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Pianificare le persone e i profili utente

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Contenuto dell'articolo:

  • Utenti e profili utente

  • Pianificare le connessioni ai servizi di profilo

  • Pianificare le proprietà dei profili utente

  • Pianificare gli utenti e le relazioni

  • Pianificare i criteri

  • Pianificare la ricerca degli utenti

  • Pianificare funzionalità di personalizzazione aggiuntive

  • Fogli di lavoro

Le informazioni sugli utenti dell'organizzazione vengono archiviate nei profili utente all'interno dei servizi di profilo. I servizi di profilo sono gestiti da un amministratore dei servizi che dispone di autorizzazioni aggiuntive non disponibili per gli amministratori del provider dei servizi condivisi. Gli amministratori dei servizi importano le informazioni relative agli utenti dai servizi directory, ad esempio Active Directory e LDAP (Lightweight Directory Access Protocol).

In una distribuzione iniziale di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è necessario pianificare le connessioni tra i servizi directory e i servizi di profilo, le proprietà dei profili utente, i criteri per la visualizzazione e la modifica dei profili utente e le modalità di utilizzo dei profili utente da parte di altre caratteristiche di personalizzazione, quali i siti personalizzati.

Utenti e profili utente

Prima di personalizzare i siti e il contenuto all'interno dell'organizzazione, è necessario capire chi sono gli utenti dell'organizzazione, come collaborano e quali informazioni desiderano conoscere sugli altri utenti.

Le informazioni relative agli utenti possono provenire da prodotti e tecnologie Microsoft, ad esempio Microsoft Exchange, Active Directory e Microsoft SQL Server, da tecnologie standard del settore per l'individuazione delle persone, ad esempio LDAP, o da applicazioni line-of-business, ad esempio SAP. Ciò consente di riunire tutte le proprietà da queste origini dati diverse per creare profili utente unificati e coerenti nell'organizzazione.

Le proprietà e i dati provenienti da tali origini sono archiviati nei profili utente gestiti dai servizi di profilo. I profili utente identificano le connessioni tra utenti, ad esempio i responsabili, i gruppi di lavoro, l'appartenenza a un gruppo e i siti comuni. In questo modo le relazioni tra gli utenti dell'organizzazione possono essere utilizzate per favorire una collaborazione più efficiente con i colleghi e tra i team. Questa collaborazione offre agli utenti la possibilità di trovare i colleghi utilizzando funzioni di ricerca specifiche dell'utente.

I profili utente e le relative proprietà possono inoltre essere utilizzati nell'implementazione di caratteristiche di personalizzazione, ad esempio la creazione di siti personali e l'assegnazione del contenuto. I profili utente sono più di raggruppamenti di proprietà importate e personalizzate relative agli utenti dell'organizzazione. Le proprietà sono inoltre utilizzate nella pagina pubblica del sito personale per visualizzare le informazioni relative alle relazioni di ogni utente con gli altri utenti e con il contenuto dell'organizzazione. Fra queste è anche incluso un elenco dei documenti condivisi da ogni utente e i criteri che definiscono la modalità di visualizzazione e condivisione delle informazioni sugli utenti.

Il profilo pubblico di ogni utente include sezioni contenenti le informazioni seguenti:

  • Proprietà   Alcune di queste proprietà sono pubbliche e sono visualizzate nella pagina del profilo pubblico, ma molte di esse sono visualizzabili solo dagli amministratori. Gli amministratori del provider di servizi condivisi sono gli unici utenti che possono visualizzare e modificare tutte le proprietà dei profili utente a livello di provider di servizi condivisi. Gli amministratori della raccolta siti possono visualizzare i valori delle proprietà a livello di provider dei servizi condivisi nell'elenco delle informazioni utente nella raccolta siti, ma non possono modificare i profili utente effettivi e le relative proprietà. Essi possono modificare proprietà a livello di sito che vengono incluse nell'elenco delle informazioni utente, ma queste non vengono aggiunte ai profili utente archiviati nei servizi di profilo.

  • Social networking   Include i siti, le liste di distribuzione e le appartenenze ai gruppi di protezione dell'utente, nonché una sezione separata in cui sono elencati i colleghi correnti dell'utente. Quando visualizzano il profilo pubblico di un'altra persona, gli utenti possono inoltre visualizzare i colleghi che hanno in comune con quella persona.

  • Documenti   Un elenco di documenti condivisi per l'utente, inclusi i documenti in tutti i siti di cui è membro l'utente, e organizzati in schede in base al sito.

  • Criteri   Disponibile solo per gli amministratori a meno che gli amministratori non concedano agli utenti la possibilità di modificare alcuni criteri. Questa sezione è utilizzata per impostare la modalità di visualizzazione delle informazioni nelle altre sezioni e gli utenti autorizzati a visualizzarle.

