Sottoscrizioni dinamiche per destinatario per i report impaginati
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Le sottoscrizioni dinamiche per destinatario sono progettate per semplificare la distribuzione di una copia personalizzata di un report a ogni destinatario di una sottoscrizione di posta elettronica. È possibile definire la visualizzazione del report che un utente riceve specificando quali parametri vengono applicati alla relativa versione del report.
Le sottoscrizioni dinamiche per destinatario sono disponibili per i report impaginati e per i report di Power BI. Questo articolo riguarda i report impaginati. Per informazioni sulle sottoscrizioni dinamiche per i report di Power BI, vedere Sottoscrizioni dinamiche per destinatario per i report di Power BI.
I parametri della sottoscrizione dinamica vengono archiviati in un modello semantico di Power BI separato. Il modello semantico definisce il mapping tra i destinatari e i rispettivi parametri. Quando è il momento di inviare il report, i dati più recenti disponibili nel modello semantico determinano chi riceve una sottoscrizione e con quale parametro applicato.
Prerequisiti
- Un report impaginato con parametri da condividere salvato in un'area di lavoro supportata da una capacità (capacità Power BI Premium, versione di valutazione di Microsoft Fabric o capacità di Microsoft Fabric).
- Creare autorizzazioni per un modello semantico di Power BI che contiene gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari e i valori dei parametri che devono essere applicati per ogni destinatario.
- Ruolo Collaboratore, Membro o Amministratore nell'area di lavoro. Si è certi di avere il ruolo Collaboratore, Membro o Amministratore in un'area di lavoro se è possibile modificare report o dashboard in tale area di lavoro. Altre informazioni sui ruoli nelle aree di lavoro.
- Modello semantico di Power BI che contiene i dati dei destinatari. I dati dei destinatari includono gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari e i parametri che si desidera assegnare per ogni destinatario.
Creare una sottoscrizione dinamica
Creare una sottoscrizione che invii visualizzazioni personalizzate di un report ai sottoscrittori in base ai parametri impostati? Forse si è un direttore di formazione e si vuole inviare un report a vari manager, ognuno interessato allo stato di avanzamento del completamento dei propri dipendenti. È ora possibile creare una sottoscrizione e personalizzare il report in modo che ogni responsabile visualizzi solo i dati correlati ai propri dipendenti. A tale scopo, Power BI si connette a un modello semantico che definisce il mapping tra destinatari e parametri. Quando è possibile inviare il report, i dati più recenti disponibili in questo modello semantico determinano il responsabile che riceve un report nella posta in arrivo e quali parametri vengono applicati a tale report.
Per gli utenti che hanno familiarità con SQL Server Reporting Services (SSRS), questa funzionalità è simile alle sottoscrizioni guidate dai dati.
Iniziare con un report impaginato con parametri. Si sa che il report include parametri se si seleziona Parametri e si visualizzano le opzioni a discesa nell'intestazione. Questo report include un parametro per nome manager e un parametro per Dipendente.
Connettersi ai dati dei destinatari
Selezionare Sottoscrivi al report.
Viene visualizzata la finestra Sottoscrizioni e non sono ancora presenti sottoscrizioni. Selezionare Crea una sottoscrizione.
Selezionare Dinamica per destinatario.
Evidenziare il modello semantico di Power BI che contiene i dati del destinatario. I dati del destinatario includono colonne per l'indirizzo di posta elettronica, i parametri che possono essere diversi per destinatario e facoltativamente il tipo di allegato e l'oggetto del messaggio di posta elettronica.
In alcune organizzazioni potrebbe esserci un modello semantico di Power BI per i dipendenti aziendali adatto allo scopo. In alternativa, potrebbe essere necessario creare un nuovo modello semantico contenente indirizzi di posta elettronica e valori per i parametri del report. La parte critica dei dati è costituita dagli indirizzi di posta elettronica. Per impostare i parametri in base al destinatario, il modello semantico deve includere gli indirizzi di posta elettronica di tutti i potenziali destinatari. Selezionare Avanti. In questo esempio il modello semantico di mapping dei parametri è denominato Dati di training.
Selezionare e filtrare i dati
Nella finestra Selezionare e filtrare i dati sono elencati i campi che possono essere impostati in modo dinamico. In questo esempio è presente un campo per l'indirizzo di posta elettronica e sono disponibili diversi parametri. Selezionare le colonne del modello semantico da modificare per ogni destinatario. Gli indirizzi di posta elettronica e i parametri possono essere impostati in modo dinamico in base ai dati nel modello semantico di Power BI.
Nella finestra Selezionare e filtrare i dati viene visualizzato l'elenco dei campi del modello semantico dei dati di training che può essere usato per filtrare dinamicamente la sottoscrizione del report di training di Manager. In questo esempio sono disponibili indirizzo di posta elettronica, oggetto posta elettronica, parametri del report e tipo di file allegato. Questi campi del modello semantico dei dati di training possono essere associati alla sottoscrizione.
Selezionare i campi pertinenti che si desidera variare per destinatario. Qui sono disponibili i campi Email e due per i parametri: Nome dipendente e Nome manager. Facoltativamente, aggiungere filtri e modificare il metodo di aggregazione espandendo i riquadri Filtro e Compilazione. Quando si aggiungono dati, Power BI compila una tabella. In questa finestra limitare gli utenti che devono ricevere il report. Per questo esempio, si selezionano solo i dipendenti che sono anche responsabili.
Selezionare Avanti quando si è soddisfatti delle selezioni.
