Gestire le richieste degli interessati del GDPR in Viva Engage Enterprise
In qualità di amministratore verificato, è possibile cancellare un utente da Viva Engage per conformarsi a una richiesta dell'interessato del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Quando si cancella un utente, le informazioni di identificazione personale sull'utente vengono rimosse, ma i messaggi e i file dell'utente rimangono. È possibile esaminare i messaggi e i file di un utente per decidere quali eliminare. Il contenuto che rimane viene identificato con un ID, non con il nome dell'utente.
Scegliere l'approccio appropriato per la propria situazione e seguire i passaggi nell'ordine elencato. L'ordine è importante: dopo aver cancellato un utente, non è più possibile trovare i dati per eliminarlo.
| Approccio | Procedura |
|---|---|
| Mantenere tutti i messaggi e i file creati dall'utente. | Rimuovere l'utente usando l'opzione Cancella l'utente . In questo modo l'utente viene rimosso dal tenant principale e dai tenant esterni a cui appartiene, ma non elimina alcun messaggio o file. |
| Eliminare tutti i messaggi creati dall'utente e decidere quali file eliminare | 1. Eseguire un'esportazione per utente dei dati dell'utente per il tenant principale e una per ogni tenant esterno a cui appartiene. 2. Rimuovere l'utente da ogni tenant usando l'opzione Rimuovere definitivamente l'utente e rimuovere i messaggi . 3. Nel tenant principale usare l'opzione Cancella l'utente . 4. Entro 14 giorni rimuovere tutti i file archiviati in Viva Engage nel tenant principale, se necessario, e tutte le informazioni non incluse nell'esportazione per utente.* |
| Esaminare i file e i messaggi creati dall'utente e decidere quali mantenere e quali eliminare | 1. Eseguire un'esportazione per utente dei dati dell'utente per il tenant principale e una per ogni tenant esterno a cui appartiene. 2. Nel tenant principale usare l'opzione Cancella questo utente . 3. Entro 14 giorni rimuovere eventuali file o messaggi in base alle esigenze dal tenant principale e tutte le informazioni non incluse nell'esportazione per utente.* |
* Se si preferisce avere più di 14 giorni per esaminare ed eliminare file e messaggi, è possibile farlo prima di cancellare l'utente.
Importante
La chiusura di un account Microsoft Entra ID non elimina l'utente e le relative informazioni. Per eliminare le informazioni utente, passare all'interfaccia di amministrazione di Viva Engage e completare le istruzioni fornite di seguito.
Eliminare messaggi o file specifici
Usare l'ID file Viva Engage dall'esportazione per passare direttamente al file in Viva Engage ed eliminarlo.
Importante
Per i file Viva Engage archiviati in SharePoint, eliminare i file da Viva Engage per rimuovere i metadati Viva Engage e il file.
Per individuare ed eliminare un messaggio specifico:
Nell'esportazione dei dati trovare l'URL del messaggio nella colonna gdpr_delete_url . L'URL ha questa sintassi: https://www.yammer.com/network_name/#/Threads/show?threadId=thread_id. Ad esempio, http://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/threads/show?threadID=135893.
Nel messaggio selezionare l'icona
Altro e quindi selezionare Eliminazione rigido GDPR.
Per individuare ed eliminare un file Viva Engage specifico archiviato in Viva Engage o SharePoint:
Usare la casella di ricerca in Viva Engage. Ad esempio, per un file denominato 12345678.pptx nell'esportazione, cercare 1235678.pptx. Nei risultati della ricerca selezionare Vai a file e quindi selezionare Elimina file.
È anche possibile compilare l'URL per il file. Usare https://www.yammer.com/ file_numberfile/network_name/#/, ad esempiohttps://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. Nella pagina Viva Engage per il file selezionare Elimina file.
Per eliminare le immagini di copertina per un utente:
Nota
Nei casi in cui l'amministratore o l'utente non dispone di licenza Premium e/o l'utente non ha più una propria trama, le foto caricate in precedenza dovranno essere eliminate tramite API.
