録解除] リンクを含めることが重要です。 受信者は、今後メールを受信しないことにした場合に、[登録解除] リンクを選択して、メーリング リストから自分のメール アドレスを削除することができます。
メール内のリンクと手順の機能は非常に重要です。 これらは適切に機能し、該当するリストから連絡先を削除するようアプリケーションのメーリング リストに迅速に通知する必要があります。
登録解除メカニズムは、登録者の観点から見て明示的かつ透過的である必要があります。 そうすることで、ユーザーはどのメッセージへの登録を解除するのかを正確に知ることができます。
ユーザーが組織内の複数のリストに登録している場合は、複数のリストへの登録を解除するオプションを提供する基本設定センターをユーザーに提供するのが理想的です。 このプロセスにより、誤って登録を解除するのを防ぎ、ユーザーは登録解除管理プロセスを通じてオプトインとオプトアウトの設定を効果的に管理できます。
次のステップ
- DMARC を実装する場合のベスト プラクティス
- DMARC の実装のトラブルシューティング
- Azure Communication Services のメール ドメインと送信者認証
- Azure Communication Services でメール通信リソースを作成および管理する
- Azure Communication Services で検証済みメール ドメインを接続する
次のトピックもご覧ください。
- メール クライアント ライブラリについて理解する。
- カスタムの検証済みドメインを使用してメールを送信する方法。
- Azure マネージド ドメインを使用してメールを送信する方法。