Immettere i dettagli del messaggio di posta elettronica
Nella finestra Dettagli messaggio di posta elettronica denominare la sottoscrizione, aggiungere destinatari separati da virgole o punti e virgola e un oggetto e selezionare il tipo di allegato da usare. Molti di questi campi offrono la possibilità di usare i parametri dinamici. In questo esempio, i destinatari vengono aggiunti dinamicamente dal modello semantico dei dati di training, usando il campo Posta elettronica. E l'oggetto del messaggio di posta elettronica viene impostato in modo dinamico usando il parametro Nome manager. L'icona del collegamento 
consente di sapere che viene usato il contenuto dinamico.
Assegnare un nome alla sottoscrizione.
Immettere manualmente gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari oppure usare l'elenco a discesa per selezionare un valore che seleziona dinamicamente i destinatari dal modello semantico dei dati di training.
Aggiungere manualmente un oggetto di posta elettronica o usare l'elenco a discesa per creare in modo dinamico soggetti individualizzati usando il campo Nome manager dal modello semantico Dati di training.
Aggiungere dettagli facoltativi. Digitare un messaggio ai destinatari. Usare gli interruttori per aggiungere un collegamento al report in Power BI e includere un'immagine di anteprima del report nel messaggio di posta elettronica. L'immagine di anteprima è la prima pagina del report. L'immagine di anteprima mostra il report con i parametri univoci del destinatario applicati.
Selezionare l'elenco a discesa Collega report completo per visualizzare l'elenco delle opzioni. Selezionare un formato. Le etichette di riservatezza vengono applicate all'allegato di posta elettronica e l'allegato rispetta tutte le etichette di privacy per il report. Le dimensioni dell'allegato sono limitate a meno di 25 MB.
Scegliere Avanti.
Selezionare i parametri
Nella finestra Parametri vengono visualizzati tutti i parametri del report e si sceglie quale impostare in modo dinamico in base a una colonna nel modello semantico di Power BI. I report impaginati consentono di specificare la visualizzazione del report che gli utenti ricevono nella sottoscrizione impostando i parametri nella finestra Parametri. Per ogni parametro, decidere se usare il valore corrente, il valore predefinito o il valore dinamico. Per questo scenario, inviare report di completamento del training ai responsabili, è opportuno usare il parametro dinamico nome manager e il parametro dinamico Nome dipendente. Esistono tuttavia altri scenari in cui è possibile usare una combinazione di parametri statici e dinamici. Ad esempio, se il report include dati relativi al continente e all'area geografica, è possibile impostare il continente come America del Sud e usare parametri dinamici per le aree geografiche.
- Corrente usa il valore della versione attiva attualmente selezionata del report. Per aggiornare i valori correnti, eseguire di nuovo il rendering del report impaginato con valori diversi, aprire la procedura guidata Sottoscrivi report e selezionare Corrente.
- Il valore predefinito usa il valore impostato dall'autore del report. Ad esempio, se l'autore del report imposta parametri basati su espressioni (ad esempio, il valore predefinito è sempre la data odierna), la sottoscrizione usa tale valore come valore predefinito.
- Recupera dai dati consente di selezionare una colonna dal modello semantico per definire un parametro diverso per ogni destinatario.
Impostare la pianificazione
Nella finestra Imposta pianificazione, creare una pianificazione per la sottoscrizione dinamica.
Selezionare una data di inizio e, facoltativamente, una data di fine per la sottoscrizione. Per impostazione predefinita, la data di inizio è la data di creazione della sottoscrizione e la data di fine è un anno dopo. È possibile modificarla impostando una data nel futuro in qualsiasi momento prima della scadenza della sottoscrizione. Quando una sottoscrizione raggiunge una data di fine, viene interrotta finché non viene riabilitata. Si ricevono delle notifiche prima della data di fine pianificata in cui viene chiesto se si intende prorogare la sottoscrizione.
Usare l'elenco a discesa Ripeti per selezionare una frequenza per la sottoscrizione. È possibile scegliere giornaliero, settimanale o mensile. È anche possibile modificare il fuso orario.
Suggerimento
Per ricevere un messaggio di posta elettronica di sottoscrizione solo in determinati giorni, selezionare Settimanale e quindi selezionare le caselle di controllo Giorno settimana. Se si seleziona Ogni mese, immettere il giorno o i giorni del mese nei quali si vuole ricevere il messaggio di posta elettronica di sottoscrizione.
Scegliere un'ora pianificata per la sottoscrizione. È possibile eseguirla all'ora, oppure a 15, 30 o 45 minuti dalla fine di un determinato fuso orario.
Disattivando la sottoscrizione attiva, è possibile attivare questa sottoscrizione manualmente anziché eseguirla su base ricorrente.
Esaminare e completare la creazione della sottoscrizione dinamica
Nella finestra Rivedi e termina selezionare un'intestazione per esaminare le impostazioni. Se tutte le impostazioni sono corrette, selezionare Salva e chiudi. Se sono necessarie modifiche, selezionare l'icona a forma di matita per apportare modifiche.
Nel riquadro Sottoscrizioni sono elencate le nuove sottoscrizioni. L'icona del collegamento consente di sapere che viene usato il contenuto dinamico.
Un altro modo per esaminare la sottoscrizione consiste nel selezionare la freccia nel riquadro Sottoscrizioni.
Come per altre sottoscrizioni, è possibile modificare, eliminare, attivare e disattivare la sottoscrizione.
Considerazioni e limitazioni
- Il modello semantico del destinatario ha un limite di 1000 righe di destinatari. Se l'elenco dei destinatari supera 1000 righe in qualsiasi momento, solo i primi 1000 destinatari ricevono il messaggio di posta elettronica di sottoscrizione e l'autore della sottoscrizione riceve un messaggio di errore.
- La ricezione del messaggio di posta elettronica della sottoscrizione non garantisce l'accesso al report. L'accesso al report deve essere impostato separatamente.
- I valori dei parametri tentano di eseguire il mapping al valore e non all'etichetta.