Tramite l'API: coinvolgere gli amministratori o gli amministratori verificati può eliminare le immagini di copertina per qualsiasi utente nel tenant tramite una chiamata API. L'URL ha questa sintassi: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/ user_id/cover-image.
Ad esempio, per eliminare le immagini di copertina di un utente con ID 1234567890, l'URL sarà simile al seguente: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image.
Tramite l'interfaccia utente: coinvolgere gli amministratori con licenze Viva Premium può caricare o eliminare foto di copertina per qualsiasi utente con la licenza Premium Viva e con la storyline abilitata da:
- Visitare la pagina del profilo dell'utente.
- Passare il mouse sull'intestazione del profilo e selezionare "Carica foto di copertina".
- Eliminazione o caricamento di una nuova immagine di copertina, in base alle esigenze.
Trovare ed eliminare dati utente non inclusi nell'esportazione per utente
Alcuni dati utente non sono inclusi in un'esportazione.
Per trovare questi dati per un utente, passare alle impostazioni 
> di Viva Engage Persone e selezionare il nome dell'utente.
La tabella seguente mostra come modificare o eliminare i dati, se necessario.
| Tipo di dati | Come modificare o eliminare |
|---|---|
| Messaggi con segnalibri, appartenenza a gruppi, utenti seguiti o follower e argomenti seguiti | Quando si cancella un utente dal tenant home e dai tenant esterni di Viva Engage, queste informazioni vengono eliminate dopo il periodo di sospensione di 14 giorni. Un utente può modificare o eliminare queste informazioni. Per i passaggi, vedere Suggerimenti per rimanere organizzati in Viva Engage. |
| Impostazioni dell'utente, incluse le impostazioni di notifica, applicazione e lingua | Quando si cancella un utente dal tenant principale e dai tenant esterni di Viva Engage, queste informazioni vengono eliminate dopo il periodo di sospensione di 14 giorni. Gli amministratori non possono modificare queste informazioni per un utente. Tuttavia, un utente può modificare le proprie impostazioni. Per i passaggi, vedere Modificare il profilo e le impostazioni di Viva Engage. |
| Profilo utente | Se l'utente ha un'identità Viva Engage, sono disponibili due opzioni per rimuovere l'utente:
|
Modificare il profilo e le impostazioni dell'utente (procedura eseguita dall'utente)
Un utente può modificare il proprio profilo. Gli amministratori non possono modificare il profilo utente o le impostazioni.
L'utente può selezionare l'icona delle
impostazioni viva engage e quindi selezionare Modifica impostazioni.Selezionare la scheda per la modifica da apportare:
Per modificare il profilo, selezionare Profilo.
Per modificare la password, selezionare Password.
Per modificare le notifiche, selezionare Reti.
Per visualizzare le attività dell'account, selezionare Attività dell'account.
Per visualizzare le applicazioni installate, selezionare Applicazioni personali.
Per impostare le preferenze, selezionare Preferenze.
Rimuovere un utente da un gruppo, incluso un gruppo esterno
Nel gruppo selezionare Membri.
Selezionare l'icona
Impostazioni accanto al nome dell'utente.Selezionare Rimuovi dal gruppo.
Rimuovere un partecipante esterno da una conversazione
- Nella conversazione Viva Engage selezionare Rimuovi partecipanti.
Cancellare un utente dal tenant principale e dai tenant esterni di Viva Engage
Importante
Quando si cancella un utente, è disponibile una finestra di 14 giorni per decidere quali file e messaggi salvare o eliminare nel tenant principale prima che i dati di identificazione utente siano completamente cancellati. Se si desidera esaminare ed eliminare alcuni o tutti i messaggi e i file dell'utente, assicurarsi di esportare i dati utente ed eseguire le eliminazioni prima di cancellare l'account dell'utente o entro 14 giorni dopo aver selezionato Cancella l'utente. Dopo la finestra di 14 giorni, i file e i messaggi continueranno a esistere, ma verranno contrassegnati come appartenenti a un utente precedente.