Tutte queste caratteristiche vengono introdotte per incoraggiare la collaborazione e rafforzare le connessioni tra gli utenti dell'organizzazione. Un rapido esame del profilo pubblico indica chi è la persona, su cosa sta lavorando e con chi. Consente inoltre agli amministratori di prendere decisioni su chi è autorizzato a visualizzare tutte queste informazioni e sulla modalità con cui sono condivise. Una buona pianificazione degli utenti e della personalizzazione consiste nel considerare il modo migliore per distribuire Microsoft Office SharePoint Server 2007 e presentare in modo efficace tutte queste informazioni. Le informazioni dovrebbero includere:

  • Un elenco di origini di connessione per i profili utente, inclusi Active Directory, LDAP e applicazioni aziendali, ad esempio SAP o Siebel, in grado di individuare gli utenti. Includere il percorso, il tipo di autenticazione, gli account e qualsiasi altra informazione necessaria per la connessione dei servizi di profilo a ogni origine.

  • Un elenco delle caratteristiche utente disponibili all'interno dei profili utente, con l'impostazione dei criteri, i criteri di accesso predefiniti e i criteri sostitutivi e di replica per ogni caratteristica.

  • Un elenco delle proprietà dei profili utente gestito dall'amministratore del provider di servizi condivisi, con le stesse informazioni sui criteri utilizzate per le caratteristiche. Aggiungere colonne per ogni origine di connessione per registrare i mapping delle proprietà che si desidera utilizzare.

  • Un elenco di siti portale e di raccolte siti e una nota in cui sia menzionato chi pianifica le proprietà dell'elenco di informazioni utente per ogni raccolta siti.

  • Se l'amministratore del provider di servizi condivisi pianifica le proprietà utente a livello di raccolta sito, registrare un elenco di proprietà e decidere se sia preferibile archiviarle nel profilo utente, in modo che siano disponibili per le raccolte siti nel provider di servizi condivisi, oppure aggiungerle successivamente all'elenco di informazioni utente per una raccolta siti. Le proprietà negli elenchi di informazioni utente in una raccolta siti sono basate sulle proprietà replicate dei profili utente, a cui tuttavia non sono connesse. Le proprietà aggiunte all'elenco di informazioni non vengono archiviate nel profilo utente. Tali proprietà non sono importate, quindi non è necessario pianificarne i mapping.

    Azione nel foglio di lavoro

    Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare queste informazioni.

Pianificare le connessioni ai servizi di profilo

I servizi di profilo sono utilizzati per connettere le proprietà basate sugli utenti delle origini dati, quali applicazioni line-of-business e servizi directory (principalmente Active Directory e LDAP), con i profili utente e le proprietà che attivano numerose caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007.

I servizi di profilo sono disponibili nelle pagine di amministrazione del provider di servizi condivisi. Tramite il collegamento Visualizza connessioni di importazione presente nella pagina di amministrazione Profili utente e proprietà, è possibile connettersi direttamente ad Active Directory o LDAP per importare i profili utente da quelle origini in Microsoft Office SharePoint Server 2007. Gli amministratori dei servizi selezionano le proprietà dai servizi directory per importare i profili utente.

È inoltre possibile aggiungere dati business contenenti informazioni sugli utenti ai profili utente esistenti connettendosi al Catalogo dati business, selezionando un'entità pertinente da un'applicazioni di dati business registrata ed eseguendo il mapping di quell'entità a una proprietà di profilo esistente o aggiungendola come nuova proprietà. Queste proprietà accrescono i profili esistenti importati dai servizi directory. Non è possibile creare o importare profili utente completamente nuovi dal Catalogo dati business.

È possibile importare le proprietà da tutte queste origini nei profili utente connettendosi al servizio o al database pertinente ed eseguendo il mapping dell'identificatore univoco di ogni proprietà nel servizio condiviso all'identificatore univoco della proprietà corrispondente nell'applicazione aziendale. Queste connessioni possono essere create indipendentemente dal metodo di autenticazione utilizzato dall'applicazione aziendale.

Il servizio gestisce le connessioni con le applicazioni aziendali rilevanti e aggiorna le proprietà dei profili utente durante le importazioni regolarmente pianificate da tutte le origini dati pertinenti. I dati tuttavia non vengono esportati, in modo che il database dei profili utente non sia in grado di sovrascrivere i database di origine.

La pianificazione dei profili utente prevede di iniziare con le proprietà predefinite dei profili utente in Microsoft Office SharePoint Server 2007, identificare le connessioni ai servizi directory necessarie per integrare tali proprietà con le informazioni sugli utenti già possedute e considerare i dati business aggiuntivi che consentono di connettere gli utenti alle applicazioni line-of-business. Il principio chiave della pianificazione è la coerenza fra le origini dati per tutti gli utenti dell'organizzazione.

Azione nel foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare le decisioni relative alla pianificazione. Annotare un elenco di origini di connessione per i profili utente, includendo Active Directory, LDAP e le applicazioni aziendali che consentono di individuare gli utenti, ad esempio SAP o Siebel. Includere il percorso, il tipo di autenticazione, gli account e qualsiasi altra informazione necessaria per la connessione dei servizi di profilo a ogni origine.

