Panoramica cataloghi di approvvigionamento

Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

In Microsoft Dynamics AX, i professionisti degli acquisti possono creare e gestire cataloghi che i dipendenti della società possono utilizzare quando ordinano articoli e servizi per uso interno. L'impiego dei cataloghi per l'approvvigionamento indiretto presenta i seguenti vantaggi:

• I dipendenti possono trovare rapidamente e facilmente gli articoli o i servizi di cui hanno bisogno e creare richieste di acquisto per questi articoli o servizi.

• I professionisti degli acquisti possono applicare criteri di acquisto per assicurarsi che i dipendenti ordinino solo articoli e servizi approvati.

Quando si crea un catalogo di approvvigionamento, è necessario completare le seguenti attività:

• Stabilire quali categorie si desidera vengano visualizzate dai dipendenti sul sito di approvvigionamento. È possibile utilizzare la gerarchia di categorie di approvvigionamento per creare il catalogo oppure definire manualmente le categorie del catalogo. Per utilizzare una gerarchia di categorie di approvvigionamento, è necessario configurare la gerarchia prima di creare il catalogo.

• Stabilire quali prodotti si desidera che i dipendenti possono ordinare. È possibile importare i dati del catalogo per i prodotti direttamente dai fornitori, aggiungere manualmente prodotti alle categorie del catalogo oppure utilizzare i prodotti già assegnati alle categorie di approvvigionamento.

• Stabilire il livello di dettaglio che si desidera fornire per i prodotti. È possibile aggiungere attributi e impostare relazioni tra prodotti per fornire ai dipendenti un'esperienza di ordinazione più guidata.

• Stabilire se i dipendenti possono ordinare prodotti direttamente da un fornitore esterno. Se si desidera fornire l'accesso ai cataloghi dei fornitori esterni, è necessario configurare i parametri di accesso per il sito di catalogo del fornitore e poi aggiungere un collegamento al sito del catalogo del fornitore al catalogo di approvvigionamento.

• Stabilire di quanti cataloghi di approvvigionamento si ha bisogno. L'accesso a un catalogo di approvvigionamento è determinato dalla regola dei criteri del catalogo che viene configurata per la persona giuridica e l'unità operativa cui è assegnato un dipendente. Per ulteriori informazioni su come configurare una regola dei criteri di catalogo, vedere Impostare una regola dei criteri del catalogo di approvvigionamento.

Creazione di un catalogo di approvvigionamento

La procedura per creare un nuovo catalogo è composta da più operazioni. Lo schema di seguito illustra la procedura e identifica il ruolo responsabile di ciascun passaggio.

Prerequisiti

La tabella seguente descrive le attività che è necessario eseguire prima che un professionista degli acquisti possa creare un catalogo di approvvigionamento.

