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Comprendre Viva Glint SFTP et l’automatisation des données

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Utilisez Microsoft Viva Glint protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol) pour établir des importations régulières de données sur les employés. Un flux de données automatisé vous permet de synchroniser les données de votre système d’information rh (HRIS) avec Viva Glint et permet à vos organization de :

  • Envoyer des enquêtes et des résultats aux bons participants à tout moment.
  • Déclenchez automatiquement des enquêtes pour les employés à des moments spécifiques du cycle de vie des employés.
  • Ayez toujours les informations les plus à jour sur les employés.

Préparer les données pour l’importation

Avant de transférer des données vers Viva Glint avec SFTP, vérifiez que vous passez en revue les informations sur Viva Glint principes fondamentaux des attributs et terminez votre configuration d’attribut. En savoir plus.

Attention

Assurez-vous que tous les utilisateurs de l’entreprise Administration sont inclus dans votre premier chargement de fichier, avec les ID d’employés qui correspondent aux ID dans Viva Glint. Si ce n’est pas le cas, les utilisateurs Administration entreprise seront désactivés et perdront l’accès à la plateforme.

Gérer les paramètres SFTP

Dans Viva Glint paramètres généraux, gérez les clés SSH publiques, ajoutez des adresses IP publiques, spécifiez les utilisateurs de notification, gérez les paramètres de chiffrement et affichez les informations d’identification SFTP. En savoir plus.

Comprendre l’importation automatisée de données

Viva Glint SFTP :

  • Autorise les fichiers de données complets et partiels.
  • Vérifie régulièrement les nouveaux fichiers et importe automatiquement les nouveaux fichiers.
  • Dérive des attributs pour créer des champs calculés lors de l’importation.
  • Fonctionne mieux avec les formats de fichier recommandés.

Répertoires SFTP

Dans votre compte SFTP, il existe deux (2) répertoires qui Viva Glint surveillent les fichiers à importer automatiquement :

  • /files/user_full : Utilisez pour les chargements de fichiers COMPLETs : les enregistrements d’employés existants dans la plateforme qui ne sont pas inclus dans votre fichier deviennent INACTIFs.
  • /files/user_delta : Utilisez pour les chargements de fichiers PARTIAL : seuls les enregistrements d’employés dans le fichier sont mis à jour dans la plateforme ; tous les autres sont inchangés.

Remarque

  • Les fichiers sont automatiquement supprimés de SFTP après 48 heures.
  • Les fichiers qui provoquent des avertissements et des erreurs peuvent être téléchargés à partir du journal d’audit d’activité dans les paramètres généraux pendant 28 jours après l’importation.

Conseil

Pour certaines versions des facteurs de réussite SAP et workday, « /files » peut être ajouté automatiquement au chemin d’accès au fichier pour les transmissions SFTP. Supprimez « /files » du chemin d’accès au fichier (« /user_full » ou « /user_delta ») pour éviter les erreurs de chargement si votre version HRIS ajoute automatiquement « /files ».

Méthodes de transfert

Selon la fréquence à laquelle votre organization importe des données vers Viva Glint, déterminez la méthode de transfert de données SFTP qui répond le mieux à vos besoins.

  • Flux de données HRIS automatisé : Collaborez avec votre équipe de données d’employés pour établir une exportation automatisée qui est transmise directement de votre HRIS à SFTP.
  • Transfert de fichiers SFTP manuel : Connectez-vous à une application FTP pour placer manuellement un fichier complet ou incrémentiel sur SFTP.

Attributs dérivés

Pendant que les données de vos employés sont chargées dans Viva Glint, les attributs et les valeurs dérivés sont calculés pour la hiérarchie du gestionnaire, la durée et l’âge Groupes en fonction des sélections effectuées lors de la configuration de votre attribut. En savoir plus.

Remarque

N’incluez pas d’attributs dérivés dans votre fichier de données d’employé, Viva Glint créez ces champs.

Meilleures pratiques relatives aux fichiers

Sélectionnez une fréquence de transfert de fichiers, un format, une disposition et une convention de nommage en fonction des besoins de votre entreprise et des fonctionnalités HRIS.

Fréquence:

Mettez à jour les données de vos employés au moins une fois par semaine ou à une cadence régulière qui s’aligne sur le calendrier des enquêtes de votre entreprise.

Si vous avez moins de 10 000 employés, un flux quotidien du fichier complet doit être une bonne fréquence et des fichiers incrémentiels peuvent être chargés pour des mises à jour ponctuelles. Si vous avez une grande base d’employés avec plusieurs attributs (plus de 50), l’envoi de fichiers complets 1 à 2 fois par mois avec des fichiers incrémentiels quotidiens peut être plus judicieux pour les besoins de votre entreprise. Discutez avec votre équipe HRIS pour découvrir les possibilités de transfert de fichiers de données.

Format et disposition :

Un format de fichier et une disposition cohérents au fil du temps garantissent la réussite des importations de fichiers. Conservez les mêmes étiquettes d’attribut dans la ligne d’en-tête de votre fichier et sélectionnez un format de fichier parmi les options de Viva Glint :

  • .csv avec un séparateur de virgules et un encodage UTF-8. Lorsque les valeurs contiennent des virgules, placez-les entre guillemets doubles.
  • .xlsx avec un seul onglet et sans mot de passe ni formule.

Convention d’affectation de noms :

Viva Glint recommande les conventions de nommage de fichier suivantes, où « companyid » est votre ID unique dans Viva Glint, mais cette méthode de nom de fichier n’est pas obligatoire. Assurez-vous que le nom de fichier que vous sélectionnez comporte au maximum 64 caractères, y compris l’extension de fichier.

  • Companyid_user_full_yyyymmdd.csv
  • Companyid_user_delta_yyyymmdd.csv

Par exemple : contoso_user_delta_20230101.csv

Importante

Les extensions de fichier doivent refléter le chiffrement PGP, si elles sont utilisées. Par exemple, une extension de fichier .csv chiffrée apparaît comme suit : contoso_user_full_20230101. csv.pgp