I servizi di profilo consentono di raccogliere informazioni sugli utenti dell'organizzazione presenti nei servizi directory e nelle applicazioni aziendali, in modo che siano sempre disponibili informazioni coerenti e tempestive. Le informazioni relative agli utenti sono sincronizzate nella distribuzione con tutte le raccolte siti che utilizzano lo stesso provider di servizi condivisi. Queste informazioni possono anche essere utilizzate dalle caratteristiche di personalizzazione per aumentare il valore della collaborazione e delle relazioni nell'organizzazione.

Pianificare le proprietà dei profili utente

I profili utente e le proprietà sono disponibili per gli amministratori nella sezione Profili utente e siti personali della pagina Amministrazione servizi condivisi. I profili utente possono essere visualizzati da tutti gli utenti dalla pagina del profilo pubblico del sito personale di ogni utente.

Ogni sito che utilizza lo stesso provider di servizi condivisi riceve lo stesso insieme di proprietà di base dall'archivio del profilo utente e le visualizza nell'elenco di informazioni utente del sito. Gli amministratori del provider di servizi condivisi possono aggiungere altre proprietà all'elenco di informazioni utente in tutte le raccolte siti che utilizzano lo stesso provider di servizi condivisi. Gli amministratori di ogni raccolta siti non possono aggiungere proprietà ai profili utente, ma possono aggiungere proprietà all'elenco di informazioni utente di alcuni utenti, a seconda di esigenze aziendali particolari. Quando si pianificano i profili utente, è consigliabile prendere in considerazione i fattori seguenti:

  • Quali sono i servizi directory esistenti e pianificati? Questi servizi formano la base dei profili utente. Decidere quali proprietà verranno utilizzate per i profili utente principali, in base a quelle che si considera rilevanti nell'organizzazione o nel provider di servizi condivisi se l'organizzazione dispone di più set di servizi condivisi. Le proprietà che possono essere utilizzate per trovare gli utenti, creare gruppi di destinatari da utilizzare per l'assegnazione del contenuto e stabilire relazioni tra colleghi e gruppi di lavoro sono essenziali. Iniziare esaminando l'elenco di proprietà presenti nei servizi directory, passare quindi alle proprietà predefinite fornite da Microsoft Office SharePoint Server 2007 e modificare tale elenco tenendo presenti queste considerazioni.

    Azione nel foglio di lavoro

    Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare le proprietà pianificate.

  • Quali applicazioni line-of-business si utilizzano per ottenere informazioni sugli utenti? Di quali proprietà è possibile eseguire il mapping alle proprietà dei servizi directory?

    Azione nel foglio di lavoro

    Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare i mapping e annotare quali dovrebbero avere la priorità in caso di conflitto. Assicurarsi di aggiungere le applicazioni line-of-business all'elenco di applicazioni aziendali che devono essere registrate nel Catalogo dati business e di integrarle nella pianificazione della business intelligence.

  • In base alla pianificazione della business intelligence, quali altre proprietà non correlate all'utente potrebbero essere utili agli utenti nell'organizzazione? È possibile utilizzare tali proprietà nelle web part personalizzate per assegnare i dati business in base ai gruppi di destinatari.

    Azione nel foglio di lavoro

    Utilizzare il foglio di lavoro Site creation worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare queste informazioni.

  • Quanti record di utenti si prevede di importare da tutte le origini e con quale frequenza? La frequenza delle importazioni pianificate dipende dal numero di record, da quanto si utilizzano le caratteristiche di personalizzazione e dal momento in cui si prevede di eseguirle per garantire il minimo impatto su prestazioni e disponibilità. Passare agli amministratori IT queste informazioni in modo che possano includerle nella pianificazione della distribuzione.

  • Quali proprietà del profilo utente a livello di sito sono previste? In alcune organizzazioni questa decisione potrebbe essere presa a livello centrale, mentre in altre potrebbe essere lasciata alla discrezione di ogni amministratore della raccolta siti.

    Nota

    Quando si installa Microsoft Office SharePoint Server 2007, il profilo pubblico del sito personale sostituisce il profilo utente di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Se la distribuzione iniziale di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è implementata in un'installazione di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, le informazioni del profilo utente verranno sostituite, dunque è necessario pianificare di conseguenza.

Proprietà predefinite dei profili utente

  • Microsoft Office SharePoint Server 2007 fornisce una serie di proprietà predefinite. È consigliabile esaminare tali proprietà e i criteri che vi si applicano prima di decidere quali modifiche apportare, quali proprietà mantenere o rimuovere e quali proprietà aggiuntive creare. Per ulteriori dettagli sulle proprietà predefinite dei profili utente e i relativi criteri, vedere Proprietà aggiuntive dei profili utente più avanti nell'articolo.

Proprietà aggiuntive dei profili utente

Le proprietà predefinite dei profili utente e le proprietà importate dalle connessioni ai servizi directory e alle applicazioni aziendali possono essere integrate con proprietà aggiuntive in grado di rilevare ulteriori informazioni non disponibili da altre origini.

