Messagerie externe dans Viva Engage - Forum aux questions

Vous pouvez inclure des personnes extérieures à votre réseau Viva Engage dans vos conversations et messages privés publiés dans des groupes externes. Vous ajoutez des personnes en tant que participants externes, et elles peuvent répondre aux messages et aux publications de votre réseau Viva Engage sans avoir à y participer.

Trouvez des réponses aux questions fréquemment posées sur les participants externes dans cet article.

Remarque

La messagerie externe, y compris les réseaux externes, les groupes externes et les participants externes, n’est pas disponible pour les réseaux Viva Engage Enterprise dans la zone géographique de l’UE.

Questions générales

Q : Quelle est la différence entre les participants externes et les réseaux externes ?

R : Les réseaux externes sont parfaits pour accueillir des communautés externes et gérer des projets à long terme. La fonctionnalité des participants externes est destinée aux communications ponctuelles et à court terme, qui ne justifient pas la nécessité de provisionner un nouveau réseau.

Q : Puis-je inviter des participants externes à mes groupes Viva Engage ?

R : Vous pouvez créer des groupes externes dans Viva Engage et inviter des participants externes à ces groupes.

Q : Que se passe-t-il lorsque je supprime un participant externe ?

R : Lorsque vous supprimez une personne d’une conversation Viva Engage, l’intégralité de la conversation est supprimée de sa boîte de réception Viva Engage, et elle ne peut plus y accéder.

L’utilisateur qui a ajouté le participant externe peut le supprimer de la conversation. En outre, les administrateurs de réseau et de groupe peuvent supprimer des utilisateurs des conversations.

Q : Que se passe-t-il si j’ajoute accidentellement un participant externe à la conversation ?

R : Vous pouvez supprimer le participant externe en sélectionnant Supprimer le participant dans le commentaire généré par le système qui annonce que le participant a été ajouté au thread. Pour plus d’informations, consultez Ajouter des participants externes à vos conversations Viva Engage.

Q : Que se passe-t-il si je sélectionne « Arrêter de suivre dans la boîte de réception » pour un message externe ?

R : Le message est supprimé de votre boîte de réception.

Q : Les utilisateurs Viva Engage qui se désabonnent des notifications par e-mail reçoivent-ils une invitation lorsqu’ils ont été ajoutés à une conversation ?

R : Non.

Q : Que se passe-t-il si j’ajoute un participant externe qui n’est pas un utilisateur Viva Engage ?

R : Si vous ajoutez une personne et qu’elle n’est pas un utilisateur Viva Engage, elle reçoit une copie du message dans sa boîte de réception. Ils reçoivent également une invitation à rejoindre leur réseau Viva Engage.

Q : Puis-je ajouter un utilisateur avec une adresse e-mail personnelle (comme Hotmail ou Gmail) à une conversation Viva Engage avec la messagerie externe ?

R : Non. Vous devez inviter des personnes à l’aide de leur adresse e-mail professionnelle ou professionnelle.

Q : Un utilisateur Viva Engage en attente qui a été ajouté à une conversation reçoit-il un e-mail pour rejoindre Viva Engage ?

R : Oui.

Q : Puis-je voir des participants externes dans ma zone de recherche à l’avance lorsque je crée un message ou que je réponds à un message ?

R : Une fois qu’un participant externe a été ajouté à une conversation, son nom apparaît dans la recherche de type à l’avance. Son nom apparaît en haut ou en bas dans la liste suggérée en fonction de la fréquence à laquelle vous communiquez avec cette personne sur Viva Engage. En raison des restrictions d’autorisation (qui dépendent des paramètres de confidentialité d’un groupe et du fait que le participant soit interne ou externe), l’expérience de recherche par type à l’avance varie. Le tableau suivant décrit les autorisations et l’expérience de la recherche à l’avance avec des participants externes :

Situation	Expérience pour les membres internes	Expérience pour les participants externes
Un participant externe est ajouté à une conversation dans un groupe public.	La recherche à l’avance inclut le participant externe pour tous les membres du réseau.	La recherche à l’avance est limitée aux membres participants à la conversation.
Un participant externe est ajouté à une conversation dans un groupe privé.	La recherche à l’avance inclut le participant externe pour tous les membres appartenant à ce groupe.	La recherche à l’avance est limitée aux membres participants à la conversation.
Un participant externe est ajouté à un message privé.	La recherche à l’avance est limitée aux participants dans le message privé.	La recherche à l’avance est limitée aux participants dans le message privé.
Un groupe public est rendu privé.	La recherche à l’avance inclut le participant externe pour tous les membres du réseau.	La recherche à l’avance est limitée aux membres qui ont participé à la conversation que le participant externe a été invité à rejoindre.
Un groupe privé est rendu public.	La recherche à l’avance inclut le participant externe pour tous les membres du réseau.	La recherche à l’avance est limitée aux membres qui ont participé à la conversation que le participant externe a été invité à rejoindre.