Dopo la transizione dell'account di un utente dalla disattivazione alla rimozione, non è possibile associare i dati utente a tale utente, il che significa che non è più possibile esportarne e esaminarne i dati.
Importante
Se si desidera esaminare ed eliminare messaggi ed file in gruppi esterni, thread esterni e tenant in cui l'utente è membro guest, seguire le istruzioni riportate in Eliminare messaggi specifici o file Viva Engage archiviati in Viva Engage o SharePointprima di cancellare l'utente. Dopo aver selezionato Cancella questo utente, non è più possibile associare l'utente a questi messaggi e file.
Importante
La rimozione di un utente dal tenant viva engage li rimuove da tutti i tenant esterni. È necessario rimuovere gli utenti guest separatamente in ogni tenant esterno di cui sono membri.
Quando si cancella un utente, vengono eliminati i dati utente seguenti:
Persone seguite, connessioni alle conversazioni e agli argomenti seguiti e connessioni agli utenti da cui era seguito
Segnalibri, preferenze relative alla lingua, impostazioni di notifica e attività dell'account
Profilo
Appartenenze a gruppi
L'elenco dei tenant di cui erano membri
Come amministratore, è possibile cancellare un utente dal tenant principale e da qualsiasi tenant esterno a cui appartiene.
Rimuovere un utente (procedura eseguita dall'amministratore)
Nell'interfaccia di amministrazione di Viva Engage passare a Utenti>Rimuovi utenti.
Immettere il nome di un utente esistente. Dopo aver selezionato l'utente, vengono visualizzate le opzioni per la rimozione.
Se si desidera eliminare tutti i messaggi di un utente prima di cancellare l'utente:
- Selezionare Rimuovi definitivamente l'utente e rimuovere i messaggi e quindi selezionare Invia.
- Al termine, selezionare Cancella l'utente. In questo modo vengono rimossi i dati relativi al nome e all'attività dell'utente.
Se si vogliono mantenere tutti i file e i messaggi dell'utente, selezionare Cancella questo utente.
Se si vogliono esaminare i messaggi e i file dell'utente (e sono già stati eliminati messaggi e file in gruppi esterni, thread o tenant in cui l'utente è membro guest), seguire questa procedura:
Disattivare l'utente per 14 giorni per esportare i dati utente e valutare i file e i messaggi del tenant principale selezionando Cancella l'utente. Cancellare il nome e le informazioni personali, ma lasciare i messaggi. (Non può essere annullata dopo 14 giorni):
L'utente è contrassegnato come disattivato ed è elencato nella pagina Rimuovi utenti . Entro 14 giorni, è possibile riattivare l'utente.
Dopo 14 giorni, viene inviato un messaggio a tutti gli amministratori tenant e agli amministratori verificati che informano che l'utente è stato eliminato.
Selezionare Invia.
Nella finestra di dialogo di conferma selezionare Sì, Elimina definitivamente account.
Entro i 14 giorni seguire le indicazioni riportate in Eliminare messaggi o file specifici.
Riattivare un account disattivato dopo aver usato Cancella questo utente
Quando l'account di un utente viene disattivato usando l'opzione Cancella questo utente , sono disponibili 14 giorni per riattivare l'utente.
Passare all'interfaccia di amministrazione di Viva Engage.
Selezionare Rimuovi utenti.
Passare alla sezione Utenti disattivati . Questa sezione è visibile solo quando è presente almeno un account utente disattivato.
Selezionare Riattiva per ogni utente che si vuole riattivare.
Dopo 14 giorni, l'utente non può essere riattivato.
Vedere anche
Gestire la conformità dei dati di Viva Engage
Esportare dati dall'interfaccia di amministrazione di Viva Engage