Classificazioni della priorità di pagamento e codici di fatturazione nel settore pubblico

Questo articolo spiega come le organizzazioni del settore pubblico possono utilizzare le classificazioni e i codici di fatturazione per gestire le fatture a testo libero.

Classificazioni della priorità di pagamento

Le classificazioni della priorità di pagamento vengono utilizzate per raggruppare fatture a testo libero simili per l'elaborazione e la visualizzazione. Ad esempio, un'azienda di trasporto pubblico potrebbe Condividi riservare uno spazio in ogni stazione di trasporto pubblico a piccole caffetterie e altri venditori. Creando una classificazione di fatturazione per i contratti di locazione, l'agenzia può applicare automaticamente le stesse condizioni di pagamento e utilizzare la stessa sequenza di lettere di riscossione per tutti i contratti di locazione. L'agenzia può anche visualizzare le fatture di tutti i contratti di locazione nel loro insieme, anche se i contratti non hanno le stesse dimensioni finanziarie. Le classificazioni di fatturazione includono le seguenti informazioni:

• Codice di classificazione della fatturazione (fino a 15 caratteri alfanumerici)
• Descrizione (fino a 60 caratteri)
• Termini di pagamento
• Informazioni di interesse
• Sequenza numerica per numero fattura
• Sequenza numerica per note di accredito
• Sequenza numerica per lettere di sollecito
• Codici di fatturazione che possono essere assegnati alle fatture che utilizzano questa classificazione di fatturazione

È possibile utilizzare le classificazioni di fatturazione per controllare la priorità di liquidazione delle fatture in testo libero. Per maggiori dettagli, vedere Priorità di insediamento nel settore pubblico. Una classificazione di fatturazione può includere molti codici di fatturazione, ma ogni codice di fatturazione può essere assegnato a una sola classificazione di fatturazione. Quando si Seleziona una classificazione di fatturazione su una fattura a testo libero, per la fattura saranno disponibili solo i codici di fatturazione elencati nella classificazione di fatturazione. Prima di impostare le classificazioni di fatturazione, assicurati di aver impostato le condizioni di pagamento, i codici di interesse, i profili di registrazione, le sequenze di lettere di sollecito, le sequenze numeriche e i codici di fatturazione che intendi utilizzare nelle classificazioni di fatturazione.

Codici di fatturazione

I codici di fatturazione forniscono un set di valori di fatturazione e percentuali predefiniti per un tipo definito di servizio o addebito. I valori definiti per ogni codice di fatturazione vengono immessi automaticamente nella riga fattura a testo libero quando il codice di fatturazione viene selezionato. Ad esempio, un dipartimento di gestione dei rifiuti potrebbe fatturare a determinati clienti l'acquisto di nuovi contenitori. Avrebbero un codice di fatturazione "Nuovo contenitore" contenente le informazioni di fatturazione per questi contenitori. Quando il reparto crea una fattura con testo libero e seleziona il codice di fatturazione "Nuovo contenitore" su una riga della fattura, i valori predefiniti del codice di fatturazione vengono inseriti automaticamente. I codici di fatturazione includono le seguenti informazioni:

• Codice di fatturazione (fino a 10 caratteri alfanumerici)
• Descrizione (fino a 60 caratteri; verrà stampata sulla fattura)
• Booleano e data di scadenza
• Informazioni sull'imposta sulle vendite
• Informazioni di interesse
• Distribuzione contabile
• Informazioni sulla tariffa
• Informazioni sul progetto (se abilitato nella pagina Parametri crediti)
• Campi personalizzati

In genere, i valori predefiniti del codice di fatturazione possono essere modificati nella fattura con testo libero. Tuttavia, è possibile impostare il codice di fatturazione per consentire o impedire modifiche a determinati campi. Per maggiori dettagli, vedere Fatture a testo libero nel settore pubblico. I codici di fatturazione possono anche essere associati alle definizioni di registrazione. Quando un codice di fatturazione viene utilizzato in una riga di fattura, la definizione di registrazione associata al codice di fatturazione viene utilizzata per registrare la transazione nel libro mastro. Per saperne di più sulla pubblicazione delle definizioni, vedere Pubblicazione delle definizioni nel settore pubblico.

