Definizione del valore commerciale inerente alla soluzione del problema
Il valore commerciale rientra in una delle seguenti quattro categorie:
Ricavi: questa soluzione genera ricavi che non sarebbero altrimenti realizzati, attraverso una nuova line-of-business o un servizio non offerto in precedenza.
Efficienza: l'efficienza rappresenta una riduzione dei costi. Questa soluzione consente ai partecipanti che eseguono il processo di farlo più velocemente.
Volume: la prevenzione dei costi si ottiene consentendo agli utenti attuali di elaborare più transazioni, evitando di conseguenza il costo di risorse aggiuntive.
Altro: la soluzione aiuta l'organizzazione a soddisfare i requisiti "indispensabili" e quindi a evitare sanzioni finanziarie.
Dopo aver definito la categoria, dobbiamo definire il valore che raggiungeremo:
Ricavi
Determinare ciò che verrà addebitato per il servizio
Determinare quanti clienti acquisteranno il servizio o il prodotto
Determinare l'orizzonte temporale da misurare (mensile, trimestrale, annuale)
Ricavi = (prezzo × clienti) per l'orizzonte temporale
Efficienza
Determinare il numero di persone che svolgono il lavoro oggi
Determinare la quantità di tempo diretto che impiegano per svolgere il lavoro oggi ("vecchio tempo")
Determinare il numero di persone che eseguiranno il lavoro dopo la creazione della soluzione Microsoft Power Platform
Determinare la quantità di tempo diretto impiegato per utilizzare la nuova soluzione ("nuovo tempo")
Risparmio di tempo = vecchio tempo – nuovo tempo (per convertire il tutto in dollari, moltiplica il risparmio di tempo per il costo a pieno carico delle persone per l'unità di tempo in cui stai misurando, ad esempio ore).
Volume
Determinare il volume delle transazioni che una singola persona può elaborare per una determinata unità di tempo ("transazioni per persona")
Determinare il volume di transazioni che la nuova soluzione sarà in grado di elaborare in quel momento ("nuove transazioni per persona")
Determinare il volume delle transazioni che devono essere elaborate in quel momento ("volume")
Prevenzione dei costi = (volume ÷ transazioni per persona) – (volume ÷ nuove transazioni per persona)
Ciò calcola il numero di persone che non dovranno elaborare le transazioni per raggiungere il volume elaborato dalla soluzione.
Altro
- Determinare la penalità che può essere evitata acquisendo e rendendo disponibili le informazioni nella soluzione
Se il valore commerciale che ottieni automatizzando il processo non comporta vantaggi significativi rispetto al costo di non fare nulla, devi chiederti se questo è il problema aziendale giusto su cui concentrarti.
Tuttavia, se il valore commerciale che ottieni risolvendo il problema aziendale è maggiore del costo di non fare nulla, più il tempo di sviluppo e il costo mensile di qualsiasi licenza software, ha senso automatizzare il processo.
Esempio: il valore commerciale dell'automatizzazione del processo di spesa
Nel caso della nostra app di esempio, la principale categoria del valore commerciale è l'efficienza. La nuova app ridurrà il tempo necessario per elaborare lo stesso numero di note spese ogni settimana, mese e anno. Abbiamo esaminato il nuovo processo e ciò che vorremmo che l'app realizzasse con i nostri futuri utenti. Abbiamo chiesto loro quanto tempo si aspettano di risparmiare con il nuovo processo e con il fatto di poter integrare alcune delle regole nell'app delle note spese.
Ogni settimana avremo ancora 140 note spese da inviare; questo volume non è cambiato. Tuttavia, quando abbiamo parlato con le persone che hanno inviato report, abbiamo scoperto che saremmo stati in grado di ridurre il tempo impiegato a 20 minuti, grazie alla possibilità di inserire immediatamente le informazioni e di scattare foto delle ricevute quando era necessaria una ricevuta. Anche il costo a pieno carico rimane lo stesso.
(140 note spese a settimana × 20 minuti) × $90/h = $4.158 a settimana = $216.216 all'anno
Nick verificherà le note spese del team (circa 100 venditori) e ha stimato che ci vorranno circa 5 minuti per esaminare ogni nota spese. La verifica di Nick è limitata al tipo di spese presentate, riconoscendo che la necessità di avere le ricevute, nonché quella di includere i nomi degli ospiti durante i pasti e di distribuire le spese alberghiere nelle categorie appropriate, verrà controllata dall'app.
(100 note spese a settimana × 5 minuti) × $90/h = $750 a settimana = $39.000 all'anno
Altri responsabili verificheranno e approveranno le note spese dei loro reparti in futuro, quindi le 40 note spese restanti costeranno $15.600 all'anno.
Il lavoro per Abhay e il team è ora quello di eseguire un controllo a campione delle note spese. Non dovrebbero aver bisogno di effettuare alcun ricontrollo; in effetti, è possibile che al team di Abhay siano assegnati altri compiti a seguito della riduzione del tempo necessario a esaminare le note spese.
Abbiamo ottimizzato il processo per associare il codice di contabilità generale corretto a ciascuna delle categorie di spesa. Ora Abhay e il team possono estrarre i dati per creare il giornale di registrazione pagamenti, riducendo le 40,3 ore (16,5 per la codifica + 23,8 per la pubblicazione) a settimana a pochi minuti, risparmiando $188.604 ($77.220 per la codifica e $111.384 per la pubblicazione) all'anno. Abhay potrebbe assegnare a una parte del team altri compiti più importanti da svolgere nel reparto.
Con il nuovo processo, Abhay e il team possono prendere in considerazione la possibilità di pubblicare quotidianamente le note spese, fornendo quindi a Charlotte una visione aggiornata del budget quotidianamente. Ciò consente inoltre a Charlotte di rispondere più rapidamente all'avvicinarsi dei vincoli di budget.
Il nuovo costo per l'azienda che utilizza l'app automatizzata è approssimativamente:
$216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 all'anno
Il risparmio per l'azienda è all'incirca di $777.738 ogni anno
Nota
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