È consigliabile pianificare l'aggiunta di proprietà a livello di provider di servizi condivisi o di raccolta siti a seconda delle esigenze aziendali identificate durante la pianificazione precedente. È spesso possibile soddisfare le esigenze aziendali chiave creando nuove proprietà che associano gli utenti a processi aziendali importanti. Per ogni concetto principale nell'architettura delle informazioni, considerare se esista una proprietà personalizzata da poter aggiungere ai profili utente per collegare gli utenti dell'organizzazione alle informazioni relative a quel concetto. Tali proprietà possono quindi essere utilizzate nella ricerca degli utenti o nelle caratteristiche di personalizzazione per assegnare contenuto agli utenti. Non è necessario che le proprietà siano visibili nei profili pubblici o nei siti personali, in quanto possono essere utili per la ricerca e la personalizzazione senza essere visualizzate.

Per limitare l'ambito della pianificazione, stabilire un ordine di priorità delle opportunità più importanti per migliorare i profili utente. Concentrarsi sull'aggiunta di proprietà che attivano scenari o esigenze aziendali chiave in ogni raccolta siti. Se la proprietà riguarda un processo aziendale periferico della raccolta siti o se la proprietà sembra rilevante ma non si applica a scenari specifici, attendere finché non viene identificata un'esigenza specifica durante la normale operatività anziché pianificare l'aggiunta della proprietà durante la distribuzione iniziale. È possibile che non sia affatto necessario aggiungere molte nuove proprietà, ma è opportuno prendere in considerazione l'eventualità nel caso vi siano esigenze ovvie.

Configurare gli elenchi di scelte della proprietà

Gli elenchi di scelte della proprietà consentono agli amministratori dei servizi di profilo di suggerire valori accettabili o limitare i valori di qualunque proprietà elencando le scelte suggerite o approvate, visualizzate agli utenti in un elenco di valori della proprietà. Gli elenchi di scelte della proprietà possono lasciare la scelta all'utente oppure definire un elenco di scelte che è possibile aggiungere manualmente oppure importare da, o esportare in, un file delimitato da virgola. Il secondo tipo di elenco, ovvero l'elenco di scelte della proprietà definito, è un mezzo efficace per suggerire i valori utili per una proprietà personalizzata. È inoltre possibile decidere di impedire l'inclusione di valori irrilevanti limitando le scelte nell'elenco definito.

Gli elenchi di scelte della proprietà consentono inoltre agli utenti di selezionare valori multipli per la stessa proprietà. Molti tipi di informazioni relative agli utenti comportano l'utilizzo di più valori. È ad esempio possibile utilizzare un elenco di scelte della proprietà per consentire ai dipendenti di elencare le proprie certificazioni professionali e altre qualifiche ufficiali, che vengono tutte visualizzate come valori della proprietà.

Come esempio di utilizzo di un elenco di scelte della proprietà per rendere le informazioni più facilmente rintracciabili e promuovere la collaborazione, si consideri un'organizzazione che aggiunge una proprietà personalizzata per le aree di competenza. L'amministratore del provider di servizi condivisi identifica 10 aree principali che sono le più rilevanti per gli utenti fra le raccolte siti che utilizzano il provider di servizi condivisi. Tali aree sono registrate come valori in un elenco di scelte della proprietà definito della proprietà Area di competenza. L'amministratore della ricerca esegue il mapping delle stesse proprietà a proprietà gestite, pertanto gli amministratori della raccolta siti possono identificare per ogni raccolta siti gli elementi di maggiore pertinenza tramite parole chiave per ogni area di competenza. Quando gli utenti effettuano una ricerca con parole chiavi comuni, nei risultati della ricerca verranno visualizzati gli esperti per ogni area pertinente.

Azione nel foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per indicare se la proprietà utilizza un elenco definito, i valori dell'elenco di scelte della proprietà e se l'elenco è aperto o chiuso. Questo consente di facilitare la configurazione delle proprietà durante la distribuzione iniziale.

Per ulteriori informazioni su come le proprietà dei profili utente vengono utilizzate nella ricerca, vedere Pianificare la ricerca (Office SharePoint Server).

Pianificare gli utenti e le relazioni

Le relazioni tra utenti diversi che utilizzano i siti dell'organizzazione sono visualizzate nella pagina del profilo pubblico e nella home page del sito personale di ogni utente. Anche gli amministratori del provider di servizi condivisi possono visualizzare queste relazioni nei profili utente archiviati nei servizi di profilo. Tali informazioni includono:

  • Appartenenza ai siti (visione globale di tutte le appartenenze per ogni utente).

  • Appartenenza alle liste di distribuzione.

  • Appartenenza ai gruppi di protezione (includendo per impostazione predefinita solo i gruppi che supportano la posta elettronica).

  • Colleghi (che utilizzano entrambe le web part Colleghi personali e In comune con).

Quando si pianifica la struttura delle raccolte siti, una parte importante da pianificare è l'appartenenza per ogni sito. Gli utenti vengono aggiunti al gruppo Membro di ogni sito come singoli membri oppure come gruppo che li include. I siti dovrebbero essere dotati di tutti i processi e reparti aziendali fondamentali e includere gli utenti appropriati.