Attività	Ruolo	Descrizione
Impostare una gerarchia di categorie di approvvigionamento	Responsabile acquisti	Le gerarchie di categorie di approvvigionamento classificano gli articoli o le transazioni per i report e l'analisi. Utilizzando una gerarchia di categorie di approvvigionamento, le società possono gestire in modo strategico categorie, prodotti, fornitori e altri fattori di approvvigionamento centralmente. Una gerarchia di categorie di approvvigionamento viene definita per un'intera organizzazione. È possibile creare la struttura di navigazione del catalogo copiando la gerarchia di categorie di approvvigionamento in un catalogo di approvvigionamento. Le categorie di approvvigionamento copiate diventano le categorie del catalogo e i fornitori, prodotti e attributi associati alle categorie di approvvigionamento vengono inclusi automaticamente nel catalogo. Dopo aver copiato la gerarchia di categorie di approvvigionamento nel catalogo, è possibile modificare la struttura delle categorie del catalogo per adattarla ai requisiti del sito di approvvigionamento. È inoltre possibile specificare i prodotti, fornitori, siti di catalogo del fornitore esterno, e così via, che si desidera visualizzare sul sito. Per ulteriori informazioni su come impostare la gerarchia di categorie di approvvigionamento, vedere Attività chiave: impostare una gerarchia di categorie.
Impostare i fornitori	Responsabile acquisti	Prima di poter aggiungere i prodotti di un fornitore a un catalogo di approvvigionamento, il fornitore deve essere registrato in Microsoft Dynamics AX e inserito nell'elenco generale dei fornitori. Il fornitore deve, inoltre, essere associato a una categoria di approvvigionamento inclusa nel catalogo di approvvigionamento. Per ulteriori informazioni sulla registrazione di fornitori in Microsoft Dynamics AX, vedere Panoramica sulla gestione delle richieste fornitore.
Aggiungere prodotti alla rappresentazione generale prodotto	Responsabile acquisti	Prima di poter aggiungere prodotti a un catalogo di approvvigionamento, i prodotti devono essere inseriti nella rappresentazione generale prodotto in Microsoft Dynamics AX. Per aggiungere prodotti alla rappresentazione generale prodotto, è possibile importare i dati del prodotto dai cataloghi fornitore oppure immettere manualmente i dati del prodotto nel modulo Dettagli prodotto oppure nel modulo Dettagli prodotto rilasciato. Dopo aver aggiunto un prodotto alla rappresentazione generale prodotto, è necessario anche assegnarlo a una categoria di approvvigionamento. Solo i prodotti assegnati alle categorie di approvvigionamento possono essere aggiunti al catalogo di approvvigionamento. Per ulteriori informazioni sull'importazione di dati del prodotto da un fornitore, vedere Importazione di un catalogo da un fornitore. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta manuale di prodotti di approvvigionamento a Microsoft Dynamics AX, vedere Attività chiave: definire i prodotti.
Definire le relazioni tra prodotti (facoltativo)	Responsabile acquisti	Le relazioni tra prodotti identificano il modo in cui i prodotti sono correlati tra loro. Utilizzando le relazioni tra prodotti è possibile invitare i dipendenti a scegliere un insieme di prodotti preferito e applicare un controllo più rigoroso sulla spesa dei dipendenti. Per esempio, è possibile associare un computer a un determinato monitor a buon prezzo. In questo modo, quando un dipendente sceglie il computer, viene offerto il monitor preferito. Le relazioni tra prodotti possono essere definite dal fornitore oppure dall'utente nella rappresentazione generale prodotto. Per ulteriori informazioni sulla definizione delle relazioni tra prodotti, vedere Impostare i tipi di relazioni prodotto.
Aggiunta di attributi (facoltativo)	Responsabile acquisti	Impostando gli attributi, è possibile specificare il livello di dettaglio che si desidera gestire per i prodotti nel catalogo. Gli attributi sono i dettagli di cui l'organizzazione desidera tenere traccia per un determinato prodotto o categoria. Tra gli esempi di attributi, il numero SKU, la versione del prodotto, il colore e le dimensioni. Gli attributi possono essere assegnati a una categoria di approvvigionamento. Tutti i prodotti assegnati a una categoria di approvvigionamento ereditano gli attributi assegnati a quella categoria. Dopo aver assegnato una categoria e i suoi prodotti a un catalogo, tutti gli attributi di quel prodotto vengono visualizzati sul sito di approvvigionamento. Per ulteriori informazioni sulla definizione degli attributi, vedere Impostare attributi e tipi di attributo.
Aggiunta di fornitori e prodotti alle categorie di approvvigionamento	Responsabile acquisti	Quando viene creata la gerarchia di categorie di approvvigionamento per l'organizzazione, ciascuna categoria di approvvigionamento può essere associata a specifici fornitori, prodotti e così via. Se un catalogo viene creato utilizzando la gerarchia di categorie di approvvigionamento, queste associazioni possono essere copiate automaticamente nel catalogo. È, quindi, possibile applicare le stesse restrizioni a livello del catalogo e sul sito di approvvigionamento. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di fornitori e prodotti con categorie di approvvigionamento, vedere Attività chiave: impostare e gestire gerarchie di categorie di approvvigionamento.
Configurazione dell'accesso a siti di catalogo di fornitori esterni	Responsabile acquisti	È possibile impostare l'accesso a cataloghi di fornitori esterni in modo che gli utenti possano ordinare i prodotti direttamente dal sito di catalogo di un fornitore. L'accesso al sito di catalogo del fornitore esterno si configura in base ai dati forniti dal fornitore. Le configurazioni del catalogo devono essere convalidate e attivate in Microsoft Dynamics AX. Nota Prima di poter configurare l'accesso al sito di catalogo di un fornitore esterno, il fornitore deve essere registrato in Microsoft Dynamics AX. Per ulteriori informazioni su come configurare l'accesso ai cataloghi di fornitori esterni, vedere Impostazione del catalogo fornitore esterno.

