Strategia di integrazione con un sistema di gestione della qualità o un sistema di gestione della formazione
Le integrazioni sono utili se vuoi automatizzare il trasferimento manuale di dati tra sistemi, ad esempio tra Microsoft Power Platform e un sistema di gestione della qualità. Se disponi di un workflow di approvazione consolidato nel tuo sistema di gestione della qualità, puoi riutilizzare tale workflow e i relativi trigger di processo per automatizzare i flussi di approvazione.
Le integrazioni consentono l'automazione quando:
- Vengono create voci di record del sistema di gestione della qualità.
- Vengono attivate le guide in un ambiente di esecuzione.
- Vengono ritirate le guide in modo che non siano più attive (ad esempio, se viene ritirata una procedura operativa standard [SOP] nel sistema di gestione della qualità o viene ritirato il contenuto correlato).
Indipendentemente dal fatto che le integrazioni siano un requisito iniziale, è consigliabile tenere presenti le informazioni di questo articolo nelle fasi iniziali dell'implementazione, poiché sono pertinenti anche al percorso dell'utente e al modello di dati.
Prerequisiti per l'integrazione con un sistema di gestione della qualità e la categorizzazione dei contenuti in un contesto regolamentato
Il contenuto immersivo di cui sono costituite le guide è memorizzato in Microsoft Power Platform. Questo contenuto non può essere aperto nel sistema di gestione della qualità stesso. È invece necessario creare un collegamento tra il sistema di gestione della qualità e il contenuto archiviato esternamente (la guida) e associare o creare un nuovo tipo di documento/tipo di record per le guide digitali nel sistema di gestione della qualità. Per questo tipo di documento/tipo di record, definisci i relativi requisiti e la documentazione necessari. Un requisito minimo consiste nell'avere l'ID della guida da Dynamics 365 Guides e il tipo di documento/tipo di record dal sistema di gestione della qualità in entrambi i sistemi. Questi due ID sono parti consigliate del modello di dati iniziale, anche se l'integrazione automatica non viene implementata all'inizio. Come prerequisito per consentire l'integrazione automatica, i dati da scambiare devono essere presenti nel modello di dati di entrambi i sistemi.
Dopo che il modello di dati è stato definito, occorre determinare i punti di integrazione nel percorso dell'utente e quali attività (azioni nei sistemi) attiveranno il flusso di dati tra i sistemi.
Esistono due tipi di integrazione: l'integrazione basata sui processi e l'integrazione tecnica.
Integrazione basata sui processi
Con questo approccio non si effettuano integrazioni tecniche. Piuttosto, si riutilizza il flusso nel sistema di gestione della qualità e si trasferiscono i dati manualmente. Come accennato in Strategia di controllo degli accessi e di gestione delle identità e degli accessi, assegna un ruolo responsabile di garantire la sincronizzazione tra i sistemi quando l'integrazione viene gestita manualmente.
L'esecuzione manuale delle integrazioni consente di mantenere il controllo dei processi. Ti consente di perfezionare i processi senza dover regolare l'integrazione tecnica. Ti consigliamo questo approccio se sei ancora in fase di sperimentazione e hai un numero limitato di transazioni. In questo caso, studia con attenzione il modo in cui i due sistemi devono interagire e prepara il modello di dati in Microsoft Power Platform di conseguenza. Un modello di dati ben pianificato semplifica l'integrazione tecnica in futuro.
Integrazione tecnica
Man mano che la soluzione si consolida, è consigliabile utilizzare l'integrazione tecnica per automatizzare i processi che sarebbero altrimenti gestiti manualmente. Esistono due opzioni per l'integrazione tecnica: l'integrazione point-to-point e l'integrazione middleware basata su API.
Integrazione point-to-point: con questa opzione si connettono due app tramite codice personalizzato. È un modo semplice ed efficace per connettere i sistemi nella tua azienda. Le integrazioni point-to-point non sono tuttavia progettate per stare al passo con i cambiamenti. Pertanto, l'integrazione non risulta più adeguata ogni volta che in uno dei sistemi connessi vengono introdotti cambiamenti o effettuati aggiornamenti. In questo caso, devi qualificare e convalidare entrambi i sistemi. Mantenere aggiornati i connettori di integrazione può richiedere molto tempo, motivo per cui potresti non valutare questo tipo di integrazione come la scelta migliore per la tua azienda. La frequenza degli aggiornamenti ai sistemi connessi influisce sulla fattibilità dell'integrazione point-to-point nel lungo periodo.