L'appartenenza alle liste di distribuzione e ai gruppi di protezione sarà presente per tutte le organizzazioni, tranne le più recenti. Il periodo di pianificazione di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è un ottimo momento per esaminare le autorizzazioni degli utenti e dei gruppi per garantire che abbiano i livelli di autorizzazione corretti per eseguire il proprio lavoro. I responsabili della pianificazione delle caratteristiche di personalizzazione dovranno comunicare con i responsabili della pianificazione della protezione per incorporare le eventuali modifiche nelle relative pianificazioni.

Questo è inoltre il momento opportuno per esaminare le liste di distribuzione e riorganizzarle in modo che rispecchino la pianificazione dell'architettura delle informazioni. È possibile eliminare le liste di distribuzione ridondanti e crearne di nuove per soddisfare le esigenze aziendali.

I colleghi includono automaticamente tutte le persone appartenenti allo stesso gruppo di lavoro di ogni utente, ovvero il responsabile, i colleghi dello stesso livello e i subalterni, rendendo superflua una pianificazione specifica. Nelle organizzazioni in cui esistono relazioni fondamentali tra gruppi di lavoro, i responsabili o altri utenti potrebbero desiderare di aggiungere persone agli elenchi Colleghi personali per determinati gruppi di lavoro. Gli amministratori del provider di servizi condivisi e della raccolta siti dovrebbero incoraggiare i responsabili ad apportare tali modifiche in seguito alla distribuzione iniziale oppure consentire ai responsabili di accedere in anticipo alla distribuzione iniziale in modo che possano verificare la gerarchia organizzativa ed apportare le modifiche ai servizi directory.

La pianificazione degli utenti e delle relazioni inizia con la pianificazione delle appartenenze ai siti, alle liste di distribuzione e ai gruppi di SharePoint in base alle considerazioni sulla protezione, alla gerarchia organizzativa e ai ruoli dei singoli utenti e dei team nell'organizzazione.

Considerare il modo in cui gli utenti collaborano attualmente, in base ai responsabili comuni o alle attività comuni ai gruppi di lavoro, e quindi riflettere su come si potrebbe migliorare tale collaborazione utilizzando nuove liste di distribuzione o gruppi oppure aggiungendo utenti come colleghi. Prendere in considerazione altre caratteristiche che si basano sull'appartenenza a questi gruppi. L'appartenenza, ad esempio, può essere utilizzata per assegnare il contenuto a gruppi di destinatari specifici. È quindi possibile decidere quali informazioni condividere e con quali modalità pianificando i criteri.

Azione nel foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare tutte le decisioni relative alla pianificazione.

Pianificare i criteri

Quando si pianifica la personalizzazione di un sito portale è necessario riflettere attentamente sulla disponibilità delle informazioni relative agli utenti appartenenti all'organizzazione. Non tutte le informazioni, infatti, è opportuno che vengano rese pubbliche. Alcune informazioni devono essere disponibili solo agli utenti e agli amministratori per garantire la privacy, mentre altre possono e devono essere condivise liberamente con altri utenti per stimolare la collaborazione. La decisione su quali informazioni condividere è molto importante e dipende dalle particolari esigenze di ogni organizzazione.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 offre una serie di criteri configurabili che consentono agli amministratori dei servizi di profilo di rendere disponibili le informazioni corrette per soddisfare le esigenze dell'organizzazione. I criteri possono variare a seconda dei provider di servizi condivisi, pertanto è una buona idea analizzare le esigenze di collaborazione dell'organizzazione al fine di sviluppare un piano per implementare la giusta combinazione di criteri.

Ogni caratteristica di personalizzazione e proprietà esposta nei profili utente e nei siti personali contiene un criterio predefinito che può essere personalizzato in base alle esigenze di ogni organizzazione. Ogni criterio è composto da due parti:

  • Impostazione criterio   Alcune caratteristiche di personalizzazione forniscono informazioni critiche per i processi aziendali fondamentali di un'organizzazione. Altre informazioni possono essere inadatte alla condivisione nell'organizzazione. La condivisione di alcune informazioni può essere utile per alcuni utenti, ma non per altri, quindi sono necessari criteri diversi per utenti diversi. Il team che si occupa della pianificazione può decidere di modificare questi criteri in base alla caratteristica o alla proprietà per soddisfare le esigenze aziendali dell'organizzazione. Le opzioni specifiche sono:

    • Attivato   La caratteristica è visibile dagli utenti diversi dall'amministratore del provider di servizi condivisi, a seconda dell'impostazione di accesso predefinita.

    • Obbligatorio   Questa proprietà può contenere informazioni, che sono condivise in base all'accesso predefinito. I moduli che contengono queste caratteristiche o proprietà non possono essere inviati finché non vengono fornite le informazioni necessarie. La proprietà Manager, ad esempio, è spesso obbligatoria perché può essere utilizzata per fornire informazioni alla caratteristica Gruppo di lavoro personalizzato e ai gruppi di destinatari in base alla gerarchia di un'organizzazione.