Campi personalizzati

È possibile creare campi personalizzati per i codici di fatturazione. Questi campi vengono utilizzati per raccogliere dati relativi a specifici addebiti di fatturazione. Ad esempio, il dipartimento di controllo degli animali di una città potrebbe utilizzare campi personalizzati per registrare il tipo di animale e la data della sua ultima vaccinazione antirabbica. Poiché si assegnano campi personalizzati ai codici di fatturazione, è opportuno creare i campi personalizzati prima di creare i codici di fatturazione. Esistono sei tipi di campi personalizzati. È possibile impostare un valore predefinito per qualsiasi campo personalizzato. I valori predefiniti possono essere modificati nella fattura con testo libero.

• Valuta –I campi Valuta accettano solo numeri con due cifre decimali. È possibile specificare i valori minimo e massimo per il campo.
• Decimale – I campi decimali accettano solo numeri decimali con quattro cifre decimali. È possibile impostare valori minimi e massimi per il campo.
• Testo – I campi di testo possono contenere qualsiasi tipo di testo e qualsiasi input immesso in essi verrà interpretato come testo. È possibile impostare una lunghezza massima per il campo.
• Intero – I campi interi accettano solo numeri interi. È possibile impostare valori minimi e massimi per il campo.
• I campi leasing – leasing consentono selezioni sì/no.
• Data – I campi data accettano solo date. La data viene memorizzata nel formato mm/gg/aaaa.

Devo utilizzare le classificazioni di fatturazione?

Sebbene non sia obbligatorio abilitare le classificazioni di fatturazione, ti consigliamo vivamente di farlo. Molte delle funzionalità dedicate al settore pubblico nell'app Contabilità clienti sono disponibili solo se sono abilitate le classificazioni di fatturazione. Tuttavia, dopo aver abilitato le classificazioni di fatturazione, la classificazione di fatturazione è un campo obbligatorio nelle fatture con testo libero. Per saperne di più sulle classificazioni di fatturazione e sui codici di fatturazione nelle fatture a testo libero, vedere Fatture a testo libero nel settore pubblico.

Come posso abilitare le classificazioni di fatturazione?

Abilitare le classificazioni di fatturazione nella pagina Parametri crediti . Nel Generale sezione, sul Impostazione delle vendite Scheda veloce, Seleziona Utilizzare le classificazioni di fatturazione. Le pagine in cui si creano le classificazioni di fatturazione e i codici di fatturazione sono disponibili prima di abilitare le classificazioni di fatturazione. Prima di abilitarli, dovrai impostare tutte le classificazioni e i codici di fatturazione. Dopo aver abilitato le classificazioni di fatturazione, ogni fattura con testo libero deve avere una classificazione di fatturazione. Nota : Se si prevede di utilizzare le classificazioni di fatturazione per determinare la priorità di liquidazione delle fatture in testo libero, è necessario abilitare la Fatturazione attributo sul Priorità di insediamento pagina dopo aver abilitato le classificazioni di fatturazione. Per maggiori dettagli, vedere Priorità di insediamento nel settore pubblico.

Devo creare nuovi codici di fatturazione quando cambiano le tariffe di fatturazione?

Quando è necessario aggiornare i codici di fatturazione, non è necessario crearne di nuovi. In alternativa, è possibile creare più versioni del codice di fatturazione, con date di validità e di scadenza per ciascuna versione. Su booleano, il sistema inizierà a utilizzare automaticamente la versione aggiornata.

Posso assegnare lo stesso codice di fatturazione a più di una classificazione di fatturazione?

No, ma esiste comunque un modo per ottenere i risultati desiderati. Supponiamo che la tua organizzazione utilizzi una classificazione di fatturazione separata per ogni reparto. Tre dipartimenti necessitano di un codice di fatturazione per i contratti di licenza. Non è possibile assegnare un singolo codice di fatturazione "Contratto di licenza" a tre classificazioni di fatturazione, ma è possibile creare un set di tre codici di fatturazione identici e assegnarne uno a ciascun reparto.