Autorisations et questions de sécurité

Q : Comment puis-je me protéger contre les risques et préserver notre vie privée ?

R : La confidentialité et la sécurité sont également importantes pour nous. Nous avons investi dans la création d’outils pour surveiller et protéger de manière proactive les adresses IP et les employés de votre entreprise. Dans le cadre de la messagerie externe, nous avons créé ces fonctionnalités de sécurité :

• Effacer les avertissements de l’interface utilisateur : Les avertissements garantissent que les utilisateurs sont conscients avant d’ajouter un participant externe. Lorsque vous ajoutez un participant externe à une conversation ou que vous répondez à une conversation avec un participant externe, un avertissement clair s’affiche dans l’interface utilisateur. Consultez Ajouter un participant externe.

• Désactiver la messagerie externe :les administrateurs vérifiés peuvent utiliser ces options pour désactiver la collaboration externe. Consultez Désactiver la messagerie externe.

• Supprimer des utilisateurs : Vous pouvez supprimer des participants externes d’une conversation. Une fois supprimé, un utilisateur ne peut plus afficher cette conversation. Les administrateurs de réseau et de groupe peuvent supprimer des utilisateurs des conversations. Consultez Supprimer un participant externe d’une conversation.

• Exportation de données : Les administrateurs vérifiés Viva Engage peuvent effectuer le suivi de toutes les conversations et fichiers qui incluent des participants externes et surveiller les conversations que leurs utilisateurs ont en dehors de votre réseau. Consultez Rechercher des participants externes dans un réseau Viva Engage.

• Surveillance des mots clés : Les administrateurs vérifiés Viva Engage peuvent configurer la surveillance des mots clés pour alerter les administrateurs des violations potentielles. Voir Surveiller les mots clés

Q : Quand j’ajoute un participant externe à une conversation, que peut-il voir ?

Les participants externes peuvent uniquement voir les conversations auxquelles ils ont été explicitement invités. Ils peuvent voir tout ce qui est inclus dans cette conversation, par exemple, un fichier qui a été chargé. Mais ils ne peuvent jamais trouver ou rejoindre une autre conversation sur votre réseau sans une invitation explicite.

Q : Les participants externes peuvent-ils charger des fichiers dans la conversation ?

R : Oui.

Q : Les participants externes peuvent-ils également inviter d’autres participants ?

Oui, les participants externes peuvent ajouter d’autres personnes à la conversation, tout comme ils peuvent @mentionner des personnes dans cette conversation. Ils peuvent uniquement inviter des personnes à des conversations dans lesquelles elles ont déjà été explicitement incluses.

Q : Quelles informations les participants externes peuvent-ils voir sur moi ?

R : Les participants externes ne peuvent voir qu’une vue limitée de votre carte de pointage. Les champs répertoriés sur la carte de pointage incluent votre nom, votre titre, votre adresse e-mail et votre réseau. Votre photo de profil, votre numéro de téléphone et bien plus encore restent masqués aux participants externes.

Q : Quelles sont les autorisations dont disposent les participants externes pour le contenu chargé dans une conversation ?

R : Les participants externes peuvent afficher et télécharger des fichiers. Les participants externes peuvent uniquement afficher les notes.

Q : Un participant externe peut-il partager cette conversation ?

R : Non. Étant donné que les autorisations limitent l’audience aux membres privilégiés, les participants externes doivent être ajoutés individuellement à la conversation.

Q : Où résident les données des participants externes ?

R : Les données de conversation sont disponibles pour les administrateurs vérifiés (à l’aide de l’exportation de données) de n’importe quel participant à la conversation. Par conséquent, si votre employé participe à une conversation sur un autre réseau, car cette conversation s’affiche dans sa boîte de réception, elle est disponible dans l’exportation de données de votre réseau. Pour plus d’informations, consultez Rechercher des participants externes dans un réseau Viva Engage.

Q : Quand j’ajoute un participant externe à une conversation, entrent-ils dans mon réseau ?

R : Non. Les participants externes peuvent uniquement participer à des conversations auxquelles ils ont été explicitement invités. Ils accèdent à ces conversations via leur boîte de réception Viva Engage (sur leur réseau). Ils n’ont pas accès au reste de votre réseau.

Q : Quels sont les droits dont disposent les administrateurs vérifiés ?

R : Les administrateurs vérifiés peuvent supprimer tous les participants externes de n’importe quelle conversation à tout moment. Ils peuvent également voir quels fichiers et conversations sont accessibles aux participants externes à l’aide de l’exportation de données. Pour plus d’informations, consultez Rechercher des participants externes dans un réseau Viva Engage.

Q : Si la surveillance des mots clés est en place, s’applique-t-elle aux messages que les participants externes publient dans mon réseau ?

Oui. La surveillance des mots clés s’applique à toutes les publications de votre réseau, y compris celles provenant de participants externes.

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