Strategia di controllo delle versioni delle guide
Per gestire le modifiche apportate alle guide, utilizza una strategia di controllo delle versioni. È consigliabile che la tua organizzazione faccia distinzione tra due tipi di versioni: principale e secondaria.
Versioni principali
Quando l'organizzazione necessita di una nuova versione di una guida presente in un ambiente di esecuzione, crea una nuova versione principale. In questo caso, una guida denominata "Guida 1.0" cambia nome in "Guida 2.0", dove "2.0" indica che la guida aggiornata ha sostituito una versione precedente. Il controllo delle versioni principali consente di tenere traccia delle modifiche apportate alle guide interessate. Come per qualsiasi altra guida, convalida la nuova versione principale di una guida prima di spostarla nella fase di esecuzione. La versione è registrata nel sistema di gestione della qualità e quindi è tracciabile.
Quando crei una nuova versione principale di una guida, devi decidere cosa fare della guida sostituita dalla nuova versione principale:
- Ritiro immediato: ritiri la guida sostituita e la sposti in un ambiente di archiviazione prima di creare la nuova versione principale.
- Ritiro della guida sostituita: ritiri la guida sostituita e la sposti in un ambiente di archiviazione quando la nuova versione principale viene approvata ed è pronta per l'esecuzione.
Se una procedura è cambiata e la guida attuale non è più conforme, valuta la possibilità di applicare l'approccio del ritiro immediato. Altrimenti la sicurezza o la conformità normativa potrebbero essere a rischio se un operatore aprisse la guida corrente e ne seguisse le istruzioni. In questo caso, il primo passaggio consiste nel ritirare la guida spostandola nell'archivio. Successivamente, puoi creare, convalidare e aprire la nuova versione principale della guida.
In un altro scenario, i report Power BI per i dati di utilizzo della guida mostrano che gli operatori si soffermano in corrispondenza di una specifica scheda passaggio. Dal momento che tale pausa potrebbe indicare che le istruzioni non sono chiare, decidi di perfezionarle. Poiché questo aggiornamento mira all'ottimizzazione e non a modifiche procedurali, non è necessario ritirare la versione corrente fino a quando quella nuova non sarà approvata e pronta per l'esecuzione. Pertanto, considera la possibilità di applicare l'approccio del ritiro della guida sostituita. In questo caso, la guida non viene ritirata finché non è sostituita dalla nuova versione principale.
Versioni secondarie
Le versioni principali sono obbligatorie, mentre le versioni secondarie sono facoltative. Le versioni secondarie sono tutte modifiche apportate alla versione prima che la guida passi all'ambiente di esecuzione. Se l'organizzazione non ritiene necessario tenere traccia del ciclo di vita del contenuto prima della fase di esecuzione, si può ignorare l'utilizzo delle versioni secondarie.
Nell'ambiente di esecuzione viene trasferita solo la versione secondaria più recente.
In questo caso, il controllo delle versioni si riferisce al controllo delle versioni delle guide in Microsoft Power Platform. Non è necessariamente lo stesso del controllo delle versioni dei record nel sistema di gestione della qualità. In tal caso, il record nel sistema di controllo della qualità è collegato alla guida in Microsoft Power Platform. A seconda del sistema e del processo implementati, la versione del record nel sistema di gestione della qualità può cambiare ogni volta che vengono apportate modifiche ai metadati, ad esempio il titolo o l'autore.
È consigliabile separare i controlli delle versioni in Microsoft Power Platform e nel sistema di gestione della qualità, in modo da rendere il processo più flessibile possibile. Mantenere sincronizzato il controllo delle versioni può essere complicato, in quanto una modifica del controllo delle versioni nel sistema di gestione della qualità richiede una modifica del controllo delle versioni in Microsoft Power Platform. Anche se la modifica al record nel sistema di gestione della qualità non ha alcun impatto sulla guida attuale, è necessario sottoporre la guida a una nuova approvazione.