    • Facoltativo   La proprietà viene creata e i relativi valori possono essere inseriti automaticamente oppure no. Ogni utente decide se inserire valori nella proprietà o lasciarla vuota. Il numero di telefono di un utente, ad esempio, viene spesso lasciato vuoto e ogni utente può decidere se specificare un numero che sia visualizzabile dagli altri utenti. La caratteristica Colleghi personali è facoltativa, ma anziché essere vuoto l'elenco di colleghi che include tutti i membri del gruppo di lavoro corrente è visibile per impostazione predefinita dagli utenti che vi hanno accesso. Gli utenti possono decidere di escludere alcuni colleghi dall'elenco o di aggiungervene altri.

    • Disattivato   La proprietà o la caratteristica è visibile solo dall'amministratore del provider di servizi condivisi. Non viene visualizzata nei siti o nelle web part personali e non è condivisibile.

    • Modificabile dall'utente   Le proprietà per le quali è selezionata l'opzione Modificabile dall'utente consente agli utenti di modificare i criteri di accesso predefinito per le proprietà dei profili utente. Se l'opzione è selezionata, ogni utente può decidere chi può visualizzare i valori inseriti nella proprietà. Se l'opzione non è selezionata, solo gli amministratori possono modificare le impostazioni di accesso predefinito.

    • Replicabile   Le proprietà e le caratteristiche per le quali è selezionata l'opzione Replicabile possono essere replicate in altri siti di SharePoint, ma solo se l'accesso predefinito è impostato su Tutti e l'opzione Modificabile dall'utente non è selezionata.

  • Impostazione di privacy predefinita   L'impostazione di privacy specifica chi può visualizzare le informazioni relative a una determinata caratteristica di personalizzazione. Le impostazioni disponibili includono:

    • Tutti   Ogni utente che dispone delle autorizzazioni di visualizzazione può visualizzare le informazioni rilevanti.

    • Colleghi personali   Ogni utente presente nell'elenco Colleghi personali dell'utente può visualizzare le informazioni relative a questo utente.

    • Gruppo di lavoro personale   Ogni collega nel gruppo di lavoro dell'utente può visualizzare le informazioni.

    • Manager utente corrente   Solo l'utente corrente e il suo diretto superiore possono visualizzare queste informazioni.

    • Solo utente corrente   Solo l'utente e l'amministratore del sito possono visualizzare le informazioni.

Pianificare i criteri per le caratteristiche degli utenti

Alcune organizzazioni consentono ai singoli amministratori del provider di servizi condivisi di configurare i criteri, mentre altre preferiscono implementare criteri coerenti in tutta l'organizzazione. Impostando i criteri durante la pianificazione iniziale è possibile evitare confusione, sorprese e malintesi in seguito. Quale che sia la decisione presa, è consigliabile illustrare chiaramente i criteri agli utenti dell'organizzazione quando iniziano a utilizzare Microsoft Office SharePoint Server 2007, in modo che sappiano che alcune informazioni relative alla loro persona e al loro lavoro saranno disponibili agli altri.

I criteri possono variare a seconda dello scopo dei siti nel provider di servizi condivisi. Quando si stabiliscono i criteri da utilizzare, è opportuno valutare la pianificazione dell'architettura delle informazioni e la gerarchia dei siti. È probabile ad esempio che per un sito basato sulla collaborazione sia impostata una serie di criteri meno restrittivi rispetto a un sito progettato come archivio di documenti.

Valutare inoltre chi utilizza i siti. Per i siti pubblici saranno necessarie considerazioni sui criteri completamente diverse da quelle per i siti di collaborazione e per un sito portale centrale di una grande organizzazione potrebbe essere meno necessario condividere le informazioni rispetto a un sito di reparto. Molte di queste problematiche verranno gestite come parte della pianificazione della protezione, ma poiché le considerazioni relative alla protezione e ai criteri di privacy sono correlate, potrebbe essere vantaggioso esaminarle insieme.

Implementare criteri con minori restrizioni significa che gli utenti visualizzeranno i profili pubblici più frequentemente, fatto che determina la frequenza con cui è necessario aggiornare i profili utente e compilare i gruppi di destinatari. Nelle organizzazioni con un numero elevato di utenti questo potrebbe influire sulle prestazioni e sulla pianificazione della capacità.

Azione nel foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare le decisioni sui criteri per ogni caratteristica e proprietà.

Gli amministratori dei siti e del provider di servizi condivisi dovrebbero condividere le decisioni relative ai criteri con i professionisti IT dell'organizzazione. Alcuni problemi che potrebbero plausibilmente interessare la pianificazione IT sono:

  • La frequenza prevista per l'aggiornamento delle informazioni dei profili utente.

  • La frequenza prevista per la compilazione dei gruppi di destinatari.

  • Gli effetti sulle prestazioni e sulla capacità dei server che eseguono i servizi di profilo.

  • Gli effetti sulla pianificazione della protezione.

Per ulteriori informazioni sui criteri predefiniti e le impostazioni disponibili per i criteri, vedere Criteri per i servizi di profilo.