Impostazione di un catalogo

Dopo aver soddisfatto i prerequisiti, è possibile impostare un catalogo. È possibile creare un solo catalogo utilizzato dall'intera organizzazione. L'accesso al catalogo viene controllato dalle regole dei criteri di acquisto. In alternativa, è possibile creare più cataloghi utilizzati da diversi reparti dell'organizzazione.

Nella seguente tabella vengono descritte le attività che è necessario eseguire per impostare un catalogo.

Attività	Ruolo	Descrizione
Creare un nuovo catalogo	Responsabile acquisti	Quando si crea un catalogo, si specifica un nome e una descrizione. Si stabilisce, inoltre, in che modo si desidera creare la struttura di navigazione, si decide se il catalogo viene aggiornato manualmente o in automatico e si specifica il proprietario del catalogo. Per ulteriori informazioni su come impostare un catalogo di approvvigionamento, vedere Attività chiave: creare cataloghi di approvvigionamento.
Creazione delle categorie di esplorazione del sito di approvvigionamento	Responsabile acquisti	La struttura che si definisce per le categorie di esplorazione stabilisce quello che gli utenti vedono nel pannello di navigazione sul sito di approvvigionamento. È possibile creare la struttura di navigazione manualmente oppure copiando la gerarchia di categorie di approvvigionamento dell'organizzazione. I prodotti possono essere associati a più categorie in modo che gli utenti possano trovare più facilmente quello che cercano. Per esempio, i cavi di alimentazione per i computer portatili possono essere inseriti sia nella categoria Hardware del computer che nella categoria Forniture ufficio. Per ulteriori informazioni su come impostare le categorie di esplorazione per i cataloghi, vedere Attività chiave: creare cataloghi di approvvigionamento.
Aggiunta di prodotti al catalogo	Responsabile acquisti	Se si utilizza la gerarchia di categorie di approvvigionamento per creare il catalogo, i prodotti associati a quelle categorie di approvvigionamento vengono aggiunti e mappati automaticamente alle categorie del catalogo. Per aggiungere più prodotti, è possibile utilizzare la scheda Prodotti del modulo Cataloghi. I prodotti aggiunti al catalogo utilizzando la gerarchia di categorie di approvvigionamento non possono essere eliminati. È, tuttavia, possibile nascondere i prodotti che non si desidera visualizzare sul sito di approvvigionamento. Se si creano categorie del catalogo manualmente, è necessario aggiungere manualmente i prodotti che si desidera visualizzare in ciascuna categoria del catalogo. I prodotti aggiunti manualmente possono essere eliminati da una categoria del catalogo. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di prodotti a un catalogo di approvvigionamento, vedere Attività chiave: creare cataloghi di approvvigionamento.
Aggiunta dell'accesso a siti di catalogo di fornitori esterni (facoltativo)	Responsabile acquisti	Se si consente ai dipendenti di ordinare articoli e servizi direttamente da un fornitore, è possibile aggiungere un collegamento al sito di catalogo esterno del fornitore alle categorie di approvvigionamento oppure alle categorie del catalogo selezionate. Per ulteriori informazioni su come impostare l'accesso ai siti di catalogo di fornitori esterni, vedere Impostazione del catalogo fornitore esterno.
Pubblicazione del catalogo nel sito di approvvigionamento	Responsabile acquisti o addetto acquisti	Prima che un catalogo possa essere visualizzato sul sito di approvvigionamento, è necessario definire una regola dei criteri del catalogo, impostare lo stato del catalogo su Attiva e pubblicare il catalogo. È anche possibile disattivare i cataloghi che non si desidera più rendere disponibili agli utenti sul sito di approvvigionamento. Per ulteriori informazioni su come pubblicare un catalogo di approvvigionamento, vedere Attività chiave: creare cataloghi di approvvigionamento.
Sincronizza dati di ricerca prodotto	Responsabile acquisti o addetto acquisti	Per generare un motore di ricerca più efficiente, assicurarsi di sincronizzare i dati di ricerca del prodotto con Enterprise Portal. È necessario sincronizzare i dati di ricerca prodotto con Enterprise Portal per ogni aggiornamento.

Vedere anche

Attività chiave: creare cataloghi di approvvigionamento

Panoramica dei cataloghi fornitore importati

Panoramica dei cataloghi fornitore esterni