Integrazione middleware basata su API: con questa opzione il software funge da ponte tra due o più sistemi che devono comunicare. L'integrazione middleware consente ai sistemi di comunicare e stabilisce il flusso di dati tra loro senza richiedere necessariamente la comunicazione diretta tra le due applicazioni. Il ponte creato dall'integrazione middleware separa anche gli aggiornamenti di sistema. Pertanto, non è necessario convalidare nuovamente entrambi i sistemi se solo uno di essi viene modificato o aggiornato.
La scelta tra integrazione point-to-point e integrazione middleware basata su API dipende dalla strategia dell'architettura aziendale e dagli strumenti disponibili nell'organizzazione. Se disponi di un software di integrazione middleware, ha senso scegliere l'integrazione middleware basata su API. In caso contrario, l'integrazione point-to-point potrebbe essere la soluzione migliore.
Nota
Tutte le integrazioni tecniche devono far parte della convalida e dei test della potenziale buona pratica per {industry} (GxP). Questo requisito è un argomento a favore dell'integrazione basata sui processi, poiché è possibile ridurre il tempo per il passaggio alla fase operativa. L'integrazione basata sui processi comporta anche un minore lavoro di manutenzione, fino a quando non diventa necessario un livello critico di trasferimento dei dati.
Integrazione con un sistema di gestione della formazione
Se intendi utilizzare materiale di formazione sviluppato in Guides, puoi collegare Guides al tuo sistema di gestione della formazione. Grazie a questo collegamento puoi trasferire i dati di utilizzo degli utenti e le informazioni sul completamento delle guide. L'impostazione esatta di questa integrazione dipende dai requisiti del settore specifico.
Il diagramma seguente mostra un esempio del flusso. Il materiale di formazione è archiviato in Microsoft Power Platform e approvato nel sistema di gestione della qualità. Viene quindi assegnato ai dipendenti pertinenti e l'esecuzione viene documentata.
Ci sono tre fattori da considerare se prevedi di collegare Guides al sistema di gestione della formazione:
Integrazione tra sistema di gestione della qualità e sistema di gestione della formazione: stabilisci un'integrazione tra il sistema di gestione della qualità e il sistema di gestione della formazione per automatizzare il trasferimento della formazione dai sistemi e garantire la sincronizzazione. Se non disponi di un'integrazione, assicurati che il materiale formativo venga reso disponibile manualmente dal sistema di gestione della qualità al sistema di gestione della formazione.
Licenze basate sull'utente o su dispositivo: il modo in cui utilizzi l'integrazione del sistema di gestione della formazione per fornire prova del completamento di una guida varia a seconda che disponi di una configurazione di Guides basata sull'utente o basata su dispositivo.
- Se disponi di una configurazione basata sull'utente, le statistiche dell'utente possono fornire la prova dell'esecuzione tramite i log in Microsoft Power Platform. I requisiti normativi che si applicano a questa registrazione come prova, ad esempio GxP e Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), devono essere verificati con il reparto di controllo qualità dell'azienda e con il responsabile della protezione dei dati.
- Se disponi di una licenza basata su dispositivo, le statistiche dell'utente e i log non possono essere utilizzati direttamente da Microsoft Power Platform. È invece possibile usare un'app sviluppata in Power Apps per creare funzionalità nel flusso di formazione che consente ai dipendenti di fornire la prova di esecuzione disconnettendosi dal proprio profilo. Questa funzionalità può essere supportata da un componente con firma digitale per rispettare la conformità ai requisiti normativi per la documentazione. Inoltre, è possibile creare una funzionalità integrata che consenta agli utenti di valutare la formazione come ulteriore prova di esecuzione. Questo approccio può essere utilizzato anche per la licenza basata sull'utente se il controllo qualità o il responsabile della protezione dei dati non accetta il log di Microsoft Power Platform come prova di esecuzione.
Modello di dati: come per l'integrazione del sistema di gestione della qualità, è consigliabile preparare il modello di dati per l'integrazione di un sistema di gestione della formazione fin dall'inizio dell'implementazione. L'aggiunta di un campo dati come tipo di documento in Microsoft Power Platform, facilita l'integrazione, in quanto tale campo può essere usato per identificare i record (le guide) che devono essere associati ai processi del sistema di gestione della formazione.