Pianificare i criteri per le proprietà dei profili utente

Proprietà quali nome dell'account, nome preferito, numero di telefono dell'ufficio, reparto, titolo e indirizzo di posta elettronica dell'ufficio sono obbligatorie per impostazione predefinita, perché nella maggior parte delle organizzazioni sono metodi fondamentali per consentire la collaborazione e sviluppare le relazioni aziendali. Molte di esse sono anche utilizzate da Microsoft Office SharePoint Server 2007 per attivare altre caratteristiche, ad esempio i colleghi e i gruppi di destinatari.

Per impostazione predefinita gli utenti non possono modificare queste proprietà perché per gli amministratori dei servizi di profilo è importante che l'accesso alle informazioni sia coerente e prevedibile.

Per impostazione predefinita la maggior parte delle proprietà sono visibili da tutti gli utenti, ma le informazioni riservate, quali i numeri di telefono privati, sono limitate agli utenti che sono stati selezionati come colleghi. Un altro paio di proprietà sono solo di interesse privato.

Organizzazioni diverse potrebbero avere esigenze diverse. Una società che ha molti dipendenti sul campo, ad esempio, potrebbe ritenere importante che tutti gli utenti vedano le informazioni sui cellulari. Altre organizzazioni potrebbero mantenere tutti i numeri di telefono privati completamente riservati. Le organizzazioni incentrate sulla collaborazione di piccoli team potrebbero preferire limitare più proprietà a un gruppo ristretto di colleghi.

Quando si pianifica l'impostazione dei criteri per una proprietà, considerare i fattori seguenti:

  • Considerare la possibilità di rendere la proprietà obbligatoria se:

    • La proprietà viene utilizzata da caratteristiche utente fondamentali.

    • La proprietà è associata a dati business importanti per applicazioni nel Catalogo dati business.

    • La proprietà viene utilizzata nella creazione di gruppi di destinatari.

    • Gli amministratori dei servizi di profilo si aspettano valori coerenti e significativi per la proprietà.

  • Considerare la possibilità di disattivare la proprietà se:

    • La proprietà verrà utilizzata raramente.

    • La proprietà potrebbe distrarre da altre proprietà importanti. Si noti, tuttavia, che è possibile modificare le impostazioni di visualizzazione delle proprietà per nasconderle agli utenti che visualizzano i profili pubblici, la pagina Modifica dettagli o la web part Colleghi personali.

    • Considerare la possibilità di impostare la proprietà come facoltativa se si decide di assegnare valori predefiniti alle proprietà, ma si desidera comunque consentire agli utenti di rimuovere le informazioni o di consentire a ogni utente di assegnare alla proprietà il valore rilevante.

Durante la pianificazione del criterio di accesso predefinito prendere in considerazione i fattori seguenti:

  • Se si desidera utilizzare la proprietà nella ricerca, in modo che sia possibile trovare gli utenti cercando la proprietà, impostare il criterio di accesso predefinito su Tutti. Le proprietà con accesso più restrittivo non verranno utilizzate nella ricerca.

  • Se la proprietà è utile in vari gruppi di lavoro e altri reparti dell'organizzazione e non contiene informazioni riservate, valutare se renderla visibile a tutti gli utenti.

  • Se la proprietà è principalmente utile per la collaborazione all'interno di un gruppo di lavoro diretto o di un gruppo specifico di colleghi selezionati singolarmente, valutare se renderla visibile solo ai colleghi.

  • Se la proprietà è di natura privata o riservata, valutare se renderla visibile solo al manager diretto, o, in alcuni casi, solo al singolo utente. Le informazioni considerate private possono variare nelle diverse organizzazioni.

Quando si decide se consentire agli utenti di modificare i criteri delle proprietà, considerare i fattori seguenti:

  • Configurare le proprietà principali dei profili utente che richiedono valori coerenti ed eliminare il controllo dell'amministratore in modo che gli utenti non possano modificarli. La modifica può essere consentita solo quando l'accesso a una proprietà non è essenziale per le esigenze di un'organizzazione.

  • Gli utenti dovrebbero essere in grado di modificare il criterio di accesso di una proprietà se la riservatezza delle informazioni può variare da utente a utente e l'amministratore non è in grado di prevedere un unico criterio per tutti gli utenti. La data di assunzione di un dipendente, ad esempio, può essere considerata un'informazione riservata da un dipendente e un punto d'orgoglio per un altro.

  • Gli utenti dovrebbero essere in grado di modificare le proprietà che potrebbero essere rilevanti per gruppi di utenti diversi nel tempo, modificando il criterio di accesso predefinito.

  • Per ulteriori informazioni sui criteri predefiniti e le impostazioni disponibili per i criteri, vedere Criteri per i servizi di profilo.

Replica dei criteri

Un altro fattore da considerare è quali informazioni verranno replicate dal provider di servizi condivisi negli elenchi di informazioni utente dei siti di SharePoint. È possibile limitare la replica delle informazioni rendendo i criteri più restrittivi o limitando le informazioni replicate. Solo le proprietà possono essere replicate. Le proprietà per cui è selezionata l'opzione Replicabile vengono replicate in altri siti di SharePoint, ma solo se l'accesso predefinito è impostato su Tutti e l'opzione Modificabile dall'utente non è selezionata.

