Misurazione del successo a fronte del valore commerciale
Dopo aver identificato il valore commerciale che ritieni ottenibile, devi capire come misurare i progressi a fronte della realizzazione di quel valore. A questo proposito, identifica le misure SMART. Con l'acronimo SMART si intende:
Specifico: cosa, dove e come. Un obiettivo specifico è distinto e non contiene un linguaggio ambiguo.
Misurabile: Da e A. Una misurazione fornisce feedback e ti consente di sapere quando l'obiettivo è stato raggiunto. In genere, il valore "Da" è dove siamo oggi e il valore "A" è l'obiettivo che intendiamo raggiungere.
Assegnabile: è il "chi". L'individuo o il gruppo che raggiungerà l'obiettivo. Molte volte, i cambiamenti nel comportamento sono innescati dal fatto che la persona sa che qualcosa viene misurato. L'A è talvolta definita come Attuabile, ma Assegnabile riconosce che la misura realistica ha qualcosa a che fare con il fatto che l'obiettivo è Attuabile.
Realistico: ciò che viene misurato è effettivamente fattibile? Gli obiettivi realistici sono stimolanti ma raggiungibili entro un determinato intervallo di tempo.
Tempo: quando sarà raggiunto l'obiettivo? L'intervallo di tempo deve essere aggressivo ma realistico
Quando identifichi la misura, chiediti sempre: contribuirà a realizzare il valore commerciale che abbiamo identificato? Non perdere tempo a misurare attività che non aiutano a raggiungere il valore commerciale.
Alcune misure saranno un importo in dollari, ma altre potrebbero essere solo un numero. Questi valori possono essere convertiti in un importo in dollari con un po' di sforzo. Ad esempio, se conosci la quantità di tempo che verrà salvata per persona, moltiplica la quantità di tempo per il costo caricato della persona che esegue il processo. Il risultato è l'importo in dollari che è stato salvato.
Un'altra metodologia di impostazione degli obiettivi che puoi utilizzare è definire di obiettivi e i risultati chiave (ORC). L'obiettivo è la visione d'insieme che stai cercando di ottenere. Il risultato chiave è il modo in cui misurerai i progressi verso tale obiettivo. Ad esempio, un obiettivo potrebbe essere "Aumentare la fidelizzazione nel team di contabilità" e il risultato chiave potrebbe essere "Aumento del 20 percento della soddisfazione lavorativa misurata da un sondaggio dopo il lancio dell'app".
Utile sugli investimenti
Il calcolo del ritorno sull'investimento (ROI) viene effettuato esaminando il costo della creazione della soluzione per garantire che il valore sia superiore a tale costo.
In molti casi, quando un utente aziendale sta risolvendo un problema, ciò viene eseguito nel tempo libero e non deve necessariamente contabilizzato come un costo. Tuttavia, quando è necessario determinare il ROI, è importante comprendere il tempo necessario per creare la soluzione. Per aiutarti a stimarlo, passa alla sezione successiva, Creazione di un piano di progetto.
Esempio: misurazione del successo per la soluzione di rendicontazione delle spese
Per decidere i nostri obiettivi, abbiamo esaminato l'obiettivo del progetto:
Rendicontazione delle spese: creare un processo efficiente per i dipendenti e l'ufficio contabilità, che consenta un monitoraggio più rapido del budget e riduca la nostra esposizione nei controlli.
Nel nostro esempio possiamo prendere in considerazione un paio di misure del successo significative.
Inizialmente, abbiamo pensato di tenere traccia del numero di note spese che sono state restituite per un ricontrollo. Tuttavia, se l'app è stata creata per imporre regole di business, come richiedere una ricevuta per un addebito maggiore di $75, il dipendente che presenta la nota spese non sarà in grado di inoltrarla fino a quando non fornirà la ricevuta, pertanto tale misura non sarà molto significativa.
Una misura che sarà utile è essere in grado di tenere traccia del tempo impiegato da un dipendente per completare la sua nota spese; dopotutto, abbiamo basato la riduzione dei costi sulla capacità dell'utente di passare da 1 ora a 20 minuti. Potrebbe valere la pena tenere traccia del tempo effettivo in cui l'utente utilizza l'app per convalidare questo numero e generare report con lo stesso.
Ora che Nick e gli altri dirigenti hanno la responsabilità di approvare le note spese, potrebbe valere la pena tenere traccia del tempo che trascorre dal momento in cui la nota spese viene inoltrata dal dipendente al momento in cui Nick e gli altri dirigenti la approvano. Il rilevamento di questo periodo di tempo, e il fatto che i dirigenti sono a conoscenza di tale attività, migliorerà questo comportamento. Le persone tendono a focalizzarsi su ciò che viene misurato.
Gli obiettivi SMART che abbiamo deciso sono:
Per almeno l'80 percento delle note spese, i creatori di note spese passano meno di 20 minuti a lavorare attivamente sulla creazione delle note.
Per almeno il 90 percento delle note spese, il tempo che intercorre tra l'invio della nota e la registrazione di un pagamento nel sistema finanziario è inferiore a tre giorni lavorativi.
Entro la fine di quest'anno, i responsabili di reparto accederanno a un report di budget settimanale aggiornato per tutte le spese entro un'ora dall'approvazione delle stesse.
Entro un mese dalla disponibilità della soluzione, il 100 percento delle note spese utilizza il sistema digitale.
Il numero di errori riscontrati nell'audit semestrale è ridotto del 50 percento.
Nota
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