Ogni sito che utilizza il provider di servizi condivisi utilizzerà le proprietà replicabili contenute nell'elenco di informazioni utente. Le proprietà impostate su Tutti che non sono replicabili possono essere visualizzate nel profilo pubblico, ma tali proprietà non vengono visualizzate negli elenchi di informazioni utente. Se una proprietà non viene replicata, i relativi valori rimangono negli elenchi di informazioni utente dei siti di SharePoint, ma le modifiche non vengono più replicate e devono essere effettuate dall'amministratore della raccolta siti.

Azione nel foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare le proprietà da inserire negli elenchi di informazioni utente.

Pianificare la ricerca degli utenti

Microsoft Office SharePoint Server 2007 consente agli utenti di individuare altri utenti in base alle competenze e al ruolo ricoperto nell'organizzazione. Per impostazione predefinita sono attivati i metodi seguenti per la ricerca degli utenti:

  • Ambito di ricerca Utenti   Viene stabilito un ambito di ricerca che limita i risultati della ricerca ai profili pubblici nell'archivio dei profili utenti del provider di servizi condivisi. Indipendentemente dai termini di ricerca utilizzati, solo gli utenti che soddisfano tali termini vengono visualizzati nei risultati di ricerca.

  • Scheda Utenti nel sito Centro ricerche   La scheda Utenti nel sito Centro ricerche contiene le opzioni per la ricerca degli utenti. È possibile cercare gli utenti per nome o per oggetto correlato oppure tramite proprietà associate agli utenti, ad esempio la posizione e il reparto.

  • Ricerca avanzata   È possibile trovare gli utenti tramite la ricerca avanzata, che consente di effettuare ricerche in base ai valori delle proprietà dei profili utente. Ogni profilo utente che corrisponde al valore del profilo selezionato viene visualizzato nei risultati della ricerca.

  • In base ai valori delle proprietà dei profili utente   È possibile trovare gli utenti senza una ricerca esplicita selezionando i valori degli utenti per trovare altri utenti con lo stesso valore della proprietà. Queste proprietà possono essere visualizzate nei profili utente, negli elenchi di informazioni utente, negli elenchi di SharePoint o in risultati di ricerca generali.

  • Ricerche filtrate   È possibile filtrare i risultati della ricerca includendo solo i risultati per gli utenti che dispongono di un valore specifico nei relativi profili utente.

  • Raggruppamento in base alla distanza sociale   Per impostazione predefinita tutte le ricerche di utenti sono raggruppate in base alla distanza sociale. Ciò significa che gli utenti che lavorano a stretto contatto con l'utente che visualizza i risultati della ricerca sono raggruppati per primi, seguiti dagli utenti più distanti.

Indipendentemente dal metodo di ricerca utilizzato, i risultati della ricerca degli utenti contengono collegamenti ai profili pubblici di ogni utente e collegamenti per contattarli tramite posta elettronica o programmi di messaggistica.

Durante la pianificazione degli utenti è consigliabile prendere in considerazione l'integrazione di ambiti di ricerca personalizzati e schede per gruppi di utenti più specifici nell'ambito di ricerca degli utenti predefinito e nella scheda Centro ricerche.

Gli amministratori del provider di servizi condivisi possono consultare l'architettura delle informazioni e la gerarchia dei siti per identificare i concetti aziendali fondamentali correlati ai gruppi specifici di utenti che potrebbero essere cercati da altri utenti nei siti. Essi possono quindi collaborare con l'amministratore del provider di servizi condivisi nello sviluppo di ambiti di ricerca e schede di ricerca degli utenti per quei gruppi specifici. Essi possono inoltre utilizzare la conoscenza dei profili utente che gestiscono per identificare altri gruppi di utenti utili e creare ambiti di ricerca e schede di ricerca specifici per tali gruppi.

Gli amministratori della raccolta siti possono creare ambiti di ricerca a livello di sito per gli utenti che sono membri della raccolta siti.

Azione nel foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare gli ambiti di ricerca e le schede di ricerca pianificati.

Dalla pianificazione della ricerca degli utenti potrebbero scaturire anche suggerimenti per la pianificazione dei profili utente. La pianificazione iniziale potrebbe mettere in evidenza individui o gruppi di utenti di cui si desidera agevolare la ricerca, ma per i quali non esistono proprietà appropriate che consentano di trovarli facilmente.

Azione nel foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro People, profiles, and policies worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare le nuove proprietà da implementare durante la distribuzione.

Pianificare caratteristiche di personalizzazione aggiuntive

I servizi di profilo sono utilizzati per fornire informazioni personalizzate ai siti personali e altre pagine utilizzando gruppi di destinatari e web part assegnate.

Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei gruppi di destinatari, vedere Pianificare i gruppi di destinatari.

Per ulteriori informazioni sui siti personali, vedere Pianificare l'utilizzo dei siti personali.

Per ulteriori informazioni sulle web part assegnate in generale, vedere Pianificare le web part personalizzate.

Fogli di lavoro

Per pianificare gli utenti e i profili utente, utilizzare i fogli di lavoro seguenti:

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).